2 Ajuda do Editor
2.4 Edição de capítulos do Disclosure Management nos aplicativos do Microsoft Office
2.4.5 Gerenciamento de caches de dados no Microsoft Excel
Alguns recursos oferecidos pelo complemento SAP Disclosure Management são específicos ao Microsoft Excel.
2.4.5.1
Recursos do Disclosure Management no Excel
2.4.5.1.1
Configuração de uma conexão de dados com o
cache de dados com os dados de mais de um provedor de
dados externo
1. Faça o check-out do documento para edição e inicie o complemento do SAP Disclosure Management. 2. Conecte as duas diferentes fontes de dados que armazenam os provedores de dados.
3. Clique em Conexão de dados na barra de ferramentas Disclosure Management.
4. Na caixa de diálogo Objeto conectado a dados, clique em Novo para adicionar um provedor de dados. 5. Na caixa de diálogo Carregar provedor de dados, selecione a fonte de dados.
Nota
Se você ainda não está conectado à fonte de dados, o sistema exibe uma caixa de diálogo para estabelecer a conexão.
7. Selecione o Briefing Book.
8. Clique para executar o Briefing Book e carregar o resultado.
Se nenhuma variável precisa ser definida, o sistema carrega as consultas contidas no Briefing Book na seção do Provedor de dados. Você pode continuar até a etapa 10.
Se as variáveis precisam ser definidas, o sistema exibe a caixa de diálogo Seleção de variável. 9. Insira as variáveis e clique em OK para continuar.
O sistema carrega as consultas contidas no Briefing Book na seção Provedor de dados. 10. Selecione a consulta.
11. Clique em OK para aplicar as configurações e feche a caixa de diálogo Carregar provedor de dados. 12. Para carregar o segundo provedor de dados, repita as etapas 4 a 9.
13. Clique em OK para inserir todos os dados de resultado das consultas na pasta de trabalho do Excel. O sistema fecha a caixa de diálogo objeto conectado a dados e retorna ao Excel. Os dados resultantes são inseridos na pasta de trabalho.
Para cada provedor de dados, o sistema cria uma planilha separada chamada BD1, BD2, e assim por diante. É criada também uma planilha chamada BT, que contém todos os dados fornecidos nas tabelas BD.
14. Crie outras planilhas se necessário.
15. Adicione os valores necessários nas planilhas por meio das referências aplicáveis, por exemplo, fórmulas como PROCV, às planilhas BD.
16. Adicione planilhas adicionais para manter os dados manualmente, se necessário. 17. Verifique seu cache de dados:
○ Assegure que o formato de célula para números está configurado como Número.
○ Oculte as tabelas BD no cache de dados. Isso melhora o desempenho ao conectar objetos a dados no Word.
18. Clique para salvar seu cache de dados no servidor.
2.4.5.1.2
Adição de um provedor ao cache de dados
● Não há conexão a nenhuma fonte de dados.
● O cache de dados já contém dados extraídos dos provedores de dados de diferentes fontes de dados. Para adicionar dados a um cache de dados de um provedor de dados:
1. Faça o check-out do documento para edição e inicie o complemento do SAP Disclosure Management. 2. Clique em Conexão de dados na barra de ferramentas Disclosure Management.
Como você ainda não se conectou a uma fonte de dados, a caixa de diálogo SAP BusinessObjects Disclosure Management aparece com uma mensagem de aviso para informar que os provedores dos dados existentes no cache de dados não estão carregados.
3. Clique em Sim para carregar os provedores dos dados existentes. A caixa de diálogo Assistente de atualização aparecerá.
O assistente listará o provedor de dados e suas fontes para os dados existentes. As caixas de seleção dos provedores são selecionadas.
4. Clique em Avançar.
5. Na caixa de diálogo Conectando com XXX, insira o nome do usuário e a senha, e clique em OK.
O sistema se conectará à primeira fonte de dados e a caixa de diálogo Conectando com XXX aparecerá novamente.
6. Insira seu nome de usuário e sua senha.
7. Clique em OK para confirmar as entradas e feche a caixa de diálogo. É comum trabalhar com variáveis quando dados são solicitados de fontes de dados externas.
