Atividade 2: Levantar Ações Gerenciadas e Fontes de Informação

Como resultado da atividade 1, é esperado que todos envolvidos no projeto já possuam boa compreensão sobre a organização para onde será construído o DW. Um objetivo final de um sistema de DW é fornecer informação para a tomada de decisão. Na abordagem alternativa, conforme comparativo apresentado no Quadro 1, a experiência deve ser aquela originada pelo trabalho, ao contrário do que acontece na aplicação das abordagens tradicionais, onde apenas procedimentos baseados em regras são valorizados (CHERRY; MACREDIE, 1999). Na atividade 2, deve-se compreender, através do levantamento e análise das fontes de informação, a forma como cada tomador de decisão se baseia para gerenciar seu setor ou departamento.

Por mais problemática que possa ser uma organização, os seus administradores devem se basear em informação para tomar decisão sobre suas ações gerenciadas. A equipe criou este conceito de ação gerenciada para definir as ações que merecem um tratamento decisivo pelo gestor. Pensando nisso, é necessário ser definido quais são as ações gerenciadas que o cliente tem que realizar em seu trabalho cotidiano.

O Documento de Contexto Organizacional, que foi saída da atividade anterior, torna-se entrada para a atividade de levantar ações gerenciadas e fontes de informações. Esta atividade deve ser realizada separadamente para cada área de negócio identificada. Os relatórios gerenciais que servem de fonte de informação também representam documentos de entrada. É preciso estar atento que fonte de informação não necessita obrigatoriamente estar relacionada a algum sistema transacional mantido pela organização. Informação disponibilizada na Internet,

planilhas mantidas manualmente, relatórios impressos e informações de terceiros são exemplos possíveis de fontes de informação.

A organização também pode fornecer como entrada procedimentos utilizados para a tomada de decisão. Neste caso, a organização possui a definição de regras para que determinada ação gerenciada seja realizada. Essas regras podem estar previstas em lei, em estatutos, ou mesmo em práticas de mercado. Um exemplo disso é a observação do índice anual de inflação para determinar certa quantidade de recurso financeiro para investimento. Todos esses documentos farão parte do estudo para identificar as ações gerenciadas da área de negócio.

Mesmo com a obtenção de toda a documentação de entrada, a ausência do cliente nesta atividade inviabilizaria a seqüência dos trabalhos. Os usuários, cujos perfis principais estão relacionados ao gerenciamento organizacional, devem se comprometer em descrever as suas principais ações gerenciadas. Com isso é possível determinar mudanças na forma de tomar decisão e verificar relatórios que são usados pelo gestor. Informações estas que não seriam identificadas caso a atividade se restringisse ao estudo da documentação obtida.

A técnica usada para desenvolver esta atividade foi a entrevista com questionários semi-estruturados. Essa técnica, aplicada em pesquisas sociais qualitativas, foi escolhida por promover uma interação mais consistente entre o entrevistador e o entrevistado (FLICK, 2004). Ao mesmo tempo em que o questionário semi-estruturado estabelece um guia a ser seguido pelo entrevistador, também cria um ambiente onde existe liberdade para o surgimento de novos pensamentos. Neste tipo de entrevista existe mais chance para o diálogo e a participação do respondente acontece de forma mais ampla.

entrevista (ver Apêndice B), o qual ajuda a serem realizados os questionamentos indispensáveis aos objetivos da atividade. Em linhas gerais, na entrevista deve ser solicitado ao entrevistado que descreva a área de negócio, identifique as pessoas responsáveis por dirigir o negócio e que cite as ações realizadas pelos tomadores de decisão que possuam relacionamento com o gerenciamento.

O roteiro proposto pode ser aplicado para diferentes perfis. Ocasionalmente, quando a organização já possuir sistemas de DW ou outro tipo de SAD, é interessante entrevistar também o pessoal especialista no negócio sobre a percepção dele a respeito da tomada de decisão na organização. O perfil desta pessoa é considerado técnico, sendo importante não associar este perfil com cargos relacionados com informática e tecnologia. O que define este perfil não é conhecimento sobre hardware e software da organização, mas sim o conhecimento acumulado sobre as informações usadas para decisão.

Em relação à documentação das saídas, foram criados dois templates. Um para o Documento de Especificação da Área de Negócio e outro para a Matriz de Relacionamento das Áreas de Negócio. O primeiro documento pode ser considerado o principal produto gerado pela atividade, pois nele consta uma breve descrição da área de negócio, a relação dos tomadores de decisão da área, as principais ações gerenciadas e a listagem das fontes de informação identificadas, conforme template apresentado no Apêndice C.

Para cada ação gerenciada registrada deve ser descrito o tomador de decisão responsável e criada uma codificação que servirá para referência às ações no próprio e em outros artefatos. Para cada fonte de informação identificada é descrito o fornecedor da informação, podendo ser um setor, um sistema ou mesmo uma pessoa. Essa fonte é relacionada ao tomador que faz uso dela e a todas as ações

gerenciadas a que ela presta informação, pois pode servir para várias tomadas de decisão.

