Gestão da Universidade Pública

As universidades são entidades complexas, que realizam as mais diversificadas tarefas, que contemplam o ensino, a pesquisa e a extensão, além daquelas atividades meio, de cunho administrativo. Assim, delas é exigida uma metodologia de trabalho diferenciada dos demais tipos de organização. A natureza dos trabalhos, as tecnologias empregadas, os recursos humanos e os seus clientes evidenciam as diferenças com aquelas organizações. Pereira, Melo e Cunha (2008) ainda enfatizam que a universidade é constituída de um sistema pluralista, dividido em linhas de disciplinas, subgrupos de professores, grupos de alunos, além de ser dividida entre gestores e docentes. Assim, dessas instituições, é exigida uma metodologia de trabalho diferenciada. Como particularidade, cita-se o fato de, por exemplo, docentes serem designados para ocupar cargos de gestão sem terem conhecimento ou habilidade específicos para exercê-los, tendo que, quase sempre, aprender como exercê-los durante o seu exercício (MEYER JÚNIOR; WALTER, 2010). Como consequência, muitos gestores acabam realizando as atividades de gerência de modo intuitivo, pois sem formação adequada, tem que atuar por meio de tentativa e erro (DAVEL, 2004).

Para Meyer Júnior e Murphy (2000), apesar de serem oriundos das próprias instituições de ensino, os ensinamentos dos cursos de gerência e administração ainda não são praticados pelo dirigente da universidade brasileira. Porém, diante da necessidade de se realizar um trabalho autônomo, administrativa e financeiramente, conforme previsto constitucionalmente,

não se pode esquecer que as próprias instituições terão que se preparar para o efetivo exercício desta autonomia tão discutida e tão reclamada. As instituições terão que desenvolver sistemas

administrativos mais eficientes e eficazes, portanto, mais competentes, e basear-se em uma Administração profissional (MEYER JÚNIOR; MURPHY, 2000, p. 143).

O cenário descrito sugere a importância de se inovar na administração destas instituições, que são complexas, para torná-las mais racionais, eficientes e eficazes, com leveza estrutural, contudo, focadas no seu papel acadêmico e social (MEYER JÚNIOR; MURPHY, 2000).

A administração das organizações de ensino, ou Administração Educacional, possui certas peculiaridades que a diferencia da administração de empresas, pois a escola é uma organização complexa. A complexidade da organização escolar decorre do corpo que a constitui, formado por docentes, gestores, avaliadores, os quais possuem diferentes formas de pensar e conceber o processo educativo (SANTOS, 2009, p.177).

Percebe-se o porquê das dificuldades encontradas na gestão universitária, eis que, apesar de formar os profissionais para as respectivas áreas de atuação, fica evidenciado que as Instituições de Ensino Superior (IES) não têm o hábito de empregar no seu dia a dia os conhecimentos que elas próprias disseminam. Somado a tais limitações, vale dizer que as instituições públicas de ensino superior enfrentam limitações estruturais e financeiras das mais variadas, a exemplo, dos cortes orçamentários sofridos pelas IFES, no início de 2015, conforme divulgado pela mídia: ―Nos primeiros meses do ano, as federais tiveram um corte de 30% em seus repasses devido à necessidade de ajuste fiscal‖ (CAPUCHINHO, 2015, p. 1).

2.2 ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS

A administração de materiais é parte relevante para qualquer organização que produza bens ou serviços, tenha ela fins lucrativos ou não, como são os órgãos da administração pública (AMMER, 1979). Sendo que foram as transformações sociais, tecnológicas e econômicas, decorrentes da revolução industrial, que, de fato, contribuíram para a evolução da Administração de Materiais (GONÇALVES, 2010). Em verdade, Dentre os muitos fatores importantes na cadeia de suprimentos,

Arnold (1999, p. 23) cita o fato de que ela ―[...] inclui todas as atividades e processos necessários para fornecer um produto ou serviço a um consumidor final‖. Ademais, igualmente dando ênfase à Administração de Materiais, Fernandes (1984, p. 179, grifo do autor) refere-se a ela como ―[...] uma atividade meio ou, como, também podemos classificá-la, uma atividade quase fim, das mais importantes dentro de um enfoque sistêmico‖.

Mais precisamente, determinar quando e quanto adquirir é papel preponderante da Administração de Materiais, cuja estratégia do abastecimento sempre é iniciada pelo usuário/consumidor, com base nas suas demandas. É uma função que compreende gestão, compras e armazenamento. Em outras palavras, compreende-se a administração de materiais como sendo um componente indispensável na consecução dos objetivos almejados pela organização (VIANA, 2010). Pois, em verdade, segundo confere Viana (2010, p. 35-37),

a administração de materiais coordena esse conglomerado de atividades, o que implica necessariamente o estabelecimento de normas, critérios e rotinas operacionais, de forma que todo o sistema possa ser mantido harmonicamente em funcionamento, sendo importante destacar que para a realização de seus objetivos desenvolve um ciclo contínuo de atividades correlatas e interdependentes com as demais unidades da empresa, motivo pelo qual uma série de informações tramita entre seus diversos setores.

