As actividades embrionárias que estão na génese da integração do Repositório do IPV no SARI são as referentes à definição do design e sua estrutura organizacional. Conforme o mencionado anteriormente, o IPV apenas definiu como pretendia que o RI ficasse mas quem procedeu à respectiva instalação, configuração e gestão do RI foi o RCAAP.
O design engloba o arranjo gráfico, layout, etc., sendo de igual modo definido quais as informações e contactos a disponibilizar ao utilizador na página inicial do RI. Estas configurações estão muito dependentes das parametrizações permitidas pelo software DSpace, pelo que todos os RI alojados no SARI têm as mesmas semelhanças devido a não existir muita margem de manobra para a sua global transformação (Figura 21). Nesta fase inicial, o IPV também procedeu à criação de um logótipo para garantir a identificação e uma melhor visibilidade do RI.
Figura 21 – Website do Repositório do IPV (IPV, 2011)
Das poucas alterações efectuadas, foi possível colocar o logótipo, mensagem aos utilizadores e colocar em termos de destaques, ligações ao OPAC das bibliotecas das unidades orgânicas do IPV e outras hiperligações externas à instituição. Encontra-se disponíveis recursos RSS, serviços de estatísticas e de ajuda do RI para a comunidade que pretenda tirar mais proveito dos serviços prestados. O interface também permite a
Alberto Rodrigues 86
modificar a língua de apresentação dos conteúdos que em muito potencia a utilização do RI por parte de comunidades estrangeiras. Todos estes serviços encontram-se disponíveis porque o RCAAP desenvolveu addons que poderão ser integrados na plataforma DSpace de modo a proporcionar tais serviços de valor acrescentado para toda a comunidade.
A estrutura do Repositório do IPV apresenta-se dividida por comunidades e respectivas colecções de modo a reflectir a estrutura orgânico-funcional da instituição e a respectiva produção científica afecta a tais comunidades, tendo sido, de igual forma, criadas comunidades referentes a certas actividades de âmbito institucional. Neste âmbito, ficou delineado a seguinte estrutura de comunidades:
Centro de Estudos em Educação, Tecnologia e Saúde
Escola Superior Agrária de Viseu, com as respectivas sub-comunidades:
Departamento de Ecologia e Agricultura Sustentável; Departamento de Indústrias Alimentares; Departamento de Zootecnia, Engenharia Rural e Veterinária; Secção de Matemática e Informática;
Escola Superior de Educação de Viseu, com as respectivas sub-comunidades:
Departamento de Ciências da Linguagem; Departamento de Ciências do Desporto e Motricidade; Departamento de Ciências Exactas e Naturais; Departamento de Comunicação e Arte; Departamento de Psicologia e Ciências da Educação;
Escola Superior de Saúde de Viseu, com as respectivas sub-comunidades:
Unidade de Enfermagem da Criança e do Adolescente; Unidade de Enfermagem da Reabilitação; Unidade de Enfermagem de Saúde Mental e Psiquiatria; Unidade de Enfermagem de Saúde Pública, Familiar e Comunitária; Unidade de Enfermagem Materna, Obstétrica e Ginecológica; Unidade de Enfermagem Médico-Cirúrgica;
Escola Superior de Tecnologia e Gestão de Lamego, com as respectivas sub-
comunidades: Departamento de Gestão, Administração e Turismo; Departamento de Humanidades e Ciências Sociais; Departamento de Tecnologia, Informação, Comunicações e Ciências Fundamentais;
Escola Superior de Tecnologia e Gestão de Viseu, com as respectivas sub-
comunidades: Departamento de Ambiente; Departamento de Engenharia Civil; Departamento de Engenharia de Madeiras; Departamento de Engenharia Electrotécnica; Departamento de Engenharia Mecânica e Gestão Industrial; Departamento de Gestão; Departamento de Informática; Departamento de Matemática;
Repositórios Institucionais de Acesso Livre: estudo de produção e uso | Capítulo 4
Alberto Rodrigues 87
Teses e Dissertações (para autores, que embora não tendo uma directa ligação com
a instituição, possam colocar os resultados de sua investigação em livre acesso) Com excepção da Revista Millenium, que tem unicamente uma colecção de artigos, e da comunidade Teses e Dissertações, que apresenta uma colecção de teses e dissertações, todas as comunidades poderão congregar variadíssimas colecções de documentos, desde artigos, dissertações, teses, livros, comunicações, etc.
