vertente de Farmácia Comunitária: Farmácia São João (Covilhã)
13. CONTABILIDADE E GESTÃO
13.1. GESTÃO E FORMAÇÃO CONTÍNUA DOS RECURSOS HUMANOS
A distribuição das funções e responsabilidades dos vários colaboradores da farmácia é fundamental para o bom funcionamento da mesma, o que se vai refletir na eficiência do serviço e atendimento prestado aos utentes.
É essencial manter uma formação contínua de todos os elementos da equipa da farmácia para estarem devidamente a par das novas inovações no mercado farmacêutico. A formação pode ser interna (quando realizada por um colaborador da farmácia) ou externa (através de formações desenvolvidas por diversas marcas, laboratórios e fornecedores).
13.2. RECEITUÁRIO E FATURAÇÃO
A conjetura económica do país não é muito favorável para grandes despesas e como tal a faturação e contabilidade assumem-se como essenciais no desempenho lucrativo da farmácia. É cada vez mais importante tornar a farmácia rentável e diminuir o desperdício resultante de uma gestão menos capaz e com pouca eficiência. Sabe-se que, ao invés das receitas eletrónicas desmaterializadas, as receitas manuais e eletrónicas materializadas ficam na farmácia, pelo que é necessário a sua conferência e organização pelo organismo correspondente, antes de se proceder ao envio das mesmas para as entidades competentes. O reembolso do valor das comparticipações feitas ao longo do mês é feito depois de se enviar o receituário para as autoridades competentes que prestam a contribuição.
Aquando da conferência das receitas, torna-se necessário verificar se as mesmas estão assinadas pelo médico prescritor, pelo utente e pelo farmacêutico que dispensou a medicação.
As receitas são organizadas por organismo, número de lote e número de receita, sendo arquivadas num espaço destinado ao efeito. O documento de faturação (impresso no verso da
45 receita), tem informações como: identificação da farmácia; data; código do operador; código da entidade comparticipadora; Nº. de lote, letra de série do mês e N.º da receita; nome do medicamento, código, dosagem, forma farmacêutica e quantidade dispensada; PVP, comparticipação, preço a pagar pelo doente e preço de referência. Assim que, dentro do mesmo lote e organismo de comparticipação a farmácia ceda medicação correspondente a trinta receitas, o lote é fechado de forma automática pelo que, através das funcionalidades do programa SIFARMA, é possível a impressão do documento de identificação do lote. Este documento é intitulado de verbete e consiste num resumo das trinta receitas desse lote no qual consta o valor a pagar pela entidade, respeitante ao total das receitas, bem como os encargos dos utentes. O verbete deve ser carimbado e anexado às receitas do lote em questão depois de devidamente conferidas. No verbete devem estar incluídas: entidade; organismo (código informático), nome e sigla; nome da farmácia, respetivo código ANF e carimbo; mês e ano; código tipo e número sequencial do lote; quantidade de receitas e produtos; valor total do lote em PVP, preço a pagar pelos doentes e comparticipação do organismo. Por vezes, no final de cada mês podem existir lotes que não estejam completos (onde não se verifiquem as trinta receitas). Neste caso, e para o fecho da faturação mensal, o verbete é impresso resumindo apenas o número constante das receitas desse lote e ainda é impressa a relação de resumo de lotes para cada organismo.
Assim, no que diz respeito à faturação correspondente ao SNS, a mesma deve ser enviada por correio, geralmente, até ao dia cinco de cada mês para o Centro de Conferência de Faturas (CCF). A faturação deve fazer-se acompanhar do respetivo receituário e verbetes associados aos lotes. Se detetada alguma irregularidade, as receitas em causa são devolvidas à farmácia, a qual tem a oportunidade de as retificar e enviar novamente enviadas para o CCF com a respetiva nota de crédito ou débito regularizadora, juntamente com a documentação do mês seguinte.
O receituário que não faz parte do SNS, deve ser enviado para a Associação Nacional de Farmácias (ANF), geralmente até ao dia dez de cada mês, a qual o encaminhará para o organismo correspondente de comparticipação. Posteriormente, estes organismos irão proceder à devolução da respetiva comparticipação à ANF que, funciona como intermediário entre a farmácia e os organismos de comparticipação. A ANF reembolsa assim a farmácia com a parcela que lhe compete.
É assim importante garantir que as receitas são conferidas mais do que uma vez pelos diferentes membros da farmácia, o que justifica o número reduzido de devoluções de receitas à farmácia São João.
Na farmácia São João, após o aviamento da receita, o próprio operador faz uma breve conferência para detetar rapidamente algum erro que possa ter ocorrido.
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Os lotes referentes a outras entidades comparticipadoras que não SNS, são enviados à ANF como foi dito, e como tal as entidades responsáveis que vi em maior número na farmácia foram: EDP, Caixa Geral de Depósitos, Sindicato dos Bancários Sul e Ilhas, ADSE, ADM, GNR e PSP. No decorrer do meu estágio além da conferência imediata de receita após o seu aviamento, tive a oportunidade de conferir uma segunda vez as receitas e assistir no final do mês ao fecho dos lotes com a farmacêutica responsável por esta tarefa, com respetiva emissão do Verbete de Identificação de Lote, da Fatura Mensal e Resumo Mensal de Lotes.
13.3. GESTÃO DE QUEBRAS
Com o decorrer do funcionamento diário de uma farmácia, torna-se necessário recorrer ao uso interno de determinados produtos para a realização de determinadas tarefas e como tal os mesmos devem ser prontamente removidos do stock da farmácia. Produtos como o algodão, luvas, álcool etílico e pensos rápidos para a determinação de parâmetros bioquímicos, mas também sempre que no decorrer da receção e armazenamento de algum produto, este se danifique, podem ser imediatamente retirados do stock através da utilização de uma das funcionalidades do programa SIFARMA que permite efetuar quebras de stock. Uma vez aprovada a quebra, o documento identificativo da mesma deve ser impresso e arquivado.