Dinâmica da Gestão Prazos em Projetos de PD&I – Simulador de Pz

Entende-se que quaisquer dificuldades causadas no gerenciamento de prazo, que venha a provocar uma alteração no tempo de duração dos contratos perturba o gerenciamento do projeto e, frequentemente, está associado a um aumento dos custos de gerenciamento dessas transações.

Apresenta-se na sequencia uma sugestão de simulador para o indicador de prazo Pz, que consiste num método de apoio a tomada de decisão de gerentes de projetos, resultado dessa pesquisa empírica, que estuda a dinâmica de prazos de conclusão de projetos de PD&I a fim de entender e controlar a dilatação de prazos de projetos de pesquisa.

A partir desse entendimento propõem-se um acréscimo ao método de monitoramento dinâmico. Sabe-se que essa metodologia sugere uma série de indicadores obtidos a partir do percentual de realização física (R) e do tempo utilizado na pesquisa em meses (U). A razão entre R e U determina o ritmo real em determinado ponto de controle que serve como monitoramento dinâmico e, nesta etapa, para a projeção de cenários futuros de dilatação ou redução de prazos de projetos.

Nesse sentido, partindo da taxa dTr que indica o ritmo da pesquisa em % de realização por mês, pode-se prever um valor para duração do projeto em determinado ponto da pesquisa, ou seja, dTr será igual ao quociente entre o que falta ser realizado (%) e a projeção de tempo de duração.

Assim, tem-se que dTr = (100 – R) ÷ projeção de tempo, ou seja, a projeção do tempo de duração (Δp1) será igual a (100 – R) ÷ dTr (taxa). Se subtrair-se desse resultado o valor de W, que é o tempo restante do projeto, encontra-se um cenário de dilatação de prazo, onde p¹={[(100-R) / dRe] – W}.

Incluído o conceito de resiliência sugere-se um cálculo mais apurado para projeção de cenários futuros, que leva em consideração a negociação entre as partes interessadas. Essa projeção pode ser intuída como o resultado do quociente a partir do que falta ser realizado (100 – R%) pela soma das taxas de monitoramento (dRe) e de resiliência (dRa), menos o tempo restante do projeto em meses.

Então, a razão entre percentagem de tarefas restantes pela soma das taxas possibilita projetar cenário futuro de prazo a partir de: p² = [(100-R) / (dRe + dRa)] – W). Portanto, a metodologia de monitoramento dinâmico se torna uma ferramenta facilitadora nas negociações entre as instituições financiadoras e executoras de projetos, pois possibilita uma visão de cenários futuros, que podem auxiliar na minimização de

76 custos. A utilização da metodologia resultante dessa pesquisa deverá contribuir para permitir diminuição da dilatação de prazos de projetos, possibilitando menores custos de transação.

Então, a pesquisa confirma que a partir do conjunto de indicadores utilizados para monitorar e controlar os projetos de PD&I em tempo real, uma forma também dinâmica de projetar cenários de dilatação de prazo pode ser utilizada. Essa técnica permite ao gestor antecipar decisão com relação a aditivo de prazo e custos, além de possibilitar antecipar ações de logísticas. A metodologia também é útil quando das negociações no decorrer do projeto, pois possibilita uma visão de cenários futuros, que comumente significam custos adicionais, dessa forma contribui para planejar minimização de custos.

Os cenários de dilatação de prazos podem ser obtidos com as equações 5 e 6 apresentadas no Quadro 12. Sendo que a equação 6 é sensível ao resultado de negociações entre o patrocinador e o coordenador da pesquisa. Essas negociações alteram o tempo de recuperação da execução da pesquisa, pois modificam o parâmetro  da equação 4 - dRa = [(dAr – dRe) ÷ρ]. A dilatação de prazo pode ser estimada a partir da equação 5 e também da equação 6, sendo que aquela considera  constante e igual a 1 e esta é sensível a qualquer negociação entre patrocinador e executante da pesquisa.

p¹={[(100-R) / dRe] – W} equação 5 Estimativa de dilatação de prazo (meses) - Cenário 1 p²={[(100-R) / (dRe + dRa)] – W} equação 6 Estimativa de dilatação de prazo (meses) - Cenário 2

