Desafios

Um dos desafios observado nos procedimentos da conformidade de registro de gestão é apresentar o que é de fato a conformidade, o que ela faz, visto que muitos não conhecem, ou quando sabem que existe aquele setor visualizam como um setor anexo a contabilidade (como disse E-2) ou ainda como uma coordenação que não fizesse muita coisa, corroborado por E-6.

Dentro do âmbito interno, percebeu-se que muitos servidores e alunos não conhecem de fato a função da coordenadoria de conformidade de registro de gestão. Diante de alguns relatos percebemos que a comunidade interna não compreende na maioria das vezes o que seja a conformidade:

Muitos servidores desconhecem, só sabem que é alguma coisa difícil que ninguém quer, por ser algo complexo, responsabilidade, conhecimento e comprometimento. Muitos ainda dizem: “seria uma coordenação que eu não assumiria” ou “dentre todas, seria a última que eu assumiria”. (E-1)

[...] Até aqui mesmo, o povo ver a conformidade, mas não sabe do que se trata, não sabe qual o objetivo. (E-3)

Eu creio que a maioria não entende, não conhece a verdadeira razão de existir ali um conformista e um setor. Passa pela conformidade como passa pelo protocolo, como passa pelo setor de almoxarifado, a maioria a gente sente que ainda não compreende. (E-5)

Acho que não conhecem muito bem. Acho que quem entende bem a importância é o financeiro, mas os outros setores não entendem que isso é importante. (E-6)

Acho que não fazem não a mínima ideia. Eles não têm ideia, só sabem que tem um prazo para você dar alguns comandos ali naquela tela preta, só. Mas em si assim o trabalho não. (E-9)

Diante dos relatos, percebeu-se que os membros interno da unidade não compreendem de fato o que seja a conformidade ou se conhecem acreditam que é somente realizar um

comando no sistema e colocar o processo em uma pasta, como enfatizou E-6 e completou relatando que “[...] se for levar a conformidade ao pé da letra e for fazer o que tem que ser feito você tem muito serviço. Porque você tem que conferir todos os documentos, tem que ter algum domínio, tem a questão da retenção dos impostos...”.

Outro fato observado também é que alguns conformistas ainda não conhecem de fato, em sua totalidade, o que a conformidade representa, o que faz e quais os limites da atribuição, conforme representa no relato de E-3:

[...] tem que definir o que realmente é conformidade, porque até mesmo a gente que faz nem sabe. Então eu acho que a administração precisa definir o que é conformidade, até onde ela pode ir, o que ela pode fazer, porque as vezes a gente faz “na cega”, sem saber. (E-3)

Diante do relato, observou-se que apesar da atribuições da Confreg serem explícitas por meio dos instrumentos legais e pelo Manual de Procedimentos da instituição, há dúvidas ainda nos limites de atuação de conformista, sejam elencadas por aspectos percebidos como a linguagem técnica e falta de conhecimento dos servidores, carência de capacitações, além das dúvidas recorrentes na prática da Confreg.

Já em relação a sociedade em geral, observou-se segundo E-3 que a população nem deve imaginar o que a conformidade de registro de gestão seja e de que há esse controle na gestão pública. Outra questão relevante que foi abordada por E-8 foi que a sociedade não deve compreender a importância do setor de conformidade na instituição, da atuação como um controle preventivo das ações relacionado a transparência da utilização dos recursos públicos pelos agentes.

Nesse sentido, corroborando com a percepção acima, nota-se a relevância da conformidade de registro de gestão, visto que conforme Farias (2013), a ausência do procedimento da conformidade pode resultar consequências prejudiciais à instituição relacionadas a impropriedades no registro da realização orçamentária, financeira, contábil e patrimonial, como também prejuízos na transparência no uso dos recursos públicos.

No entanto, E-4 acredita que pode ser aperfeiçoado a interação por meio de reuniões entre o conformista e a coordenadoria de contabilidade, de modo que o contador passe alguma noção do conhecimento inerentes aos documentos que estão sendo gerados e que sejam repassadas as atualizações que venham surgir, diante da importância que cada servidor e setor ali dentro do âmbito dos processos na gestão pública.

