D OCUMENTAÇÃO EM ARQUIVOS E BIBLIOTECAS

A origem do termo arquivo estaria na “palavra latina archium ou archivum ou da grega arkeîon – morada dos Arcontes (magistrados), primeiros guardiões de documentos oficiais” (Rabelo, 2013, p. 130). A “raiz a palavra grega arkhê – ἀρχή‖ inicialmente significou para os filósofos pré-socráticos a “origem ou princípio das coisas” (Bernardes, p.43). Segundo Bernardes (1998, p.43), arquivo seria:

[...] um ou mais conjuntos de documentos, de qualquer época, forma e suporte material, produzidos, recebidos e acumulados em processo natural, por uma Unidade no exercício de suas funções ou conservados para servir de referência, prova, informação ou fonte de pesquisa.

Em suas várias acepções, o termo arquivo “também é usado para designar: entidade, mobiliário, setor, repartição, conjunto documental local físico designado para conservar o acervo, órgão do governo, título de periódicos, etc.” (RODRIGUES, s.d, p.24-23).

Na arquivologia o arquivo teria “como função principal: tornar acessível/disponível a informação contida no acervo documental sob sua guarda aos diversos consulentes; e, como função básica: armazenar, guardar e conservar os documentos” (Ibidem, p. 23).

A função básica do arquivo “é tornar disponível as informações contidas no acervo documental sob sua guarda” e a sua finalidade principal seria “servir à administração, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da história” (PAES, 2015, p, 20).

O ciclo vital dos documentos no arquivo percorreria:

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eles: o arquivo corrente (uso frequente), o arquivo intermediário (uso não frequente) e por fim, o arquivo permanente (em desuso). A frequência com que documentos vão ser utilizados (pela entidade produtora) é que vai determinar a sua permanência em cada um destes arquivos e, em certos casos, alguns deles são descartados mesmo na fase corrente, sem ter que, obrigatoriamente, passar pelo arquivo intermediário (Ibidem, p.31).

Além da inquietação com a acessibilidade, armazenamento, conservação e guarda, o arquivo tem alguns princípios que o regem: o Princípio da proveniência, procedência ou de respeito aos fundos (respect des fonds); Princípio da cumulatividade; Princípio da organicidade ou do respeito pelas estruturas; Princípio da pertinência; Princípio da territorialidade; Princípio do respeito à ordem original ou ordem primitiva; Princípio da indivisibilidade ou integridade arquivística; Princípio do inter- relacionamento; Princípio da unicidade; Princípio da autenticidade; Princípio da reversibilidade. Tais princípios “ocupam posição central para que os arquivos cumpram a sua finalidade prática – de natureza jurídica, administrativa e histórica” (RODRIGUES, s.d, p. 24), contemplando os diferentes estágios do documento no arquivo.

Os arquivos históricos, também chamados de permanente ou terceira idade são unidades de informação voltadas à preservação e acesso amplo a documentos produzidos, os quais não podem ser descartados. Consequentemente, quando preservados em arquivos históricos, a documentação sobre exposições são organizados a partir de procedimentos específicos, baseados nos princípios arquivísticos29.

29 _{“ Princípio da proveniência, procedência ou de respeito aos fundos (respect des fonds): [...] os}

arquivos devem ser organizados por fundos ou núcleos de uma mesma fonte produtora/geradora, não devendo [...] ser misturados aos de outras fontes; Princípio da cumulatividade: diz respeito à acumulação natural, progressiva e orgânica dos arquivos; Princípio da organicidade ou do respeito pela estrutura: os arquivos refletem a estrutura, atividades e funções do organismo (entidade coletiva, pessoa ou família) que os criou, em suas relações internas ou externas; Princípio da pertinência: conceito que não leva em consideração a organização original e a proveniência dos documentos, reclassificando-os tematicamente (por assunto); Princípio da territorialidade: segundo esse princípio os arquivos públicos devem fazer parte do território no qual foram criados, devendo, portanto, a ele pertencer; Princípio do respeito à ordem original ou ordem primitiva: a organização constituída pela entidade produtora deve ser preservada, seguindo o curso natural com que os documentos foram criados; Princípio da indivisibilidade ou integridade arquivística: os documentos ou fundos arquivísticos devem ser conservados sem dispersão, subtração, mutilação, danos ou qualquer tipo de acréscimo/inserção indevida; Princípio do inter-relacionamento: segundo o qual os documentos de arquivo são conexos, ou seja, estabelecem relações entre si; Princípio da unicidade: cada documento conserva seu caráter único e exclusivo, pois foi criado para atender determinada necessidade específica na estrutura organizacional/institucional; Princípio da autenticidade: os documentos devem ser criados, guardados e conservados segundo normas, técnicas e processos regulares que garantam a sua verossimilidade e confiabilidade; Princípio da reversibilidade: princípio segundo o qual todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido, se necessário” (RODRIGUES, s.d. p. 24).

