Formalização

De acordo com os relatos do entrevistados, percebe-se que a conformidade nas unidades gestoras vem sendo realizada diariamente pela conferência de documentos físicos e pela confrontação com os dados visualizados no SIAFI dentro do prazo previsto, inicialmente, de 03 dias úteis após o registro da informação no sistema pelo setor, geralmente, de contabilidade da unidade, cumprindo de fato o que rege a IN do STN nº 06/2007.

Um dos primeiros pontos citados pelos conformistas foi de que ocorre a tramitação dos processos entre a coordenação que fez o lançamento no SIAFI e a coordenação de conformidade de registro de gestão, obedecendo esse fluxo em tempo hábil, e diante de orientações visualizadas pelos despachos dos processos, dando o devido prosseguimento ao mesmo e obedecendo ao fluxo de todas as etapas até o arquivamento do processo. No entanto, há ocasiões em que o documento físico é enviado somente no final da etapa do processo, conforme cita E-8:

[...] às vezes, o setor contábil “segura” o processo e só envia para a coordenação de conformidade no final. Diante disso, vou adiando no sistema e faço toda a conformidade no final da movimentação do processo. (E-8)

Diante desse relato, percebeu-se que em certas ocasiões os documentos hábeis gerados no SIAFI não são tramitados de modo tempestivo a coordenadoria de conformidade, não seguindo à risca as orientações trazidas pelas legislações correlatas e pelo Manual de Procedimentos da Conformidade de Registro de Gestão do IFS (2018), ao que traz no item 2.11.1. que em processos que contenham documentos relacionados às fases da despesa pública normalmente possuem mais de um registro no SIAFI, devendo assim passar mais de uma vez pelo setor de conformidade, e não somente uma única vez ao término do processo.

Desse modo, caso a documentação somente seja tramitada para a realização da Confreg no final do processo, ocasionará um retrabalho ao conformista, visto que reservará novamente tempo com o documento gerado, podendo inclusive fazer com que este passe por despercebido diante dos novos registros que foram lançados em operações mais recentes, deixando assim de detectar possíveis falhas no processo de utilização dos recursos públicos. Algumas transações são realizadas por uma sequência lógica, a exemplo do pagamento de uma ordem bancária, em que precisa ter passado pelas etapas prévias do empenho e liquidação, conforme aponta Lei nº 4.320/64. Sendo assim, torna-se relevante envidar esforços para que todas as etapas em que houver lançamentos no SIAFI sejas tramitadas de forma tempestiva para a CCRG.

Em outro ponto abordado, notou-se a utilização de checklist na prática da conformidade, conforme relatos a seguir:

Eu faço um checklist, por exemplo, quando é contrato, principalmente para ver se existe uma falta de assinatura, ausência de uma certidão; enfim, tudo é analisado no processo, para depois a gente ir passando para os outros setores conforme a necessidade do processo e da solicitação em questão. (E-4)

Às vezes eu sigo algum checklist, mas apesar de eu não anexar ao processo o checklist nos autos, eu vou lá no manual para ver mais ou menos, mas eu tenho nenhum checklist para cada ação, cada tipo checklist para cada tipo de ação. O checklist é imaginário, você ver as informações que tem no manual e vai olhando se tem aquilo no processo. É implícito, no caso. Mas seria bom também um checklist para cada tipo de documento seria ótimo. (E-5)

Eu tenho um checklist próprio que criei, onde anotei o que devo fazer para não esquecer de nada. Então a gente imprime o relatório de conformidade (na verdade salvo em PDF em uma pasta com os arquivos salvos no computador). Além disso, tenho também uma planilha em que coloco todas as informações como o número do processo, quais são as folhas, quando dei o visto e qual o destino. (E-6)

[...] tenho um checklist básico, não é nada muito elaborado. Lembro que o professor do curso que veio de fora fez um checklist bem detalhado, só que eu tive dificuldade de usar, não consegui me adaptar muito bem; aí tenho um checklist que é bem mais simples, que eu incluo no processo que analiso e devolvo ou para a CCOF, a outro setor que eles encaminham no despacho ou arquivo. (E-7)

Dessa maneira, percebeu-se que os servidores que utilizam checklist em suas análises da Confreg fazem de maneira não formalizada, ao passo em que eles são decorrentes de elaborações próprias. Além disso, percebeu-se nos relatos de E-4 e E-5 que nem sempre utilizam checklists em suas análises. No entanto, dois conformistas indicaram que não fazem uso de checklists, mas somente inserem um despacho no processo, conforme observado a seguir:

