Fase 4 – Disseminar/Distribuir/Transferir/Compartilhar

A disseminação do conhecimento consiste na prática da transferência do conhecimento, podendo ser pela contratação de pessoas, pelas conversas informais e não programadas, ou por reuniões e ações estruturadas que possibilitam a mobilidade do conhecimento pela organização. Para Daft (2002, p. 240), a disseminação do conhecimento,

em qualquer organização, é crucial. O conhecimento explícito é formalmente capturado e compartilhado por meio da tecnologia da informação, enquanto o tácito não, e estima-se que o tácito representa 80% do conhecimento útil de uma organização.

A disseminação do conhecimento sempre ocorre, gerenciado ou não; basicamente se resume a descobrir maneiras eficazes de permitir que indivíduos conversem entre si, o método utilizado deve ser sempre compatível com a cultura da organização. Neste sentido, Mendes (2006, p.131) salienta que o estímulo ao compartilhamento, à motivação das pessoas para a cooperação, o comportamento colaborativo e a relação de confiança pertencem aos componentes da cultura organizacional e, por isso, são requisitos complexos. Esses ativos dependem de fatores individuais e ambientais, mais especificamente, da relação entre ambos.

Davenport e Prusak (1998. p. 123) salientam que somente existe a disseminação do conhecimento quando há sua absorção pelo receptor. Já conforme Probst; Raub; Romhardt (2002, p. 34), a disseminação do conhecimento na organização é condição prévia para transformar informações ou experiências isoladas em algo que toda a organização possa utilizar. E a primeira condição para sua disseminação é a sua própria existência. Esses autores buscam demonstrar que não é necessária a disseminação de todo conhecimento para toda organização; a amplitude da disseminação deve estar em acordo com a estratégia organizacional, com as políticas de pessoas, com o modelo de estrutura da empresa e com a tecnologia existente.

Diversas podem ser as práticas de compartilhamento do conhecimento (formais ou informais), adotadas e estimuladas nas organizações, para se promover um nível maior de conhecimento compartilhado. Tais práticas visam colocar as pessoas em contato, captar, estruturar e disponibilizar o conhecimento, ou indicar onde se pode encontrá-lo. Terra (2000) aponta: o layout físico e as redes pessoais. Já Santos; Santana (2002) citam os repositórios de conhecimento. Hansen; Nohria; Tierney (1999) citam a reunião, o relatório, o telefone, o correio eletrônico e a videoconferência.

Quanto ao layout físico, Terra (2000) menciona que a criação de um ambiente físico que encoraje e facilite o compartilhamento de informações e conhecimentos é uma importante premissa nesse cenário. Uma empresa não obtém nenhum benefício com o acúmulo de informação e conhecimento que se forma dentro de setores e departamentos. Em vista disso, cada vez mais os conceitos de espaços fechados e símbolos de status relacionados à hierarquia perdem lugar para conceitos abertos e não-hierárquicos, que facilitam os contatos informais e a comunicação em todos os sentidos. Um local de trabalho estruturado sem barreiras físicas permite uma maior comunicação face a face, contribui para a rapidez no compartilhamento e

sustenta uma interação constante entre conhecimento tácito e explícito. Além disso, cada vez mais, empresas destinam locais específicos para a prática do compartilhamento, sejam eles parte da estrutura física da empresa ou de ambientes totalmente desconectados da realidade do trabalho. Muitas vezes, simples bebedouros, cozinhas ou salas de café criam um ambiente propício ao compartilhamento, mesmo que as pessoas não entrem nesses locais com este objetivo específico.

