Gerenciamento de Projeto

De uma forma geral, um projeto envolve fazer algo que nunca tenha sido feito antes, o que significa que o projeto de um produto, de algum modo, é diferente de outro, portanto único. Assim, as características inerentes de cada projeto exigem um gerenciamento, de certa forma, específico para aquele produto em particular.

Para auxiliar no entendimento do gerenciamento de projetos, segundo o PMBOK (1996), deve-se entender que o gerenciamento de projeto é um esforço integrado de uma determinada área do conhecimento, mas que normalmente afeta outras áreas. Como por exemplo, durante a execução do projeto, qualquer alteração no produto pode causar uma alteração nos custos do projeto, porém isso pode ainda diminuir o tempo de projeto e não alterar as características de qualidade do produto. Assim, para se obter sucesso no gerenciamento de projeto, deve-se estar atento aos efeitos causados por uma decisão,

exigindo uma gerência ativa neste aspecto, para que um aumento da eficiência de um processo não afete o desempenho de outro.

De uma forma geral, de acordo com o PMBOK (1996), os projetos são compostos de processos, onde um processo é entendido como uma série de ações que geram resultados. Esses processos são realizados por pessoas e, na maioria das vezes, podem ser enquadrados em duas categorias:

Processos de gerenciamento de projeto – que trata da organização dos trabalhos

envolvidos com o projeto;

Processos orientados ao produto - que trata das especificações e criação do

produto do projeto.

Ou seja, um trata do gerenciamento das atividades relacionadas com a obtenção do produto e o outro das formas de obtenção do produto propriamente dito.

Os processos de gerenciamento de projeto podem ser organizados em cinco grandes grupos de um ou mais processos. A Figura 2.6. mostra o modelo de gerenciamento do processo de projeto proposto pelo PMBOK (1996).

Figura 2.6 - Modelo de gerenciamento do processo de projeto estudado. Adaptado do PMBOK (1996).

Processo de inicialização - tem como principal função reconhecer que um projeto

ou fase deve começar e se comprometer a executá-lo.

Processo de planejamento - tem a função de planejar e manter um esquema de

trabalho viável para se atingir os objetivos do negócio constatado no processo de inicialização.

Processo de execução - coordena as pessoas e recursos envolvidos no plano, para

Processo de controle - assegura que os objetivos do projeto estão sendo atingidos,

por meio de monitoramentos e de avaliações do progresso, tomando ações corretivas quando necessárias.

Processo de encerramento - formalizar a aceitação do projeto ou fase e encerrá-lo

de uma forma organizada.

Os grupos de processos têm ligações por meio dos seus resultados, isto é, o resultado de um processo é a entrada do outro. Entre os processos de controle e execução as ligações são interativas, onde o processo de execução inicia com o plano de projeto, que é o resultado do planejamento. À medida que o processo acontece, as informações e documentos são trocados com o processo de controle, atualizando o plano de projeto. As interações entre os processos do gerenciamento acontecem segundo a representação da Figura 2.7.

Figura 2.7 - Sobreposição dos processos de gerenciamento. Adaptado do PMBOK (1996).

Segundo o PMBOK (1996), num projeto real haverá muitas sobreposições. O processo de planejamento, por exemplo, deve não somente fornecer detalhes do trabalho a ser feito, para assegurar a correta execução da fase atual, como também fornecer alguma descrição preliminar do trabalho a ser desenvolvido nas fases subseqüentes. Este detalhamento progressivo é freqüentemente conhecido como planejamento por ondas

sucessivas4.

O gerenciamento do projeto envolve muitas áreas de conhecimento durante sua realização. Cada processo de gerenciamento pode ser entendido como um conjunto de conhecimentos aplicados à realização de um objetivo. Segundo o PMBOK (1996), as áreas envolvidas no gerenciamento são denominadas de áreas do conhecimento de projeto que podem ser divididas em gerências, sendo elas: integração do projeto; escopo do projeto; tempo do projeto; custo do projeto; qualidade do projeto; recursos humanos do projeto; comunicação do projeto; riscos do projeto e aquisições do projeto. Em cada área do

conhecimento ou gerências do projeto, estão contidos os processos de iniciação, planejamento, execução e controle. Em outras palavras, cada processo contém atividades de todas as áreas de conhecimento.

O trabalho aqui proposto tem como objetivo suportar o gerenciamento de projeto, provendo informações sobre o processo de projeto, atuando diretamente no processo de controle, ilustrado na Figura 2.7. Atuando como provedor de informações para assegurar que todos os recursos disponíveis estejam sendo utilizados de forma mais otimizada possível, verificando o atendimento das metas estabelecidas e provendo informações para a tomada de decisão, caso seja necessário uma intervenção no processo.

2.4.1. Pessoal Envolvido no Projeto

O gerenciamento de projeto é a aplicação, em conjunto, de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas, com o objetivo de encontrar o melhor caminho para alcançar as expectativas dos envolvidos no projeto. Assim a equipe de gerenciamento deve identificar os envolvidos com o projeto (stakeholders), determinando suas necessidades e as forma para atingi-las, e, assim, garantir o sucesso do projeto. Podem-se determinar os envolvidos para a maioria dos projetos e classificá-los como:

9 gerente do projeto – responsável pelo gerenciamento do projeto;

9 equipe de projeto – responsável pela realização do projeto. A equipe de projeto pode variar de acordo com a fase e o projeto;

9 consumidor – pessoas ou organizações que usarão o produto;

9 organização – empresas cujos empregados estão diretamente relacionados com o projeto do produto;

9 patrocinadores – pessoa ou grupo dentro da organização que provê os recursos financeiros para a realização do projeto; e

9 outras – todas as outras pessoas relacionadas com o projeto não citadas anteriormente, por exemplo: proprietário, investidores, fornecedores, empreiteiros, membros da equipe e suas famílias, agências governamentais e meios de comunicação, cidadãos individuais, organizações temporárias ou permanentes, e a sociedade como um todo.

Gerenciar todas essas expectativas pode ser um trabalho duro, pois, os objetivos de cada um podem causar conflitos, por serem bem diferentes. Porém, estas divergências devem ser resolvidas a favor dos consumidores. O gerente de projeto deve encontrar uma solução apropriada para essas diferenças, sendo este o grande desafio para o gerenciamento de projeto.

O presente trabalho tem o objetivo de propor uma ferramenta de controle de projeto que auxilie o gerente de projeto na tomada de decisão. Conforme exposto, existem diferentes expectativas para cada envolvido com o projeto, sendo assim, o sistema de medição de desempenho deve ter como objetivo auxiliar no gerenciamento do processo de projeto, considerando todas as perspectivas dos envolvidos, sendo esta uma recomendação para desenvolver um sistema de medição de desempenho.

2.4.2. Áreas de Conhecimento da Gerência de Projeto

Segundo o PMBOK (1996), o gerenciamento de projeto está dividido em cinco grandes processos (iniciação, planejamento, execução, controle e encerramento) e estes consideram nove áreas de conhecimentos, também chamadas de gerências. Como o trabalho está focado no processo de controle, será feita uma breve descrição das áreas de conhecimento relacionadas ao controle, apontando as características de maior relevância para a medição de desempenho, conforme é apresentado a seguir: