Facturação Electrónica

Com a generalização do uso das tecnologias da informação e comunicação a utilização da Factura Electrónica assume um papel preponderante, sendo essencial analisar os seus impactos em sede de IVA.

Num ambiente de plena sociedade da informação, onde facilmente e com poucos custos se consegue aceder a mercados até há algum tempo inalcançáveis, as transacções imateriais são hoje uma realidade. Perante isto e tendo em conta os enormes custos do cumprimento das obrigações de facturação no formato tradicional levou a que se tornasse pertinente o desenvolvimento de um novo mecanismo que possibilitasse uma desmaterialização da factura com recurso às novas tecnologias.

Por conseguinte, a desmaterialização da factura afigura-se como essencial tanto para as empresas como para o Estado, representando também um importante incremento para o comércio electrónico.

Ao longo do tempo o uso da Facturação Electrónica tem vindo a assumir um papel cada vez mais importante, sendo já uma realidade na Europa. De acordo com o estudo realizado pela SERES115, 12 em cada 100 empresas espanholas já utilizam esta nova modalidade de facturação, embora a regra continue a ser o uso da factura em papel.116

Todavia, o mesmo estudo refere ainda que Espanha é o país que mais facturas electrónicas emitiu, sendo os principais receptores dessa documentação Portugal com 63%, França com 17% e Itália com 9%.

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SERES S.A é um empresa com presença em Espanha, França, México, pioneira no Sistema de Intercâmbio de Dados (EDI), com mais de 16 anos de experiência no sector. Retirado do site http://www.seres.es/empresa_descubre.php consultado a 10 de Abril de 2007.

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De acordo com notícia publicada na página

O custo de uma factura em papel é de 0,76 € enquanto que o custo da mesma factura em formato digital é apenas de 0,06 €, o que permite uma poupança de 0,70 €, o que é bastante considerável.117

A facturação electrónica pode poupar às empresas cerca de 75% dos actuais custos com a facturação em papel. Ao nível do custo do investimento necessário para implementar o sistema de facturação electrónica verifica-se que ele depende da dimensão da empresa e no caso de empresas de pequena e média dimensão rondará os 500€, o que permite concluir que a poupança conseguida com esse novo sistema compensa, em larga escala, o investimento realizado.118

O uso da factura electrónica traz consigo inúmeros benefícios quando comparada com a factura tradicional em formato papel e perante a nova realidade de um mundo global dominado pela comunicação digital, ela passa a ser a regra e não a excepção.

Ao nível económico implica uma redução de custos, pois reduz os custos de envio, o espaço físico necessário para o seu armazenamento, reduzindo ainda o tempo de cobrança levando a uma melhoria do cash flow e permitindo ainda uma melhor planificação financeira.

Com a facturação electrónica o fornecedor tem a garantia que as facturas são recepcionadas pelo destinatário, não podendo este à posteriori vir dizer que não a recebeu. Por outro lado, é ainda facilitado o acesso e simplificado o controlo ao destinatário.

Este tipo de facturação permite obter também uma optimização ao nível dos processos, reduzindo erros humanos e potenciando uma melhor afectação de recursos humanos. Apresenta também vantagens ambientais bastante consideráveis, permitindo uma redução do consumo de papel, de tinteiros, toners, o que vai de encontro às preocupações actuais com o meio ambiente.

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De acordo com os dados disponibilizados na página da empresa SERES http://www.e- factura.net/facturacion_que_es_beneficios.php consultado a 10 de Abril de 2007.

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De acordo com notícia publicada, “Factura electrónica reduz despesa” in http://sol.sapo.pt/PaginaInicial/Economia/Interior.aspx?content_id=2961consultada a 09-11-2006.

Assim, com o recurso a este novo tipo de facturação presta-se um serviço mais rápido, eficiente, inovador e desmaterializado.

No entanto, este tipo de facturação também pode colocar algumas questões específicas relacionadas, por um lado, com o conhecimento, por vezes bastante deficiente, de quais as tecnologias a utilizar e de todos os processos técnicos e científicos que estão na sua base e, por outro, com o receio de falta de segurança dos suportes electrónicos.

