SELEÇÃO DO FORNECEDOR E CRITÉRIOS DE AQUISIÇÃO

De acordo com o Artigo 79.º do Decreto-Lei nº 176/2006 de 30 de agosto, a encomenda de produtos pode ser feita ao distribuidor grossista ou então diretamente ao fabricante.

A seleção do fornecedor é assim de extrema importância pois este deve não só proporcionar boas condições comerciais (preço, bónus, descontos, facilidades de pagamento e facilidade na devolução de produtos), como também fazer com que os produtos sejam recebidos na farmácia com a maior celeridade possível, à hora programada e nas condições de conservação adequadas, para posteriormente serem dispensados ao utente. Na farmácia São João é ao proprietário que cabe a escolha dos fornecedores e a negociação com os mesmos.

A farmácia São João tem dois fornecedores: a OCP e a Empifarma. A OCP é o fornecedor/distribuidor principal para medicamentos, mas diariamente é feita uma encomenda a Empifarma com produtos que a farmácia apresenta melhor margem negocial com esta entidade fornecedora.

Estes fornecedores têm entregas diárias previstas (geralmente duas diárias), estando estipulados horários para a realização (geralmente até ao meio dia para a encomenda da tarde e até as seis da tarde para a entrega do dia seguinte) e entrega das encomendas, o que também constitui um fator preponderante na seleção do fornecedor. Habitualmente a hora da geração da encomenda coincide com horas de mudança de turnos e esta é efetuada na maioria das situações pela responsável de encomendas.

16

A aquisição de produtos para uma farmácia é uma atividade que merece elevada ponderação, estando também integrada na área da gestão da farmácia.

Na aquisição devem ser avaliados alguns parâmetros com vista a uma aquisição racional de produtos farmacêuticos: rotação do produto; as características, hábitos e preferências dos utentes; os hábitos de prescrição dos médicos locais; a época do ano; a localização da farmácia (urbana ou rural); a publicidade e promoção por parte dos meios de comunicação; a modalidade de pagamento; o capital disponível; o preço; previsões de venda a curto e médio prazo; a validade dos produtos; a área de armazenamento e o dia de serviço permanente.

5.1.2. ENCOMENDAS

Sempre que um produto é dispensado o seu stock é atualizado no Sifarma 2000. Simultaneamente é gerado um ponto de encomenda para o fornecedor previamente definido, onde o sistema informático insere o produto que acabou de sair de stock para ser dispensado ao utente.

O sistema informático permite fazer dois tipos de encomendas: a diária e a manual.

A encomenda diária resulta dos produtos dispensados e que, portanto, saíram de stock havendo necessidade de se encomendarem para voltar a atingir o stock máximo definido de forma a não ocorrer rutura na farmácia.

Numa encomenda manual é o próprio colaborador que insere o produto a encomendar, o fornecedor e a quantidade.

Ao longo do dia são geradas ainda diversas encomendas instantâneas que representam encomendas de produtos urgentes, ou até mesmo produtos que não façam parte do stock da farmácia. Estas encomendas de acordo com o que constatei são entregues, na sua generalidade, com os pedidos diários de forma a facilitar o processo de entrega por parte dos fornecedores. Através do telefone, é também possível fazer encomendas pontuais aos fornecedores, tirar alguma dúvida relativamente a algum produto ou em caso de atraso da encomenda saber a razão para tal ter sucedido.

Em qualquer um dos casos a encomenda depois de gerada, tem de ser aprovada e consequentemente enviada ao fornecedor. A aprovação da encomenda é facilitada por uma funcionalidade do sistema informático que mostra simultaneamente os stocks mínimos e máximos de determinado produto, assim como o seu histórico de compras e de vendas. Depois

17 de aprovada a proposta de encomenda, é emitida uma listagem dos produtos encomendados que é transmitida eletronicamente ao fornecedor pretendido.

O sistema informático Sifarma 2000 permite igualmente criar uma “ficha de produto” quando um produto ainda não existe na farmácia. Na “ficha de produto” podem definir-se diversos parâmetros como o stock mínimo e máximo, o fornecedor, o preço, a data de validade. Na farmácia São João tanto os farmacêuticos como a técnica de farmácia têm autorização para efetuar a encomenda. É ainda possível transferir encomendas de um fornecedor para outro, quando o produto encontra se esgotado ou quando as condições são mais propícias. Pode ocorrer que o utente chegue à farmácia solicitando um produto específico que não se encontra disponível em stock e nestas situações cabe ao farmacêutico decidir se o produto deve integrar a próxima encomenda ou se deve contactar de imediato o fornecedor via web ou telefone (esta escolha também depende da necessidade e da urgência do utente pelo produto), com vista a um fornecimento mais rápido caso seja possível.

Na farmácia São João é prática comum a utilização dos websites dos fornecedores para realização de pequenas encomendas, que são adicionadas no sistema do fornecedor à próxima entrega à farmácia. Desta forma torna-se mais prática a consulta de stocks do fornecedor com posterior adição automática dos produtos ao carrinho de compras da farmácia e submissão/envio da encomenda. Tive a oportunidade de usar esta estratégia por mais que uma vez quando foi preciso gerar uma reserva de um produto e não sabia previamente se o mesmo se encontrava disponível no fornecedor preferencial.

Na farmácia São João são efetuadas duas encomendas diárias de segunda a sexta, uma geralmente até meio dia e outra até as seis horas da tarde, horas que coincidem geralmente com a rotação de turnos. Durante o meu período de estágio, esta tarefa foi desempenhada pela responsável de encomendas, à exceção das semanas em que se encontrou de férias. Tive, durante o mesmo período, a oportunidade de ver quais os critérios que são tidos em conta na seleção dos fármacos a encomendar.