da validação. Ele possui conhecimentos necessários para avaliação do plano por estar inserido na equipe de projeto e dispor de informações relevantes sobre o processo utilizado atualmente na empresa. A apresentação contemplou uma breve contextualização sobre o trabalho realizado e, em seguida, as características do plano foram descritas. O ambiente indicado como meio de distribuição das informações não foi testada por ele nesta etapa, somente apresentado. Logo, os eventos propostos não foram efetivamente testados pela empresa.
Após análise inicial do plano o coordenador fez algumas considerações. Aprovou os eventos de reunião, pois eles refletem a rotina de trabalho da empresa. O evento de técnica de geração de ideias proposto foi inicialmente aceito para teste. Porém, decidiu pelo uso de seu artefato de listas de pendências em detrimento dos relatórios de acompanhamento e de atividades indicados pelo plano. Pois o processo de lista de pendências já está disseminado na equipe e integra artefatos de outra áreas do projeto. Os demais artefatos que correspondem à matriz de responsabilidades, de comunicação e a ata de reunião já são utilizadas na equipe. Isso significa que também foram aceitos no projeto. A equipe não possui um cargo de coordenador das comunicações, por isso indicou-se que o coordenador do projeto pode assumir as atividades específicas daquele papel.
Com relação ao ambiente desenvolvido foram explicadas suas funcionalidades. Conforme citado anteriormente, a equipe já faz uso de correio eletrônico e de mensageiro instantâneo, por isso utilizaria estas ferramentas agrupadas ao DDS Project. As ferramentas de calendário e de videoconferência não são utilizadas atualmente, mas foram aprovadas para teste de uso. Principalmente, porque a empresa possui muitos funcionários que trabalham como consultores e viajam constantemente. Portanto, elas auxiliam a comunicação destas pessoas com a equipe localizada na sede. O sistema de gestão de documentos foi considerado mais completo, por oferecer diversas funcionalidades e notificação aos usuários, quando comparado ao armazenamento feito atualmente pela empresa em seu servidor.
Os processos de comunicação que foram definidos no plano refletiram a necessidade da empresa. Pois foram construídos com base nas informações repassadas pelo coordenador do projeto. Contudo o ambiente DDS Project não foi testado pela equipe em atividades que simulam suas interações diárias.
6.5 Considerações finais
Com o auxílio das diretrizes de elaboração de um plano de comunicação pode-se criar um plano específico para uma empresa atuante no DDS. E, conjuntamente com a
análise do coordenador da equipe participante da validação foi possível analisar e identificar a eficiência do plano e a relevância do DDS Project. O resultado da validação foi satisfatório, visto que o participante concordou com o modelo apresentado no plano. E observou que o DDS Project apresenta utilidade para equipes dispersas, ao agrupar ferramentas de apoio a comunicação, coordenação e cooperação em projetos.
Alguns aspectos foram considerados fundamentais na justificativa de utilidade do plano. Dentre estes destacam-se: o controle sobre todas as comunicações, estabelecimento de regras de utilização de comunicação de acordo com o público e o canal de distribuição, determinação de critérios para resolução de problemas e para mudanças, definição de responsabilidades dos integrantes das equipes, compartilhamento de artefatos, disponibilização de documentos de apoio, agendamento de reuniões, visualização de eventos e de datas importantes do cronograma.
Pode-se concluir que o ambiente colabora para melhorar a comunicação das equipes de DDS. Também apoia a cooperação e coordenação das partes interessadas no projeto ao possibilitar a produção, organização e manipulação de artefatos digitais e de sistema de reunião virtual através de ferramenta agrupada. Ainda possui o elemento de percepção relacionado aos mecanismos de diferenciação de papéis e notificação, no qual possibilita aos usuários manter-se atualizados, pois percebem todas as interações que estão ocorrendo e quais membros estão ativos no ambiente por meio das ferramentas.
A partir de todo o processo de validação, pode-se concluir, que o plano apresentado contribui para organização e o acontecimento de comunicação síncrona e assíncrona de equipes geograficamente distribuídas. Principalmente porque obteve a aprovação do coordenador participante deste teste e suas diretrizes podem ser ajustadas conforme necessidade da equipe. Contudo, faz-se necessário um estudo de caso mais aprofundado para extrair dados mais conclusivos. Algumas melhorias no ambiente desenvolvido também puderam ser constatadas através de sua experimentação. Dentre as quais pode-se citar: permissão de edição de artefatos do projeto durante a reunião, autenticação dos usuários uma única vez, integração de conteúdo e de funcionalidades das ferramentas no ambiente, integração de outras ferramentas de gerenciamento de projetos disponíveis no ADDS, visualização de fusos horários de cada localidade participante no projeto e visualização do status do usuário no próprio DDS Project.
7 CONSIDERAÇÕES FINAIS
Estudos sobre o DDS e o gerenciamento das comunicações em projetos foram fundamentais para a elaboração deste trabalho. Por meio da pesquisa realizada foi possível propor diretrizes para elaboração de um plano de comunicação para ambiente de DDS. Buscando contribuir para a distribuição das informações dentro de um projeto, de modo que a comunicação seja destinada ao público correto.
