O plano foi desenvolvido com base nas informações repassadas pelo coordenador do projeto. O anexo I – Plano de Comunicação apresenta de forma mais detalhada todas as atividades utilizadas. Por se tratar de uma empresa brasileira que está distribuída no mesmo país, o idioma padrão utilizado é o português. Ela se caracteriza por ser outsourcing, ou seja, contratou uma empresa terceirizada, localizada no mesmo país, para prestar serviços à ela.
Definiu-se que o coordenador do projeto é o responsável por distribuir as informações e manter os artefatos e documentos, desempenhando o papel de coordenador das comunicações. Assim, como foi criado o comitê gestor que é composto pelo coordenador, pelo responsável técnico, pelo gerente de projeto, pelo patrocinador e cliente. Uma matriz de responsabilidades (Figura 6.1) foi construída de acordo com os papéis de cada integrante. De forma que o patrocinador aprova todas as decisões conjuntamente com o gerente de projeto. Já o coordenador é quem executa o plano de comunicação, as regras de negócio e fiscaliza os relatórios de andamento do projeto. O comitê gestor é responsável por fiscalizar atividades da equipe e aprovar as regras de negócio. Por último os responsáveis por cada módulo são os que executam os relatórios de andamento e recebem
informações das demais atividades para se manterem atualizados. Também foi determinado que o documento do plano deve ser atualizado semanalmente pelo coordenador das comunicações. Atividade/Documento Participantes P at ro c in a d o r d o P ro je to G e re n te d e P ro je to C o o rd e n ad o r d e P ro je to R e sp o n sá ve l p o r M ó d u lo C o m itê G e s to r Definição do Projeto A E E I A Documentação do Projeto A A E I F Plano de Comunicação A A E I F Regras de Negócio A A E E A
Relatório de Andamento do Projeto I I F E F
Legendas Participantes
E Executa Patrocinador do Projeto Oneide Moraes
A Aprova Gerente do Projeto Eduardo Pandolfo
F Fiscaliza Coordenador de Projeto Sabrine Piovesana
I Recebe para informação Responsáveis por Módulos Sabrine Piovesana, Evandro Carlos Procedi,
Jackson Pimentel, Volnei Tonato Comitê Gestor Oneide Moraes,
Eduardo Pandolfo, Jaqueline Pratavieira, Evandro Carlos Procedi,
Sabrine Piovesana
Figura 6.1 – Matriz de Responsabilidades de validação do plano.
Processos de comunicação foram determinados para a equipe. Eles dizem respeito ao gerenciamento das comunicações formais que são feitas através de documentos eletrônicos, reuniões com ata lavrada, sistema de videoconferência e calendário eletrônico. E também por meio de processos de comunicação informais como o uso de telefone, mensageiro instantâneo, chat e de correio eletrônico.
Estabeleceu-se que todas as informações do projeto devem ser atualizadas de modo constante na pasta do Projeto_Farma no ambiente DDS Project. E que o cadastro de artefatos deve seguir o modelo de pastas presente no anexo X – Modelo de Estrutura de Arquivos Eletrônicos. De forma a organizar os documentos segundo sua fase são divididos em cinco pastas principais: de abertura, planejamento, execução, controle e encerramento. Também determinou-se que as solicitações de mudanças e registros de problemas devem ser feitos em meio formal, podendo ser acatados somente com a aprovação do comitê gestor do projeto e com o preenchimento do seu respectivo artefato. O plano ainda estabelece um código de conduta ao indicar que as requisições de informações entre
membros de diferentes partes do projeto devem ser feitas através de seus respectivos gerentes de projeto. E que o levantamento de informações para avaliação crítica pode ser feito por meio do evento de técnica de geração de ideias e entrevistas com os times.
