Coleta de dados – Protocolo de Pesquisa Exploratório

A coleta de dados baseou-se na aplicação de protocolo de pesquisa em duas etapas: exploratório e definitivo. Esse protocolo foi aplicado em cada setor da empresa, sendo vendas,

compras, comercial, projetos e administrativo/financeiro. No protocolo exploratório, cada entrevistado respondeu ao fluxograma afirmando ou não se era responsável pela atividade e se incluiria, retiraria ou manteria a atividade. Além de responder ao fluxograma, o entrevistado do setor administrativo/financeiro, também respondeu a outro questionário baseado nos dados da empresa, gerenciamento de projetos e a EAP. Essa escolha foi feita, pelo entrevistado possuir 10 anos de atuação na empresa X.

O quadro 3 mostra a relação entre os setores e os cargos ocupados pelos entrevistados na empresa.

Quadro 3 – Relação entre os setores e cargos dos entrevistados

SETOR CARGO

Vendas Vendedor

Compras Comprador

Comercial Assistente Comercial

Projetos Coordenador de Projetos

Administrativo/Financeiro

Coordenador Administrativo/Financeiro

Fonte: Elaborado pela autora (2018)

O vendedor, representando o setor de vendas, respondeu aos fluxogramas de pré- contratação, pós-contratação e revenda, sendo o resultado do protocolo de pesquisa exploratório conforme figuras 21, 22 e 23 respectivamente.

No fluxograma de pré-contratação todas as atividades foram mantidas, havendo apenas separação de duas atividades, sendo uma de responsabilidade do vendedor: planejamento do projeto. No fluxograma de pós-contratação todas as atividades foram mantidas, havendo apenas separação de duas atividades, sendo uma de responsabilidade do vendedor: controle de entrega de projetos técnicos. No fluxograma de revenda, todas as atividades foram mantidas, sem alteração no fluxograma relacionado à parte de vendas.

Figura 21 – Respostas fluxograma pré-contratação setor de vendas Fonte: Elaborado pela autora (2018)

Figura 22 – Respostas fluxograma pós-contratação setor de vendas Fonte: Elaborado pela autora (2018)

Figura 23 – Respostas fluxograma revenda setor de vendas Fonte: Elaborado pela autora (2018)

O comprador, representando o setor de compras respondeu ao fluxograma de revenda, sendo o resultado do protocolo de pesquisa exploratório conforme figura 24. Apenas uma atividade foi alterada e outra foi acrescida no fluxograma: análise de revenda (lucro) e está entre as atividades do comprador.

Figura 24 – Respostas fluxograma revenda setor de compras Fonte: Elaborado pela autora (2018)

O assistente comercial, representando o setor comercial, respondeu aos fluxogramas de pós-contratação, revenda e montagem, sendo o resultado do protocolo de pesquisa exploratório conforme figuras 25, 26 e 27 respectivamente. As atividades mantiveram-se as mesmas em todos os fluxogramas, alterando-se apenas duas atividades nos processos de pós- contratação: controle de data de entrega e montagem: envio da ocorrência à representada.

Figura 25 – Respostas fluxograma pós-contratação setor comercial Fonte: Elaborado pela autora (2018)

Figura 26 – Respostas fluxograma revenda setor comercial Fonte: Elaborado pela autora (2018)

Figura 27 – Respostas fluxograma montagem setor comercial Fonte: Elaborado pela autora (2018)

O coordenador de projetos, representando o setor de projetos, respondeu aos fluxogramas de pré-contratação e pós-contratação, sendo o resultado do protocolo de pesquisa exploratório conforme figuras 28 e 29, respectivamente. As atividades mantiveram-se as mesmas nos dois fluxogramas, acrescentando-se apenas uma atividade no processo de pós- contratação: designação do projetista.

Figura 28 – Respostas fluxograma pré-contratação setor de projetos Fonte: Elaborado pela autora (2018)

Figura 29 – Respostas fluxograma pós-contratação setor de projetos Fonte: Elaborado pela autora (2018)

O coordenador administrativo/financeiro, representando o seu setor, respondeu aos fluxogramas de pós-contratação, revenda e montagem, sendo o resultado do protocolo de pesquisa exploratório conforme figuras 30, 31 e 32 respectivamente. As atividades mantiveram-se as mesmas em todos os fluxogramas, sendo incluídas duas atividades no processo de pós-contratação: controle de assinatura pedido e envio do pedido assinado à representada.

