8. Gestão da farmácia
8.1. Aprovisionamento e gestão de stocks
O aprovisionamento é o processo que procura colocar ao dispor da farmácia todos os produtos, na quantidade e com a qualidade pretendidas, necessários ao seu normal e correto funcionamento. Envolve um conjunto de operações técnicas, administrativas e económicas.Um bom aprovisionamento permite a otimização da gestão de stocks, que visa atingir o equilíbrio entre os produtos que são encomendados e os que são dispensados na farmácia. É essencial que esta fase se centre no utente e nas suas necessidades, não só para evitar a rutura do stock, como também para precaver um excesso de produtos e a imobilização de capital. O processo de aprovisionamento envolve várias etapas:
I. Seleção do produto e do fornecedor II. Realização e envio da encomenda III. Receção e verificação da encomenda IV. Marcação de preços
8.1.1. Seleção do produto e do fornecedor
São vários os fatores que determinam a escolha de um certo medicamento ou produto de saúde pela farmácia, nomeadamente: a rotação do produto; hábitos e preferências dos utentes; hábitos de prescrição dos médicos locais; época do ano (produtos sazonais) e período do mês; publicidade e campanhas de promoção; bónus dos fornecedores; capital disponível; área de armazenamento, entre outros.
Figura 4 - Esquema ilustrativo do circuito do medicamento e dos produtos de saúde na farmácia.
Os produtos selecionados podem ser classificados fundamentalmente em três grupos: os produtos iguais; os produtos novos e os produtos específicos, tal como vem descrito de seguida respetivamente.
Sempre que um produto é vendido ou quando o stock mínimo é atingido, o sistema informático dispara uma proposta de encomenda desse produto. Cabe ao farmacêutico tomar a decisão final de encomenda pela análise dessa proposta e pelo auxílio do histórico de vendas do produto que permite visualizar a quantidade vendida mensalmente, permitindo fazer uma estimativa da quantidade necessária a adquirir. Idealmente, a quantidade de um determinado produto deverá estar compreendido entre o nível definido pelo farmacêutico para o stock mínimo e máximo.
Quanto aos novos medicamentos, periodicamente a farmácia recebe circulares emitidas com a indicação de novos produtos disponíveis no mercado. Recebe também visitas de delegados de informação médica com sugestões de novos produtos de saúde, passíveis de aquisição pela farmácia.
Por sua vez, ocasionalmente, o utente dirige-se à farmácia com o pedido de um medicamento ou produto de saúde específico que não se encontra de momento disponível em stock. Nestes casos, cabe ao farmacêutico selecionar esse produto para envio na próxima encomenda ou contactar diretamente via telefone ou internet o fornecedor. Estas duas últimas formas de comunicação apresentam a vantagem de saber à priori se o grossista dispõe do produto necessário e quando será a sua entrega. Para cada produto presente na farmácia existe uma ficha criada a partir do software e na qual consta o nome comercial e forma de apresentação, o código, os stocks mínimo e máximo, a validade, o preço de custo, o IVA, o PVP, entre outras informações.
Os medicamentos e produtos de saúde podem ser adquiridos, essencialmente, de duas formas: 1) através de armazenistas/grossistas ou cooperativas ou 2) diretamente, à indústria farmacêutica, ou seja, aos laboratórios ou fabricantes.
A seleção do fornecedor principal assume um papel significativo em toda a gestão da farmácia. Deste modo, são levados em consideração critérios como a rapidez de resposta às necessidades da farmácia, vantagens de pagamento, frequência de entregas e de produtos esgotados, facilidade de devoluções, bónus oferecidos, ética profissional e qualidade do serviço de acordo com as Boas Práticas de Distribuição (BPD)14.
O distribuidor preferencial da FP é a OCP Portugal, seguindo-se a Plural, para colmatar as lacunas ou quando os preços de venda são mais proveitosos. São realizadas duas entregas diárias por cada fornecedor.
Ao longo do estágio, apercebi-me da existência de vários produtos cujo acesso através dos armazenistas se revelava extremamente difícil, uma vez que se davam por “esgotados” no mercado. Foi o caso do ADT 25®, spiriva®, cerazette® (3x21) e de algumas insulinas.
8.1.2. Realização e envio da encomenda
Na FP, a realização das encomendas é efetuada por um dos seus farmacêuticos.
Devido a limitações físicas e económicas, as encomendas são feitas diariamente mediante as necessidades. No entanto, no início de cada mês, é feita uma encomenda maior, ao fornecedor principal, com vista a abastecer a farmácia com todos os produtos potencialmente necessários e usufruir de bonificações e descontos. Como foi referido anteriormente, esta atividade consiste na análise da proposta de encomenda gerada automaticamente pelo sifarma. É feita a verificação dos produtos pedidos, das quantidades e dos fornecedores, podendo realizar as modificações que julgar necessárias e adequadas, nomeadamente:
Mudança do fornecedor (pela prática de melhores preços, melhores condições de pagamento ou bonificações mais vantajosas);
Alteração das quantidades de produto (se o valor proposto estiver desajustado ao movimento do produto na farmácia, se o mesmo tiver bonificações vantajosas, etc.);
Inclusão de outros produtos que não se encontram propostos à partida para encomenda. O ponto de encomenda de um produto, ou seja, a quantidade mínima a partir da qual é aconselhável realizar uma encomenda, será tanto maior ou menor, tendo em conta a sua maior ou menor expressão de vendas.
