2 Ajuda do Editor
2.4 Edição de capítulos do Disclosure Management nos aplicativos do Microsoft Office
2.4.6 Gerenciamento de documentos de texto no Microsoft Word
2.4.6.1
Recursos do Disclosure Management no Word
Os recursos específicos ao SAP Disclosure Management no Word estão relacionados com os objetos usados para efetuar a conexão de dados e os modelos de design de tabelas. Os objetos usados para efetuar a conexão de dados no Word são:
● Tabelas
● Campos de fórmula ● Campos de texto flutuante ● Planilhas incorporadas do Excel
2.4.6.1.1
Uso de objetos de tabelas do Word e o arquivo de
modelo relacionado
O objeto mais comum para a conexão a dados no Word é a tabela. Esta contém um resultado de consulta completo ou uma parte dele. No último caso, um carregamento de dados parcial, é preciso distinguir entre as referências relacionais e absolutas para obter o resultado desejado.
Quando o provedor de dados apresenta uma estrutura de matriz fixa, pode-se trabalhar com referências de campo absolutas para vincular somente dados selecionados. Quando o provedor de dados tem uma estrutura de matriz flexível, é preciso trabalhar com referências de campo relacionais (com algumas exceções, como as consultas TOP-N) para vincular só dados selecionados.
O SAP Disclosure Management só permite referências de campo relacionais nos seguintes casos: ● Resultados de consulta com campos de uma fonte de dados do SAP BW externa
● Uma tabela do Excel com intervalos nomeados que usa um cache de dados do SAP Disclosure Management de fonte de dados interna.
Você pode identificar facilmente se existem intervalos de campos ou nomeados, pois os cabeçalhos nomeados das colunas e linhas são destacados em azul claro ao selecionar o provedor de dados.
Modelos podem ser usados para aplicar um design corporativo às tabelas:
● Quando a maioria das tabelas está incorporada da mesma e apresenta o mesmo design.
● Quando o formato das tabelas é diferente dos formatos dos parágrafos de texto e não interferirá neles. ● Quando o mesmo formato será usado em diferentes relatórios.
Quando um provedor de dados é vinculado ao documento do Word, é preciso escolher entre carregar a tabela de resultado completa ou só os dados específicos. Uma vez selecionados, deve-se decidir se os dados serão marcados com um modelo de tabela ou se um design específico será aplicado à tabela no documento gerado.
Nota
Também é possível transferir a formatação aplicada a um cache de dados no Excel para a tabela do Word, consulte Transferir a formatação do Excel para tabelas no Word [página 97].
Modelos de tabela do Word e marcação
Uma das principais tarefas, além de carregar os dados do provedor de dados, é criar o arquivo de modelo de tabela único BIP_WordTableDef.doc. Este arquivo armazena os designs de tabela usados nos diversos relatórios do SAP Disclosure Management. Cada design tem um nome único. Um design pode ser atribuído a uma tabela quando a conexão ao provedor de dados é criada pela primeira vez ou em uma etapa posterior.
Embora apenas as ferramentas padrão do Word sejam utilizadas, tornar-se um especialista na criação de modelos de tabela leva tempo. A ferramenta Colar Briefing Book pode ser usada para criar modelos. O sistema armazena o último Briefing Book carregado na memória cache.
Quando for testar seu modelo, você poderá abrir os arquivos do modelo e do documento com a tabela. É preciso carregar o provedor de dados ou atualizar os dados e conferir o design do modelo no documento. Se o resultado não for satisfatório, retorne ao arquivo de modelo aberto e faça alterações. Salve as alterações, retorne ao documento e recarregue os dados a partir do cache, que é mais rápido do que uma atualização, para conferir o efeito das alterações na tabela.
Continue alternando entre os dois arquivos abertos até conseguir o resultado necessário. Se for preciso adicionar linhas vazias ou colunas adicionais ao cache de dados, será preciso retornar à função de atualização e atualizar a tabela.
Nota
Se você quiser excluir um objeto da atualização de formato por meio do modelo, desmarque a opção no gerenciamento de objetos.
