O referencial Mlearn – arquitetura de competências organizacionais orientada a

O estudo realizado neste trabalho de investigação e respetiva validação do instrumento construído para medir o alinhamento, teve como base a aplicação do referencial Mlearn – Método Learn.

O referencial metodológico Mlearn surgiu no ano de 1996 na sequência de práticas profissionais e académicas vividas pelo autor ao longo de cerca de vinte anos e assenta nos seguintes objetivos [Coelho 2005a], [Coelho 2005b], [Coelho 2010]:

1. Dinamizar uma reflexão na organização numa ótica de terapia organizacional, habilitan- do os colaboradores a um olhar diferente sobre a organização;

2. Facilitar a explicitação, comunicação e controlo da estratégia, conferindo agilidade or- ganizacional, propondo uma abordagem top down, integrada, sistémica e orientada a processos/ competências organizacionais;

3. Ajudar a conceber e implementar um modelo de melhoria contínua, suporte da aprendizagem organizacional, assente numa arquitetura de competências organizacionais, na geração de consensos e numa ótica de terapia organizacional; 4. Proporcionar condições adequadas para a inovação na organização;

5. Assegurar mudança de atitudes e de comportamentos;

6. Criar um quadro claro de responsabilização individual e organizacional.

7. Garantir o alinhamento estratégico integral da organização, nomeadamente os sistemas de informação, a avaliação de desempenho, a gestão do risco operacional, os sistemas da qualidade e o portfólio de projetos.

O Mlearn adota uma abordagem estratégica e integrada às organizações, proporcionando as condições para uma eficaz implementação da estratégia e garantindo um adequado e coerente alinhamento estratégico. O referencial introduz alguns conceitos como “Terapia Organizacional” e “Objetos de Negócio” numa perspetiva de BPM. Além disso, apresenta como fatores diferenciadores [Coelho 2005a], [Coelho 2005b], [Coelho 2010]:

 Focalização na estratégia e na organização como um todo;  Adoção de uma abordagem de terapia organizacional;  Gestão de conhecimento;

 Modelação da arquitetura empresarial centrada nos processos de forma sistémica e orientada a objetos;

 Desdobramento dos objetivos estratégicos com base na arquitetura de processos;  Definição de um modelo de melhoria contínua e respetiva equipa de implementação;

 Utilização de técnicas interativas e em tempo real;

O Mlearn introduz uma abordagem sistémica por processos, seguindo uma filosofia de BPM (Business Process Management), associada à gestão estratégica de processos. O referencial proporciona um repositório organizacional com as bases para o desenvolvimento integrado de todas as áreas da organização. Este repositório funciona também como “memória organizacional”, um dos pontos de partida para a “aprendizagem organizacional”, pois permite a reutilização do conhecimento [Coelho 2005a], [Coelho 2005b], [Coelho 2010].

Na ótica do Mlearn, o conceito de “Processo” é associado a uma capacidade ou competência organizacional como resposta a um estímulo proveniente de uma entidade externa ou de um outro processo, sendo mais do que uma sequência de atividades ou tarefas. Um “Processo” refere-se a uma competência organizacional, à qual estão associadas pessoas e comportamentos, e com as características de um sistema, sendo também uma célula de aprendizagem e um contexto de decisão e de coaching [Coelho 2005a], [Coelho 2005b], [Coelho 2010].

Neste sentido, é possível identificar uma arquitetura de processos, subprocessos e atividades com base na estratégia organizacional e nos estímulos recebidos, tendo como foco a identificação das capacidades da organização ou competências macro, e não a forma como essas capacidades são realizadas. Todo o exercício de reflexão, identificação e modelação dos processos não requer qualquer tipo de levantamento na organização e é realizado sem o conhecimento do organigrama da organização. Através de um conjunto de sessões multidisciplinares e interativas com um efeito de “terapia organizacional” e de coaching, é criada uma visão única da organização representada numa espécie de estrutura do seu ADN [Coelho 2005a], [Coelho 2005b], [Coelho 2010].

Esta abordagem por processos sugere uma dimensão transversal na organização, já que os Processos vão introduzir a necessidade de convergência nos objetivos de cada departamento ou área, e em que cada colaborador além de vestir a “Camisola” do seu departamento, terá de saber também qual o “Chapéu” associado a cada tarefa. Cada vez que um colaborador muda de tarefa, muda também de “Chapéu”, pois muda de Processo. Em cada Processo está definido o contexto decisório que orienta uma determinada decisão numa determinada tarefa. Se um colaborador não souber qual o “Chapéu” que terá em cada momento, não terá conhecimento do

impacto que essa tarefa terá se for mal desempenhada [Coelho 2005a], [Coelho 2005b], [Coelho 2010].

Não sendo definida uma arquitetura de processos, é conhecida a “Camisola” de cada colaborador mas não se saberá qual o responsável de cada tarefa, ou seja, o “Chapéu” atribuído em cada momento, dificultando a definição dos respetivos objetivos e indicadores e impossibilitando um alinhamento estratégico dos processos [Coelho 2005a], [Coelho 2005b], [Coelho 2010].

3.3.3 Enquadramento do Mlearn com o referencial TOGAF

O TOGAF constitui-se como uma das principais referências metodológicas para a construção de uma arquitetura organizacional.

Para a sua implementação, o referencial disponibiliza uma metodologia, o “Architecture Development Method” (ADM), constituído por 10 fases. Na fase inicial do método, o ADM contempla as fases de “Architecture Vision” e “Business Architecture”, sendo que o referencial que serve de base ao estudo efetuado neste trabalho, o Mlearn, se enquadra nestas duas fases do TOGAF (TheOpenGroup, 2009):

 “Architecture Vision” (fase A) – contempla a descrição do âmbito da arquitetura organizacional, a identificação dos stakeholders, a criação de uma visão de alto nível da arquitetura (missão, visão, estratégia e objetivos), a análise das capacidades ou competências da organização e a obtenção da aprovação para o desenvolvimento da arquitetura;

 “Business Architecture” (fase B) – contempla a descrição do desenvolvimento de uma arquitetura, e a forma como deve atuar para suporte ao âmbito previamente definido e para atingir os objetivos definidos, abrangendo as várias componentes organizacionais, funcionais, de processos, de informação e geográficos, referentes a todo o ambiente de negócio.

Olhando para os princípios e linhas orientadoras do Mlearn, este referencial vai de encontro à abordagem introduzida por estas duas fases do TOGAF, tendo em conta que nestas fases iniciais

do TOGAF foco é o âmbito da arquitetura, a identificação dos stakeholders, a criação de uma visão de alto nível da arquitetura, e a descrição do desenvolvimento da arquitetura e da forma como deve atuar para suporte ao âmbito abrangendo todos os componentes organizacionais. Estes pontos estão abrangidos na aplicação do Mlearn. Objetivamente, o Mlearn adota nas organizações os seguintes pontos (Coelho J. S.,2005a):

 Clarificação da estratégia do negócio:

 Definição da arquitetura dos processos de negócio:  Modelação dos processos elementares;

 Diagnóstico das atividades;

 Planeamento e controlo da implementação do modelo de melhoria contínua;  Planeamento dos sistemas de informação;

 Controlo da implementação de aplicações informáticas;  Recursos Humanos; e