O cliente é responsável por relacionar os gestores, as ações e as fontes de informação. Este relacionamento também é documentado na Matriz de Relacionamento das Áreas de Negócio, sendo criado apenas um artefato para todo projeto. Esta matriz possui a função de integrar as ações de todas as áreas de negócio envolvidas, lembrando que esta atividade deve ser realizada individualmente para cada área de negócio.

Por este motivo, foram criadas perguntas a serem realizadas para orientar a execução das atividades. O roteiro da entrevista foi criado com base neste conjunto de perguntas, apresentadas no Quadro 6. Em cada entrevista, o usuário deve ser questionado sobre o relacionamento de sua área de negócio com outros setores da organização, objetivando identificar a dependência entre as diferentes áreas.

A sugestão de boas práticas foi proposta visando à diminuição de problemas ocasionais no decorrer do trabalho, como a recomendação de criar atas para cada reunião, numa tentativa de formalizar o processo. Em relação à escolha dos participantes, deve-se ter atenção ao perfil dos entrevistados para que participem aqueles que realmente tenham envolvimento com o sistema em desenvolvimento. Outra sugestão importante é realizar agendamento prévio de horários das reuniões para ter certeza que o cliente irá disponibilizar tempo suficiente para se comprometer responsavelmente com o desenvolvimento do DW.

Como esta atividade também objetiva identificar fontes de informação, é sugerido que a cada citação de uma fonte na entrevista, seja solicitada uma cópia para ser analisada posteriormente de forma mais detalhada. Esse trabalho de coleta

de material para análise posterior é importante, pois é alta a probabilidade desta fonte de informação vir a se tornar um relatório disponível no DW.

Na intenção de contribuir ao máximo com a construção do DW e assim se diferenciar das metodologias que tratam das atividades de forma superficial, também é proposta, neste novo processo, a forma de realização da entrevista. Primeiramente, a equipe entrevistadora deve ser composta por no mínimo dois membros. Depois, um desses membros deverá ter o papel de líder da entrevista, ficando responsável por realizar os questionamentos. O outro membro deverá fazer as anotações das respostas e auxiliar, quando necessário, durante a entrevista.

Um assunto discutido a este respeito foi a possibilidade de gravar a entrevista, sendo decidido que apesar da gravação auxiliar a transcrição das respostas, isso poderia interferir de forma negativa. Alguns entrevistados poderiam não apresentar a mesma profundidade nas repostas e o ambiente de descontração poderia ser perdido. Outra desvantagem é que a reflexão sobre o que é dito correria o risco de acontecer apenas quando o conteúdo da entrevista fosse transcrito para o papel. A ausência da gravação promove a reflexão instantânea, tanto do entrevistador, quanto do entrevistado, pois há mais tempo entre uma resposta e o início de outra pergunta.

Esta atividade conclui o estudo sobre a organização iniciada na atividade 1. Com o término desses dois primeiros passos é possível mapear como a organização trabalha até o momento. Para comprometer mais ainda o cliente com a construção, é solicitado que o Documento de Especificação da Área de Negócio seja validado e assinado por ele. Dependendo da disponibilidade dos gestores, pode-se solicitar uma reunião onde todas as áreas de negócio estejam presentes para se discutir as ações gerenciadas que estão relacionadas em mais de uma área.

O Quadro 6 apresenta um resumo sobre a atividade de levantar ações gerenciadas e fontes de informação.

Entradas Técnicas Saídas

• Documento de Contexto Organizacional • Relatórios gerenciais • Procedimentos para tomada de decisão • Entrevistas com questionários semi- estruturados • Documentos de Especificação da Área de Negócio • Matriz de Relacionamento das Áreas de Negócio

Perguntas a serem realizadas • Quais ações de gerenciamento são realizadas?

• Por que essas ações são realizadas?

• Qual a importância de suas decisões para a organização?

• Você depende de outros gestores para realizar suas atividades de gerenciamento? Quais gestores (atores)?

• Você fornece informações para outros gestores?

• Baseado em quais recursos você realiza a tomada de decisão?

Boas Práticas • Sempre gerar ata das reuniões.

• O perfil dos entrevistados deve ser aquele cuja responsabilidade é tomar decisão dentro da organização.

• Escolher com cautela as pessoas a serem entrevistadas e negociar antecipadamente os horários das entrevistas.

• Sempre que o gestor na entrevista citar um relatório, este deve ser solicitado.

• Deverá ser identificado um membro da equipe para ser o entrevistador líder cuja responsabilidade principal seja fazer as perguntas de forma vaga e outro membro para transcrever informações importantes faladas na entrevista.

Quadro 6: Resumo da atividade 2