Atuação da Unidade de Auditoria Interna

A Coordenadoria de Controle Interno - CCI da Universidade Federal da Bahia – UFBA é um órgão técnico, vinculado diretamente ao Conselho de Curadores, instituída através da Resolução nº 01 do Conselho Universitário, de 18 de março de 2002 nos termos do Decreto nº 3591 de 06 de setembro de 2000 da Presidência da República, com autonomia e independência para o cumprimento das suas atribuições explicitadas no Art. 28 do Estatuto da UFBA e em seu Regimento Interno.

As informações referentes aos normativos que regulam a atuação da auditoria interna, com os elementos que caracterizam sua independência e objetividade junto à UFBA, estão inseridas no Estatuto e Regimento Geral da UFBA e no Regimento da Coordenadoria de Controle Interno, disponibilizados nos sites:

https://www.ufba.br/sites/www.ufba.br/files/estatuto_regimento/index.html http://www.cci.ufba.br/regimento-da-cci, respectivamente.

A CCI está organizada, estruturalmente, por uma Coordenação Geral, Núcleo de Execução de Auditoria, Núcleo de Avaliação de Controles Internos, Núcleo de Acompanhamento e Monitoramento e um Corpo Técnico constituído por 05 (cinco) auditores lotados no Gabinete do Reitor, uma secretária e um assistente administrativo.

A escolha do titular do cargo de Coordenador Geral da CCI observa o disposto na Portaria nº 915, de 29 de abril de 2014, do Ministro de Estado Chefe da Controladoria-Geral da União, e recai, preferencialmente, dentre servidores com curso superior em Ciências Contábeis, Administração, Economia ou Direito, do quadro permanente da Universidade.

Os trabalhos de auditoria, executados com base nos dispositivos constantes no Regimento Interno, nos procedimentos do Manual de Auditoria da CCI e em consonância com as instruções dos órgãos de controle interno e externo, foram realizados por 05 (cinco) auditores no exercício 2016.

Os Relatórios, resultantes dos trabalhos de auditoria, foram encaminhados para conhecimento e providências do dirigente responsável pelo órgão auditado e para conhecimento ao Magnífico Reitor, ao Conselho de Curadores e à Controladoria Geral da União (CGU), em conformidade com a Instrução Normativa nº 24, de 17 de novembro de 2015.

Ao tomar ciência dos resultados dos trabalhos de auditoria, o Magnífico Reitor, quando entende necessário, convoca o Coordenador Geral da CCI e os responsáveis pelos órgãos auditados para que juntos busquem soluções que venham a sanar as impropriedades e/ou irregularidades apontadas. É, ainda, alertado sobre a importância do atendimento às recomendações da auditoria.

135 A estratégia de atuação, consolidada no Plano Anual de Atividades de Auditoria – PAINT 2016, foi definida com base nos temas mais relevantes relacionados às ações orçamentárias constantes no Orçamento da UFBA do exercício 2015, nas demandas oriundas da Administração Central, do Conselho de Curadores e dos órgãos de controle interno e externo e no resultado da ponderação dos valores atribuídos aos critérios de materialidade, relevância e criticidade.

Na fase de planejamento, atentamos para o alinhamento dos temas passíveis de serem trabalhados às metas traçadas pela Instituição, fazendo constar 09 (nove) ações de auditoria relacionadas às áreas meio e fim.

Em função do número reduzido de auditores, para a fixação do quantitativo de ações de auditorias a serem desenvolvidas no exercício 2016, consideramos a dimensão da Instituição e a capacidade de execução do corpo técnico de auditores, planejando assim 09 (nove) ações de auditorias.

Do total de 09 (nove) ações de auditorias planejadas, apenas 03 (três) não foram realizadas, em virtude da greve dos servidores técnico-administrativos da UFBA e da ocupação do prédio da Reitoria pelos alunos.

Ressalta-se, ainda, que em virtude da obrigatoriedade da inclusão de Matriz de Riscos no processo de elaboração do PAINT, em atendimento a IN nº 24/2015 da CGU, todos os auditores foram escalados para o Curso de Gestão de Riscos e Controles Internos, realizado pelo Centro Regional de Treinamento da Escola de Administração Fazendária – ESAF. Ao final do curso, 02 (dois) auditores foram destacados para elaboração da Matriz de Risco a ser consignada no PAINT-2017.