Ficou notório também, diante dos autos, que todos os participantes enxergaram a necessidade das capacitações de serem mais recorrentes na instituição que versem sobre a

conformidade. No entanto, o grande ponto levantado é que essas capacitações sejam com oficinas práticas, em que sejam colocadas situações-problema para o conformista e esclarecimentos de dúvidas inerentes a atividade (conforme E-4, E-5 e E-8), de modo que maior investimento em capacitação contribuiria para melhorar a qualidade do trabalho desempenhado (E-7).

5 CONSIDERAÇÕES FINAIS E SUGESTÕES

Esse estudo se propôs a analisar o processo de conformidade de registro de gestão no Instituto Federal de Sergipe. Este objetivo foi atingido diante da percepção dos servidores designados como responsáveis pela Conformidade de Registro de Gestão, os quais relataram por meio das entrevistas como o procedimento é executado em suas unidades, com base nas legislações correlatas a conformidade, às ações desenvolvidas pela instituição acerca da temática e o modo de como os conformistas desempenham as atividades. A análise procedeu também diante da necessidade em buscar responder à questão do estudo: Como o processo de conformidade de registro de gestão está sendo executado no Instituto Federal de Sergipe?

Para tanto, inicialmente, o estudo teve como base o Relatório de Auditoria Interna nº 004/2016, o qual avaliou os controles internos administrativos no âmbito da conformidade de registro de gestão do IFS e foi marcado pela constatação de algumas deficiências como ausência de capacitação, ausência de formalização e padronização das rotinas na atividade do conformista, ausência de manual de procedimentos e, posteriormente, foram estabelecidas recomendações para que as deficiências fossem dirimidas no contexto organizacional.

Partindo desse pressuposto, buscou-se o atendimento do primeiro objetivo específico, cujo é apresentar um panorama do processo de conformidade de registro de gestão no IFS. Para tanto, visualizou-se por meio da pesquisa bibliográfica, pesquisa documental e das entrevistas que o cenário da Confreg na instituição evoluiu e vem evoluindo diante das deficiências relatadas pelo Relatório da Audint nº 004/2016. Vale ressaltar que a instituição, na figura da PROAD, vem envidando esforços em desenvolver mecanismos a fim de atender às recomendações da Audint (e consequentemente instâncias superiores como CGU e TCU) em prol de uma melhor execução do procedimento, como mapeamento de processos e seus respectivos subprocessos, elaboração de manual, formalização e padronização da atividade e da comunicação entre os servidores, bem como a promoção de encontro da Confreg, estabelecido e visualizado por meio do calendário anual de eventos da PROAD.

No entanto, apesar dos esforços salutares e constantes desta Pró-Reitoria, percebeu-se alguns pontos que merecem relevância no âmbito institucional. Dentre eles, notou-se que por a execução da Confreg ser um procedimento complexo e que exige bastante atenção e conhecimento prévio na área contábil, é associado diretamente a outros fatores: servidores com formações e cargos relacionados a atividade, período de permanência como conformista,

frequência de ações de capacitações e a existência de um canal que sirva para atualizar e esclarecer possíveis dúvidas.

Dessa forma, ficou notório que alguns conformistas não possuem cargos e nem tem formação correlata a atividade contábil, o que dificulta um pouco na compreensibilidade dos registros gerados no SIAFI e, consequentemente, uma execução do procedimento de forma mais eficiente e próxima ao que propõe a Confreg, que atua como um controle primário na gestão da instituição, a fim de mitigar e prevenir os erros e falhas na utilização dos recursos públicos, dentro do processo de execução orçamentária, financeira e patrimonial.

Além disso, percebeu-se que há conformistas com menos de dois anos exercendo a atividade, ocasionado por diversas questões a exemplo da rotatividade decorrente de remoções ou alteração de atribuições dentro da unidade. As diferentes estruturas das unidades gestoras do IFS fez com que alguns conformistas acumulassem com outras atribuições, visto que em unidades em que possuem mais registros da Confreg geralmente eles acabam sendo exclusivos da atividade.

