Gestão da farmácia

5.1. Encomendas e aprovisionamento

Esta fase é fundamental para o bom funcionamento da farmácia. É necessário ter em conta as suas necessidades, visto que elas diferem de farmácia para farmácia, dependendo dos utentes que as frequentam. A existência de um SI é de uma importância extrema, de maneira a evitar situações indesejáveis, como rutura de stocks, acumulação de excedentes ou produtos com prazo de validade a terminar.

5.1.1. Fornecedores e elaboração de encomendas

A escolha do fornecedor deve ter em conta diversos aspetos: localização do mesmo, condições comerciais, qualidade e frequência do transporte, condições de pagamento e processamento do processo de devoluções. A FBH utiliza essencialmente a Plural para efetuar as suas encomendas diárias. Ocasionalmente, e caso existam produtos esgotados, solicita algumas encomendas de volume menor à Alliance, Cooprofar, OCP Portugal ou Medicanorte, para que não exista rutura de stocks. São também efetuadas

encomendas diretamente aos laboratórios, normalmente em quantidades maiores, pois essa situação pode ser mais vantajosa para a farmácia em termos de preços e bonificações.

A realização das encomendas é efetuada três vezes por dia (antes das 13h, antes das 18h e antes das 21h) através do computador. Quando, por insuficiência ou inexistência de stock, não se consegue satisfazer as necessidades do utente, é possível efetuar uma encomenda diretamente por telefone. Nas encomendas diárias, o SI sugere automaticamente requisitar os produtos que são vendidos até à hora de validar a encomenda. No entanto, cabe sempre ao colaborador responsável avaliar as quantidades pedidas e adicionar os produtos que entender necessários, tendo sempre em conta bonificações, produtos que se encontram esgotados, variações sazonais e dias de serviço permanente.

Durante o meu estágio, fiz várias vezes a encomenda diária e também várias encomendas via telefone ao fornecedor (encomendas manuais).

5.1.2. Receção de encomendas e armazenamento

Na receção de encomendas existem vários fatores a ter em conta. Primeiramente, é necessário comparar o número de volumes entregues com os que estão descritos na guia e se, a acompanhar as encomendas, estão as respetivas faturas. Nestas consta a identificação do fornecedor e da farmácia, o número da fatura, a data, o código e designação do produto, quantidade pedida e enviada, o imposto de valor acrescentado (IVA) de cada produto, preço de venda faturado (PVF), o PVP, eventuais descontos ou bonificações, o custo total líquido e bruto. Também devemos verificar imediatamente se existem produtos que necessitam de condições especiais de conservação (como os produtos que necessitam de refrigeração) e guardá-los de imediato, conferindo as suas quantidades e PVP com os da fatura e anotando o prazo de validade (PV). O SI permite a receção de encomendas, sendo selecionado o número da encomenda a rececionar e indicado o número da fatura e o valor total faturado. Seguidamente, é necessário introduzir os produtos através do leitor ótico ou por introdução do Código Nacional de Produto (CNP). Caso o produto seja novo na farmácia, existe a necessidade de criar a ficha do produto, introduzindo dados como PVP e stock mínimo e máximo. Durante a receção da encomenda, deve-se ter em atenção o estado de conservação dos produtos, a quantidade recebida, os prazos de validade (que devem ser registados no SI) e o preço impresso na cartonagem (PIC). A indicação do PVP na rotulagem dos medicamentos é obrigatória, conforme o disposto na Lei n.º 25/2011, de 16 de junho. Para os produtos que não apresentam PIC, o SI calcula o preço segundo as margens da farmácia e o IVA

e só é necessário colar a etiqueta na embalagem manualmente. No final da receção, a fatura é assinada e arquivada em local próprio [46].

Os medicamentos estupefacientes e psicotrópicos são rececionados de igual forma, mas, anexada à fatura, é enviada uma Requisição de Estupefacientes e Psicotrópicos. Esta é também arquivada.

Regra geral, os produtos estão armazenados por ordem alfabética e segundo o princípio

First In First Out (FIFO), ou seja, o produto que chega primeiro à Farmácia da Boa Hora é

o primeiro que é dispensado ao utente. No entanto, em produtos com baixa rotatividade, é importante considerar o princípio First Expire First Out (FEFO), onde o primeiro produto a ser dispensado é o que tem prazo de validade mais próximo do seu término. Como já referido, os medicamentos psicotrópicos e estupefacientes estão guardados numa gaveta à parte, para garantir a sua segurança. Quanto aos produtos de dermofarmácia e cosmética, expostos na zona de atendimento da farmácia, são dispostos da forma mais apelativa e agradável possível, sendo necessário retirar os produtos das caixas ou colocar um alarme, para evitar situações de furto.

A receção de encomendas e o armazenamento foram a minha primeira tarefa durante o estágio na FBH. Permitiram que familiarizar-me com os medicamentos, podendo consultar os folhetos informativos ou o SI, sempre que surgisse alguma dúvida. Também me ajudou a compreender a organização e arrumação dos medicamentos, para que depois, na fase do atendimento, fosse mais rápido encontra-los.