No questionário respondido pelo entrevistado desse setor, foram levantados dados da empresa X, conforme apêndice E. Além disso, foi indagado sobre o conhecimento em gerenciamento de projetos e se algum profissional da empresa tinha alguma certificação ou exercia atividade do gerenciamento na empresa, tendo resposta negativa em todas as perguntas. O quadro 4 demonstra os dados levantados neste mesmo questionário com relação aos profissionais e atividades desenvolvidas na empresa, tendo como atividade terceirizada o montador, recursos humanos, contador e setor jurídico.

Quadro 4 – Respostas questionário profissionais x atividades desenvolvidas

INTERNA TERCEIRIZADO Diretor 1 Vendedores 3 Coordenador Administrativo/Financeiro 1 Coordenador Financeiro 1 Assistente Financeiro 0 Assistente Comercial 1 Comprador 1 Auxiliar Administrativo 1 Coordenador de Projetos 1 Projetista 2 Montador 1 Equipe

Outros? Quais: Auxiliar Comercial 1

3. EQUIPE x ATIVIDADES DESENVOLVIDAS NA EMPRESA QUANT. DE PROFISSIONAIS DA EQUIPE

PROFISSIONAIS ATIVIDADE/FUNÇÃO Observação

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Obs. Geral: Recursos Humanos, Contador e Jurídico são setores terceirizados

Fonte: Elaborado pela autora (2018)

Com relação à EAP, o colaborador foi indagado e foi obtida resposta negativa quanto ao se já ouviu falar, e resposta positiva no interesse da empresa possuir a EAP.

Figura 30 – Respostas fluxograma pós-contratação setor administrativo/financeiro Fonte: Elaborado pela autora (2018)

Figura 31 – Respostas fluxograma revenda setor administrativo/financeiro Fonte: Elaborado pela autora (2018)

Figura 32 – Respostas fluxograma montagem setor administrativo/financeiro Fonte: Elaborado pela autora (2018)

Dentre as atividades analisadas em cada fluxograma, observou-se que em todos os fluxogramas as atividades foram mantidas, sendo incluídas ou alteradas algumas delas, conforme figuras 33, 34, 35 e 36, que representam, respectivamente, as atividades totais de pré-contratação, com a inclusão de uma atividade, por parte do setor de vendas; pós- contratação, com a inclusão de quatro atividades, sendo uma pelo setor de vendas, uma pelo

setor de projetos e duas pelo setor administrativo/financeiro; revenda, com uma inclusão e uma alteração de atividade, por parte do setor de compras; e montagem, com alteração de uma atividade, por parte do setor comercial, conforme quadro 5.

Quadro 5 – Atividades incluídas/alteradas por setor após aplicação de protocolo exploratório

I A I A I A I A I A Pré-contratação 18 19 1 - - - - Pós-contratação 26 30 1 - - - 1 - 2 - Revenda 15 16 - - 1 1 - - - - Montagem 12 12 - - - 1 - - - - TOTAL DE ATIVIDADES PROCESSO DE VENDA Antes da aplicação do protocolo exploratório Após a aplicação do protocolo exploratório

Vendas Compras Comercial Projetos Administrativo/ financeiro QUANTIDADE DE ATIVIDADES INLUÍDAS (I) /ALTERADAS (A) POR SETOR

Fonte: Elaborado pela autora (2018)

Figura 33 – Porcentagem de atividades incluídas no processo de pré-contratação Fonte: Elaborado pela autora (2018)

Figura 34 – Porcentagem de atividades incluídas no processo de pós-contratação Fonte: Elaborado pela autora (2018)

Figura 35 – Porcentagem de atividades incluídas e alteradas processo de Revenda Fonte: Elaborado pela autora (2018)

Figura 36 – Porcentagem de atividades alteradas processo de Montagem Fonte: Elaborado pela autora (2018)

Após a compilação de todos os dados levantados no fluxograma por cada setor da empresa X, os fluxogramas finais, que servirão para o levantamento de dados do protocolo de pesquisa definitivo, ficaram conforme figuras 37, 38, 39 e 40 sendo eles: pré-contratação, pós- contratação, revenda e montagem, respectivamente. Com base nesses fluxogramas foi possível analisar a influência que cada setor possui em cada fluxograma do processo de venda, conforme os gráficos de cada setor separado por cada processo.

