Enquanto instrumento de licenciamento ambiental, a preparação do EIA/RIMA envolve o momento de sua realização, a equipe dele encarregada e sua responsabilidade técnica, a definição do escopo e os critérios de elaboração do RIMA.
O EIA deve ser realizado por uma equipe técnica multidisciplinar, por exemplo: uma equipe de pesquisadores; uma empresa de consultoria; um grupo de trabalho formado por representantes do proponente, acrescida de especialistas em ciências ambientais contratados para esse fim e, em certos casos, de representantes credenciados da comunidade. De qualquer forma, é essencial que os estudos se realizem com isenção e objetividade, por profissionais tecnicamente capacitados, que assumam a responsabilidade pelos resultados. No sistema brasileiro, até o momento, essa equipe deve ser institucionalmente independente do promotor do projeto, o que, por si só, não basta para garantir a isenção dos resultados.
O escopo do estudo diz respeito aos fatores ambientais a serem considerados e ao grau de controle ambiental que se quer alcançar. A política ambiental e a respectiva legislação determinam as diretrizes gerais, como o faz a Resolução n.º 001/86. Os procedimentos, porém, devem especificar essas diretrizes, detalhando os critérios e os padrões ambientais a serem atendidos. Devem também prever os modos de se orientar detalhadamente a elaboração do EIA, preparando-se, caso a caso, os chamados "termos de referência", "formatos" ou "instruções técnicas", que devem incluir a forma e o conteúdo dos relatórios e os resultados esperados. A atividade técnica de preparação dessas instruções chama-se "definição do escopo".
Para cumprirem sua finalidade, os resultados dos estudos de impacto ambiental devem ser apresentados, para sua comunicação aos atores do processo, em forma de relatório, o RIMA. Esse relatório deve esclarecer, em linguagem corrente, todos os elementos da proposta e do EIA. Alguns sistemas de avaliação de impacto ambiental o denominam "resumo não técnico" (países membros da Comissão Econômica da Europa, Banco Mundial etc.), ou "relatório síntese" podendo às vezes incorporar também comentários e recomendações da equipe encarregada da revisão do estudo.
Uma das razões da ampla divulgação da avaliação de impacto ambiental, e do apoio que recebeu da sociedade, é o fato de promover a participação organizada. O envolvimento dos grupos sociais afetados pela proposta, das associações civis e do público em geral depende do grau de conscientização da sociedade quanto aos problemas e questões ambientais, do seu estágio de
organização e da existência de canais de comunicação entre a comunidade e a administração pública.
A participação da sociedade é fundamental, em todas as etapas do processo de avaliação de impacto ambiental, tendo sido gradativamente ampliada, principalmente nos países industrializados. Isto significa a contínua comunicação entre os órgãos governamentais encarregados de decidir sobre a realização de um projeto e as medidas de proteção ambiental a serem exigidas, os empresários e o público. Os mecanismos de participação devem propiciar: a divulgação das informações sobre o projeto; o acesso ao processo de licenciamento e ao estágio do licenciamento; a apresentação e a incorporação dos anseios e opiniões dos interessados; a livre discussão do projeto e de seus impactos ambientais; a informação sobre a decisão tomada; e o acompanhamento das conseqüências ambientais da efetiva implantação do projeto.
Os grupos sociais podem trazer informações bastante úteis ao órgão ambiental e aos demais participantes do processo, tanto sobre a situação da área a ser afetada pelo projeto, quanto a respeito de seus interesses ligados à proteção dos recursos naturais ou ao desenvolvimento da região, especialmente quando há incertezas ou dificuldades de avaliação de natureza subjetiva. A participação aumenta a confiança do cidadão nas decisões que serão tomadas, ao ver que as questões que formulou foram devidamente consideradas. Além disso, o processo de avaliação de impacto ambiental compromete os empresários e as autoridades governamentais que dele participam com as medidas de proteção ambiental. Por outro lado, a participação do público, se mal conduzida, pode introduzir questões alheias ao desenvolvimento do projeto, ocasionando atrasos em sua aprovação, com o conseqüente aumento dos custos.
Ao organizar a participação do público, os procedimentos necessitam levar em conta alguns fatores, de modo a promover o efetivo envolvimento dos grupos interessados, resguardando-se, porém, de suas desvantagens. A primeira questão é a identificação dos que podem vir a se interessar. Dependendo de suas características e das peculiaridades de sua área de influência, tem-se:
• Pessoas, associações de moradores, lideranças locais (igrejas, clubes de serviço), diretamente afetados pelo projeto, seja porque serão perturbados ou beneficiados com sua implantação; • Associações comerciais, empresários ou comerciantes, cujas atividades possam tirar proveito
da implantação do projeto;
• Associações ambientalistas de caráter geral ou dedicadas à defesa dos recursos ambientais da área a ser afetada;
• Associações científicas ou corporações profissionais interessadas nas questões técnicas suscitadas pelo EIA;
• Parlamentares ou políticos que representam a sociedade local (membros da Assembléia Legislativa ou das câmaras municipais);
• Representantes dos meios de comunicação de massa, importantes agentes de divulgação de informações sobre o projeto;
Outro aspecto refere-se às diferentes formas ou técnicas de participação, utilizadas nas diferentes fases do processo de avaliação de impacto ambiental:
• Questionários, aplicados aos moradores das vizinhanças da área de implantação do projeto;
• Pesquisas de opinião ou de vizinhança;
• Formação de grupos de representantes para acompanhamento do processo ou do EIA; • Reuniões com pessoas ou grupos sociais para esclarecimentos sobre questões ou
pontos de seu interesse específico;
• Seminários técnicos para discussões de temas relevantes tratados no EIA; • Audiências públicas;
• Votação ou plebiscito.
Quanto às indicações das normas legais, o envolvimento dos grupos sociais afetados e do público em geral, começou a ser introduzido nos sistemas de licenciamento por determinação da Lei n.º 6.938, de 31.08.81, que diz em seu artigo 10, parágrafo primeiro: "Os pedidos de licenciamento,
sua renovação e a respectiva concessão serão publicados no jornal oficial do Estado, bem como em um periódico regional ou local de grande circulação". Este dispositivo foi regulamentado
pela Resolução n.º 006, de 24.01.1986, do CONAMA, que aprovou os modelos de publicação dos pedidos de licença ambiental.
Por sua vez, o Decreto n.º 88.351, de 01.06.83, no parágrafo 3.º do artigo 18, estabelece que "Respeitada a matéria de sigilo industrial, assim expressamente caracterizada a pedido do
interessado, o RIMA, devidamente fundamentado, será acessível ao público". Já a Resolução n.º
001/86 orienta para que cópias do RIMA sejam remetidas aos órgãos governamentais que manifestarem interesse ou tiverem relação direta com o projeto, para conhecimento e comentários. Indica ainda que outras cópias estarão disponíveis aos interessados nos centros de documentação e bibliotecas do IBAMA e do órgão ambiental do Estado e no município, durante o período de análise técnica do EIA, e prevê que se determine prazo para o recebimento de comentários dos órgãos públicos e dos demais interessados. Abriu também a possibilidade de serem organizadas audiências públicas, sempre que se julgar necessário, para informações sobre o projeto e seus impactos ambientais, discussão do RIMA e recolhimento de críticas e sugestões, o que foi regulamentado pela Resolução n.º 09, de 3.12.87 (publicada somente em 05.07.90), do mesmo conselho. A Constituição Federal de 1988 consagrou o princípio da divulgação do EIA, reiterado pelas Constituições da maioria dos Estados.