A facturação electrónica pode, então, ser emitida e recebida por sistemas de gestão sem que para tal exista necessidade de qualquer intervenção humana e evita a chamada microfilmagem dos documentos, que consiste na digitalização de todos os documentos a fim de estarem disponíveis em formato digital.

O uso da Facturação Electrónica acaba por ser o caminho natural para a simplificação e melhoria dos processos, constituindo um incentivo ao recurso às novas tecnologias e prepara as empresas e administração pública para uma crescente desmaterialização das relações estabelecidas com os seus parceiros, passando a constituir uma rotina diária o uso da Internet e das suas potencialidades.119

Assim, a factura electrónica vem fortalecer o negócio electrónico uma vez que simplifica os procedimentos, as relações empresariais, contribuindo para uma maior celeridade e transparência nas transacções comerciais (PIZARRO, 2005:13).

As facturas constituem, desde logo, documentos de enorme relevância tanto do ponto de vista comercial como fiscal. No caso das facturas tradicionais emitidas em papel recorre-se a um conjunto de práticas de gestão para proceder ao seu tratamento, mas perante a sua substituição por informação electrónica, surgirão indubitáveis receios e incertezas perante uma realidade, para muitos, desconhecida. Assim, todas essas hesitações e dúvidas poderão constituir, numa primeira fase, obstáculos à sua utilização e ao aproveitamento das suas potencialidades.

119

Cfr. “Guia da Factura Electrónica”, UMIC, p.5, 200?, disponível em http://www.aliancadigital.pt/guia_factura_electronica_UMIC_25_Out_06.pdf

Tendo em vista criar todas as condições necessárias para promover a expansão do uso do comércio electrónico, e para incentivar o uso da facturação electrónica foi elaborado um quadro legal que estabeleceu desde logo a equiparação entre factura electrónica e factura tradicional dando uma maior segurança aos seus utilizadores e incentivando o seu uso.120 Com o normativo em vigor, DL 256/2003 e com a Directiva que está na sua origem, visa- se, por um lado, criar uma lista harmonizada dos elementos obrigatórios que devem constar das facturas que são emitidas por sujeitos passivos de imposto e por outro, definir novas regras relacionadas com a sua elaboração, arquivamento, conservação e modo de transmissão. Com este novo quadro legislativo permite-se ainda o recurso aos mecanismos de “auto-facturação”, por um lado, e de facturação por parte de terceiros, por outro.

Estes normativos, mediante os desenvolvimentos tecnológicos verificados e relativamente às facturas electrónicas vêem estabelecer regras genéricas no que se refere à sua transmissão e conservação, deixando pendente para ser alvo de regulamentação especial as especificações de natureza informática e técnica. Esta regulamentação especial foi aprovada em 31 de Agosto de 2006 pelo Conselho de Ministros, mas apenas entrou em vigor com a publicação do Decreto-Lei n.º196/2007, de 15 de Maio, que veio assim regular as condições técnicas para a emissão, conservação e arquivamento das facturas ou documentos equivalentes emitidos por via electrónica, nos termos do CIVA.121

Num contexto mais abrangente, esta medida visa promover a modernização e dinamização das empresas, por um lado, abrindo novos horizontes como a desmaterialização dos

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O primeiro normativo nacional sobre esta matéria surgiu em 1999, com a aprovação do Decreto-Lei n.º 375/99, de 18 de Setembro, que veio estabelecer a equiparação entre a factura emitida em suporte papel e a factura electrónica. Mas na sequência da aprovação a nível comunitário da Directiva 2001/115/CE do Conselho, de 20 de Dezembro, que veio alterar a Directiva 77/388/CEE, também conhecida como a Sexta Directiva do IVA, e que tem como objectivo simplificar, modernizar e harmonizar as condições aplicáveis à facturação em matéria de IVA, foi aprovado em 2003 o Decreto-Lei n.º 256/2003, de 21 de Outubro, que veio transpor para o normativo nacional a referida Directiva. Este Decreto –Lei apenas entrou em vigor em 1 de Janeiro de 2004 e com ele revogou-se toda a legislação anterior, ou seja, a Portaria n.º 52/2002, de 12 de Janeiro, o Decreto-Lei 375/99, de 18 de Setembro e o Decreto Regulamentar n.º16/2000, de 2 de Outubro. Cfr. o art.6º do DL 256/2003. Daqui deriva uma legislação fiscal mais simplificada relativamente à utilização da facturação electrónica.

