DMAIC – Fase Define

A fase Define é o primeiro passo do ciclo DMAIC e consistiu em alinhar o centro de acção do projecto com a estratégia do PNAEQ, sendo que o presente projecto foi seleccionado dentro de outras hipóteses de aplicação do Six Sigma.

Nesta primeira fase é necessário definir o principal problema e dar início ao desenvolvimento deste projecto pela definição e identificação de todas as informações e requisitos necessários, tendo em consideração a questão a ser resolvida.

O início do desenvolvimento deste processo passa assim pela reunião de toda a informação necessária para primeiramente enquadrar o problema a solucionar, pela definição da equipa de trabalho, compreensão do problema e processo inerente, assim como definir metas a alcançar. Para o efeito é realizado um Project Charter que compila em diagrama toda esta informação.

A Tabela 6.3 apresenta as principais atividades e as respectivas ferramentas a utilizar para o desenvolvimento desta fase do estudo de caso.

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Tabela 6.1 – Principais atividades e ferramentas utilizadas no estudo de caso, na fase Define.

Atividades desenvolvidas

Ferramentas utilizadas

Seleção do projecto

Descrição do problema do projecto seleccionado e definição da meta

 Project Charter

Definição:

 Equipa Six Sigma e respectivas

responsabilidades

 Possíveis restrições e suposições  Cronograma perliminar

 Project Charter

Definição do principal processo envolvido no projecto (determinação das entradas e saídas)

 SIPOC

6.2.1 Seleção do projecto

A presente Dissertação debruça-se sobre a avaliação do erro total na determinação do parâmetro do Sódio. Sendo que o objetivo primordial é melhorar a qualidade das medições dos laboratórios nacionais, tal como prevê os objetivos do PNAEQ, a escolha de qualquer parâmetro poderia ser viável. No entanto, tendo em conta o objetivo da Dissertação de Mestrado, seria demasiado extensivo abranger a totalidade dos parâmetros medidos. Pelo que, numa primeira abordagem optou-se pela escolha do parâmetro do sódio, pelo facto de ser uma preocupação no desencadeamento de patologias mais frequentes nos indivíduos, inclusivamente, o consumo de sal através da alimentação está na base da maioria dos problemas cardiovasculares.

O problema inerente neste projecto encontra-se no elevado valor do ET obtido pelos laboratórios participantes aquando da determinação do parâmetro do sódio. Para mitigar este problema, pela implementação da metodologia Six Sigma, pretende-se alcançar:

 Menor variabilidade nos resultados obtidos para o parâmetro do sódio nas medições laboratoriais;  Permitir a adopção de regras mais rigorosas e eficientes nas medições laboratoriais, diminuindo

os erros sistemáticos e aleatórios.

 Melhor qualidade nas medições laboratoriais;  Maior fiabilidade nos resultados obtidos;

 Mitigação de equívocos quanto a possíveis patologias nos indivíduos.

6.2.2 Problema do Projecto

Qualquer processo de medição, sem as devidas precauções, pode estar sujeito à influência de fatores externos e intrínsecos à amostra que podem falsear o resultado das medições, implicando pouca fiabilidade nos resultados obtidos. O desvio destes resultados em análises laboratoriais efectuadas a

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81 indivíduos pode significar a existência ou não de determinada patologia, podendo colocar em risco a sua saúde.

Um dos indicadores da qualidade do procedimento laboratorial é o cálculo do ET, cujos valores apresentados pela maioria dos laboratórios participantes alvo do estudo na determinação do parâmetro do sódio ultrapassam o valor de ET admissível de acordo com a tabela da AEFA (2005), disponível no Anexo A.2, dentro de outras tabelas existentes com as especificações da qualidade do ET. Constatou- se ainda, durante a recolha de informação dos laboratórios participantes, que a maioria não efectua o cálculo deste indicador.

6.2.3 Identificação e Declaração do Projecto – Project Charter

Para tornar toda a informação do projecto mais perceptível a todos os elementos da equipa Six Sigma, a mesma foi compilada num Project Charter, onde se encontram as principais características de identificação, desenvolvimento e planeamento do mesmo (ver Tabela 6.2).