Outros elementos observados foi que os conformistas salientaram a necessidade de capacitações mais frequentes, visto que apesar de já ser recorrente a realização de um encontro anual, foi enfatizado a necessidade de capacitações mais práticas, com a realização de estudos de casos com situações-problemas semelhantes das encontradas no dia-a-dia nas unidades gestoras. Além disso, apesar da Reitoria ter a atribuição em assessorar os campi, falta um canal que aproxime os conformistas na no desempenho do processo, visto que muitos agem, em caso de dúvidas, de forma isolada ao invés de manter contato com os demais conformistas de outras unidades. Outra forma de consulta que contribui na execução da Confreg visualizado é o Manual de Procedimentos elaborado pela instituição, materiais de encontros e capacitações, além de materiais auxiliares e norteadores disponíveis em outras instituições como o TCU.

As ações da CCRG são acompanhadas, no geral, de acordo com o surgimento das demandas decorrentes do setor contábil e outros que se relacionam diretamente em cada unidade, ao passo em que não são apreciados os relatórios emitidos contendo todos os registros efetuados no SIAFI. Já no tocante a comunicação e relacionamento entre o titular e o substituto da Confreg, bem como outros servidores que desempenham atividades, observou-se que no IFS estes acontecem de forma harmônica e por meio de algum instrumento como e- mail entre as partes interessadas, garantindo a formalidade do processo.

O bom relacionamento, inclusive, tem notório destaque com os contadores ou técnicos contábeis (servidores que efetuam os registros na unidades por meio do SIAFI), visto que são

visualizados pelos conformistas como o primeiro contato acerca de dúvidas ou possíveis questionamentos referentes a Confreg, o que inclui o empenho a fim de sanar as inconsistências e evitar o registro da conformidade “com restrição”, que resultará por conseguinte em restrição contábil. Dessa forma, foi alcançado com êxito o primeiro objetivo específico do estudo.

Em continuidade a etapa de análise do processo de Confreg na instituição, buscou-se através do segundo objetivo específico levantar os pontos positivos e negativos na percepção dos conformistas do IFS, corroborado por meio das entrevistas. Como elementos analisados frente a percepção dos conformistas, o envolvimento dos servidores, a importância da Confreg para a instituição, a avaliação do manual de procedimentos e a visão da sociedade quanto ao processo subsidiaram ao cumprimento deste objetivo específico.

No que diz respeito ao manual de procedimentos elaborado pela instituição, constitui uma importante ferramenta de consulta dos servidores quanto ao surgimento de dúvidas. Essa ferramenta, em alguns casos, torna-se o primeiro contato quando um servidor é designado pelo ordenador de despesa, pelo fato de em determinados momentos não ter o repasse da atividade de conformidade pelo responsável que ocupava a função anteriormente, visto que, geralmente, já está exercendo outras atribuições em outras unidades decorrente de processo de remoção.

Ademais, o manual possui uma forma didática com informações que contém os documentos mais frequentes que incidem no registro de Confreg, roteiros que acusam quais documentos devem vir nos processos, bem como orientações quanto ao comportamento frente a outros setores e recomendações acerca do processo a fim de padronizar a atividade em todas as unidades. Desse modo, essas percepções elencam como pontos positivos na utilização do manual de procedimentos.

No entanto, como pontos negativos, observou-se a existência de lacunas no manual de procedimentos elaborado pela instituição, por não ser muito detalhado e não apresentar situações recorrentes percebidas no dia-a-dia de forma mais práticas como exemplos. As ausências de checklists específicos para a análise dos documentos no SIAFI e de maiores detalhamentos relacionados a registros e movimentações patrimoniais são outros pontos que ainda deixam lacunas no manual.

No tocante ao envolvimento com outros servidores e interesse por parte da gestão, visualizou-se que após a realização do trabalho da Audint com a elaboração do Relatório nº 004/2016 a instituição passou a ter uma preocupação maior em relação a atividade

facilitam a execução do procedimento, tais como ações que foram desenvolvidas pela PROAD, como elaboração de calendário de eventos que inclui a Confreg, o mapeamento dos processos e subprocessos, elaboração do próprio manual, dentre outros.