Como forma de estruturar a comunicação e seguindo a diretriz indicada no capítulo 4, recomendou-se que e-mails recebidos devem ser classificados em pastas para que a informação possa ser recuperada rapidamente. E que este tipo de comunicação só deve ser utilizado para distribuir informações e notícias. Da mesma forma, indicou-se que ao fazer uso de mensageiro instantâneo e chat o emissor deve inicialmente perguntar ao receptor se este está disponível para conversar. Para que este tipo de comunicação ocorra de forma livre não foram estabelecidos padrões, somente indica-se que a conversa não se alongue por muito tempo e que a escrita seja feita de forma clara. Utiliza-se este meio para tirar dúvidas pontuais, assim como o telefone.
Também definiu-se que o sistema de videoconferência deve ser utilizado em eventos que promovam apresentações e para restaurar a confiança do grupo. Já a audioconferência também presente no ambiente DDS Project pode ser utilizada para reuniões de acompanhamento e de situação do projeto. Os artefatos indicados nas diretrizes de criação de um plano de DDS também foram contemplados nesta validação, eles apoiam todos os eventos de comunicação propostos no plano.
Dessa forma, dizem respeito às reuniões já instituídas pela equipe. Portanto, são compostos por reuniões de início, de situação e de entrega do projeto, e de entrega de pacotes de trabalho. O quadro 6.1 apresenta o evento Reunião de Acompanhamento com seus atributos. Nota-se que ele se constitui de todos os atributos especificados nas diretrizes de criação do plano. De maneira que indica o objetivo, responsável, destinatários, frequência, nível de detalhe, metodologia e data de início e conclusão.
Quadro 6.1 – Reunião de Acompanhamento.
2. Reunião de Acompanhamento
2.1 Descrição/Objetivo: Reunião para verificar o andamento das atividades e possíveis distorções no projeto. Tirar dúvidas e encaminhar soluções. Fornecer orientações sobre o projeto.
2.2 Responsável: Gerente de Projeto
2.3 Destinatários: Equipe do Projeto e Gerente de Projeto Vital (cliente) 2.4 Frequência: Quinzenal
2.5 Nível de Detalhe: Completo
2.6 Metodologia: Estas reuniões são viabilizadas por sistema de comunicação síncrona e formal, a audioconferência, presente no ambiente DDS Project. A equipe deve definir o problema a ser tratado de forma clara e objetiva para que todos os envolvidos compreendam o assunto. O Gerente de projeto deve ser o mediador entre a sua equipe e o cliente. Atrasos no som podem ocorrer mesmo em boas conexões, logo indica- se que os participantes da sessão esperem algum tempo após suas falas para que a mensagem chegue aos demais. Para não comprometer a concentração dos participantes aconselha-se que seja utilizada expressividade na voz. A fala deve ser clara, objetiva e natural.
Os participantes podem fazer uso do chat disponível na audioconferência para enriquecer a reunião. Porém, devem utilizar o chat público. Após ocorrência do evento devem ser atualizados os relatórios de atividades, de acompanhamento e a ata de reunião.
Adicionalmente às reuniões, a técnica de geração de ideias para discussão de reestruturação de padrões de design de software (layout, navegabilidade, cores e ícones) foi proposta à equipe. Já o evento indicado no capítulo 4 que corresponde às visitas dos membros das diferentes equipes não foi contemplado neste plano. Pois a empresa possui uma única pessoa localizada em cidade diferente da sede. Logo, seus funcionários não podem fazer o intercâmbio já que a empresa não possui um escritório disperso. Ela também não necessita dos horários de funcionamento de cada equipe por estarem localizadas no mesmo fuso horário. Visto que não há registro de problemas associados aos horários de expediente.
Conforme diretrizes para criação de um plano o ambiente DDS Project foi escolhido como meio de distribuição das informações do projeto. Nele são disponibilizados os artefatos, os cronogramas e um calendário atualizado. É através dele que reuniões não presenciais determinadas nos eventos acontecem. Além de possuir sistemas de apoio a comunicação como e-mail e mensageiro instantâneo.