A indexação pode ser definida como o ato de descrever e identificar o conteúdo de um documento através da adoção de termos, palavras-chave, sintagmas que representem melhor os seus respectivos assuntos.
Conforme Guinchat e Menou (1994, p. 175) a indexação “é a operação pela qual se escolhe os termos mais apropriados para descrever o conteúdo de um documento”. Ampliando esse conceito, Baptista, Araújo Júnior e Carlan (2010, p. 70), entendem a indexação como o processo no qual “se escolhe o termo ou os termos mais adequados para descrever o conteúdo de um documento. O produto dessa indexação são os índices e o nível da indexação varia de acordo com as necessidades dos usuários e das unidades de informação”.
No entendimento de Bentes Pinto (2001, p. 226) a indexação é entendida como um tipo de representação do conhecimento registrado podendo ser
[...] realizada tomando-se por base os conceitos, as palavras-chave/unitermos ou, ainda, em uma visão mais moderna, os sintagmas nominais (proposta apresentada pelo grupo SYDO), ou frases (proposta de Alain F. Smeaton e Paraic Sheridan), ou ainda os sintagmas verbais (proposta de Geneviève Lallich e de Virginia Bentes Pinto).
Fundamentada em Guinchat e Menou (1994), a qualidade da indexação pode ser julgada a partir de vários critérios como: exaustividade, seletividade, especificidade, uniformidade. A adoção do critério de qualidade a ser utilizado depende das necessidades dos usuários, do tipo de biblioteca e da quantidade de bibliotecários indexadores disponíveis. Em geral, recomenda-se que o trabalho de indexação seja feito, sempre que possível, de forma exaustiva para se obter uma melhor recuperação da informação e uma porcentagem maior de cobertura dos dados.
Para Bentes Pinto (2001), a indexação de assuntos envolve três etapas principais: análise conceitual (decidir qual é o assunto do documento), tradução (traduzir os termos para a linguagem dos usuários do documento) e controle de qualidade (eliminar possíveis ambiguidades contidas nas palavras, contribuir para que haja uma recuperação da informação eficiente para o usuário).
Na representação do conteúdo de um documento, pode ser adotada a linguagem natural que utiliza palavras retiradas do próprio documento ou a linguagem controlada que utiliza termos autorizados pertencentes a um vocabulário controlado (LANCASTER, 2004).
No que diz respeito ao massivo ambiente digital, algumas bibliotecas realizam a atribuição automática de cabeçalhos de assunto, códigos de classificação, registros bibliográficos em formato Machine Readable Cataloging (MARC) por meio do intercâmbio
de dados bibliográficos, via redes de cooperação. Outras, a priori, promovem o exercício intelectivo e qualitativo destes dados e, a posteriori, fazem a inserção dos dados no sistema, conforme sua adequação às necessidades do usuário e à primazia de qualidade da Organização da Informação.
Por vezes, os referidos dados de catalogação descritiva e de assunto do objeto informacional vinculam-se como serviço integrante da compra de livros eletrônicos, por exemplo. Contudo, algumas bibliotecas realizam uma análise preliminar da qualidade dos metadados fornecidos, para uma posterior inserção no sistema de gerenciamento do acervo.
Face ao exposto, é fundamental a elaboração de uma política de indexação como instrumento norteador bem definido e mediado, apetecível para a atuação do bibliotecário.
Rubi (2009, p. 83) compreende a política de indexação como “uma decisão administrativa que reflita os objetivos da biblioteca para definir um padrão de cultura organizacional coerente com a demanda da comunidade acadêmica interna e externa”. Ademais, é condição sine qua non que a política de indexação seja descrita e registrada em um manual de indexação, bem como periodicamente avaliada e atualizada, quando necessário. Rubi (2008) sistematiza os elementos intrínsecos da política de indexação, em três grupos, conforme o quadro 5.