Contudo, em algumas unidades a atividade do conformista é visualizada como um elemento impertinente, designado para “dificultar” o processo de execução orçamentária, financeira e patrimonial. Percebeu-se também em alguns relatos que a Confreg, apesar de ter tido maior atenção por parte da gestão, ainda é deixada um pouco de lado, em que sua existência na unidade é para apenas cumprir a legislação.

A relevância da conformidade, segundo a percepção dos conformistas, é visto como um mecanismo de controle interno, na forma de um controle preventivo, a fim de minimizar as falhas e erros dos registros decorrentes da execução orçamentária, financeira e patrimonial, que antecede os trabalhos da auditoria interna no âmbito da instituição, e posteriormente as ações da CGU e TCU. Já em relação a comunidade estudantil, aos servidores e a própria sociedade em geral, há percepção que a grande maioria não compreende ideia do que seja a Confreg, qual a sua finalidade e do importante papel do procedimento para a instituição e cidadãos de forma geral. Dessa forma, diante as percepções relatadas pelos conformistas, nota-se que o segundo objetivo específico foi atendido.

Por fim, as entrevistas com os conformistas contribuíram para elucidar o terceiro objetivo específico do estudo, que foi recomendar melhorias no procedimento da conformidade frente a gestão do processo. Entre as melhorias e pontos que poderiam ser aperfeiçoados no processo de Confreg, comprovou-se no estudo que a necessidade maior dos servidores responsáveis com a execução do processo de conformidade é a capacitação. Entre os relatos, foram indicadas maior periodicidade das capacitações com exemplos mais práticos, a utilização de um canal de informação que aproxime e melhore o relacionamento entre os conformistas das unidades gestoras, além de uma maior divulgação do que é e o que representa a conformidade perante todos os cidadãos, seja desde os servidores, como alunos e público externo, diante de ser um controle primário que atua perante a utilização dos recursos públicos. O objetivo específico é atingido, ao passo que se complementa e perpassa acerca dos outros objetivos como sugestões que serão apresentadas.

Em busca de superar as dificuldades oriundas de contingenciamentos orçamentários, uma alternativa plausível seria a instituição, na figura da Reitoria, prover a capacitação de algum conformista para fazer um curso específico e este servidor seria condicionado a um elemento multiplicador para os demais quando retornasse, ao passo em o investimento seria em um único servidor, abrangendo valores relacionados a inscrição do evento, diárias e

passagens, ao invés de prover este investimento com todos os conformistas, entre titulares e substitutos, totalizando vinte servidores.

Outra opção seria buscar as diversas escolas do governo ou instituições que ofertam cursos voltados para área contábil, orçamentária, financeira e patrimonial. Entre as diversas possibilidades, a ENAP surge como uma escola que oferta cursos por demanda (as instituições cadastram o interesse e realizam o investimento financeiro para abertura de uma turma específica, como as de Conformidades do SIAFI) ou abertos no âmbito geral, de forma gratuita, nas modalidades presencial e EAD. Como cursos gratuitos, apesar de não ser disponibilizado curso específico da Confreg, há a presença de ofertas em áreas correlatas ou básicas do SIAFI (PORTAL ENAP, 2020).

Em relação aos gestores das unidades, é notório que estes estejam conscientes a proporcionar a participação dos conformistas em cursos de capacitação, sejam por meio de esforços na possibilidade de prover o recurso orçamentário para este fim, ou através de divulgação e incentivo para a participação de cursos gratuitos. Diante da complexidade dos procedimentos, seria ideal que IFS realizasse pelo menos dois encontros da Confreg por ano.

Dessa forma, seria relevante a PROGEP do IFS instituir uma política interna de capacitação, focada na organização e auxílio a unidades, onde pudessem ser divulgadas a oferta e realização de cursos específicos para as diversas áreas da instituição; além disso, poderia utilizar exemplo de outras instituições federais de ensino que criaram plataformas que ofertam também cursos para os servidores, como a UFAL (Universidade Federal de Alagoas), em que foi criado o AVA (Ambiente Virtual de Aprendizado), e o IFRS (Instituto Federal do Rio Grande do Sul) (PORTAL DA UFAL, 2020; PORTAL DO IFRS, 2020).