O sistema exibe as variáveis com os valores propostos e os valores usados mais recentemente.
8. Confira as variáveis que serão usadas para a atualização do primeiro provedor de dados, altere-as (caso seja necessário) e clique em Próximo.
9. Confira as variáveis que serão usadas para a atualização do segundo provedor de dados e altere-as caso seja necessário.
10. Clique em Próximo para coletar todas as informações baseadas nos dados variáveis. 11. Clique em Próximo para continuar com o procedimento de atualização.
12. Clique em Concluir para fechar a caixa de diálogo Assistente de atualização. O sistema atualizará os objetos conectados a dados no documento do Excel.
13. Na caixa de diálogo Conectar objeto a dados, clique em Novo para adicionar um novo provedor de dados. 14. Na caixa de diálogo Carregar provedor de dados, selecione uma fonte de dados.
Se ainda não estiver conectado à fonte de dados, uma caixa de diálogo pedirá as informações com as quais a conexão será estabelecida.
15. Clique em para carregar os Briefing Books da fonte de dados selecionada. 16. Selecione o Briefing Book.
17. Clique para executar o Briefing Book e carregar o resultado.
Se nenhuma variável precisar ser definida, o sistema carregará, na lista Provedor de dados, as consultas que o Briefing Book contém.
18. Se variáveis precisarem ser definidas, o sistema exibirá a caixa de diálogo Seleção de variável. Insira as variáveis e clique em OK.
O sistema carrega as consultas que o Briefing Book contém na lista Provedor de dados. 19. Selecione uma consulta. O sistema exibirá uma visualização dos resultados na seção Visualizar.
20. Clique em OK para aplicar as configurações, feche a caixa de diálogo e retorne à caixa de diálogo Conectar objeto a dados. Importante:
O sistema listará todos os provedores de dados, inclusive aqueles que acabam de ser adicionados. A numeração das planilhas do BD seguirão esta ordem.
Para evitar a perda das referências que foram geradas depois da primeira conexão de dados, é preciso certificar-se de que os provedores antigos estejam listados na mesma posição (classificação) em que estavam quando foram carregados pela primeira vez.
21. Selecione Sobregravar formato em Opções para garantir que a planilha padrão BT também contenha dados do novo provedor de dados.
22. Clique em OK para inserir, na planilha do Excel, todos os dados de resultado das consultas.
O sistema fechará a caixa de diálogo Conectar objeto a dados e retornará ao Excel. Os dados resultantes são inseridos na pasta de trabalho.
O sistema cria para cada provedor de dados uma planilha chamada BD1, BD2 e assim por diante. Além disso, uma planilha BT contém todos os dados das tabelas BD.
23. Clique em para salvar no servidor o cache de dados alterado.
Informações relacionadas
Variáveis em consultas [página 74]
2.4.5.1.3
Verificação de intervalos em uma pasta de trabalho
do Excel
1. Faça o check-out do documento para edição e inicie o complemento do SAP Disclosure Management. 2. Carregue seu documento de cache de dados.
3. Clique em Lista na barra de ferramentas Disclosure Management para listar os intervalos estabelecidos no cache de dados.
A caixa de diálogo Intervalos do Disclosure Management exibe os intervalos do documento. 4. Clique no intervalo listado para exibir os valores relacionados.
A caixa de diálogo permanece aberta enquanto o sistema alterna para o intervalo selecionado. Para atualizar de imediato os valores da lista e executar uma verificação de validação, clique em Atualizar.
5. Clique em Fechar para fechar a caixa de diálogo.
2.4.5.1.4
Criação de variantes de entidade para atualização
de conteúdo
1. Faça o check-out do documento para edição e inicie o complemento do SAP Disclosure Management. 2. Clique em Fontes de dados na barra de ferramentas Disclosure Management.
3. Na caixa de diálogo Fontes de dados (local), selecione a fonte de dados para o servidor central do SAP Disclosure Management.
4. Clique em Conectar para conectar ao servidor.
5. Na caixa de diálogo Conectando ao servidor central, insira o nome de usuário do servidor e a senha. 6. Clique em OK para conectar ao servidor central.