Quadro 5 – Aspectos relacionados à política de indexação
(continua)
Grupos Descrição/Ações
capacidade de revocação e precisão do sistema: trata da relação entre
exaustividade, revocação e precisão. Quanto mais exaustivamente um sistema indexa seus documentos, maior será a revocação (número de documentos recuperados) na busca e, inversamente proporcional, a precisão será menor.
especificidade: afirma que o tratamento temático realizado de maneira detalhada
resultará em uma recuperação com níveis de revocação menor e com um índice maior de precisão, ou seja, mesmo sendo um número reduzido de documentos, são exatamente esses que correspondem às questões de busca do usuário.
exaustividade: trata-se do número de termos utilizados para descrever o documento,
diz respeito à exaustividade que por sua vez está relacionada à revocação e à precisão do sistema de recuperação. Frisa-se que precisa haver um equilíbrio entre o número de assuntos determinados e a especificidade desejada.
economia: parte do pressuposto de que a conversão retrospectiva e a catalogação
cooperativa trouxeram a perspectiva de economia de tempo para os bibliotecários. Dessa forma, acredita-se que o tempo economizado com a representação descritiva deva ser utilizado de forma a permitir que os bibliotecários façam a representação temática seguindo os procedimentos necessários para identificação e seleção dos assuntos de acordo com a política de indexação da biblioteca.
Quadro 5 – Aspectos relacionados à política de indexação
(conclusão)
Grupos Descrição/Ações
formação do indexador: aspecto atinente a cursos direcionados aos indexadores e à
própria formação deles em serviço. Refere-se ao conhecimento do indexador nas áreas de assunto dos documentos, metodologia de indexação, características da linguagem e habilidades linguísticas.
procedimentos relacionados à indexação: diz respeito à descrição de como deve
ser realizada a leitura documentária com fins à indexação, por exemplo, recomendações sobre quais as partes do documento que devem ser lidas e quais podem ser evitadas.
manual de indexação (elaboração/utilização): descrição e padronização de
procedimentos, compilação de exemplos para consulta, com o intuito de minimizar inconsistências na indexação.
síntese: consiste na atribuição de conceitos selecionados a partir da elaboração de
resumos documentários.
escolha da linguagem: desempenha papel fundamental tanto na entrada dos
documentos, para descrição de seus assuntos, quanto na saída, auxiliando na descrição dos interesses do usuário. Deve-se escolher entre linguagem livre ou linguagem controlada e linguagem pré-coordenada ou pós-coordenada.
consistência/uniformidade: trata da forma como um mesmo assunto deve ser
analisado conceitualmente e traduzido da mesma maneira, sendo o tamanho do vocabulário utilizado e o número de conceitos representados fatores que afetam a consistência e a uniformidade.
adequação: relacionada à habilidade do bibliotecário catalogador em determinar o
assunto do documento e traduzi-lo adequadamente para o vocabulário controlado.
avaliação: a diz respeito à avaliação do sistema de recuperação da informação feita
pelo bibliotecário com o objetivo de determinar o grau de satisfação dos usuários no uso.
campos de assunto do formato MARC: indicar quais campos e subcampos do
registro MARC deverão ser considerados para a construção de um catálogo. Como exemplo: campos 650 e 690 que dizem respeito ao assunto controlado e ao campo de assunto livre, respectivamente.
capacidade de consulta a esmo (browsing): diz respeito à interface de busca dos
sistemas utilizados para a recuperação da informação, principalmente sobre a estrutura temática que os organiza.
estratégia de busca: definir se a busca no sistema será feita pelo bibliotecário ou pelo
próprio usuário.
forma de saída dos resultados: diz respeito ao formato de apresentação dos
resultados de busca aos usuários e qual a influência disso quanto à precisão dos resultados. Linguagem documentária Sistema de busca e recuperação por assuntos Indexação
Fonte: Adaptado de Rubi (2008).
Por fim, no que tange à concepção de aplicabilidades da indexação como fenômeno de mediação, Redigolo e Silva (2017) apresentam algumas propostas, a saber:
constitui-se dos processos de análise do documento, identificação e seleção de conceitos, possível utilização de uma linguagem documentária para a geração da representação documental;
b) possibilitadora de acesso ao conteúdo informacional do documento, como também de sua recuperação;
c) mediadora entre os acervos informacionais, o conhecimento estabelecido e os sujeitos que buscam construir conhecimento.
Concernente às etapas do processo de análise de assunto, Redigolo e Silva (2017, p. 63) ressaltam também que:
O usuário deverá estar presente, indiscutivelmente, em todas as etapas da Análise de Assunto. Porém, é na seleção do conceito que a mediação implícita da informação é ainda mais nítida, ao passo que a preocupação com o rigor e controle terminológico é que dará sustentabilidade na relação usuário-sistema de informação.
A próxima seção trata da sinalização interna e externa de ambientes de uso coletivo e/ou público, em especial das bibliotecas universitárias.