2.4.6.1.1.1
Inserção de uma tabela do Word e seleção do
provedor de dados
1. No Microsoft Word, faça o check-out do capítulo para editá-lo. 2. Efetue a conexão à fonte de dados.
3. Coloque o cursor onde deseja inserir a tabela conectada a dados.
4. Clique em Tabela na barra de ferramentas Disclosure Management para inserir uma tabela.
5. Se a caixa de diálogo Conectar objeto a dados não aparecer automaticamente, clique em Conexão de dados na barra de ferramentas Disclosure Management.
6. Na caixa de diálogo Conectar objeto a dados, clique em Novo para adicionar um provedor de dados. 7. Na caixa de diálogo Carregar provedor de dados, na lista Fontes de dados, selecione uma fonte de dados
conectada.
8. Clique em .
9. Na lista Carregar Briefing Book ou consulta/visualização, selecione um Briefing Book.
Dica
Se tiver selecionado uma fonte de dados DM (Disclosure Management), você poderá filtrar a lista por períodos ou relatórios específicos. Para filtrar a lista, selecione .
O filtro é aplicado na sessão atual. Se o complemento SAP Disclosure Management for fechado e reaberto, será preciso configurar o filtro novamente.
10. Clique em .
11. Se nenhuma variável precisar ser definida, o sistema carregará, na lista Provedor de dados, as consultas que o Briefing Book contém.
12. Se variáveis precisarem ser definidas, o sistema exibirá a caixa de diálogo Seleção de variável. Insira as variáveis e clique em OK.
O sistema carrega, na lista Provedor de dados, as consultas que o Briefing Book contém.
13. Selecione uma consulta na lista. O sistema exibirá uma visualização dos resultados na caixa Visualização. 14. Clique em OK para aplicar as configurações.
15. Clique em OK para inserir, na tabela, todos os dados dos resultados da consulta.
O sistema fechará a caixa de diálogo e retornará ao Word. Os dados dos resultados serão inseridos na tabela. A tabela ainda não está formatada.
Para aplicar o formato necessário à tabela, você pode marcá-lo em um modelo de tabela do Word. Depois de selecionar o Briefing Book ou a consulta, clique em Salvar para salvar o arquivo em seu computador ou em uma unidade de rede.
Restrição
O número máximo de colunas permitidas nas tabelas do Word é 58. Carregar resultados com mais de 500 linhas pode provocar uma alta carga de trabalho no PC cliente, e pode ser necessário esperar alguns instantes para que os resultados apareçam.
Dica
Em vez de transferir todos os resultados dos dados da consulta, é possível editar os resultados e selecionar dados específicos.
Dica
Para carregar diretamente uma única consulta ou uma visualização de consulta, na caixa de diálogo Carregar provedor de dados clique em depois de ter selecionado a fonte de dados conectada. Procure a consulta/visualização necessária na caixa de diálogo Agregar consulta/visualização no Briefing Book e mova-a para a caixa Entradas selecionadas.
Informações relacionadas
Variáveis em consultas [página 74]
Aplicação de um modelo de tabela do Word [página 107]
Criação de um modelo de tabela do Word [página 105]
Seleção de dados em tabelas do Word [página 110]
2.4.6.1.1.2
Criação de um modelo de tabela do Word
1. No Microsoft Word, abra um novo documento. 2. Clique em Inserir tabela .
3. No submenu, clique em Inserir tabela.
4. Na caixa de diálogo Inserir tabela, selecione o tamanho da tabela.
Dica
Recomendamos a seleção de um número maior de colunas e linhas ao iniciar, pois é fácil excluir elementos de tabela desnecessários.
5. Clique em OK para aplicar as configurações e feche a caixa de diálogo. 6. Clique na primeira célula da tabela.
7. Clique em Revisão Novo comentário para inserir o nome do modelo de formato como comentário. O sistema exibe o campo de comentários, pronto para inserção de dados.
8. Insira um nome para o modelo de formato, por exemplo DCT1 para design corporativo tabela 1, ou L&P para lucros e perdas.