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Os arquivos de terceira idade ou permanente são constituídos “de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa, que se conservam em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evolução” (PAES, 2015, p.22).

Seguindo a ordem da citação acima, é importante que os registros da exposição não sejam fragmentados ou modificados, devendo ter conexão, relação entre si. Cada exposição deve ser compreendida como única, devendo a sua documentação atender demandas específicas. Quanto ao conceito de autenticidade, Rabello alerta para a diferença entre autenticidade e genuinidade no arquivo. A autenticidade ocorre quando “possui todas as informações originais e verdadeiras de uma determinada origem; [sendo] genuíno, por sua vez, quando provém diretamente da fonte geradora” (DURANTI, 1995, p.25).

Quanto ao que diz respeito à biblioteca, o termo teria “origem do grego biblíon (livro) e teke (caixa, depósito)” (MORIGI, 2005, p.2). Seria “um conjunto de material, em sua maioria impresso, disposto ordenadamente para estudo, pesquisa e consulta” (PAES, 2015, p.16).

Entre bibliotecas e arquivos, as diferenças podem ser observadas em alguns aspectos. No acervo, as unidades de informação diferem “ao modo pelo qual se originam” e “ao modo pelo qual entraram as respectivas custódias” (SCHELLENBERG, 2006, p.43).

A origem dos documentos nas bibliotecas “são produzidos e conservados com objetivos culturais”, quanto nos arquivos “são produzidos e conservados com objetivos funcionais”, geralmente gerados naturalmente pela instituição onde o arquivo encontra- se sediado.

Em alguns casos de custódia ou aquisição, na biblioteca os “documentos são colecionados de fontes diversas, adquiridos por compra ou doação”, enquanto no arquivo os “documentos não são objeto de coleção; provêm tão só das atividades públicas ou privadas, servidas pelo arquivo”. Nas bibliotecas e arquivos de museus, tal característica é percebida, sendo que as atividades públicas ou privadas são dos museus onde o arquivo encontra-se subordinado. Quanto aos itens, na biblioteca os

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“documentos existem em numerosos exemplares”, enquanto no arquivo os “documentos são produzidos num único exemplar ou em limitado número de cópias”. Na biblioteca, a relação entre os itens do acervo não é obrigatória. No arquivo, “há uma significação orgânica entre os documentos” (PAES, 2015, p. 18).

Além da origem e custódia ou aquisição, outros aspectos podem ser observados como método de avaliação, métodos de classificação e método descritivo. Na avaliação dos documentos, julgamento na biblioteca “não tem caráter irrevogável” e segue um julgamento que envolva “questões de conveniência, e não de preservação ou perda total” (PAES, 2015, p.18). Além disso, nos arquivos, como citado acima, o caráter de testemunho faz parte da avaliação, característica igualmente identificada quando tratamos sobre o acervo dos museus. Sobre este aspecto, nos museus, o processo de alienação ou “dar baixa” ou “deaccession”, em inglês, ou “alliénation”, em francês, por exemplo, é uma possibilidade de reavaliação quanto à permanência de determinados itens do acervo museológico (MORO, 1996).