Quanto às redes pessoais, Terra (2000) enfatiza que essas práticas adotadas pelas empresas têm como principal objetivo aumentar os contatos pessoais entre as pessoas, na expectativa de que exista uma probabilidade maior de que essas pessoas compartilhem conhecimento entre si. As pessoas tendem a compartilhar mais livre e profundamente com as pessoas em quem confiam, e tendem a confiar naquelas com quem estão pessoalmente ligadas. Portanto, aumentar as ligações entre as pessoas significa aumentar as relações de confiança entre elas, resultando em maior contribuição e compartilhamento. Todavia, essas redes tendem a funcionar mais efetivamente de maneira informal, pois um excesso de burocratização acaba restringindo os limites e o alcance do conhecimento compartilhado, assim como o que ocorre com as comunidades de prática nas organizações. Muitas vezes, a formação de redes pessoais transcende as fronteiras de uma área ou unidade geográfica de uma organização, o que acaba dificultando os contatos pessoais e a troca de conhecimentos. Nesse sentido, a tecnologia tem um importante papel, estendendo o alcance e aumentando a velocidade do compartilhamento do conhecimento entre as pessoas.

Sobre os repositórios do conhecimento, Santos; Santana (2002) afirmam que se trata de prática indireta de compartilhamento de conhecimentos explícitos. Apresenta-se transformado numa aplicação tecnológica, que pode facilitar o compartilhamento do conhecimento. Funciona como um guia onde estão relacionados os conhecimentos importantes (já explicitados).

A reunião, citada por Hansen; Nohria; Tierney (1999), é uma prática direta de compartilhamento do conhecimento, pois, por meio dela, é possível compartilhar conhecimentos tácitos e explícitos. Esta prática possibilita estabelecer confiança mútua e resolver questões difíceis.

Quanto ao relatório, trata-se de prática indireta de compartilhamento do conhecimento que possibilita o compartilhamento de conhecimentos explícitos. Para Hansen; Nohria; Tierney (1999), essa prática de compartilhamento promove a reutilização do conhecimento, uma vez que já se encontra explícito. Assim, poupa-se trabalho, se reduz custos de comunicação e permite à organização desenvolver outros projetos.

O uso do telefone é outra prática indireta de compartilhamento, possibilita o compartilhamento de conhecimentos tácitos e explícitos entre as pessoas, apesar de não captar e distribuir conhecimento estruturado. Sobre o correio eletrônico, os autores afirmam que se trata de prática indireta de compartilhamento, que possibilita o compartilhamento de conhecimentos explícitos. O correio eletrônico tornou-se rapidamente uma forma muito popular de comunicação ao possibilitar que pessoas em todo mundo sejam conectadas de forma imediata. Prática que utiliza a WWW ou a Intranet, permitindo que conhecimentos explícitos sejam compartilhados de uma pessoa para outra. Já a videoconferência é apontada pelos autores como uma prática indireta de compartilhamento eficaz na viabilização e transmissão de conhecimentos tácitos e explícitos entre as pessoas. Com a videoconferência, pode-se conversar e fazer reuniões de longas distâncias, face-a-face, combinando voz, vídeo e transmissão de áudio (HANSEN; NOHRIA; TIERNEY, 1999).

Gerenciar este processo é necessário porque as transferências cotidianas são sempre localizadas e fragmentadas. Segundo Fialho et al. (2006, p. 75):

Distinguindo-se dos bens tangíveis, o conhecimento, quando é vendido, não desaparece, ou seja, mesmo após ser vendido ele ainda continua com quem o detinha. Além disso, [...] quanto mais usado, mais vivo o conhecimento se torna. Quando compartilhado, cresce a partir da divisão. Ele está em constante mutação e é extremamente sensível ao tempo, mais ainda do que ativos físicos.

Para Mayhew (2000), o compartilhamento é uma maneira barata de aumentar o valor da corporação, pois, ao promovê-lo, a organização passa a dispor de uma união dos conhecimentos individuais que pode resultar em ativos valiosos. Como observa Thurow (2000), as porções de conhecimento de cada um são hoje tão pequenas que não têm valor por si só. É preciso somar todas estas porções para que sejam valiosas. Assim, as organizações podem adotar a estratégia do compartilhamento do conhecimento por meio da informação e da tradição. Pela informação, o conhecimento é compartilhado de forma indireta e, neste caso, as práticas de maior uso são as palestras, as apresentações audiovisuais, os manuais da organização. Pela tradição, o conhecimento é compartilhado de forma direta, ou seja, o receptor participa do processo de transferência (acontece de indivíduo para indivíduo através do aprendizado pela prática).