Análise do indicador no 2º trimestre

A seguir são apresentados os resultados da análise do indicador referente aos meses de

Setembro, Outubro e Novembro de 2016.

No Quadro anexo E, pode-se verificar de forma mais detalhada que no mês de

Setembro/2016 começaram a identificar resultados das melhorias realizadas com base nos

resultados das análises do trimestre anterior.

O mês de Setembro/2016 a análise do indicador apresentou um total de 112 serviços

avaliados, destes, 103 foram realizados dentro do prazo, o que representa um OTD de 91,96%.

Com a melhora no resultado, mesmo que pequena, pode ser observado que o caminho a

ser seguido para a melhoria do indicador estava correto. Com isso os acompanhamentos diários

e o tratamento melhor do fluxo de informação continuam sendo tratados a fim de manter os

ganhos permanentemente.

No Quadro anexo F, verifica-se em detalhe que o mês de Outubro/2016 apresentou uma

pequena melhora, que também pode estar relacionada as melhorias feitas a partir do resultado

da análise do primeiro trimestre de acompanhamento do indicador.

No mês de Outubro/2016 a análise do indicador apresentou um total de 172 serviços

avaliados, destes, 159 foram realizados dentro do prazo, o que representa um OTD de 92,44%.

Podemos verificar com maiores detalhes no Quadro anexo G, que no mês de

Novembro/2016 o indicador apresentou uma melhora considerável, chegando próximo aos 95%

de serviços entregues no prazo acordado.

No mês de Novembro/2016 a análise do indicador apresentou um total de 157 serviços

avaliados, destes, 149 foram realizados dentro do prazo, o que representa um OTD de 94,90%.

No Quadro 3 pode ser visto os dados do OTD referente ao segundo trimestre de

acompanhamento.

Quadro 3 – OTD – 2º trimestre

OTD

2016

Set

Out

Nov

Total de manutenções

Total de itens avaliados

112

172

157

Total de itens no prazo

103

159

149

Peças

Total de peças

35

44

18

Total de peças no prazo

35

44

18

Montagem/Teste

Total Montagem/Teste

61

89

109

Total Montagem/Teste no prazo

57

78

102

Reparos

Total de Reparos

26

39

30

Total de Reparos no prazo

23

37

29

Fonte: o autor

Na Figura 24 é apresentado o resultado do OTD após os dois primeiros trimestres de

acompanhamento. Pode ser observado que no segundo trimestre o OTD teve uma tendência

positiva, resultado das ações propostas no 1º trimestre, foi obtido um aumento de 6% do

indicador se comparado ao resultado final do último período.

Figura 24 – Gráfico OTD – 2º trimestre

Fonte: o autor

Jun Jul Ago Set Out Nov Dez Jan Fev Mar Abr Mai Total de manutenções 98,15% 90,82% 88,62% 91,96% 92,44% 94,90% Meta 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%

98,15%

90,82%

88,62%

91,96% 92,44%

94,90%

80%

90%

100%

O

TD

4.4.1. Identificação de problemas e melhorias

A fim de manter a continuidade da melhoria do indicador, definiu-se a repetição do

mesmo processo realizado ao final do primeiro trimestre. Realiza-se novamente a classificação

dos problemas através da Árvore de Realidade Atual e utiliza-se o Digrama de Pareto para

definir quais problemas devem ser tratados, e quais melhorias devem ser executadas, para

obtenção dos resultados esperados.

No Quadro anexo H, realizou-se uma nova classificação para os problemas causadores

dos atrasos, com base na análise das justificativas dos mesmos, para então identificar a causa

comum através da Árvore de Realidade Atual, para que então possa ser realizado o Diagrama

de Pareto deste respectivo trimestre.

Abaixo é apresentado o Quadro 4 com os dados para elaboração do diagrama de Pareto

do segundo trimestre.

Quadro 4 – Dados Diagrama de Pareto – 2º trimestre

Pareto Atraso – 2º trimestre

Tipo de atraso

Qtd. %

% Acumulado

RA emitido após o vencimento/incorreto

12

57,14%

57,14%

Atraso na movimentação interna

2

9,52%

66,67%

Falha de comunicação/informação

2

9,52%

76,19%

Serviço não priorizado

2

9,52%

85,71%

Atraso no processo de serviço externo

1

4,76%

90,48%

Prazo dado incorretamente

1

4,76%

95,24%

Recurso não previsto

1

4,76%

100,00%

TOTAL

21 100,00%

100,00%

Fonte: o autor

Na Figura 25 é apresentado o Diagrama de Pareto referente ao 2º trimestre. Pode ser

verificado que os atrasos referentes a falha na comunicação e informação foram reduzidos para

9,52%.

O maior problema identificado neste período é o de Relatórios de Avarias (RA) emitidos

após o vencimento ou de forma incorreta, com 57,14% do total. Foi identificado no sistema de

controle de RA, responsável por controlar qual colaborador está encarregado de dar andamento

ao Relatório que apresenta acumulo de dias sem executar mudanças no RA, a partir da

percepção deste fato, foi dado início a um processo de controle e cobrança da emissão dos RAs

com prazo de 48 horas, que já era o tempo estipulado anteriormente, porém o mesmo não era

controlado, pois quando um serviço é paralisado devido a necessidade de se gerar um RA, a

data considerada pelo cliente como data da paralisação do serviço, é a mesma que consta no

relatório apresentado ao fiscal residente e assinado pelo mesmo. Para garantir o atendimento do

prazo para a emitir o RA, divulga-se a lista dos colaboradores com pendencias em atraso. A

capacidade atual não estava sendo compatível com a demanda de emissão de RAs, então para

reduzir o passivo que existia no momento e evitar futuros acúmulos devido a variação desta

demanda, a ação de melhoria tomada foi a capacitação de mais alguns colaboradores para

realizar a emissão dos RAs mais simples, que não necessitem de uma comissão avaliadora.

Os problemas identificados como atraso na movimentação interna, falha de

comunicação/informação e serviço não priorizado, ambos correspondentes a 9,52% dos atrasos

do trimestre, devido a baixa incidência foram tratados por meio de um melhor esclarecimento

da ferramenta de Kanban eletrônico para seus usuários, pois foi identificado que a ferramenta

não estava sendo utilizada adequadamente, pois muitas atividades eram paralisadas de fato e a

informação não era registrada no sistema, dificultando assim o fluxo da informação. Para

verificar a causa da não utilização adequada da ferramenta, foi realizada uma verificação junto

aos supervisores de produção, e os mesmos informaram que sistema era pouco usado pelos

colaboradores do chão de fábrica, devido a uma inicial resistência a mudança do processo, pois

muitos dos colaboradores estavam tendo dificuldade para utilização do sistema.

Para quebrar essa resistência a mudança do processo, foi iniciado um programa de

treinamento para familiarizar os colaboradores com o sistema e conscientização da sua

contribuição para o funcionamento do mesmo. Também foram escolhidos multiplicadores do

sistema nas células do chão de fábrica, os funcionários que apresentaram melhor entendimento

do sistema e de sua importância foram incumbidos desta responsabilidade de multiplicador para

auxiliar seus colegas de trabalho e propor possíveis melhorias ao sistema.

Figura 25 - Diagrama de Pareto – 2º trimestre

Fonte: o autor

No documento Análise e melhoria da gestão do On Time Delivery em uma empresa prestadora de serviços do setor de óleo e gás (páginas 65-69)