Depois de terminada e aprovada a proposta de encomenda, é feita a sua transmissão, via
modem, ao fornecedor correspondente. É, também, emitida uma listagem dos produtos
encomendados – nota de encomenda – que permanece sobre a secretária da sala de processamento de encomendas, até à receção e verificação da mesma encomenda. Tal como referido anteriormente, a realização de encomendas de menor dimensão e inesperadas também poderá ser feita via telefone ou via internet.
Durante o período de estágio, assisti inúmeras vezes à elaboração das encomendas diárias e procedi, várias vezes, à encomenda direta de produtos, via telefone.
8.1.3. Receção e verificação da encomenda
A encomenda feita aos armazenistas é entregue na farmácia em contentores rígidos de plástico, devidamente identificados com o nome da farmácia a que se destina, de acordo com as BPD15.
No interior dos contentores, junto com a encomenda, vem a fatura impressa em duplicado (ANEXO I- Pág. 105).
No caso de uma encomenda feita diretamente ao laboratório, esta é entregue normalmente numa caixa de cartão, acompanhada por uma guia de remessa/fatura também em duplicado. Logo após a chegada das encomendas, deverá verificar-se se o seu destino corresponde à da farmácia em questão e em caso de incorrespondência deverá informar-se o fornecedor, de forma a regularizar a situação o mais brevemente possível.
Depois da recolha de todas as faturas da encomenda, procura-se fazer devida correspondência entre os produtos existentes nos contentores e os produtos constantes nas faturas. São colocados três recipientes sobre a mesa da sala de encomendas, um para MSRM reservados (ou seja, para os produtos que foram previamente requisitados por algum utente específico), outro
para MNSRM e produtos de saúde que necessitam de ser etiquetados e um terceiro para os restantes MSRM. Posto isto, é dada a entrada, no software, dos produtos recebidos.
Aquando do envio da encomenda, o sistema encaminha automaticamente uma listagem dos produtos para uma opção que posteriormente permite fazer a respetiva gestão de entrada. Através da leitura ótica dos códigos de barras ou através da digitalização dos códigos numéricos, os produtos recebidos são introduzidos no sifarma.
Existem vários parâmetros muito importantes a ter em conta durante a gestão de entrada dos produtos, nomeadamente: o aspeto da embalagem, a validade, a quantidade, a bonificação ou bónus acordado e os preços (Preço Impresso na Cartonagem (PIC) e PVP).
Em primeiro lugar, é feita a verificação dos produtos e das respetivas quantidades e uma análise das embalagens com vista a assegurar que nenhuma se encontre danificada. Caso o produto apresente alguma irregularidade que possa colocar em causa a segurança do mesmo ou comprometer a sua venda ou a satisfação do utente, este é devolvido uma vez que a farmácia não é responsável pela sua deterioração.
Junto com a análise da embalagem é também verificada a validade dos produtos, tendo em atenção que o prazo de validade introduzido no software deve ser sempre o mais curto. Por fim é feita a conferência dos preços e a verificação das bonificações acordadas.
Durante a verificação das encomendas, por vezes, surgem incoerências que devem ser registadas e reclamadas aos fornecedores, por forma a procurar solucionar o problema da melhor forma e o mais rapidamente possível.
Com a encomenda, vem ainda uma guia de requisição, em duplicado, para os MEP e benzodiazepinas. O DT ou farmacêutico adjunto deve carimbar e rubricar estes documentos e enviar uma cópia para o armazenista (comprovando ao fornecedor a sua entrega). Por sua vez o original deve permanecer durante, pelo menos, três anos arquivado na farmácia.
Cada Matéria-prima (MP) encomendada pela FP, vem acompanhada por um boletim de análise, da responsabilidade dos fornecedores, que garante o cumprimento das exigências descritas na respetiva monografia, por forma a comprovar a qualidade do produto16. O farmacêutico deverá
assegurar-se da qualidade das MP pela análise do documento, que deverá ser posteriormente rubricado, carimbado e arquivado na farmácia. Um exemplar de boletim de análise encontra- se anexado ao presente documento17 (ANEXO II – Pág. 105).
No final da receção da encomenda, confirma-se a entrega da encomenda no software, que efetua automaticamente o acerto dos stocks. As faturas devem ser arquivadas, para que, no final do mês, o contabilista da farmácia possa fazer o respetivo levantamento e processamento. Durante o estágio, rececionei e conferi encomendas diariamente na FP, inicialmente supervisionada e posteriormente autonomamente. Procedi igualmente ao preenchimento de fichas de diversos produtos.
8.1.4. Marcação de preços
Os PVPs dos MSRM encontram-se oficialmente instituídos, por sua vez os PVPs dos MNSRM não comparticipados não se encontram estipulados, sendo necessária a sua marcação pela farmácia.
Assim, a partir do PVF é aplicado uma margem de comercialização juntamente com a taxa de IVA a que o produto é sujeito (6% ou 23% dependendo do produto em questão).