4. Sistemas de Informação
4.6 O processo de desenvolvimento de sistemas de informação
4.6.1 Análise e projeto de sistemas de informação: os aspectos humanos
Existem muitas maneiras de se construir sistemas, sendo que existem múltiplas aplicações específicas para as que podem se construir. A construção de um sistema de informação ocasionará uma mudança organizacional na qual estarão envolvidas muitas pessoas e pode levar muitos anos no caso de sistemas complexos.
Os principais fatores que influenciam a função de análise e o projeto de um sistema de informação são, segundo Bio (1996), entre outros: a estrutura da organização, suas metas, políticas e estratégias, as necessidades de informação do usuário, os problemas e oportunidades identificados, a seleção da tecnologia apropriada, o projeto de trabalho e as mudanças necessárias. Neste sentido, um sistema de informação envolve muito mais do que hardware, ela também inclui a tarefa, pessoas, gerência, e organização.
A consideração de diversos fatores envolvidos, gerou a abordagem dos sistemas sócio-técnicos. Nesta abordagem, Bostrom e Heinen (1977), afirmam que as tecnologias precisam ser entendidas em termos de seu relacionamento total com as pessoas e organizações. Novos sistemas de informações são sistemas sócio- técnicos que envolvem os elementos técnicos e sociais para fins de formação de uma entidade única. Dentro desta filosofia, não se pode instalar uma nova tecnologia sem considerar as pessoas que devem trabalhar com ela. Novos sistemas significam novas formas de trabalho da organização e mudanças organizacionais planejadas
Neste sentido, segundo Laudon e Laudon apud Grupo de Sistemas da T.R.W. (1991, p.509), os sistemas devem ser sensitivos aos estilos de trabalho dos usuários. A técnica do grupo de sistemas, chamada de engenharia do usuário, utiliza a psicologia, sociologia e antropologia para identificar os hábitos de trabalho dos usuários, estratégias utilizadas para o desenvo lvimento da atividade, métodos de aprendizagem, preferências ,etc. A equipe procura compreender como as mentes e processos cognitivos funcionam e como eles podem utilizar a informação automatizada
Especificamente, segundo Marmaras, Spyros e Lambro (1991), na construção de sistemas para apoiar a tomada de decisão em situações complexas, muitos problemas e falhas nos sistemas são observados (Woods 1987, Berry and Broadbent 1987, Gould 1987, Kidd and Cooper 1985), isto, pode ser devido à não consideração dos aspectos cognitivos relacionados com o desempenho da atividade, os estilos e estratégias dos tomadores de decisões, a quem estes sistemas estão dirigidos, os processos completos de resolução de problemas e tomada de decisão.
É necessário pesquisar o comportamento mental para projetar sistemas baseados em situações da vida real e não em modelos teóricos difíceis de serem testados. Woods e Hollnaguel (1987) sugerem que a chave para uma efetiva aplicação da tecnologia da informação é conceber, modelar, projetar e avaliar a “união” do sistema cognitivo homem-máquina. A construção de um modelo explicativo do comportamento do trabalhador resulta, segundo Bernard e Cangue (1991), da confrontação de um modelo de comportamento provável e de um modelo de comportamento observado.
A construção de sistemas envolve mudanças no trabalho, na gerência e na organização da empresa. Assim, na perspectiva sócio-técnica, segundo Hendrick (1991), os construtores de sistemas têm responsabilidades gerais organizacionais e técnicas. Em primeiro lugar responsabilidade pela qualidade técnica do sistema de informações, envolvendo principalmente os fluxos e tratamentos de informação e processos de decisão; responsáveis em assegurar que os processos são automatizados, eficientes e altamente precisos, além de estar provistos de uma adequada filtragem dos dados.
Em segundo lugar responsáveis por uma interface ergonômica com o usuário, isto é, o conjunto de softwares e instrumentos que permitem aos usuários interagir, amigavelmente e diretamente, com os sistemas de informação. A terceira responsabilidade dos construtores de sistemas é o impacto geral do sistema de informação na organização. Finalmente os analistas e construtores de sistemas têm uma responsabilidade gerencial no projeto e implantação do sistema de informação. Os analistas de sistemas e os projetistas agem como arquitetos dos sistemas, trabalham perto com os usuários para assegurar que os sistemas estão cumprindo as exigências dos usuários e que possam ser controlados facilmente por eles.
