Classificação e Hierarquia de processos

Diante das peculiaridades e abordagens relacionadas a processos na literatura, compreender como as diversas classificações de processos interagem de se relacionam com os outros é essencial e como está representado para uma melhor gestão e importância dos processos na organização (ABPMP, 2013), conforme Quadro 5 abaixo:

Quadro 5 - Classificação por tipo de processos

AUTORES CLASSIFICAÇÃO DOS PROCESSOS

GONÇALVES (2000)

a) Processos primários ligados ao cliente ou de negócios: são relacionados à essência da organização, tem apoio de outros processos internos e resultam no produto ou serviço percebido pelo cliente.

b) Processos de suporte organizacionais ou de integração: são relacionados a organização em si, permitem a coordenação os subsistemas da organização, dando o suporte necessário aos processos de negócio.

c) Processos de suporte gerenciais: são relacionadas às ações dos gerentes e suas relações na organização, incluindo as ações de suporte gerenciais. BRASIL (2006) a) Processos finalísticos: são relacionados a essência do funcionamento da

organização, marcado pela atuação da organização e do apoio recebidos por outros processos internos a fim de gerar produto/serviço para o cliente interno ou usuário.

b) Processos de apoio: são essenciais para dar suporte aos processos finalísticos e não produzem resultados percebíveis pelos usuários. São relacionados a gestão adequada dos recursos a ao desenvolvimento dos processos da organização.

BIAZZI (2007) a) Processos operacionais: são relacionados às atividades-fim, vinculados a entrega de bens ou serviços no atendimento as necessidades dos clientes. b) Processos de decisão: são relacionados aos comandos resultantes de decisões ligadas aos processos operacionais.

c) Processos administrativos: são relacionados ao suporte dados aos processos operacionais e aos processos de decisão.

PAIM et. al. (2009) a) Processos finalísticos: são relacionados a produção ou a entrega de produtos e/ou serviços aos clientes. São processos transversais, do início ao fim, ou ainda de cliente a cliente.

b) Processos de suporte ou apoio: são aqueles que dão apoio aos processos finalísticos e os processos de gestão. Viabilizam ou apoiam a realização dos demais processos.

c) Processos de gestão: são relacionados ao gerenciamento e coordenação da organização, visando a realização das atividades e recursos da melhor forma possível.

ABPMP (2013) a) Processos primários: tem natureza interfuncional e são associados a entrega de valor diretamente ao cliente.

b) Processos de suporte: dão o suporte e instruem outros processos.

c) Processos de gerenciamento: utilizados para medir, monitorar e controlar as atividades de negócio. Não agregam valor diretamente valor aos clientes, mas asseguram que os processos primários e de suporte alcancem seus objetivos.

Fonte: Elaboração própria, 2019.

Diante das classificações elencadas pelos autores, percebe-se que as divergências estão mais na nomenclatura utilizada. Basicamente, observa-se que nenhum tipo de processo ou atividade é mais importante que a outra, uns atuam diretamente na atividade-fim enquanto os

outros dão estrutura e suporte necessário para o alcance das metas, sendo também relevantes e necessários na entrega do produto e/ou serviço final ao cliente.

A ABPMP (2013) ratifica que mesmo que os processos não gerem valor diretamente aos clientes podem ser fundamentais e estratégicos dentro do âmbito organizacional, visto que elevam a capacidade de executar efetivamente outros processos e asseguram que a organização trabalhe conforme os objetivos e metas de desempenho. Além disso, mesmo que determinado processo atue indiretamente, contribui para a realização dos objetivos e metas previamente estabelecidos, de modo que os processos ligados às atividades essenciais sejam atendidos, funcionando como uma cadeia de valor, elencadas na Figura 7 abaixo:

Figura 7 - Cadeia de Valor

Fonte: Porter (1990).

Segundo Porter (1990), a cadeia de valor corresponde a um conjunto de atividades que as organizações realizam para gerar valor para os clientes, buscando garantir vantagem competitiva e podem ser percebidas como atividades primárias (fornecem valor aos clientes) e atividades de apoio (dão suporte as atividades finalísticas), onde os processos se movem por meio da organização funcional e dos departamentos, numa percepção ponta-a-ponta em que as atividades são relacionadas a criação de um produto ou serviço que agregam valor, o que denominado como processo de negócio.

