PRODUTO DO ESTUDO DE CASO DA EMPRESA

As atividades que farão parte da EAP foram definidas através de levantamentos na empresa X, pesquisa bibliográfica sobre o processo de venda de produto sob encomenda e aplicação de protocolo de pesquisa exploratório. Através disso, o resultado final da EAP ficou conforme os quadros 19, 20, 21 e 22, que representam cada processo de venda em ordem cronológica, podendo ser alteradas conforme a necessidade de cada projeto. O objetivo dessas EAP’s é fornecer uma visão estruturada de todo o processo e de todas as entregas para que o planejamento e controle de cada atividade ocorram conforme o previsto, com o alcance do objetivo do projeto. Além disso, também é utilizado para que todas as partes interessadas tenham conhecimento dos processos em que estão envolvidos.

Quadro 19 – EAP final processo de pré-contratação

1. Contato com o cliente

2. Preenchimento ficha de solicitação do projeto/orçamento 2.1 Preenchimento check-list Casa de Máquinas

2.2 Discussão do conceito e objetivo do projeto e política de descontos 3. Designação projetista

4. Planejamento do projeto

5. Confecção do projeto e orçamento

5.1 Preenchimento planilha controle de projetos 6. Conferência do projeto e orçamento

6.1 Controle do recebimento do orçamento de Casa de Máquinas 6.2 Conferência com problemas

6.3 Conferência OK

7. Definição da estratégia de negociação 8. Agendamento da visita

9. Apresentação do projeto e orçamento e negociação 9.1 Orçamento e projetos com alterações

9.1.1 Atualização projeto e orçamento 9.2 Aceitação da venda

10. Conclusão e arquivamento do processo 11. Documentação das lições aprendidas

PROCESSO DE PRÉ-CONTRATAÇÃO EMPRESA X

Quadro 20 – EAP final processo de pós-contratação

1. Designação do Projetista

2. Configuração layout e orçamento com cores, gás e acessórios 3. Conferência layout e orçamento com cores, gás e acessórios com Vendedor

4. Preenchimento do pedido e check-list check-out

5. Layout fechado e envio de arquivos eletrônicos para a fábrica 5.1 Coleta de assinatura do pedido

5.2 Controle assinatura do pedido

5.3 Envio do pedido assinado para a Representada 5.4 Preenchimento da planilha de projetos técnicos 5.5 Preenchimento da planilha de controle de projetos 6. Conferência layout de ajuste

6.1 Ajuste com problemas 6.1.1 Corrigir

6.2 Ajuste OK

6.2.1 Impressão layout montador, em caso de montagem da loja 7. Recepção e cadastro interno do pedido: resumo de vendas 8. Recepção e cadastro interno do pedido: datas de entrega 8.1 Contratação mão-de-obra de montagem

8.2 Contratação de frete para entrega dos materiais

9. Recepção e cadastro interno do pedido: formas de pagamento 9.1 Preenchimento das planilhas de comissões

10. Arquivamento do processo: arquivos eletrônicos e físicos 11. Controle de datas de entrega

12. Controle recebimento de projetos técnicos 13. Acompanhamento de entrega de equipamentos 13.1 Emissão da nota fiscal

14. Acompanhamento montagem 15. Conclusão da obra/inauguração

16. Recebimento relatório de finalização de montagem 17. Envio do relatório à Representada

18. Conclusão e arquivamento do processo 19. Documentação das lições aprendidas

PROCESSO DE PÓS-CONTRATAÇÃO EMPRESA X

Quadro 21 – EAP final processo de revenda

1. Contato cliente

2. Solicitação orçamento do material para o fornecedor 3. Recebimento e elaboração do valor de venda do material 4. Envio orçamento ao cliente e vendedor

4.1 Acompanhamento aprovação do orçamento 5. Aprovação cliente/vendedor do orçamento assinado 6. Elaboração de pedido e envio ao cliente

7. Elaboração da ordem de compra e envio ao fornecedor 7.1 Preenchimento planilha de controle de compra do material 7.2 Análise de Revenda

8. Controle data de entrega do material

8.1 Preenchimento planilha de controle de recebimento do material 9. Emissão da nota fiscal

10. Controle interno do pedido: planilhamento 11. Resumo de vendas

12. Controle pagamento

13. Conclusão e arquivamento do processo 14. Documentação das lições aprendidas

PROCESSO DE REVENDA DA EMPRESA X

Quadro 22 – EAP final processo de montagem

1. Recepção do pedido e Planilhamento da Montagem 2. Contratação do montador

2.1 Definição de valores máximo e mínimo de verba de montagem 2.2 Realização da montagem na data programada

2.2.1 Recebimento de ocorrência de instalação 2.2.2 Envio da ocorrência à Representada 2.2.3 Aguardar retorno da Representada 2.2.4 Reagendamento da Equipe de Montagem

2.3 Realização da montagem na data programada sem pendências 3 Recebimento relatório de finalização de montagem

4 Envio do relatório de finalização à representada 5 Emissão da Nota Fiscal

6 Conclusão e arquivamento do processo 7 Documentação das lições aprendidas

PROCESSO DE MONTAGEM DA EMPRESA X

Fonte: Elaborado pela autora (2018)

Após a identificação das deficiências no plano, registro, controle e monitoramento das atividades de cada setor, principalmente o de vendas, vê-se que há necessidade da atuação de um gestor de contratos, que ficará responsável pela administração dos contratos apenas nos processos de pós-contratação e montagem, pois é onde foram apresentadas as maiores dificuldades por parte dos entrevistados no protocolo de pesquisa definitivo. Com a geração de um pedido, que se caracteriza como um contrato após a efetivação da venda de um produto sob encomenda, o gestor estabelecerá os possíveis riscos e mudanças que podem ocorrer durante o processo, através do planejamento, controle e monitoramento das atividades, para atender, na conclusão do processo, o objetivo e satisfação do cliente.