Quadro 12: Cálculo de Previsibilidade de Prazo

Na Figura 26 apresenta-se uma simulação para os seguintes parâmetros de um projeto de PD&I:

a) Projeto de 24 meses → T = 24

b) Realizado 58% da pesquisa → R = 58

c) Decorrido 16 meses desde o início da pesquisa → U = 16 d) Sem negociação para recuperação de tempo (atraso) → ρ = 1 e) Com negociação para recuperar tempo perdido → ρ = 4

Na primeira simulação apresenta-se um ρ = 0, por assim dizer, não ocorreu nenhuma negociação para recuperação de atraso. A projeção sugere que esse projeto deverá durar 3,6 meses a mais do que o prazo originalmente contratado, caso a condução da pesquisa siga a uma taxa de dRe = 3,63% ao mês. A simulação projeta (Δp¹) um Pz de 0,87, que pode ser considerado como excelente, quando comparado com a média ANP (0,62).

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Monitoring and control R&D projects First step: Determine the reference rate

dTr = 100/T T dTr

24 4,17 % / Month

Second step: Determine the dynamic monitoring rate (or advance rate)

dRe = R/U R U dRe

58,00 16 3,63 % / Month

Third step: Determine the advance rate remaining execution project

dAr = (100-R)/W T U W R W dAr

24 16 8 58 8 5,25 % / Month

Fourth step: Determine the resilience rate

dRa = (dAr-dRe)/ρ _{dAr dRe  dRa}

5,3 3,6 0 0,00 % / Month

0

Fifth step: Determine the deadline projection

p¹ = (100-R)/dRe R dRe p¹

58 3,6 11,59 Month (scenario 1)

Dilatation =1 - Project in progress

p¹ - W

3,59 Month Est.¹ = Deadline dilation projection (scenario 1)

Deadline indicator

Pz = T/ ω ω T Pz Pz Rating

27,6 24 0,87 AAA

Figura 26: Simulação de dilatação de prazo sem ocorrência de negociação (ρ = 0)

Na Figura 27, apresenta-se uma simulação com os mesmos parâmetros utilizados anteriormente. Nesse caso, é sugerido a ocorrência de uma negociação entre as partes interessadas e um ρ = 3 meses. Observa-se um Pz, denominado de Pzr para destacar do anterior, de 0,92.

Fourth step: Determine the resilience rate dRa = (dAr-dRe)/ρ

dAr dRe  dRa

5,3 3,6 3 0,54 % / Month

3

Sixth step: Determine the deadline dilation projection with o dRa(resilience rate)

p² = (100-R)/(dRe + dRa) R dRe dRa p²

58 3,6 0,5 10,08 Month (scenario 2)

Dilatation  = x (negotiation / resilience)

p²-W

2,08 Month Est.² = Deadline dilation projection (scenario 2)

Deadline indicator / resilience rate

Pzr = T/( p² + U) p² U T Pzr Pzr Rating

10,1 16 24 0,92 AAA

78 Na primeira simulação a ferramenta projeta um cenário (Pz de 0,87) que sinaliza para a necessidade de uma dilatação de prazo de aproximadamente 15%. Na segunda, projeta- se uma dilatação (Pzr de 0,92) de aproximadamente 9%. Naquela são 3,6 meses de aumento de prazo e nesta, apenas 2 meses.

Uma grande quantidade de projetos de PD&I que envolvem investimentos elevados apresenta uma significativa dilatação de prazos. Sabe-se que uma alteração na variável prazo, comumente, está associada a aditivo de custos e ao aumento dos custos de transação, nem sempre visíveis e de fácil identificação.

Neste sentido, se faz importante propor uma ferramenta de previsibilidade de investimentos para dar visibilidade em todo o processo de PD&I. Uma visão antecipada, mesmo que seja aproximativa da realidade, pode contribuir para que o projeto de pesquisa não perca seu poder de resiliência e não se torne inadimplente. Essa tentativa de dar mais visibilidade ao processo contribui decisivamente para minimização de custos.