Tabela 6.2 – Project Charter.

Informação geral do projecto

Nome do projecto Six Sigma aplicado ao erro total das medições laboratoriais

Instituição INSA - Instituto Nacional de Saúde Dr. Ricardo Jorge

Tipo de projecto Ciclo DMAIC

Produto/serviço Processo de Medição

Período Início 01/05/2013 Fim 10/2013

Equipa

Elemento pivot Sofia Rodrigues

Supervisor Global José Requeijo Coordenadora do projecto Ana Paula Faria Técnica superior de suporte Helena Correia Assistente técnica de suporte Cristina Brito

Descrição do problema, objetivos e meta

Missão do projecto

Avaliação e melhoria na performance dos laboratórios clínicos, reduzindo o número de erros associados às medições.

Descrição do Problema

Alguns laboratórios apresentam valor de erro total acima do erro total admissível entre o período de estudo de 2009 a 2012 e para além disso alguns laboratórios não apresentam a preocupação de calcular este indicador da qualidade.

Objetivo

Aplicação do Six Sigma sobre o parâmetro do sódio para avaliação do erro total.

A melhoria da performance das medições efectuadas pelos laboratórios é fundamental pois a variabilidade dos resultados pode indicar a existência ou não de uma patologia, pondo em causa a saúde dos indivíduos.

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Informação geral do projecto

Definição da Meta

Após a implementação das soluções de melhoria, espera- se atingir um nível sigma de 4 para o parâmetro do sódio.

Dados históricos do problema A.7 - Dados dos Laboratórios participantes de 2009 a 2012.

Restrições

Cada laboratório tem as suas condições de ensaio (equipamento, reagentes e calibradores).

Os Recursos Humanos.

Dificuldade de aceder aos dados de controlo interno de cada laboratório e ao modo como é determinado o erro total dos parâmetros.

Dificuldades em aplicar acções de melhoria em todos os laboratórios.

Definição do cliente do projecto e benefícios

Cliente Laboratórios participantes no PNAEQ, inscritos no

programa de Química Clínica.

Stakeholders

Todos laboratórios participantes no período de estudo das avaliações anuais do PNAEQ e as colaboradoras da unidade, relacionadas com o processo de medição.

Planeamento do projecto

Calendarização

(data término das fases DMAIC)

Define: 15/06/2013; Measure: 15/07/2013; Analyse: 31/08/2013; Improve: 15/09/2013; Control: 31/10/2013. (A.8 – Diagrama de Gantt)

6.2.4 Determinação das entradas e saídas do Processo: SIPOC

A determinação do ET é da responsabilidade de cada laboratório em virtude de se tratar de uma medida relativa às incertezas de medição, que tem em conta os erros sistemáticos relativamente à avaliação externa da qualidade e aos erros aleatórios que correspondem ao Controlo interno da qualidade.

Na construção do diagrama SIPOC, representado na Figura 6.1, tanto os fornecedores como os clientes foram considerados os laboratórios participantes, sendo eles os responsáveis pelo início do processo aquando da seleção do PNAEQ como entidade externa para realização da AEQ e, naturalmente, os seus clientes por beneficiarem de apoio na implementação de acções de melhoria com intuito de melhorar a performance laboratorial e minimizar o ET.

6 Estudo de Caso – Avaliação do Erro total do parâmetro do sódio 83 Supplier (Fornecedor) Inputs (Entradas) Process (Processo) Outputs (Sáídas) Customer (Cliente) Laboratórios participantes no PNAEQ, inscritos no programa de Química Clínica que inclui o parâmetro do sódio Amostras e respectiva documentação Relatório de avaliação da performance de cada laboratório participante (Relatório individual). Relatório de avaliação da comparação inter- laboratorial (Relatório geral). Laboratórios participantes no PNAEQ, inscritos no programa de Química Clínica que inclui o parâmetro do sódio.

Figura 6.1 – Diagrama SIPOC.