Desde a criação do repositório têm sido promovidas acções de sensibilização para a comunidade de professores das escolas superiores do IPV de modo a explicar como funciona o RI, como proceder ao auto-arquivo e os inerentes benefícios do acesso livre para toda a comunidade académica.
Esta estrutura de comunidades e colecções é intrínseca à plataforma DSpace e tem como primordial objectivo, organizar e gerir esta estrutura de acordo com as necessidades dos seus utilizadores, bem como da própria instituição visto ser possível definir regras e procedimentos de modo a agilizar todo o processo de gestão de cada comunidade e colecção (RCAAP, 2011b). O gestor do repositório poderá definir políticas de permissões a cada comunidade e colecção, bem como a nível de um registo, podendo nas colecções adicionar grupos com permissões de depósito. Neste nível de gestão os workflows desempenham um papel vital pois através das permissões estabelecidas a cada comunidade ou colecção, serão definidas as respectivas acções e fases processuais de tratamento dos arquivos depositados, de acordo com o grau de complexidade atribuído a cada comunidade ou colecção (Ibidem). Contudo, as parametrizações dos workflows poderão processar-se sobre duas formas: workflow simples, “que consiste que consiste no depósito de um documentos que depois é aprovado por um superior hierárquico ou alguém a quem foi atribuída essa função no seio de um grupo. […] Em alguns casos, o workflow não tem qualquer tipo de validação, sendo que após o auto-arquivo, o documento fica automaticamente disponível”; e o workflow complexo, que “inclui normalmente vários passos distintos até o documento ficar disponível publicamente. Desses passos podemos destacar: Aprovação por pares, Edição de Metadados (ao nível dos Serviços de Documentação) Aprovação Final de um coordenador, etc.” (Ibidem). Pode-se entender o workflow complexo como um meio de refinamento da qualidade dos metadados e do próprio documento depositado, onde caso não se enquadre nos padrões definidos, será rejeitado.
Consequentemente, as comunidades criadas no Repositório do IPV visam a diferenciação departamental afecta a cada autor (docente), para possibilitar a criação de
Alberto Rodrigues 88
políticas e mecanismos de auto-controlo na submissão dos documentos digitais por auto- arquivo e a respectiva validação dos metadados. Estas comunidades são actualmente administradas pelo gestor do repositório, mas futuramente, cada comunidade irá ter um coordenador, que será delegado pelo gestor do repositório, e ficará com a responsabilidade das permissões dos depositantes e das definições das workflows. Sempre que haja algo a tratar, o gestor entra sempre em contacto com o coordenador da comunidade. Os autores para se tornarem membros da comunidade terão de efectuar o registo através da página inicial do RI, bastando clicar no link “Área Pessoal” e depois no link “Utilizador novo? Clique aqui para de registar”, onde, posteriormente, é solicitado a indicação do correio electrónico e ao validar, ser-lhe-á enviado uma mensagem que contém um URL especial (token), no qual deverá entrar e proceder ao respectivo registo. Aquando do registo, o autor preenche um conjunto de campos obrigatórios (nome e indicação da password), que após a validação dos dados terá acesso à sua conta no repositório como simples utilizador (com utilização restrita), passando a disponibilizar do serviço de alertas das colecções. No entanto, para poder submeter por auto-arquivo os documentos digitais terá de enviar um e- mail ao administrador do repositório, indicando a comunidade e colecção em que pretende ingressar/depositar, e só após a aceitação e validação é que terá permissões para proceder ao depósito.