Entretanto, os construtores de sistemas tem iniciado a exploração de procedimentos ou metodologias alternativas de desenvolvimento de sistemas que podem resolver estes problemas. Eles estão procurando por ferramentas e metodologias que possam reduzir o tempo, o custo, e a ineficiência na especificação de exigências, para o projeto de sistemas de informação. Procuram metodologias que possam fazer ou aproveitar mais as habilidades e os talentos dos usuários finais,
e reduzir a necessidade de especialistas em processamento de dados. O uso de protótipos, pacotes de software de aplicações, e desenvolvimentos do usuário final, são as principais alternativas não tradicionais de construção de sistemas.
Atualmente, se diz que existe uma reduzida necessidade de habilidades de programação convencionais. Muitas vezes, os profissionais de sistemas devem gastar mais tempo com os usuários e trabalhar junto com eles.
O dicionário prático de microinformática (1989), define o termo protótipo como uma versão inicial de um sistema, ou parte de um sistema, que permite que o usuário e projetista tenham uma visão mais realista do sistema, o que facilita a sua implantação definitiva. Mas, a intenção, é que a função dela seja, somente, um projeto preliminar com que se possa experimentar. Neste sentido, um protótipo será estendido e aperfeiçoado consecutivamente, antes que o projeto final seja aceito. A construção de protótipos permite determinar exatamente o que a organização precisa.
A versão aprovada do protótipo se torna um protótipo operacional. Com o uso de protótipos, todo o processo de desenvolvimento do sistema se torna mais rápido, mais interativo e informal do que é com a metodologia de desenvolvimento convencional.
No desenvolvimento de protótipos muitas ferramentas são utilizadas como relatórios, documentos, testes, etc., muitos deles são insuficientes e muitos outros tem certas limitações, por exemplo, pacotes prontos que devem se adaptar a um determinado sistema, com a finalidade de diminuir custos e tempo na aplicação do sistema. Os pacotes ficam benéficos ou vantajosos quando a sua aplicação é mais específica ao objetivo principal do sistema. Eles tem uma confiabilidade maior, pois, eles são testados e bem elaborados para logo ser lançados no mercado. Porém, muitos pacotes para a implantação de sistemas específicos para uma empresa, ainda, estão sendo desenvolvidos pelo usuário final. Isto, é devido às múltiplas aplicações específicas de cada empresa.
Os pacotes principalmente devem contar com uma flexibilidade aceitável, muitas vezes até o ponto de poderem ser modificados, a sua interface deverá ser amigável com o usuário, de tal forma de poder ser utilizado facilmente e o custo dele deve ser aceitável.
Na análise da organização, segundo Bio (1996), devemos ressaltar principalmente os seus pontos fracos, para que no processo de desenvolvimento sejam considerados e evitem perdas e gastos desnecessários e, consequentemente, poder desenvolver sistemas mais eficientes a essa organização.
Finalmente, pode-se dizer que no processo de desenvolvimento de sistemas de informação antes dele ser iniciado é preciso pré-estabelecer alguns padrões a serem seguidos, tendo como principal alvo a organização específica à qual servirá. Neste sentido, Albertin, A. (1996), elaborou um quadro das variáveis que deveriam ser consideradas no processo de desenvolvimento e implementação de sistemas de informação nas organizações. Ditas variáveis têm sido estudadas e confirmadas continuamente em diversos trabalhos de pesquisa como de consultoria empresarial. As variáveis assumem diferente importância em função do ambiente organizacional e tecnológico e dos seus valores nestes ambientes, porém o grau de inter-relação entre as variáveis é muito elevado e, portanto, todas devem ser consideradas.
As variáveis são apresentadas no quadro 4.1 classificadas dentro de três categorias: cenário, atores e planejamento da intervenção.
Categorias
Variáveis
Cenário História da organização
Estratégias de negócio Importância do projeto Conflitos
Recursos
Atores Apoio da alta gerência
Patrocinador Equipe Usuários Capacitação Planejamento da intervenção Impactos sociais
Estratégia da intervenção Prevenção Esclarecimento e envolvimento Disseminação e desmistificação