Sugere-se que a PROGEP crie mecanismos como a inserção de critérios na política de gestão de pessoas no que se refere a participação de editais de remoção, a exemplo de um tempo mínimo de permanência na unidade em que o servidor for removido, como também promover um período para a as atividades fossem repassadas assim que tivesse uma alteração no responsável para executar a conformidade. Enquanto isso, a conscientização entre os gestores é um importante artefato no processo para que, sempre que possível, tentar evitar a alteração na lotação dentro das unidades gestoras, a fim de que os servidores responsáveis pela conformidade desempenhem a atribuição por um maior período.

Acerca da sugestão citada pelos conformistas, verifica-se que os canais de informação podem ser representados por meio de grupo de mensagens por aplicativo, ou ainda pela criação de uma plataforma disponibilizada no portal da instituição em que pudessem ser

experiências entre os conformistas, de modo que dúvidas poderiam ser sanadas, atualizações repassadas, incluindo alertas lembrando as datas para o fechamento do mês contábil, que acontece no início do mês subsequente, data limite para atualizar o registro Confreg segundo a legislação (IN STN 06/2007), contribuindo assim para resolver possíveis inconsistências ou pendências de cada unidade e consequentemente, deixar os processos mais alinhados à legislação.

Sugere-se também que a nova IN da Confreg (diante dos estudos que andam em curso) sejam inseridas informações relevantes que orientem melhor os gestores como a preferência dos ordenadores de despesas designarem servidores em áreas correlatas a área contábil, financeira, a fim de aperfeiçoar o desempenho da atividade diante do conhecimento prévio que a conformidade abrange.

Por fim, sugere-se a realização pelo IFS e por outras instituições públicas de workshops ou outros tipos de eventos a fim de enfatizar a importância da Confreg, tanto aos servidores e alunos como público externo, visto que já se percebe a participação da população (comunidade institucional e externa) em outros programas no âmbito institucional como o orçamento participativo, elaboração dos PDAs (Planos de Desenvolvimento Anual) das unidades, bem como o PDI (Plano de desenvolvimento Institucional) programas/eventos como o PDA, etc. O conhecimento e entendimento do público da Confreg não somente servirá como um instrumento de mera formalidade e cumprimento da legislação, mas como um mecanismo de controle interno, enquanto controle primário, dos atos e fatos das ações dos gestores no âmbito da execução orçamentária, financeira e patrimonial frente a utilização dos recursos públicos.

Com base na pesquisa apresentada, sugerimos a continuidade com novos estudos sobre a temática abordada (inclusive com outros participantes como auditores internos, contadores e gestores das unidades), por representar um relevante mecanismo de controle preventivo dos atos de gestão que contribui para o fortalecimento do controle interno nas instituições públicas, além de elevar o quantitativo de estudos visto atualmente como um pouco escasso. Diante de um campo a ser explorado, podem ser propostas intervenções que visem a padronização e aperfeiçoamento da conformidade como um todo, como também propor a investigação da percepção de outros indivíduos que se relacionem com a Confreg, dentre eles ordenadores de despesas, contadores e auditores (no âmbito interno ou externo às instituições), a fim de ampliar o escopo sobre o tema e dirimir cada vez a existência de elementos que limitem a efetividade do procedimento.

REFERÊNCIAS

ABNT – Associação Brasileira de Normas Técnicas. NBR ISO 9001: Sistema de Gestão da Qualidade –Requisitos. Rio de Janeiro, 2000.

ABNT – Associação Brasileira de Normas Técnicas. NBR ISO 9000/2015: Sistemas de Gestão da Qualidade – Fundamentos e Vocabulários. Rio de Janeiro, 2015.

ABNT – Associação Brasileira de Normas Técnicas. NBR ISO 9001/2015: Sistemas de Gestão da Qualidade – Requisitos. Rio de Janeiro, 2015.

ABPMP – Association of Business Process Professionals. (2013). BPM CBOK - Guia para o Gerenciamento de Processos de Negócio – Corpo Comum de Conhecimento. (400 p.).