O sistema exibe a caixa de diálogo Fontes de dados (servidor: servidor central). Agora você está conectado ao servidor. Você ainda precisa conectar à fonte de dados, mesmo que ela seja o servidor central.
7. Selecione a fonte de dados a ser conectada.
8. Clique em para conectar à fonte de dados.
10. Clique em OK.
O sistema exibe uma mensagem confirmando que as conexões foram estabelecidas com êxito. 11. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo e retornar para o Excel.
12. Para selecionar um modelo de entidade, clique em Variáveis da entidade na planilha do Excel.
13. Na caixa de diálogo Entidades, clique em para procurar modelos de relatório disponíveis no servidor.
Nota
Esse processo pode levar alguns minutos.
14. Na caixa de diálogo Selecionar um modelo, selecione um modelo. 15. Clique em OK.
O sistema inicia o carregamento do modelo. Isso pode levar alguns minutos. Para criar as variantes necessárias para conectar a fontes de dados externos e atualizar os Briefing Books. Os Briefing Books listados são selecionados por padrão.
16. Na caixa de diálogo Variante inicial, clique em uma célula que exibe Clique aqui para selecionar uma fonte de dados.
17. Na caixa de diálogo Fontes de dados (servidor: servidor central), selecione a fonte de dados para o Briefing Book.
18. Clique para conectar à fonte de dados.
19. Na caixa de diálogo Conectando a XXX, insira o nome de usuário da fonte de dados e a senha. 20. Clique em OK.
Nota
Se você precisa conectar a mais fontes de dados, o sistema repete a solicitação de conexão para cada fonte de dados.
21. Clique em Avançar.
O sistema exibe uma mensagem informando que o carregamento foi concluído com êxito. 22. Clique em Concluir para fechar a caixa de diálogo Variante inicial.
A caixa de diálogo Entidades exibe as variáveis do capítulo selecionado para cada entidade. 23. Insira os valores apropriados para cada variável e entidade.
Os valores que exibem devem ser atualizados. 24. Para inserir os valores manualmente:
○ Para carregar valores padrão da fonte de dados, se houver algum, clique em Valores propostos. ○ Para procurar outras variáveis, clique em Alterar.
25. Para assegurar que não há erros ou variáveis faltantes, clique em Analisar. 26. Salve os valores de variável.
A caixa de diálogo do Log de ações lista todos os erros, avisos e informações. Se necessário, você pode salvar o log no seu disco rígido.
27. Se não existem erros, clique em OK ao lado da caixa de diálogo Log de ações. 28. Continue definindo as variáveis para os outros capítulos do relatório.
Informações relacionadas
Variáveis em consultas [página 74]
2.4.5.2 Uso dos recursos padrão do Excel para o Disclosure
Management
2.4.5.2.1
Definição de intervalos nomeados de ER
● Você está conectado ao SAP Disclosure Management e abriu seu cache de dados para edição no Microsoft Office Excel.
● Você configurou uma planilha na qual deseja manter intervalos nomeados para os valores exibidos. Os valores exibidos são referenciados a uma planilha BD na qual os dados são carregados de uma fonte de dados externa ou são mantidos manualmente.
Nota
Para assegurar a consistência entre a fonte de dados e o cache de dados, nunca altere os dados extraídos e armazenados nas planilhas BD.
● A primeira coluna exibe valores chave e todos os valores são formatados como números.
● O nome atribuído a um intervalo nomeado de ER deve iniciar com “ER_”, seguido por “XXXX_YYYY”, onde “XXXX” indica se o intervalo se refere a chave, etiqueta ou valor. “YYYY” indica o contexto ao qual pertence o valor. Para definir intervalos nomeados de ER, é obrigatório usar letras maiúsculas.
Para definir intervalos nomeados de ER específicos ao SAP Disclosure Management, proceda desta forma: 1. Na tabela, clique no cabeçalho da primeira coluna contendo as chaves.