As ações de auditorias realizadas, estão relacionadas às Pró-Reitoria de Extensão - PROEXT, Pró- Reitoria de Desenvolvimento de Pessoas - PRODEP, Pró-Reitoria de Planejamento e Orçamento – PROPLAN e Pró-Reitoria de Administração – PROAD e resultaram em 30 (trinta) recomendações. Todos os trabalhos desenvolvidos no exercício foram relevantes para a Instituição, destacando, em atendimento as orientações do Tribunal de Contas da União – TCU, as seguintes constatações e recomendações:

136 Quadro 4.2.1 – Ações de Auditoria UFBA-2016

Ação de Auditoria nº 3.05/2016 Área Pessoal

Escopo Analisar 20% dos processos de requisição e renovação da cessão de servidores e da existência de débitos relativos a reembolsos.

Produto Relatório de Auditoria nº 03/2016

Constatação Recomendação

Continuidade da cessãoapesar do elevado número de parcelas de reembolso em atraso por parte dos cessionários.

1. Que a UFBA se abstenha de efetuar e renovar cessões de servidores para os cessionários que estejam em situação de inadimplência;

2. Que a UFBA notifique os órgãos cessionários e os servidores em situação de inadimplência acerca da necessidade de retorno imediato, em cumprimento ao disposto no Decreto nº 4.050/2001 e a Orientação Normativa nº 04/2015 do MPOG;

3. Que a UFBA adote as providências necessárias, junto aos órgãos cessionários, no sentido do reembolso dos salários e encargos sociais, seja por meio de negociação amigável, ou através da inscrição do débito na dívida ativa, para execução pela Procuradoria da Fazenda Nacional, e no cadastro de créditos não quitados de órgão e entidades federais (CADIN), em conformidade com a Lei 10.522/02 e o que dispõe a Orientação Normativa 04/2015 do MPOG.

Servidores que já retornaram à UFBA com pendências de ressarcimento por parte do cessionário.

1. Que a UFBA adote providências eficazes visando recuperar os valores devidos, seja por meio de negociação amigável, ou através da inscrição do débito na dívida ativa, para execução pela Procuradoria da Fazenda Nacional, e no cadastro de créditos não quitados de órgão e entidades federais (CADIN), em conformidade com a Lei 10.522/02 e com o que dispõe a Orientação Normativa 04/2015 do MPOG.

Inexistência de rotinas e procedimentos formalizados para o acompanhamento e monitoramento dos servidores cedidos

1. Que a UFBA/PRODEP implemente procedimentos e rotinas formalizados de acompanhamento e monitoramento da cessão de servidores, em atendimento à legislação, para que se possa detectar, tempestivamente possíveis irregularidades, evitando, assim, dentre outros fatores, a inadimplência de pagamentos por parte dos cessionários e consequente prejuízo ao erário. Falta de sistema informatizado que facilite o

monitoramento e acompanhamento dos servidores cedidos.

1. Que a Administração Central da UFBA envide esforços junto à Superintendência de Tecnologia da Informação – STI no sentido de criar ou aprimorar sistemas informatizados visando um melhor controle das cessões de servidores por esta Universidade. Falta de divulgação dos servidores cedidos no sitio da

PRODEP e no sitio de transparência da UFBA.

Que a PRODEP providencie imediatamente a divulgação em seu sitio, em aba específica “servidores cedidos”, e no sitio do Portal de Transparência da UFBA, da lista de servidores cedidos, inclusive com número(s) do(s) processo(s) de cessão e prorrogação, do período correspondente à cessão e da entidade cessionária.

137 Os trabalhos de auditoria são realizados, utilizando-se procedimentos e técnicas aplicáveis a cada uma delas, tais como: amostragens, levantamentos, verificação in loco, análise processual, entrevistas e aplicação de questionários à luz da legislação aplicável.

Com a finalidade de acompanhar os resultados decorrentes das recomendações constantes do Relatório de Auditoria, é elaborado o Plano de Providências Permanente, o qual é encaminhado para a área auditada para que se manifeste acerca das medidas que serão adotadas. Esse acompanhamento é permanente e na medida em que as respostas são encaminhadas para esta Coordenadoria, elas são analisadas e se consideradas como atendidas, a documentação comprobatória é exigida e anexada aos papéis de trabalho.

O acompanhamento e monitoramento das recomendações constantes no Plano de Providências Permanentes realizadas pelo Núcleo de Acompanhamento e Monitoramento da CCI e comunicadas à Administração Central e ao Conselho de Curadores periodicamente, de acordo com a sistemática constante no manual de auditoria interna da CCI.

Além das auditorias, outras ações foram executadas no exercício, a exemplo da Elaboração do Relatório Anual de Atividades de Auditoria Interna – RAINT 2015, da elaboração do Parecer de Contas referente ao Relatório de Gestão, da elaboração do Plano Anual de Auditoria Interna – PAINT 2017, do acompanhamento e atendimento das demandas do Tribunal de Contas da União - TCU, da Controladoria-Geral da União – CGU e das recomendações emanadas por essa CCI, bem como demais ações inerentes ao bom andamento dos trabalhos.