O trabalho possibilitou a apresentação de material sobre o gerenciamento das comunicações em projetos. As atividades, propostas pelo PMBoK, que compõe esta gerência foram estudadas, de modo a compreender o conjunto de entradas, ferramentas e técnicas e saídas de cada atividade. Com isso, os processos de planejamento das comunicações, as tecnologias, os métodos de comunicação, as ferramentas e técnicas de distribuição das informações, os relatórios de desempenho e o gerenciamento das partes interessadas foram utilizados para o processo de definição do plano.
Através do estudo realizado, os processos definidos por Carmel (1999) e Karolak (1998) foram considerados para definição do canal de distribuição das informações. Eles tratam da escolha de tecnologias de comunicação e da criação de uma infraestrutura de comunicação para os projetos de DDS. Percebeu-se que projetos inseridos nesta área possuem a necessidade de operacionalizar o processo de comunicação. Principalmente, para solucionar as dificuldades de agendar reuniões e de obter comunicações síncronas, pela falta de documentação existente e para tratar da desinformação do progresso de projetos.
O trabalho contribui para a projetos inseridos no DDS ao propor diretrizes para a gerência de projeto elaborar o seu plano de comunicação. Dessa forma, determina: quais pessoas envolvidas no projeto necessitam de quais informações; define os papéis e responsabilidades das equipes de DDS, quais padrões efetivos de comunicação devem ser seguidos, que meios de distribuição das comunicações devem ser escolhidos de acordo com o tipo de informação, define critérios para a resolução de problemas e para requisições de mudanças, além de criar o modelo de documento do plano de comunicação a ser utilizado. Colabora ainda com a sugestão de cinco eventos de comunicação para promover confiança entre as equipes de DDS e com artefatos que precisam ser produzidos nos eventos relativos às reuniões e em processos de resolução de problemas e de requisição de mudanças. Os eventos foram identificados de acordo com a revisão
sistemática realizada e podem ocorrer durante todo o ciclo de vida do projeto para garantir uma comunicação mais eficiente.
As normas ISO/IEC 14598-1 e 9126-1 foram estudadas para determinar o processo de avaliação de produtos web a serem agrupados no ambiente DDS Project desenvolvido como canal de distribuição de informações. Dessa maneira, o trabalho contribui também na escolha de ferramentas de comunicação para apoiar o plano proposto. Foi possível traçar o plano de avaliação, o modelo de qualidade e especificar os requisitos funcionais e não funcionais relevantes para os produtos avaliados. Com a especificação da avaliação puderam ser analisados cinco tipos de software de comunicação considerados fundamentais para equipes de DDS, dentre eles: sistemas de videoconferência, de gestão de documentos/controle de versão, calendário, correio eletrônico e mensageiro instantâneo. Após aplicar as notas e calcular as médias das notas de acordo com o nível de importância de cada requisito, os produtos BigBlueButton (videoconferência), Horde (correio eletrônico), KnowledgTree (gestão de documentos), Webcalendar (calendário) e Openfire Sparweb (mensageiro instantâneo) puderam ser efetivamente escolhidos.
Conjuntamente com a escolha dos softwares de apoio à comunicação, um ambiente foi desenvolvido com o objetivo de centralizar o processo de compartilhamento de informações. Nele as ferramentas escolhidas no processo de avaliação foram agrupadas, buscando criar um único ponto de acesso aos sistemas de distribuição de informações e para resolver questões técnicas e de infraestrutura. Sendo composto basicamente pelas funcionalidades dos sistemas avaliados e por funcionalidades que dizem respeito ao cadastro de acesso de usuários. Seu modelo apresenta um conjunto de características que não é encontrado em uma única ferramenta. Pode ser definido como um sistema de comunicação entre grupos, pois permite a comunicação síncrona e assíncrona e o registro das informações tratadas.
O trabalho ainda possibilitou que um plano de comunicação fosse desenvolvido para uma empresa que atua no DDS. Ele foi criado a partir das diretrizes elaboradas neste trabalho e de informações repassadas pelo coordenador do projeto participante da validação realizada. Que focou na apresentação do plano e do ambiente DDS Project desenvolvido. De maneira que o resultado foi satisfatório, visto que o coordenador concordou com as atividades e processos propostos e com os sistemas de comunicação que compõe o DDS Project.
Por meio das diretrizes, do modelo de documento do plano, da escolha das ferramentas de comunicação e colaboração e do ambiente estabelecidos as dificuldades de desenvolvimento de um plano de comunicação para o DDS por parte da gerência são
minimizados. Isto porque, faz uso de processos indicados pelos estudiosos da área, que buscam reduzir as dificuldades inerentes ao DDS. Caracterizadas pela distância geográfica e temporal, pela falta de comunicação e pelas diferenças culturais. Verifica-se que a interação dos grupos de trabalho se torna mais rica ao compartilhar o contexto e definir eventos que buscam gerar maior integração, como visitas entre os membros das equipes e técnica de geração de ideias. E, conjuntamente à isso, ao criar um caminho único de distribuição de informações e disponibilizar ferramentas que apoiam o trabalho cooperativo e colaborativo das equipes, criam-se, também, melhores processos de comunicação.