O campo Caixa de nome exibe o valor de célula (por exemplo, A1). 2. Clique no campo Caixa de nome e insira o intervalo de chave:
a) Insira ER_KEYS_XXXX, onde XXXX indica o conteúdo da tabela, por exemplo o balanço ou lucro e perdas. b) Pressione a tecla [Enter] para salvar o intervalo.
3. Clique no cabeçalho da segunda coluna da tabela.
4. Clique no campo Caixa de nome e insira o intervalo de etiqueta:
a) Insira ER_LABELS_XXXX, onde XXXX indica o conteúdo da tabela, por exemplo o balanço ou lucro e perdas.
b) Pressione a tecla [Enter] para salvar o intervalo. 5. Clique no cabeçalho da terceira coluna da tabela.
6. Clique no campo da Caixa de nome e defina o primeiro intervalo de valor:
a) Insira ER_VALUES_XXXX_YYYY, onde XXXX indica o conteúdo da tabela, por exemplo o balanço ou os lucros e perdas, e YYYY indica uma característica adicional para identificar o valor, por exemplo o ano ou a área geográfica.
Lembrete
O Excel classifica os intervalos em ordem alfabética e as colunas aparecem nessa ordem na caixa de diálogo Conexão de dados. Considere esse fato ao definir os identificadores YYYY.
b) Pressione a tecla [Enter] para salvar o intervalo. 7. Defina o número necessário de intervalos de valores.
8. Ao concluir, clique a seta para baixo do campo Caixa de nome e marque se todos os intervalos definidos estão listados. Exemplo: ER_KEYS_CS1 ER_LABELS_CS1 ER_VALUES_CS1_AANOTE ER_VALUES_CS1_ACT ER_VALUES_CS1_P1 ER_VALUES_CS1_P2
Os intervalos listados acima foram criados para a primeira tabela que aparece no capítulo do relatório “CS1”. A tabela exibe uma coluna com posições, notas e valores para o ano atual e os dois últimos anos. O nome do intervalo para a coluna “Notas” inicia com “AA” para garantir que ele apareça na terceira posição da tabela. De outra forma, ele aparecerá na quarta posição entre o valor do ano atual e o valor do ano anterior.
9. Clique para salvar o cache de dados alterado no servidor.
Informações relacionadas
Inserção de uma tabela do Word e seleção do provedor de dados [página 72]
2.4.5.2.2 Definição de intervalos nomeados de BIP
Você está conectado ao SAP Disclosure Management e abriu seu cache de dados para edição no Microsoft Office Excel.
Para definir intervalos nomeados de BIP no Microsoft Office Excel, proceda da seguinte maneira:
1. No seu cache de dados, marque a tabela para a qual você deseja definir um intervalo nomeado de BIP. 2. Insira um nome no campo Caixa de nome.
O nome deve começar com “BIP_”.
Para alterar o nome de um intervalo nomeado de BIP, selecione, no menu Fórmula, Gerenciador de nomes. 3. Pressione a tecla [Enter] para salvar o intervalo.
4. Clique para salvar o cache de dados alterado no servidor.
A tabela selecionada do cache de dados está salva como intervalo nomeado de BIP.
No seu capítulo do Microsoft Office Word, você pode inserir a tabela escolhendo o intervalo nomeado de BIP definido.
Informações relacionadas
Inserção de uma tabela do Word e seleção do provedor de dados [página 72]
2.4.5.2.3 Vinculação das fórmulas SE e PROCV em células
● Você está conectado ao SAP Disclosure Management e abriu seu cache de dados para edição no Microsoft Office Excel.
● Os dados da fonte de dados externa foram extraídos para uma planilha BD.
● A ordem de posições necessária foi estabelecida na planilha. Por exemplo, a fórmula PROCV é usada quando os dados da planilha de referência devem aparecer em uma ordem diferente do que a ordem dos dados extraídos que estão na planilha BD. A fórmula SE é usada para fazer referência aos dados na mesma ordem que aparece na planilha BD e garantir que uma linha vazia da planilha BD seja exibida como vazia (e não como 0 ou #N/D) Isto é importante quando se trabalha com intervalos, já que por meio desta fórmula só serão exibidas as posições com valores numéricos da lista de conexão de dados.