Figura 37 – Fluxograma final processo pré-contratação Fonte: Elaborado pela autora (2018)

Figura 38 – Fluxograma final processo pós-contratação Fonte: Elaborado pela autora (2018)

Figura 39 – Fluxograma final processo revenda Fonte: Elaborado pela autora (2018)

Figura 40 – Fluxograma final processo montagem Fonte: Elaborado pela autora (2018)

No fluxograma de pré-contratação, o setor de vendas é responsável por 73,68% das atividades e o setor de projetos por 57,89%, conforme figuras 41 e 42, respectivamente. No caso desse fluxograma, algumas atividades são de responsabilidade dos dois setores, como preenchimento da ficha de solicitação de projetos, conferência do projeto e orçamento, entre outras.

Figura 41 – Porcentagem responsabilidade setor de Vendas no Processo de pré-contratação Fonte: Elaborado pela autora (2018)

Figura 42 – Porcentagem responsabilidade setor de Projetos no Processo de pré-contratação Fonte: Elaborado pela autora (2018)

No fluxograma de pós-contratação, o setor de vendas é responsável por 33,33% das atividades; o setor comercial por 36,67%; o setor de projetos por 40,00%; e o setor administrativo/financeiro por 23,33%, conforme figuras 43, 44, 45 e 46. No caso desse fluxograma, o setor de projetos é o com maior percentual de atividades, ficando o setor comercial por segundo, vendas por terceiro e administrativo/financeiro por último.

Figura 43 – Porcentagem responsabilidade setor de Vendas no Processo de pós-contratação Fonte: Elaborado pela autora (2018)

Figura 44 – Porcentagem responsabilidade setor Comercial no Processo de pós-contratação Fonte: Elaborado pela autora (2018)

Figura 45 – Porcentagem responsabilidade setor de Projetos no Processo de pós-contratação Fonte: Elaborado pela autora (2018)

Figura 46 – Porcentagem responsabilidade setor Administrativo/Financeiro no Processo de pós- contratação

Fonte: Elaborado pela autora (2018)

No fluxograma de revenda, o setor de vendas é responsável por 25,00% das atividades; o setor de compras por 68,75%; o setor comercial por 12,50%; e o setor administrativo/financeiro por 18,75%, conforme figuras 47, 48, 49 e 50. No caso desse

fluxograma, o setor de compras é o com maior percentual de atividades, ficando o setor de vendas por segundo, administrativo/financeiro por terceiro e comercial por último.

Figura 47 – Porcentagem responsabilidade setor de Vendas no Processo de Revenda Fonte: Elaborado pela autora (2018)

Figura 48 – Porcentagem responsabilidade setor de Compras no Processo de Revenda Fonte: Elaborado pela autora (2018)

Figura 49 – Porcentagem responsabilidade setor Comercial no Processo de Revenda Fonte: Elaborado pela autora (2018)

Figura 50 – Porcentagem responsabilidade setor Administrativo/Financeiro no Processo de Revenda Fonte: Elaborado pela autora (2018)

No fluxograma de montagem, o setor comercial é responsável por 83,33% das atividades; e o setor administrativo/financeiro por 16,67%, conforme figuras 51 e 52. No caso desse fluxograma, o setor comercial é o com maior percentual de atividades, ficando o administrativo/financeiro por último.

Figura 51 – Porcentagem responsabilidade setor Comercial no Processo de Montagem Fonte: Elaborado pela autora (2018)

Figura 52 – Porcentagem responsabilidade setor Administrativo/Financeiro no Processo de Montagem Fonte: Elaborado pela autora (2018)

Através da compilação dos dados dos fluxogramas de cada processo de venda e dos gráficos relacionados com as atividades de cada setor, nota-se que os setores de venda e projetos estão entre os que possuem mais atividades nos processos de pré-contratação e pós- contratação. No processo de revenda, os setores de compras e vendas são os que representam a maior quantidade de atividades; e no processo de montagem, o setor comercial é

responsável por quase todas as atividades. No caso dos quatro fluxogramas, o setor administrativo/financeiro é um dos que menos atividades é responsável. Em razão disso, o estudo de caso demonstrará, através da EAP e do gerenciamento das aquisições, que todos esses processos necessitam que as partes interessadas se comuniquem e que seu acompanhamento e planejamento contribuam para o alcance do objetivo do projeto.