Nesse sentido, Viana, (2010, p, 78), nos faz lembrar que O homem, desde as formas mais primitivas de vida grupal, sentiu necessidade de estabelecer normas, princípios, regras definidoras das relações dos membros do grupo. Desde então, nos mais diferentes ramos de suas atividades cotidianas, o homem fica sempre condicionado às regras que estabelece, aos padrões que cria [...] [...] Portanto, a norma é fruto de consenso, de acordo firmado entre partes. A empresa não foge a essa regra, carece de normas, desde as de cunho absolutamente administrativo até as normas técnicas.

Contudo, o autor ressalta que ―[...] a simples publicação de uma norma tem pouco valor, a menos que ela possa ser aplicada; logo, a aplicação pode acarretar sacrifícios de poucos para o benefício de muitos‖ (VIANA, 2010, p. 81).

Assim, para que funcione de maneira harmônica, de acordo com Viana (2010), a administração de materiais depende fundamentalmente de um conjunto específico de atividades, a seguir relacionadas:

a) cadastramento – classificação, especificação e codificação

dos materiais;

b) gerenciamento do estoque - formação do estoque;

c) obtenção do material - compra; e

d) guarda do material – recebimento, armazenagem,

conservação e distribuição.

Quanto à especificação, que pode ser considerada a atividade mais importante do ponto de vista da sustentabilidade ambiental - pois nela poderão constar os critérios de sustentabilidade agregados ao bem, serviço ou obra -, Viana (2010) a define como a representação detalhada dos requisitos a serem satisfeitos por um produto, um material ou um processo, que deve indicar, sempre que necessário, a forma de comprovação do atendimento dos requisitos estabelecidos. Ela se constitui em uma norma destinada a estabelecer as condições exigidas para aceitação e/ou recebimento de materiais, como matérias-primas, produtos semiacabados e produtos acabados (VIANA, 2010).

Para Dias (1993), as especificações e substituições de materiais podem ser feitas em conjunto com outros setores. Segundo o autor, certos mandamentos definem como comprar o bem, incluindo a verificação dos prazos, preços, qualidade e volume.

Em relação às especificações funcionais, contemplam a qualidade de um produto. Existem várias formas de descrever um produto, sendo que no seu detalhamento podem estar incluídas, por exemplo, as suas características físicas e químicas. Reside ai uma discussão sobre o conceito de qualidade, já que seu entendimento está sujeito à subjetividade e juízos de valor. Neste caso, se alguém for interrogado sobre o significado do termo ―qualidade‖, em resposta, certamente ter-se-ão afirmações, tais como: ―O melhor que há‖, ―perfeição‖, ―grau de excelência‖, e ―muito bom‖. Pode soar bonito, mas pode significar quase nada. ―Há muitas definições de qualidade, mas todas giram em torno da ideia de satisfação do usuário. Nessa base, podemos dizer que um item tem a qualidade exigida quando satisfaz as necessidades do usuário‖ (ARNOLD 1999, p. 213),

destaque aqueles relacionados à:

Satisfação do cidadão; envolvimento de todos; gestão participativa/gerência de processos; valorização das pessoas; constância de propósitos; melhoria contínua; gestão proativa; entre outros. Assim, qualidade no serviço público decore de uma política de gestão que leva a uma maior eficiência, eficácia e efetividade dos serviços, a desburocratização e simplificação de processos e procedimentos e a satisfação das necessidades explícitas e implícitas dos cidadãos (MATIAS- PEREIRA, 2012, p. 13).

Pode-se dizer, então, que na atualidade, em relação à sustentabilidade ambiental, o bem ou serviço deve atender as demandas da sociedade em relação a tal aspecto.

Em linhas, e com base no que afirmam certas fontes, a exemplo de Santos (2013, p.10) que, na seção seguinte explora-se, com mais detalhes a gestão de compras, o que é ilustrado por meio da fala desse autor, quando se refere às universidades públicas: ―a necessidade de se obter e eficiência e eficácia na gestão de compras e estoques em organizações públicas para viabilizar o desenvolvimento organizacional e para que as mesmas cumpram suas funções sociais de atender as necessidades dos cidadãos‖. Então, é correto afirmar que a gestão compras deve atuar de forma a alcançar resultados consistentes e, assim, assegurar o aumento de valor tangível e intangível, com sustentabilidade, atendendo a todos os atores interessados (BRASIL, 2014b).