Em 2005, foi determinada a adopção do sistema de facturação electrónica pelos serviços e organismos da Administração Pública através da Resolução do Conselho de Ministros n.º 137/2005.

121

De acordo com o Comunicado do Conselho de Ministros de 31 de Agosto de 2006 consultado em http://www.primeiro-

ministro.gov.pt/Portal/PT/Governos/Governos_Constitucionais/GC17/Conselho_de_Ministros/Comunicados _e_Conferencias_de_Imprensa/20060831.htm a 10 de Abril de 2007.

sistemas de facturação e, por outro, da administração tributária facilitando a introdução de novos procedimentos de controlo.122

O principal objectivo desta legislação é fomentar o uso generalizado da factura electrónica, visando a simplificação dos procedimentos, evitar encargos excessivos para os sujeitos passivos e criar um clima de certeza e segurança jurídicas.

Uma Factura constitui um documento comercial cuja emissão é, em regra, obrigatória para todos os transmissores de bens ou prestadores de serviços que sejam sujeitos passivos de IVA, sendo um elemento fulcral para efeitos de IVA uma vez que “confere aos

adquirentes dos bens ou aos destinatários dos serviços um direito de crédito perante o Estado, que se consubstancia no exercício do direito à dedução do imposto nela incorporado” 123. Mas para que se possa beneficiar dos direitos atrás referidos é essencial

que a factura ou documento equivalente se encontre passado de acordo com a forma legal exigida, devendo para tal cumprir os requisitos que se encontram mencionados no art.º35 do CIVA.

Por Documentos Equivalentes às facturas, de acordo com o Código do IVA, consideram-se “os documentos, e no caso da facturação electrónica, as mensagens que, contendo os

requisitos exigidos para as facturas, visem alterar a factura inicial e para ela façam remissão”.124

Por Factura Electrónica entende-se um documento comercial semelhante ao tradicional mas em formato electrónico, ou seja, desmaterializado, sem existência física. A factura electrónica é equivalente à factura em formato papel, desde que cumpra, por um lado, os requisitos que são obrigatórios para qualquer tipo de facturas e, por outro, as condições exigidas por lei de modo a garantir a autenticidade da sua origem e a integridade do seu conteúdo.125 Assim, para garantir a autenticidade da sua origem e a integridade do seu

122

Cfr. consta do DL 196/2007, de 15 de Maio. 123

Cfr. “Guia da Factura Electrónica”, UMIC, p.9, 200?, disponível em http://www.aliancadigital.pt/guia_factura_electronica_UMIC_25_Out_06.pdf

124

Cfr. art.º 28 nº. 13 do CIVA. 125

Cfr. “Guia da Factura Electrónica”, UMIC, p.9, 200?, disponível em http://www.aliancadigital.pt/guia_factura_electronica_UMIC_25_Out_06.pdf

conteúdo recorre-se ao mecanismo da Assinatura Electrónica Avançada ou ao Sistema de Intercâmbio Electrónico de dados, vulgo EDI126 (Electronic Data Interchange).

Com o DL 256/2003 foi introduzido o n.10 ao art.º 35 do CIVA onde se define claramente o uso da factura electrónica embora condicionado à prévia autorização por parte do destinatário da mesma e se refere implicitamente a sua equivalência à factura em papel, assim determina o referido que “As facturas ou documentos equivalentes podem, sob

reserva de aceitação pelo destinatário, ser emitidos por via electrónica, desde que seja garantida a autenticidade da sua origem e a integridade do seu conteúdo, mediante assinatura electrónica avançada ou intercâmbio electrónico de dados”.

