Etapas de documentação

A partir do momento em que a peça dá entrada no Museu inicia-se a sua documentação, com a criação do processo de peça constituído por diferentes documentos, abaixo enumerados.

5.1.1. Tipos de documentação

Dentro da gestão da colecção do Museu entende-se por documentação o processo de guardar informação sobre cada peça.

A documentação de entrada da peça no Museu deve ser usada em todos os casos de incorporação de peças.

5.1.1.1 Recibo de Entrega

O Recibo de Entrega, conforme modelo anexo, será preenchido em duplicado, sendo o original arquivado no processo da peça e o duplicado entregue ao anterior proprietário.

4 _{HOLM, A. Stuart — Facts and Artefacts, how to document a museum collection. Cambridge: The Museum}

No Livro de Inventário Geral a peça assume uma identidade própria, sendo-lhe atribuído um número de inventário definitivo, além do registo do número provisório que lhe foi atribuído aquando da entrada no museu.

O Livro de Inventário Geral deve ser preenchido manualmente de modo a evitar a adulteração dos dados. Todas as folhas devem ser numeradas de forma sequencial e rubricadas pelo responsável do Museu, assegurando a verificação dos dados introduzidos.

O Livro de Inventário Geral deverá contemplar a seguinte informação: - Número de entrada do objecto no museu

- Número de inventário definitivo - É atribuído um n.º sequencial à peça que será único e intransmissível.

- Data de entrada no livro;

- Identificação do anterior proprietário ou Depositário (nome e morada);

- Data e tipo de incorporação (no caso de depósito indicar a data de cessão do mesmo; e indicar o preço no caso de compra);

- Denominação do objecto, descrição sumária e historial da peça; - Localização inicial;

- Estado de conservação.

- Observações e/ou notas relevantes. 5.1.1.3 Livro de Saída

O registo dos movimentos da peça ajuda a ter consciência da sua localização, controlando todos os movimentos da peça que, por algum dos motivos abaixo enumerados, se encontram fora do Museu. O Livro de Saída deve ser preenchido manualmente de modo a evitar a adulteração dos dados. Todas as folhas devem ser numeradas de forma sequencial e rubricadas pelo responsável da colecção, assegurando a verificação dos dados introduzidos.

O preenchimento do Livro de Saída deve ser feito quando a peça deixa o museu 5 nas seguintes situações:

- Empréstimos a título individual ou institucional;

- Tratamentos de conservação e restauro realizados fora do Museu; - Caso de furto (neste caso é feita retrospectivamente);

- Transferência de uma peça devido a incêndio, infestação ou limpeza; - Perda acidental da peça.

5 _{HOLM, A. Stuart — Facts and Artefacts, how to document a museum collection. Cambridge: The Museum}

Deve ser incluída no Processo da Peça toda a documentação relacionada com a mesma,

nomeadamente a investigação realizada e os elementos necessários à sua correcta interpretação, avaliação e apresentação. Este processo, individual, é fundamental para o conhecimento da peça 6.

No Processo da Peça devem ser incluídos: - Cópia do Contrato de Incorporação; - Cópia do Recibo de Entrega;

- Cópia da Folha, relativa à peça, do Livro de Inventário - Cópia da Ficha de Inventário;

- Cópia da documentação de saída relativa aos movimentos da peça; - Elementos relativos à história da peça;

- Documentação reunida durante a investigação da peça;

- Descrição das acções de conservação preventiva e/ou restauros efectuados;

- Documentação relativa a exposições em que a peça participou (folhetos, catálogos, fotografias, etc.);

- Cópia da bibliografia consultada no decorrer da investigação e referência a outra bibliografia especializada.

5.1.2 Inventário

Entende-se por inventário «… a relação mais ou menos exaustiva de todos os objectos que

constituem o acervo próprio da instituição, independentemente do seu modo de incorporação …»7 e que estão registados no sistema de documentação do Museu.

O registo de informação deve ser efectuado informaticamente, o que não dispensa a existência de registos impressos actualizados. Tal como se encontra descrito na Lei Quadro dos Museus

Portugueses8, o Museu deve ter obrigatoriamente para cada peça um registo informático na base de dados do museu, com cópia actualizada de forma sistemática em CD, independentemente da modalidade de incorporação.