9. Crie o nome das linhas
Dicas para configurar estilos e formatos:
○ A cada design de linha deve ser atribuído um nome com uma palavra. Uma linha deve ser nomeada como “Default” ; ela geralmente representa itens de linha normais que não são um cabeçalho nem uma soma, e
é atribuída a todas as linhas por padrão. O nome de uma linha deve ser inserida na primeira célula da linha.
○ Cada célula do modelo deve exibir uma entrada com o formato correto, senão o formato é ignorado ao carregar o modelo para a tabela.
○ Em alguns casos, quando a tabela formatada precisa de linhas vazias para reproduzir um determinado design, você precisa adaptar o cache de dados e adicionar linhas vazias. Em caso de números
sobrescritos (30051) para notas de rodapé, é necessário adicionar uma coluna somente para o texto sobrescrito.
○ O modelo deve exibir o mesmo número que colunas que a tabela no relatório do Word. 10. Escolha o número e nomes solicitados de:
○ linhas de cabeçalho ○ linhas vazias ○ linhas com totais 11. Selecione a linha Default.
12. Selecione a linha para notas de rodapé, se necessário. 13. Escolha a fonte, o estilo da fonte e tamanho para cada linha. 14. Mescle as células se necessário.
Ao mesclar as células horizontalmente, em diferentes linhas, verifique se o está efetuando de um modo consistente. Por exemplo, não é permitido mesclar duas células das colunas 1 e 2 e, na próxima linha, duas células das colunas 2 e 3.
A imagem seguinte mostra um exemplo de mesclagem de célula não permitida:
15. Configure as bordas e o sombreamento para cada linha e célula. 16. Crie estilos para cada formato de tabela.
17. Salve o documento como BIP_WordTableDef.doc.
○ Se você não está trabalhando em um ambiente centralizado, mas deseja que todos os outros usuários do SAP Disclosure Management usem o modelo, salve o arquivo em uma unidade de rede pública onde ele possa ser acessado por todos os usuários.
○ Se você está trabalhando em um ambiente de servidor centralizado, você precisa solicitar o
carregamento do arquivo no SAP Disclosure Management ao seu administrador de sistema. Uma vez carregado, você pode editar o documento do seu computador local.
2.4.6.1.1.3
Edição de um modelo de tabela do Word
1. No Word, abra o capítulo para edição e inicie o complemento do SAP Disclosure Management. 2. Na guia Disclosure Management, na seção Modelos de tabela, clique em Editar.
O sistema abrirá o arquivo de modelo BIP_WorldTableTemplate.doc. 3. Aplique as alterações necessárias.
○ Se estiver trabalhando localmente, clique em , na barra de ferramentas de Acesso rápido, e salve as alterações no arquivo.
○ Se estiver trabalhando em um modelo cujo check-out foi feito do servidor:
1. Clique em Aplicar alterações na seção Contexto da barra de ferramentas Disclosure Management. 2. Na caixa de diálogo Efetuar check-in do comentário, descreva as alterações efetuadas.
3. Selecione Fechar para fazer o check-in do documento alterado e continuar trabalhando no SAP Disclosure Management.
4. Selecione Editar para fazer o check-in do documento e fazer check-out novamente.
5. Selecione Visualizar para fazer o check-in do documento e voltar a abri-lo em modo de exibição no Word.
6. Clique em OK.
Informações relacionadas
Criação de um modelo de tabela do Word [página 105]
2.4.6.1.1.4
Aplicação de um modelo de tabela do Word
1. Faça o check-out do capítulo no Word para edição e inicie o complemento do SAP Disclosure Management. 2. Na barra de ferramentas Disclosure Management, clique em Conexão de dados.
3. Na caixa de diálogo Conectar objeto a dados com o provedor de dados carregado ( ), selecione a caixa de seleção Usar modelo na seção Opções da barra de ferramentas Provedor de dados.
4. Clique em Tag para começar a marcar os dados carregados.
O sistema exibirá a caixa de diálogo Modelo de formato. A parte inferior da caixa de diálogo exibe os itens do relatório. Na primeira coluna, chamada Formatação, pode-se atribuir o formato necessário a um modelo de formato selecionado para as linhas específicas. O sistema atribui de forma automática o formato padrão às linhas.