Para fazer um vínculo entre as instruções SE ouPROCV nas células:
1. Para inserir os valores correspondentes, insira a fórmula PROCV nas células de valor. Exemplo: =PROCV ($B2,'BD2'!$B$2:D$24,2,0)
O sistema deve procurar o valor todas as vezes na matriz de tabela inteira, portanto use o símbolo $ quando for definir a matriz. Na fórmula PROCV, a primeira coluna da matriz de tabela é a área na qual o valor definido será procurado.
2. Insira a fórmula SE na tabela de referência para obter o numero máximo de entradas possíveis. Exemplo: =SE('BD1'!A9="","",'bd1'!A9)
Se uma linha da planilha BD exibir dados, isso será exibido na planilha. Se ainda não houver dados informados, as células correspondentes da planilha permanecerão vazias.
2.4.5.2.4 Reformulação dos dados
1. No Excel, conecte-se com o SAP Disclosure Management e abra seu cache de dados para edição. 2. Extraia os dados da fonte de dados externa a uma planilha BD.
Os dados são fornecidos com 8 dígitos decimais.
3. Abra uma planilha para a reformulação de dados. Com base nos requisitos de geração de relatórios, arredonde os dados para cima ou para baixo até chegar a um número sem dígitos decimais.
Nota
Exemplo
Dados extraídos em uma planilha BD.
Número bruto em uma planilha BD: 10.017.180,92931720
Aparência na planilha alternativa com base na fórmula =ARREDONDAR.PARA.CIMA('BD1'!A2,0): 10,017,181
2.4.5.2.5 Transferir a formatação do Excel para tabelas no
Word
Pode-se usar os recursos de formatação padrão do Microsoft Office Excel para formatar tabelas no Excel. Quando se transferem tabelas para documentos Word, os formatos definidos no Excel também são transferidos.
Para transferir a formatação das tabelas do Excel para as tabelas do Word, faça o seguinte:
1. Crie um cache de dados ou abra um cache de dados existente no Excel e formate a tabela gerada no Excel. É possível, por exemplo, realçar células ou linhas com cores diferentes e alterar a formatação dos caracteres, como negrito ou itálico.
2. Abra o capítulo do Word, no qual quer incluir a tabela, e escolha Disclosure Management Tabela . 3. Selecione a fonte de dados.
4. Na caixa de diálogo "Carregar provedor de dados", abra o respectivo cache de dados e selecione o intervalo de dados.
5. Selecione uma das seguintes opções de modelo:
○ Modelo do Excel: o sistema transfere os dados do cache de dados com todas as informações de
formatação do Excel para o Word. A tabela fica disponível em seu documento Word como uma tabela do Word e com os formatos definidos no Excel.
Atenção
Somente os formatos aplicados manualmente são transferidos. Os formatos atribuídos pelos modelos de estilo do Excel não são transferidos para o Word.
○ Modelo do Word: o sistema transfere os dados sem nenhuma formatação do Excel para o Word. É atribuída a formatação definida em um modelo do Word, consulte Inserção de uma tabela do Word e seleção do provedor de dados [página 72].
○ Sem modelo: o sistema transfere os dados do cache de dados para uma tabela do Word sem qualquer formatação.
É possível fazer alterações no formato no Word. No entanto, essas alterações são substituídas pelos formatos aplicados no Excel quando você atualiza a tabela. As alterações na largura das colunas podem ser mantidas no Word.
2.4.5.2.6 Formatos de célula
Você pode usar os recursos padrão no Microsoft Office Excel para formatar células. Por exemplo, você pode formatar uma célula como uma data ou como um número.
Nota
Se você usar formatação sobrescrita nas células, formate-as como texto. Isso garante a exibição correta dos caracteres sobrescritos nos documentos do Microsoft Office Word em que a célula está conectada a dados.
Atenção
Se você criou uma conexão de dados em um documento do Microsoft Office Word usando o arquivo do Microsoft Office Excel como fonte de dados, você não deve alterar o formato das células no arquivo do Microsoft Office Excel. Se você fizer isso, o valor no documento do Microsoft Office Word poderá não ser mais