Assim, o uso da facturação electrónica baseia-se num princípio de equiparação que a torna equivalente à facturação em formato papel, garantindo assim a neutralidade e deve incluir, para além da assinatura electrónica avançada, os mesmos elementos previstos na legislação fiscal para a factura em suporte papel, ou seja, deve cumprir os requisitos previstos no art.º35º do CIVA, pois só assim confere direito à dedução.

Da utilização deste tipo de facturação derivam todos os direitos e obrigações que decorrem da utilização da facturação em suporte papel.

Quando se trata do registo de facturas electrónicas ou documentos equivalentes deve-se proceder a uma impressão, em papel, de uma listagem dessas facturas ou documentos equivalentes, por cada período de tributação, sendo o prazo de arquivamento, para este tipo de documentação também de 10 anos .127

De referir que o formato de arquivamento electrónico apenas é permitido para proceder ao arquivo de facturas electrónicas ou documentos equivalentes emitidos e recebidos por via

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A utilização do EDI depende da realização de um acordo entre os intervenientes que siga as condições jurídicas do “Acordo tipo EDI Europeu” aprovado pela Recomendacção n.º 1994/820/CE, da Comissão, de 19 de Outubro. O EDI designa a troca de dados entre os sistemas informáticos de partes contratantes. Assim, a entidade emissora vai proceder à emissão da factura electrónica recorrendo para tal ao seu sistema informático. Esse sistema normalmente difere de entidade para entidade sendo por isso necessário criar um mecanismo, que funcione como uma linguagem globalmente aceite e perceptível, tendo com base regras comuns, que tornem a informação perceptível pelos sistemas em causa. Por conseguinte, o sistema EDI da entidade emissora ou um prestador de serviços, vai transformar a factura electrónica emitida num formato standard, que irá ser enviado para a entidade receptora, cujo sistema EDI vai converter o documento numa factura electrónica perceptível para o seu sistema informático.

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electrónica e desde que, por um lado, seja garantido o acesso completo e em linha aos dados e por outro, seja assegurada a integridade da sua origem e do seu conteúdo.128 Essa forma de arquivo deve assegurar a realização de mecanismos de controlo que permitam aferir da integridade, exactidão e fiabilidade do arquivo, a execução de funcionalidades que permitam prevenir e detectar qualquer tipo de criação indevida, de qualquer destruição ou deterioração dos registos que aí se encontram arquivados, a recuperação de dados em caso de ocorrer um acidente, por último, deve ainda permitir a reprodução de cópia legíveis de segurança dos dados arquivados.129

Importa salientar que é necessário também proceder ao arquivo e respectiva conservação, pelo prazo estipulado na lei, 10 anos, de toda a documentação relacionada com a elaboração, modo de funcionamento e de exploração do sistema informático e de todos os dispositivos de arquivamento, assim como do software e de todos os algoritmos integrados no sistema de facturação electrónica.130 Não basta arquivar todos os registos da facturação electrónica, é necessário também arquivar todas as informações existentes sobre os vários mecanismos utilizados ao longo do processo.

Caso o sujeito passivo, residente ou não no território nacional, pretenda sediar o arquivamento electrónico fora do território comunitário deve solicitar uma autorização prévia junto da Direcção-Geral dos Impostos.131

A nível fiscal, a factura electrónica coloca os mesmos desafios referidos para os documentos electrónicos, uma vez que ela constitui um documento electrónico. Assim, perante transacções completamente intangíveis, onde o próprio documento que as acompanha também não tem existência física é bastante difícil o sistema fiscal identificar essas transacções, ou seja, controlar a sua ocorrência.

No entanto, com o recurso ao mecanismo da assinatura electrónica, já se consegue identificar com rigor quem são os intervenientes na transacção, o que facilita a tributação, e simultaneamente, está assegurada a integridade e veracidade do conteúdo das facturas. 128 Cfr. n.º4 art.52º CIVA. 129 Cfr. art.º5 do DL 196/2007, de 15 de Maio. 130 Cfr. n.º3 do art.º4 do DL 196/2007, de 15 de Maio 131 Cfr. n.º5 e 6 art.52º CIVA.