A nível de Instituto Federal de Sergipe, objeto do estudo, a Figura 8 elenca a cadeia de valor da instituição:

Figura 8 - Cadeia de Valor IFS

Fonte: Portal IFS (2019)

Dessa forma, percebe-se que por ser uma instituição federal de ensino, a cadeia de valor foi representada como processos finalísticos o ensino, pesquisa, extensão e inovação que estão diretamente relacionados a missão da organização para ser entregue aos cidadãos/comunidade a oferta de um serviço, o valor percebido pelo cliente. No entanto, para conseguir realizar os processos finalísticos, é necessário o engajamento com as operações dos processos de suporte e gerencial, com contribuem para entrega de valor indiretamente.

Para a consecução de cada tipo de processo na organização, é essencial ter o envolvimento e mobilização necessários dos atores e recursos, visto que muitas ações são atreladas a outros processos. Nessa perspectiva, em outra linha, Harrington (1993) aborda os processos de acordo com sua hierarquia, com um maior detalhamento e desmembramento dos processos. No mesmo viés, Reis e Blattman (2004) acrescentam que classificar hierarquicamente é organizar os processos em níveis segundo a amplitude organizacional.

Figura 9 - Hierarquia dos Processos

Fonte: Harrington (1993)

Nas organizações há variados processos, simples e complexos, que diante dessa dicotomia são desmembrados por meio de uma hierarquia de níveis de complexidade e relevância (HARRINGTON, 1993), conforme Figura 9. A organização hierárquica dos processos faz com que seja perceptível a noção de cadeia, em que cada ponto de sua importância no todo, além de melhor identificar os processos essenciais dentro de visão sistêmica organizacional (REIS e BLATTMANN, 2004).

Diante da utilização da classificação dos processos por sua hierarquia, faz necessário elencar alguns conceitos básicos utilizados na literatura, visando melhor entendimento e compreensão, conforme Quadro 6.

Quadro 6 - Conceitos básicos de processos

Macroprocesso São relacionados a processos de atividades-chave essenciais para o

funcionamento e cumprimento da missão de uma organização. Processo

Conjunto de atividades inter-relacionadas lógicas que, por meio das entradas, entregam resultados concretos aos seus clientes agregando-lhes valor. Desdobramento inicial dos macroprocessos.

Subprocesso

Processos em nível maior detalhamento que possuem um subprocesso relacionado de forma lógica com outro subprocesso, auxiliando no cumprimento da missão do macroprocesso.

Atividades

Detalhamento dos trabalhos a serem feitos por uma pessoa ou unidade. Acontecem em todos os processos e são relacionadas ao esforço essencial para um determinado resultado. Integram a maior parcela dos fluxogramas. É representado em “o que fazer” no escopo de um ambiente organizacional mais amplo, sendo composto por várias tarefas.

Tarefas

Atividades atômicas do menor nível de realização individual ou pequenas equipes. É representado por “como fazer” e são constituídos como o menor foco do processo.

A decomposição do processo está associada aos níveis de detalhamento e deve ser atrelada aos limites lógicos de cada atividade e influenciados por diversos aspectos organizacionais, como grupo de envolvidos, descompasso temporal, resultados gerados, dentre outros; sendo subdivido até o ponto em que for necessário (DE SORDI, 2012).

Na gestão pública, as instituições federais detêm também de inúmeros processos, a exemplo dos relacionados à execução orçamentária, financeira, contábil e patrimonial, vinculadas ao SIAFI abrangem diversos procedimentos, subprocessos e atividades específicas de grande relevância, ao passo em uma atuação executada de maneira equivocada no âmbito do sistema orçamentário poderá afetar no processo como um todo, “desde a incorporação no patrimônio até o pagamento ao credor/fornecedor” (FARIAS, 2013).

Como a Confreg é decorrente da análise de registros efetuados no SIAFI pelo setor contábil da instituição, de acordo com o Mapeamento de Processos da PROAD (IFS, 2019), foi determinado o Macroprocesso Contabilidade e Finanças, o qual é inserido a Coordenadoria de Conformidade de Registro de Gestão, subdividido na análise do processo físico e o processo eletrônico, este configurado com os subprocessos ATUCONFREG, IMPCONFREG e CONCONFREG.