5. Na lista Modelo, selecione o modelo de formato.
O sistema carregará os formatos de modelo na lista Formatação. 6. Para cada linha, selecione o formato necessário na lista Formatação.
Nota
Clique em Ignorar para fazer com que a linha seja ignorada no resultado.
7. Clique em Salvar.
O sistema fechará a caixa de diálogo Modelo de tag e retornará à caixa de diálogo Conectar objeto a dados. 8. Clique em OK para carregar a tabela marcada no documento.
O sistema fechará a caixa de diálogo Conectar objeto a dados e retornará ao Word. A tabela será exibida com os formatos marcados atribuídos às linhas de tabela.
Exemplo
Do cache de dados......e do modelo de formato
...por meio da marcação
Informações relacionadas
Uso das opções de colar Briefing Books para atualizar uma tabela em um documento do Word [página 109]
2.4.6.1.1.5
Uso das opções de colar Briefing Books para
atualizar uma tabela em um documento do Word
1. No Word, faça o check-out do capítulo e abra-o para editá-lo. 2. Inicie o complemento SAP Disclosure Management.
3. Efetue a conexão à fonte de dados e ao provedor.
4. Selecione a tabela com o formato de design que deseja alterar.
5. Clique em Editar na seção de Modelos de tabela da barra de ferramentas Disclosure Management e carregue o arquivo WordTableTemplateDef.doc.
6. Selecione o modelo de formato necessário no arquivo e faça as alterações necessárias. 7. Salve o arquivo WordTableTemplateDef.doc.
Se você estiver trabalhando em um ambiente centralizado, selecione Editar na caixa de diálogo Efetuar check-in do comentário para fazer o check-in e efetuar o check-out do documento novamente.
8. Retorne ao documento do Word.
9. Para atualizar a tabela com os dados mais recentes do computador, clique em Documento na seção Colar Briefing Books da barra de ferramentas Disclosure Management.
Enquanto carrega os dados outra vez, o sistema também aplica o modelo de formato alterado e os resultados podem ser vistos imediatamente.
10. Se tiver inserido linhas novas no modelo de formato, é você terá que reconstruir a tabela. Para fazer isso, clique em Conexão de dados para abrir a caixa de diálogo Conectar objetos a dados e clique em Tag. 11. Clique em ALT+TAB para retornar ao arquivo de modelo se for preciso continuar editando-o.
Nota
Se alguma das alterações se aplicar à tabela que acaba de ser atualizada, será preciso reaplicar as etapas de 8 a 10.
2.4.6.1.1.6
Exclusão de um objeto de uma atualização de
formato de modelo
1. No Word, abra o capítulo para edição.
2. Inicie o complemento SAP Disclosure Management.
3. Clique nos Objetos na barra de ferramentas Disclosure Management. A caixa de diálogo Gerenciar objetos exibe uma lista de objetos conectados a dados.
4. Desmarque a caixa de seleção de Usar modelo para o objeto a ser excluído das atualizações de formato de modelo.
5. Feche a caixa de diálogo Gerenciar objetos para retornar ao Word.
2.4.6.1.1.7
Seleção de dados em tabelas do Word
Um provedor de dados pode exibir os seguintes tipos de dados, dependendo do tipo de fonte de dados: ● dados de uma consulta, total ou parcialmente
● os metadados do provedor de dados
● documentos do SAP Business Document Store (BDS)
Informações relacionadas
Seleção de metadados [página 112]
2.4.6.1.1.7.1
Selecionar um conjunto de dados de um
provedor de dados
1. No Word, abra o documento de capítulo para edição. 2. Conectado à fonte de dados.
3. Clique em Conexão de dados e, na caixa de diálogo Conectar objeto a dados, selecione o provedor de dados para seu objeto conectado a dados.
4. Clique em Editar ou clique duas vezes no provedor de dados.
Na caixa de diálogo Provedor de dados, a área superior da tela exibe a guia Dados e a área inferior exibe a visualização da seleção de dados atual.
5. Clique em , na área inferior da tela, para esvaziar. 6. Para selecionar uma linha:
a) Realize uma das ações a seguir para selecionar a linha que exibe os dados necessários: ○ Na área superior da tela, clique duas vezes na linha necessária.
○ Selecione a linha na área superior da tela, clique em e, em seguida, clique em , no cabeçalho da área inferior da tela.
O sistema transfere os dados para a visualização com os cabeçalhos de coluna e de linha caso estes estejam disponíveis.
b) Se necessário, repita a etapa 3 para selecionar mais dados em linhas específicas.
c) Clique em OK para confirmar a seleção de dados e, em seguida, novamente em OK para inserir os dados selecionados da consulta no objeto conectado a dados.
O sistema fechará a caixa de diálogo Conectar objeto a dados e retornará ao Word. 7. Para selecionar uma coluna:
a) Realize uma das ações a seguir para selecionar a linha que exibe os dados necessários: ○ Na área superior da tela, clique duas vezes na coluna necessária.
○ Selecione a coluna na área superior da tela, clique em e, em seguida, clique em , no cabeçalho da área inferior da tela.
O sistema transfere os dados para a visualização com os cabeçalhos de coluna e de linha caso estes estejam disponíveis.
b) Se necessário, repita a etapa 3 para selecionar mais dados em colunas específicas.
c) Clique em OK para confirmar a seleção de dados e, em seguida, novamente em OK para inserir os dados selecionados da consulta no objeto conectado a dados.
O sistema fechará a caixa de diálogo Conectar objeto a dados e retornará ao Word. 8. Para selecionar uma célula:
a) Realize uma das ações a seguir para selecionar a célula que exibe os dados necessários: ○ Na área superior da tela, clique duas vezes na célula necessária.
○ Selecione a célula na área superior da tela, clique em e, em seguida, clique em , no cabeçalho da área inferior da tela.
O sistema transfere os dados para a visualização com os cabeçalhos de coluna e de linha caso estes estejam disponíveis.
b) Se necessário, repita a etapa 3 para selecionar mais dados contidos em células específicas.
c) Clique em OK para confirmar a seleção de dados e, em seguida, novamente em OK para inserir os dados selecionados da consulta no objeto conectado a dados.
O sistema fechará a caixa de diálogo Conectar objeto a dados e retornará ao Word. 9. Para selecionar todos os dados:
a) No cabeçalho da área inferior da tela, clique em .
O sistema transfere os dados com os cabeçalhos de coluna e de linha.
b) Clique em OK para confirmar a seleção de dados e, em seguida, novamente em OK para inserir os dados selecionados da consulta no objeto conectado a dados.
O sistema fechará a caixa de diálogo Conectar objeto a dados e retornará ao Word.
2.4.6.1.1.7.2
Seleção de metadados
1. No Word, efetue check-out do documento para edição.
2. Conecte-se à fonte de dados e selecione o provedor de dados para seu objeto conectado a dados.
3. Clique em Conexão de dados e, na caixa de diálogo Conectar objeto a dados, selecione o provedor de dados para seu objeto conectado a dados.
4. Clique duas vezes no provedor de dados.
5. Na seção inferior da caixa de diálogo Provedor de dados, clique em para desmarcar os dados. 6. Na área superior da tela, clique na guia Metadados.
O sistema exibirá os metadados disponíveis na área superior da tela. 7. Selecione os metadados necessários.
8. Clique em .
O sistema transferirá os metadados à seção de visualização.
9. Repita estas etapas sempre que necessário para carregar todos os metadados necessários. 10. Clique em OK para inserir os dados selecionados da consulta no objeto conectado a dados. O sistema fechará a caixa de diálogo Conectar objeto a dados e retornará ao Word.
2.4.6.1.1.8
Largura de coluna ajustável em tabelas
conectadas a dados
Se você modifica a largura de uma coluna em uma tabela conectada a dados, o comportamento padrão do sistema durante uma atualização de dados é restaurar a largura anterior da coluna. Se você deseja ajustar manualmente a largura da coluna de tabelas conectadas a dados, faça o seguinte:
2. Selecione a caixa de seleção Largura da coluna ajustável e clique em OK.