Quanto à classificação, na Biblioteca utiliza métodos predeterminados como Classificação Decimal de Dewey (CDD), ou CDU, que significa Classificação Decimal Universal e que são classificações universais. Outros tipos de classificação também podem ser observados em bibliotecas e arquivos como: classificação Alfabética, classificação numérica, classificação alfanumérica, classificação cronológica, classificação geográfica, classificação ideológica e classificação automática (SILVA, 2012).

A descrição, na biblioteca, seria uma das formas de catalogação, também existente nos arquivos.

Para que a catalogação descritiva aconteça e também a descrição arquivística seja possível, existe a necessidade de uma série de normas estabelecidas por comissões especializadas. Normas são um conjunto de regras institucionalizadas onde há um modelo a ser seguido evitando desigualdades e dando uma certa igualdade que permite o exercício de direitos e deveres dentro desta (ALBUQUERQUE, 2006, p.63).

Para a “realização da representação descritiva de um documento não ser uma tarefa aleatória, existem regras e códigos que devem ser seguidos para a padronização do processo de catalogação” (ALBUQUERQUE, 2006, p.63). São “os códigos, os instrumentos da catalogação que permitem disciplinar a complexa operação de elaborar os catálogos de uma biblioteca. A racionalização das normas de catalogar sempre foi a

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preocupação dominante dos bibliotecários de todos os tempos” (DIAS, 1967, p.74). No que diz respeito ao catálogo, em seu sentido mais amplo, seria “uma relação de livros correspondente a uma coleção pública ou privada”. Já o ato de catalogar teria a sua origem etimológica na combinação de ‗kata‘ - de acordo com, sob, embaixo ou parte – e „logos‟ ou razão, significando „de acordo com a razão‟ (MEY, 1995).

Nos arquivos, o método descritivo é aplicado em conjuntos de documentos, sendo as séries consideradas, em tal processo, como indicadores ou unidades para fins de descrição que permitem identificar, em cada documento, os “órgãos e suas subdivisões, atividades funcionais ou grupos documentais da mesma espécie” (ALBUQUERQUE, 2006, p.63). A descrição seria também um “processo intelectual de sintetizar elementos formais e conteúdo textual de unidades de arquivamento, adequando-os ao instrumento de pesquisa que se tem em vista produzir (inventário, sumário ou analítico, guia, etc.).

Quanto aos centros de documentação ou informação, estes “abrangem algumas atividades próprias da biblioteconomia, da arquivística e da informática, sendo o seu campo bem maior, exigindo especialização no aproveitamento de documentos de toda espécie”. Os referidos centros têm “por finalidade coligir, armazenar, classificar, selecionar e disseminar toda informação” (PAES, 2015, p.17). Nestes, a “essência da documentação deixou de ser o documento, para ser a informação em si mesma” (Centro Interamericano de Pesquisa e Documentação em Formação Profissional, 1970).

Acredita-se que as referidas características podem influir no processo de documentação sobre exposições, pois as especificidades técnicas existentes em cada unidade de informação demandarão processamentos específicos. Contudo, esta pesquisa propõe analisar os documentos provenientes das exposições selecionadas, ou seja, documentos produzidos e utilizados como fonte para remontagens e/ou desenvolvimento de releituras de exposições. Assim, tendo em vista o recorte proposto e as instituições escolhidas, serão consideradas as seguintes unidades de informação: arquivo, centro de documentação e biblioteca. Devido às suas características, podemos separar as instituições estudadas em:

a) O Museu de Arte Moderna do Rio de Janeiro (MAM/RJ) realiza a documentação de exposições no Departamento de Documentação e Pesquisa,

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constituído por arquivo histórico e biblioteca;

b) O Museu de Arte Moderna de São Paulo (MAM/SP) e o Museu de Arte de São Paulo (MASP) realizam a referida documentação na Biblioteca e Centro de Documentação, não sendo possível perceber, em um primeiro momento, como os documentos são distribuídos entre os referidos espaços de documentação aberto aos pesquisadores externos;

c) A Pinacoteca do Estado de São Paulo realiza a documentação no Centro de Documentação/ arquivo (CEDOC) e na Biblioteca, sendo os referidos espaços de documentação acessados separadamente.