5.1.3. Devoluções e reclamações

A devolução de produtos é uma constante na FBH, ocorrendo diariamente. Os motivos desta devolução podem ser: produtos pedidos por engano, produtos não encomendados, produtos com PIC diferente do preço máximo autorizado (PMA), embalagens danificadas, produtos retirados do mercado, produtos com prazo de validade a terminar, entre outros. É emitida pelo SI uma nota de devolução em triplicado, assinada e carimbada, e enviadas duas cópias ao fornecedor. A terceira via fica arquivada na farmácia. De seguida, o fornecedor em questão pode enviar um produto em substituição do devolvido ou pode ser emitida uma nota de crédito pelo armazenista. O fornecedor pode também não aceitar a devolução e enviar o produto novamente para a farmácia, sendo necessária efetuar a quebra do produto no SI.

Nos casos em que existam produtos faturados mas não enviados na encomenda, é necessário efetuar uma reclamação para o fornecedor, habitualmente por telefone.

5.1.4. Prazos de validade

Os prazos de validade são verificados regularmente, sendo impressa uma lista com prazos de validade a terminar em 180 dias. O prazo de validade é depois confirmado produto a produto se corresponde ao que se encontra no SI. Os produtos do protocolo da diabetes são retirados 120 dias antes do término do prazo de validade, os de veterinária 90 dias antes e os restantes medicamentos 30 dias antes.

5.2. Receituário

Os MSRM constituem a maior parte das vendas efetuadas na farmácia. O elevado número de receitas requer uma conferência minuciosa das mesmas, sendo depois separadas por organismos de comparticipação. Cada lote é composto por 30 receitas, à exceção do último lote do mês, que poderá ter um número inferior.

5.2.1. Conferência e processamento do receituário

Na FBH, a conferência ocorre ao longo do mês. Idealmente deve ocorrer pouco tempo após a dispensa, permitindo que eventuais erros no aviamento sejam detetados precocemente facilitando a sua resolução. Por exemplo, um engano na dosagem de um medicamento pode ser resolvida sem que o utente tome a medicação errada, através de contato rápido. Alguma inconformidade na receita deve ser corrigida pelo farmacêutico e devidamente justificada no verso da receita. Se necessário, o utente deve ser contatado. Atualmente, com a introdução das receitas eletrónicas, é menos provável ocorrer um erro humano na dispensa da medicação. A conferência do receituário consiste na verificação dos parâmetros legais referidos anteriormente, no ponto 3.1.1., da parte I do relatório. Depois de verificada a conformidade das receitas, é impresso o Verbete de Identificação do Lote, onde constam informações como: identificação da farmácia, identificação do lote (número, série, mês e ano), o organismo de comparticipação, a quantidade de receitas, valor total do lote em PVP, valor total em preço pago pelo utente e valor comparticipado. O verbete é carimbado e anexado ao lote respetivo.

No último dia do mês, é efetuado o fecho dos lotes, iniciando uma nova série que irá corresponder ao mês seguinte. Nesta altura, é emitida uma Listagem Valorizada de Entidades, onde constam todos os planos com movimentos no mês em vigor. No primeiro dia do mês seguinte, para todos os planos mencionados na Listagem Valorizada, é emitida a Relação Resumo de Lotes, que contem as mesmas informações que o Verbete de Identificação do Lote mas relativas ao conjunto dos lotes do organismo em questão, e as faturas em quadruplicado.

5.2.2. Entrega de receituário

Na Farmácia da Boa Hora, o receituário referente ao SNS é enviado à ARS do Norte, mais especificamente ao Centro de Conferência de Faturas (CCF) na Maia, até ao dia 10 do mês seguinte. Apenas a primeira e segunda vias da fatura vão para o CCF, juntamente com a relação resumo dos lotes, os verbetes e as respetivas receitas anexadas. A terceira via é enviada para a Associação Nacional de Farmácias (ANF) e a quarta fica em arquivo na farmácia. O restante receituário referente a outras entidades é também enviado para a ANF, com três cópias da relação resumo de lotes e três faturas. Os quadruplicados são guardados na farmácia. Nesta situação, a ANF serve de intermediário, enviando o receituário para o respetivo organismo e efetuando o pagamento da comparticipação à farmácia [47].

Tanto o receituário que é enviado para o CCF como para a ANF é embalado em caixas de cartão com a respetiva guia de transporte e recolhido pelos CTT.

5.2.3. Devolução do receituário

Quando um erro é detetado pela entidade responsável em alguma receita, esta é devolvida à farmácia, não sendo reembolsada a comparticipação. As receitas que possam ser corrigidas ou justificadas ainda podem ser enviadas ao CCF, junto com a faturação do mês seguinte, após correção e refaturação. Nas situações que não podem ser corrigidas, a farmácia assume o prejuízo, emitindo uma nota de crédito para o CCF.

5.3. Gestão e inovação

A atual crise no setor das farmácias exige que haja inovação para ultrapassar algumas adversidades que surgem no decorrer da gestão de uma farmácia. A farmácia comunitária não deixa de ser uma atividade comercial, embora seja um local de prestação de cuidados de saúde, sendo indispensável uma gestão sustentável para garantia da sua continuidade. No entanto, a gestão de uma farmácia não pode passar só pela otimização de vendas, mas também pela relação com os utentes.

Durante o meu estágio, a Farmácia da Boa Hora alterou a sua imagem (logotipo), de forma a torna-la mais moderna e atrativa, juntamente com outras iniciativas. Criou uma página de Facebook e está, presentemente, a remodelar o seu website. Instituiu também um novo cartão (Anexo VI), exclusivo para a FBH, onde os utentes aderentes podem beneficiar de descontos e acumular dinheiro em cartão, privilegiando os utentes mais antigos e habituais.