Através disso, as EAP’s dos processos de pós-contratação e montagem foram unificadas, totalizando 41 atividades, conforme quadro 23. Desse total, o gestor atuará em 16 atividades, sendo essas os itens selecionados no mesmo quadro.

Quadro 23 – EAP pós-contratação e montagem unificados com atividades do gestor de contratos

1. Designação do Projetista

2. Configuração layout e orçamento com cores, gás e acessórios

3. Conferência layout e orçamento com cores, gás e acessórios com Vendedor 4. Preenchimento do pedido e check-list check-out

5. Layout fechado e envio de arquivos eletrônicos para a fábrica 5.1 Coleta de assinatura do pedido

5.2 Controle assinatura do pedido

5.3 Envio do pedido assinado para a Representada 5.4 Preenchimento da planilha de projetos técnicos 5.5 Preenchimento da planilha de controle de projetos 6. Conferência layout de ajuste

6.1 Ajuste com problemas 6.1.1 Corrigir

6.2 Ajuste OK

6.2.1 Impressão layout montador, em caso de montagem da loja 7. Recepção e cadastro interno do pedido: resumo de vendas 8. Recepção e cadastro interno do pedido: datas de entrega 9. Recepção do pedido e Planilhamento da Montagem 9.1 Contratação mão-de-obra de montagem

9.1.1 Definição de valores máximo e mínimo de verba de montagem 9.2 Contratação de frete para entrega dos materiais

10. Recepção e cadastro interno do pedido: formas de pagamento 10.1 Preenchimento das planilhas de comissões

11. Arquivamento do processo: arquivos eletrônicos e físicos 12. Controle de datas de entrega

13. Controle recebimento de projetos técnicos 14. Acompanhamento de entrega de equipamentos 14.1 Emissão da nota fiscal equipamentos 15. Realização da montagem na data programada 15.1 Recebimento de ocorrência de instalação 15.2 Envio da ocorrência à Representada 15.3 Aguardar retorno da Representada 15.4 Reagendamento da Equipe de Montagem

16. Realização da montagem na data programada sem pendências 17. Acompanhamento montagem

18. Conclusão da obra/inauguração

19. Recebimento relatório de finalização de montagem 20. Envio do relatório à Representada

21. Emissão da Nota Fiscal montagem 22. Conclusão e arquivamento do processo 23. Documentação das lições aprendidas

PROCESSO DE PÓS-CONTRATAÇÃO+MONTAGEM EMPRESA X

Atividades de atuação do Gestor de Contratos Fonte: Elaborado pela autora (2018)

As responsabilidades do gestor de contratos serão:

 Controle de prazos (criar o cronograma);

 Controle de pagamento;

 Controle da qualidade;

 Registro das partes interessadas;

 Desenvolvimento e acompanhamento da EAP;

 Levantamento e análise de riscos;

 Análise das especificações do projeto;

 Análise crítica dos orçamentos;

 Monitoramento da produção;

 Controle de entrega dos equipamentos;

 Controle de montagem;

 Administração do contrato;

 Relatórios de desempenho: previsto x realizado;

 Relatórios de solicitação de mudanças;

 Elaborar relatórios de avaliação e de acompanhamento do projeto;

 Documentação das lições aprendidas;

 Coordenar pessoas e recursos para cumprir o plano e avaliar;

 Reunião de acompanhamento e revisão do projeto ;

 Atendimento do objetivo do cliente ;

 Assegurar que prazos e custos estejam dentro do planejado ;

 Atendimento dos critérios de qualidade;

 Avaliar viabilidade de aplicação de tecnologias;

 Comunicar-se com as pessoas envolvidas no projeto.

O gestor de contratos também será responsável por definir as partes interessadas de cada contrato e gerenciará a comunicação entre os setores, pois elas impactam e influenciam na execução e no resultado do projeto, interferindo no planejamento. Através disso, foram definidas conforme figura 79, onde estão presentes: cliente, setores internos e terceirizados da empresa X, fornecedores, concorrentes, sociedade e governo.

Figura 79 – Partes interessadas da empresa X Fonte: Elaborado pela autora (2018)

Assim, a visão geral das entregas envolvendo os processos de pré-contratação, pós- contratação e montagem e a presença do gestor de contratos pode ser visualizada conforme figura 80. Pode-se perceber que o processo de venda de aquisição de um produto sob encomenda as entregas estão envolvidas com layout, orçamento, contrato, montagem, cronogramas de entrega e montagem, lições aprendidas e encerramento do projeto. Junto a isso, o alcance do objetivo dessas atividades envolve: planejamento, monitoramento e controle, utilização da EAP, cronogramas e controles de mudanças.

Figura 80 – EAP envolvendo os processos de pré-contratação, pós-contratação e montagem e a presença do gestor de contratos