O processo de inventário da colecção do Museu é composto pelas seguintes fases:

6 _{PEREIRA, Fernando António Baptista — Museus de Arte. In ROCHA-TRINDADE, Maria Beatriz – “Iniciação à}

museologia”. Lisboa: Universidade Aberta, 1993, p. 119.

7 _{INSTITUTO Português de Museus – Normas Gerais de Inventário: Artes Plásticas e Artes Decorativas. Lisboa:}

Tipografia A. Coelho Dias, 2000, p. 15.

Sendo um elemento indispensável para a sua identificação, sobretudo no caso em que na mesma colecção coexistam objectos semelhantes ou mesmo formalmente idênticos, o número de inventário visa a rápida e eficaz identificação da peça, bem como fornece uma permanente identidade da mesma com toda a informação a seu respeito.

O número de inventário nunca deverá ser duplicado.

O número de inventário a adoptar será formado pela sigla do Museu, o ano de registo da peça no Inventário, colocado entre pontos e, finalmente, o número desta peça dentro da colecção - número sequencial com 5 dígitos.

Exemplo. MCHP.2007.00043

No caso de se tratar de um conjunto, mantém-se um só número de inventário para todo o conjunto, que será repetido para cada um dos elementos constitutivos, sendo estes numerados

sequencialmente e separados do número de raiz por meio de barra (/). Ex. MCHP.2007.00205/2

Relativamente aos pares e outras peças compósitas, adopta-se um só número de inventário comum aos dois elementos do par, seguido das letras a), b), c), etc.

Ex. MCHP.2007.00146a 5.1.2.2 Marcação provisória

Sempre que autorizado pelos serviços respectivos, as peças deverão ser marcadas provisoriamente por meio de etiqueta de papel amovível com o respectivo número de inventário.

5.1.2.3 Registo multimédia

Deverá ser feito um registo fotográfico da peça e dos seus pormenores e uma cópia da imagem fotográfica acompanhará o processo da peça. As imagens deverão estar agrupadas numa pasta da directoria da base de dados, devendo ser marcadas com o número de inventário da peça.

Neste tipo de colecções para além do registo fotográfico poderá ainda existir um registo de vídeo ou multimédia para uma melhor apresentação da peça e funcionamento da mesma.

É igualmente importante registar o nome do autor da imagem ou vídeo, tendo em vista a preservação dos direitos de autor.

A longo prazo todas as peças deverão ser marcadas de forma definitiva com o respectivo número de inventário, com excepção das peças em depósito, cuja marcação deverá ser sempre provisória. O método de marcação utilizado deverá ser reversível, respeitando a integridade da peça. A marcação deve ser feita em local acessível mas sem afectar a leitura da peça, evitando zonas frágeis, amovíveis, porosas e expostas a maior atrito.

Deve-se adoptar, para uma série de objectos do mesmo tipo, o mesmo lugar, o que facilitará a procura. No caso de peças compósitas, cada elemento do conjunto deve ter a sua própria marcação. A técnica de marcação varia segundo a matéria e a natureza dos objectos. No caso dos metais, madeiras, vidros e plásticos a marcação deve ser realizada sobre uma zona limpa onde se aplicou previamente uma camada de paraloide B-72. Em seguida, o número escrito com tinta-da-china (preta ou branca consoante a cor da peça), deverá ser protegido com outra camada de verniz.

No caso dos objectos de carácter têxtil o número deverá ser inscrito numa fita de nastro,

posteriormente cosida no interior a uma das ourelas da peça, preferencialmente sobre a costura, de modo a que os pontos não sejam visíveis pelo exterior.

5.1.2.5 Preenchimento da ficha de inventário

O Museu utiliza o software In Arte Premium concebido pela empresa Sistemas de Futuro.

Visando a organização lógica dos campos de informação a ficha de inventário pode-se considerar que a mesma se encontra subdividida nos seguintes grupos grupos.

I) O primeiro diz respeito à caracterização geral da peça - informações genéricas - que estamos a