Controles Internos

Seguem enumerados alguns controles internos inerentes à Assistência a Saúde Suplementar na modalidade “Plano de Saúde Institucional” (contratado pela UFJF)

Controle dos filhos entre 21 e 24 anos que são dependentes dos Titulares no Plano de Saúde:

Aos 21 anos os filhos de Titulares do Plano de Saúde perdem o direito de permanecer no Plano de Saúde na condição de dependentes legais, salvo os filhos na faixa etária entre 21 e 24 anos que estejam cursando graduação e que sejam dependentes financeiros do Titular, ou que tenham sido designados no órgão como inválidos. Desse modo, para que sejam mantidos no Plano de Saúde somente os filhos dos Titulares que estejam nessa condição, é feito um controle mensal dos aniversariantes do mês seguinte. Para tal controle, os titulares dos planos são notificados no mês que antecede à data de aniversário dos seus

filhos/dependentes legais, e são informados da necessidade de comparecer à PRORH levando os comprovantes exigidos: Comprovante de Matrícula do Semestre vigente em Curso de Graduação e Declaração de Dependência Econômica do Titular. Cabe ressaltar que a não apresentação dos documentos necessários tornam o dependente impossibilitado de se manter no plano como dependente legal, sendo, assim, após o recebimento do AR enviado ao servidor, no final do mês é enviado à operadora a relação dos dependentes que deverão ser excluídos do plano.

Controle das Renovações/Rescisões dos contratos dos Professores Substitutos:

A permanência dos professores substitutos no plano se dará durante a vigência do contrato. Por meio de informações repassadas pela CFAP (mensalmente: contratos finalizados e contratos renovados; diariamente - caso hajam- contratos finalizados antes da data prevista) a PRORH controla a permanência ou não do professor substituto no Plano. Assim, é encaminhado à operadora do Plano de Saúde um ofício informando uma das duas situações seguintes, a saber: a nova data de término dos contratos renovados, para garantir a manutenção do Professor Substituto no Plano; ou o encerramento do contrato para que sejam excluídos os Professores substitutos que não fazem mais parte do quadro docente da UFJF.

Controle de vacâncias dos servidores:

Para se desligar da UFJF, o servidor interessado é orientado pela CAMP, caso possua o Plano de Saúde da UFJF, a solicitar a sua exclusão e dos seus dependentes. Como parte do fluxo de vacância, a CAMP abre um processo que durante sua tramitação é enviado à PRORH para ser atestado se o servidor em processo de vacância possui ou não o plano de saúde institucional. No caso deste possuir o plano é verificado se o mesmo já solicitou (está

em andamento) a sua exclusão. Caso possua o plano e não tenha solicitado sua exclusão, o servidor não terá condições para efetivação de sua vacância. Caso o servidor não possua o plano da UFJF ou tenha solicitado sua exclusão, um funcionário atesta que o servidor não possui plano de saúde vinculado a instituição e, portanto, no que se refere ao plano pode ter sua vacância efetivada, sendo assim, o processo é devolvido à CAMP para continuar sua tramitação.

Controle das redistribuições:

todas as publicações do DOU (Portaria do MEC) referentes a redistribuições (que indiquem a saída de um servidor da UFJF), são encaminhadas pela CAMP à PRORH. Diante das informações, a PRORH cientifica o servidor do desligamento e posteriormente, o exclui do plano.

São realizados manualmente ou por meio de planilha Excel, os seguintes controles internos para o auxílio de caráter indenizatório – ressarcimento. Constata-se que alguns dos controles da modalidade “Plano de Saúde Institucional” já descritos se repetem nessa modalidade.

1. Preenchimento dos requisitos da lista de verificação, apresentada no Quadro abaixo:

Quadro 13: Lista de verificação do processo Auxílio de Caráter Indenizatório - ressarcimento

DOCUMENTOS SITUAÇÃO

Sim Não

1. O servidor / pensionista/dependente possui Plano de Assist. Saúde oferecido pela UFJF? 2. O interessado é o titular do boleto?

3. O comprovante de pagamento está presente?

4. No caso de existência de dependentes, as cópias de certidões (nascimento e/ou casamento) estão anexas? (nascimento) 5. No caso de existência de dependentes, o nome e valor destes aparecem no boleto ou comprovante de quitação? 6. Se for o caso, a União Estável ou União Homoafetiva esta designada na UFJF? Se não for o caso, risque esta opção. 7. Se for o caso, o filho inválido está designado na UFJF? Se não for o caso, risque esta opção.

8. Se filho entre 21 e 24 anos, o comprovante de matrícula de graduação está presente? Se não for o caso, risque esta opção. 9. Se filho entre 21 e 24 anos, a declaração de dependência econômica está presente? Se não for o caso, risque esta opção. 10. A declaração de conformidade da operadora está presente?

11. Constam do requerimento, cônjuge [companheira (o)] e ex-cônjuge [ex-companheira (o)] ao mesmo tempo? 12. No caso de ex-conjuge, o comprovante de recebimento de PA está presente? Se não for o caso, risque esta opção. 13. Termo de Responsabilidade e Compromisso está presente?

14. O Vínculo do servidor/pensionista é anterior a data do requerimento? 15. A orientação do MEC datada de 08 de dezembro de 2011 está presente? 16. O ofício nº 135-R/2012-PRORH, foi incluído?

17. A decisão de que não realizará cálculo retroativo até que o MEC defina, foi incluído? 18. O despacho sobre a competência na sequência zero no siape, foi incluído? 19. A orientação do MEC de 23/10/2012 esta presente?

20. A Nota Informativa nº 421/2012/CGNOR/DENOP/SEGEP/MP esta presente?

Juiz de Fora, __/__/____ ___________________________________ Assinatura do Responsável pela conferência

Fonte: PRORH, 2013.

2. Controla mensalmente, por meio de filtro, se o servidor / pensionista aderiu ou não ao plano oferecido pela UFJF. Utiliza-se planilha do Excel para este controle, além disso, verifica-se formulários de adesões ao plano UFJF.

3. Controlar: Idade dos dependentes entre 21 e 24 anos (necessário ser estudante de Graduação e dependentes econômico). Destaca-se que a comprovação deve ser semestral;

a. Necessário alertar ao servidor quando estiver faltando 60 dias para que seu filho complete a idade de 21 anos. Este alerta servirá para que o servidor providencie a documentação necessária para continuidade do benefício. Utiliza-se planilha do Excel para este controle.

4. Todos os comprovantes apresentados são anexados a processos individualizados de cada servidor/ pensionista.

5. Cabe destacar que somente servidores possuem dependentes, pensionistas não possuem dependentes.

6. O ressarcimento somente é devido a partir da data de requerimento do servidor, conforme orientação do Ministério da Educação e Ministério do Planejamento e Gestão.

7. Os valores lançados na sequência zero da rubrica 81737 são relativos ao mês anterior ao da folha de pagamento.

8. Somente serão considerados dependentes aqueles elencados na Portaria Normativa nº 5/2010. Destaca-se que para casos como união estável, união homoafetiva e, ainda, filhos com necessidades especiais é necessário a abertura prévia de processo que designe esta dependência na UFJF. A abertura de processo será realizada na PRORH.

9. O servidor firma termo de Responsabilidade e Compromisso junto à PRORH para fins de recebimento do auxílio.

10. O per capita saúde suplementar é calculado levando-se em conta a faixa salarial do servidor e, ainda, idade deste e de seus dependentes. O cálculo é realizado manualmente e lançado em uma planilha do Excel que, posteriormente, servirá de relatório.

11. Somente dependentes previamente cadastrados pelo servidor está habilitado a receber o benefício em questão.