[...] não utilizo checklist. Apenas coloco o despacho no processo que fiz a conformidade de tal documento. (E-1)

[...] não utilizo checklist, mas uso um despacho no processo em que já tenho um texto padrão, a exemplo o de arquivamento; realizo também a tramitação e de despacho por meio eletrônico no SIPAC, onde insiro todas as informações necessárias. (E-9)

Para o entrevistado E-8, é acrescentado que o checklist é importante para que se tenha noção do que deve vim no processo. No Manual da Confreg do IFS foi inserido no Anexo II os documentos que normalmente constam nos processos de pagamento, sejam eles aquisição de material ou prestação de serviço sem contrato ou prestação de serviço com contrato (sem ou com contratação de mão de obra).

Verificou-se que o processo de conformidade nas unidades, segundo os relatos, seguem um determinado fluxo, de modo não formalizado, à medida do surgimento de novas

demandas, sejam elas decorrentes principalmente das etapas da despesa pública ou de outros setores correlatos que incidam a análise da conformidade de registro de gestão, determinados e encaminhados por meio dos despachos nos processos contendo as informações necessárias para o bom andamento do processo.

Demostrando a importância de obter fluxos formalizados na instituição e observando os relatos, Harrington (1993) relata que os fluxogramas são componentes-chave na busca pelo aperfeiçoamento dos processos organizacionais, e que a sua boa elaboração contribui para enfatizar os gargalos que afetam a qualidade e produtividade do processo, além de facilitar a comunicação entre os setores, diante da sua capacidade em elucidas processos complexos.

E-1 ratificou que não é percebido explicitamente na sua unidade cada passo que os processos deve percorrer, ao tempo em que estes são encaminhados à medida que ocorre movimentação decorrente da demanda de outros setores, além de não possuir um controle dos processos que foram trabalhados naquele dia e os que ficaram para dar continuidade no dia seguinte. No Manual de procedimentos da Confreg do IFS (2018) consta um fluxograma de modo genérico da atividade do conformista.

Segundo o RAINT do exercício de 2017, foram promovidas na instituição ações para o fortalecimento dos controles internos do IFS que, no caso da conformidade de registro de gestão, observou-se o estabelecimento formal de checklist para auxiliar nas atividades, ao passo em que no RAINT/2018 foi registrado o aperfeiçoamento da atuação do conformista, com a constatação dos despachos nos processos analisados e ao estabelecimento formal e divulgação do manual de procedimentos da conformidade de registro de gestão do IFS.

Vale ressaltar, no entanto, que a Reitoria, na figura da PROAD (Pró-Reitoria de Administração) realizou em 2019 o mapeamento de processos e os respectivos subprocessos com o auxílio do software Bizagi Modeler, já incluindo a coordenadoria de conformidade de registro de gestão, ao passo em que elaborou e disponibilizou no Portal da instituição as atividades mais específicas concernentes a conformidade de forma mapeada e sequencial do fluxo necessárias para a realização das ações do conformista, aperfeiçoando e detalhando assim o fluxograma inserido no Manual.

Dessa forma, foram mapeados os fluxos dos processos da conformidade no processo físico, eletrônico, incluindo os subprocessos relacionados ao desempenho da atividade, além das ações possíveis de serem realizadas pelo SIAFI como ATUCONFREG (Atualiza a Conformidade de Registros de Gestão), CONCONFREG (Consulta a Conformidade de Registros de Gestão) e IMCONFREG (Imprime a Conformidade de Registros de Gestão), visualizadas por meio dos anexos. A iniciativa da PROAD corrobora com os Planos de

Desenvolvimento Institucional de 2014-2019 e 2020-2024, sendo que consolidaram como objetivo estratégico da instituição o aperfeiçoamento de processos e procedimentos institucionais

Um ponto observado é que o quantitativo de documentos gerados pelo SIAFI não resume a carga real atividade do conformista, visto que além de analisar os atos e fatos registrados (complexos, conforme observado nos relatos) no SIAFI, eles desenvolvem outras atividades inerentes como a certificação de certidões e notas, tramitação do SIPAC, arquivamento de processos, dentre outros aspectos formais que compete a CCRG.

A Reitoria, apesar de não ser expressivo o pagamento de auxílio de bolsas decorrentes da assistência estudantil comparada aos campi, possui um elevado quantitativo de documentos gerados decorrente da folha de pagamento de pessoal da instituição. Além disso, ficou notório que os conformistas ainda desconhecem a existência do mapeamento dos processos da conformidade disponibilizado no portal da instituição.