gt; análise e descrição de funções

O que são a análise e descrição de funções?

A análise e descrição de funções são um processo que permite às empresas definir o conteúdo de cada uma das funções, segundo os seguintes critérios:

> Principais tarefas e exigências intrínsecas à função;

> Relações funcionais e hierárquicas na estrutura da empresa;

> Equipamentos e ferramentas utilizados;

> Condições de trabalho e normas de higiene e segurança;

> Padrões de desempenho ou requisitos funcionais;

> Atributos pessoais e de formação requeridos ao desempenho da função.

As responsabilidades de cada função deverão ser identificadas com clareza e precisão, permitindo que o processo de selecção consiga identificar as pessoas certas para cada posto de trabalho. No entanto, os descritivos de funções deverão ser também suficientemente flexíveis na adaptação de cada função às rápidas mudanças verificadas actualmente.

Como fazer a descrição de funções?

A análise e descrição de funções englobam a descrição da função e a definição dos requisitos funcionais. Na primeira fase deverão definir-se os principais deveres e tarefas, materiais/equipamentos e padrões de desempenho desejados, respondendo às seguintes questões: O Quê, o Como e o Porquê da função. Os requisitos funcionais correspondem às exigências físicas, intelectuais e de personalidade, que permitem alcançar o desempenho desejado para cada função analisada.

A Figura 5, mostra que os empresários e gestores deverão passar por algumas etapas decisivas para a construção duma análise de funções, que se pretende rigorosa e representativa da realidade.

figura 5

> principais passos na análise de funções

F O N T E: A D A P T A D OD EW O O D S, R O B E R TH. (1997).  redacção do descritivo de funções  seleccionar a função para análise  processa- mento da informação  determinar quem recolherá a informação  determinar que informação recolher  determinar como recolher a informação

1. seleccionar a função para análise

A abertura de um novo ERB requer uma análise completa de cada uma das funções, mas numa operação já estabelecida, importa também manter um registo actualizado. Neste caso, a periodicidade de análise depende do grau de mudança associado a cada uma das funções, na medida em que factores externos e internos à organização podem afectar a operação e o conteúdo das várias funções existentes.

Algumas empresas analisam as funções numa base anual, em simultâneo com o processo de avaliação de desempenho e outras, utilizam um sistema rotativo, analisando cada função de três em três anos. Neste sector específico, da restauração, é importante que o gestor esteja atento às mudanças constantes que possam ter implicações nas várias funções, actualizando-as de imediato, sempre que possível. Por exemplo, é fundamental re-analisar as funções na área da cozinha, sempre que se verifiquem alterações importantes no menu ou com a introdução de novos equipamentos (mudanças internas).

2. determinar que informação recolher

A informação que é importante recolher no processo de análise e descrição de funções poderá agrupar-se em duas categorias, segundo a sua finalidade:

> Actividades/tarefas a desenvolver;

> Equipamentos e ferramentas necessárias;



> Contexto de trabalho;

> Características pessoais;

> Características comportamentais requeridas;



> Standards de performance ou desempenho desejado;

O descritivo de funções dá ênfase às características da função em análise e o especificativo de funções foca essencialmente as características pessoais e comportamentais requeridas.

3. determinar como recolher a informação

Como as funções do sector da restauração variam consideravelmente do front of the house14 para o back of the house15 e, de estabelecimento para estabelecimento, são utilizados vários métodos para proceder

à descrição das funções, donde destacamos os seguintes:

> Observação Directa: o analista de funções observa e regista todas as tarefas realizadas pelos trabalhadores no seu posto de trabalho, descrevendo com rapidez as tarefas e comportamentos detectados. É o método mais simples e económico de recolha de informação. No entanto, deve ser aplicado a vários trabalhadores como forma de garantir que a informação recolhida corresponde à realidade.

> Questionário Estruturado ou Checklist: os trabalhadores e as chefias directas assinalam num questionário as

afirmações que descrevem a função. É um método rápido, tal como a observação directa, havendo necessidade de elaborar com precisão o questionário para evitar que a descrição de funções seja incompleta.

14] Expressão de origem americana que designa as funções de contacto directo com o cliente (por exemplo: empregado de mesa, empregado de balcão, etc.)

15] Expressões de origem americana que designa as funções que não estão em contacto directo com o cliente (por exemplo: cozinheiros, pasteleiros, empregados de copa, etc.)

> Questionário Aberto: os trabalhadores e as chefias directas descrevem as funções segundo a sua própria linguagem, exigindo-se para tal alguma capacidade verbal dos inquiridos.

> Entrevista: o analista entrevista os trabalhadores e as suas chefias directas, captando todos os elementos impor- tantes da função. Contudo, é um método demorado e incompleto se a entrevista for insuficiente para caracterizar a função.

Outros métodos utilizados, embora com menos frequência, são: os Incidentes Críticos (envolvem obser- vação e registo de acontecimentos verificados pelos titulares da função - servindo para definir o desem- penho desejado para a função), a Avaliação de Desempenho (excelente oportunidade para recolha de informação sobre a função) e o Diário (algumas empresas pedem aos seus trabalhadores que registem as suas actividades num diário ou log book, medida que requer algum tempo adicional mas que encoraja os trabalhadores a pensar sobre o seu trabalho).

Como sugestão prática, deverão ser utilizados os vários métodos de forma combinada. Para funções com menos de 10 trabalhadores deverão utilizar-se, por exemplo, a observação directa e a entrevista. Pelo contrário, se a função tiver mais do que 10 trabalhadores, poder-se-á utilizar o questionário estruturado, com algumas questões abertas. No caso específico dos ERB, na sua generalidade micro e pequenas empresas, o método mais aconselhável é o da observação directa combinada com a entrevista.

Atenção ao efeito de Heisenberg, sobretudo quando utilizada a entrevista ou o questionário aberto, porque a maioria das pessoas procura dar as respostas em função daquilo que pensa que os entrevistadores querem ouvir.

4. determinar quem recolherá a informação

A recolha de informação para a análise de funções poderá ser desenvolvida por profissionais externos à empresa (analistas de funções) ou por elementos internos, dependendo esta escolha da finalidade da tarefa, do tempo disponibilizado para o efeito e do orçamento definido.

5. processamento da informação

Esta etapa do processo de análise e descrição de funções pressupõe a identificação dos elementos que melhor definem e caracterizam a função e o modo com a mesma deverá ser desempenhada. Este proces- samento de informação poderá ser efectuado através da técnica de análise de conteúdo, que permitirá identificar tópicos e relacionar a informação recolhida, evitando assim repetição de tarefas ou respon- sabilidades entre duas funções.

6. redacção do descritivo de funções

A análise de funções é utilizada para criar instrumentos ou ferramentas de gestão, entre as quais, se pode destacar o descritivo de funções (Job description) e o especificativo de funções (Job specification). Tal como já foi referido anteriormente, o descritivo de funções inclui os deveres, responsabilidades, condições de trabalho e tarefas de uma determinada função; por outro lado, o especificativo de funções é

um dos elementos que compõem o descritivo de funções, embora apresentando-se como um documento independente (Ver nos anexos um documento exemplificativo).

O descritivo de funções é utilizado também para apoiar o recrutamento e selecção, a integração de novos trabalhadores, a formação e desenvolvimento, assim como as promoções e progressões na carreira.