Fóruns de Tomada de Decisão

A Governança de TI tem que ser exercida em todos os níveis da organização e devem ser estabelecidos fóruns de decisão adequados conforme Figura 4.12.

Figura 4.12 – Fóruns de decisão de TI

Público Alvo Fórum de Decisão de Governança de TI

Nível Estratégico Diretores Comitê Executivo

Nível Tático Gerentes Comitê Gerencial, Grupo

Executivo de TI Nível Operacional Supervisores e Colaboradores Grupo de Usuários

Fonte: Adaptado de RODRIGUEZ; FERRANTE (2000).

Faz-se necessário definir a composição do comitê executivo, comitê gerencial, grupo executivo de TI e grupo de usuários. Estabelecer a freqüência de reunião e o fluxo da tomada de decisão desde o grupo de usuários até o nível de diretoria da empresa. Segundo Rodriguez; Ferrante (2000), um dos grandes objetivos da organização de tecnologia da informação é a prestação de serviços para os clientes internos da organização. Então, qual será a melhor

forma de satisfazer as necessidades dos clientes internos? A regra geral é focar, sempre, nas necessidades relativas aos processos de negócio, e não nas preferências pessoais de um representante dos clientes. Isto, entretanto, não é uma tarefa simples à medida que pode se tornar uma fonte de conflitos. Uma solução mais efetiva para evitar estes conflitos é a formação de comitês para debater e definir prioridades e atribuições dos grupos de tecnologia da informação e os seus clientes (LANE et al., 2004):

• Comitê Executivo: Principal fórum de decisão da empresa (formado por diretores), o relacionamento do CIO com este fórum proporciona:

− Conhecer o processo decisório da empresa.

− Tomar conhecimento das principais decisões de negócios, definição de estratégias e as principais prioridades da direção da empresa.

− Um veículo para apresentar o andamento de projetos estratégicos de TI. − Alinhar as estratégias de TI com as diretrizes estratégicas da empresa.

− Acesso para o CIO solicitar aprovação para investimentos e despesas de projetos estratégicos.

− Possibilita ao CIO um canal de comunicação para prover educação e orientação ao nível executivo de tópicos da gestão estratégica de TI que tenha impacto na gestão, nos processos de negócios ou na estrutura organizacional. − Um fórum de aprovação final do Plano Estratégico da Tecnologia da

Informação e do modelo de Informação e processos de negócios.

− Um fórum de aprovação dos critérios de priorização e seleção de projetos. − Um fórum para aprovação do portfólio de projetos de TI.

• Comitê de Gerenciamento da Informação: Este comitê deve ser formado pelo executivo principal da área de tecnologia da informação e os principais gerentes dos processos, sob a coordenação do CIO, deve possuir as seguintes responsabilidades:

− Definição da alocação dos recursos e prioridades dos projetos, considerando os objetivos estratégicos e táticos da organização.

− Análise dos processos, buscando a sua simplificação e integração, de forma a otimizar os resultados globais da organização.

− Definição de alianças e acordos de níveis de serviço com os gerentes dos processos de negócio.

− Redefinição de direcionamento e estratégias, em função dos resultados alcançados e eventuais mudanças de cenário interno e externo.

− Definição de políticas, padrões e procedimentos da área de tecnologia de informação, para toda a organização, baseados na arquitetura tecnológica a ser implantada e nas recomendações dos Clientes e Fornecedores.

− Aprovação do plano anual de TI e os critérios de acompanhamento, controle e administração do portfólio de projetos de TI.

− Aprovação em nível gerencial do Plano Estratégico de Tecnologia da Informação e do Plano de Informação e Processos de Negócios.

− Aprovação de padrões globais e arquitetura de tecnologia da informação. − Aprovação do portfólio de sistemas de informações.

− Aprovação das políticas, normas e procedimentos de segurança de informações e do plano de continuidade de negócios.

• Grupo Executivo de TI: Formado pelos executivos seniores da tecnologia da informação da empresa e é responsável, juntamente com o CIO, pela gestão estratégica de TI e pela gestão dos bens de informação e dos recursos de tecnologia.

− Canal de comunicação do CIO e os executivos de TI seniores da organização. − Fórum de discussão e de comunicação dos executivos das áreas da TI.

− Canal de comunicação do CIO com a organização geral de tecnologia da informação.

− Elaboração do plano estratégico de TI e do modelo de informação e processos de negócio.

− Definição do plano anual de TI.

− Administração do portfólio de projetos.

− Definição de padrões globais e arquitetura de tecnologia da informação. − Definição do portfólio de sistemas de informações.

− Definição das políticas, normas e procedimentos de segurança de informações e do plano de continuidade de negócios.

− Exercício e disseminação do modelo de governança de TI.

− Definição da organização de TI, papéis, atribuições e responsabilidades. • Grupo de Usuários de TI: Este comitê deve incluir representantes de todas as áreas

usuárias dos recursos de informação, fornecedores de informações e gerentes de infra-estrutura e redes, sob a coordenação dos usuários. O comitê deve ser secretariado por um profissional da área de TI. As principais responsabilidades deste comitê segundo Rodriguez; Ferrante (2000) são:

− Definição da alocação de recursos no nível operacional, baseado na orientação geral fornecida pelo Comitê Executivo.

− Formulação de procedimentos e padrões operacionais da área de TI. − Avaliação dos requisitos de treinamento para a Função Informação.

− Avaliação e verificação do cumprimento dos diferentes níveis de acordo de serviço estabelecidos com a área de tecnologia de informação.

− Avaliação dos resultados, para eventuais revisões dos procedimentos e padrões estabelecidos. Um canal de comunicação com gerentes seniores para educação e orientação em tópicos de gestão da tecnologia da informação.

Weil; Ross (2004) apresentam um esquema de fóruns de decisão que numa organização global precisam ser estruturados para implementar um modelo efetivo de governança de TI, eles ressaltam também qual o comportamento desejável e aquele que é indesejável para cada um dos grupos apresentados na Figura 4.13.

Figura 4.13 – Mecanismos de Grande Impacto, mas Desafiadores

Mecanismos Objetivos Comportamentos desejáveis Comportamentos

Indesejáveis observados

Comitê executivo e da alta gerência

Visão holística do negócio, inclusive da TI

Administração contínua, incorporando a TI

TI ignorada Comitê de arquitetura Identificar tecnologias e

padrões estratégicos – e impô-los?

Tomada de decisões de TI orientada ao negócio

Atrasos e polícia da TI

Equipes de processos com membros de TI

Ter uma visão dos processos usando a TI (e outros ativos) com eficácia

Administração fim -a-fim de processos)

Estagnação de habilidades funcionais e infra -estrutura de TI fragmentada Orçamentos e aprovação de investimento de capital Considerar a TI como um outro investimento de negócios

Investime nto prudente em TI abordagens diferentes para diferentes tipos de investimento

Paralisia pela análise Projetos pequenos, para evitar a aprovação formal Acordos de nível de serviço Especificar e mensurar os

serviços de TI

Oferta e demanda profissionalizadas

Administração pelo SLA, e não pela necessidade do negócio

Cobrança reversa Recuper ar os custos de TI do negócio

Uso responsável da TI Argumentos sobre as cobranças e queda na demanda

Rastreamento formal do valor de negócio da TI

Mensurar investimentos em TI e sua contribuição para o valor de negócio, usa ndo frequentemente balanced

scorecard

Tornar transparentes: metas, benefícios e custos

Separação entre a TI e os demais ativos. Enf oque no dinheiro, e não no valor

Fonte: WEIL; ROSS (2004).