Indicadores de desempenho

Segundo Kipper (2011), uma das vantagens do uso de gestão por processos nas organizações é a utilização de indicadores de desempenho pois permite a verificação dos pontos de melhoria nos processos. Conforme evidenciado na fase do diagnóstico da pesquisa, o processo atual não possui indicadores de desempenho que possam ser aplicados para o controle do processo. Tampouco a instituição de referência utiliza desta ferramenta para medir sua performance.

Considerando a baixa produção teórica sobre o tema gestão patrimonial, o que estende também a indicadores de desempenho aplicados à esta área, e considerando que uma das características deste trabalho é estar voltado para aplicação prática no campus estudado, mas que também possa servir de referência para outros profissionais da área, conforme orienta a metodologia Design Science, serão apresentados nesta a seção a proposta de alguns

109 indicadores de desempenho para apurar os resultados do processo ideal proposto nesta pesquisa e assim, segundo Krajewski (2009), evidenciar possíveis pontos de intervenção no processo, de forma que o ciclo de melhoria contínua seja estabelecido.

A construção deste artefato fundamentou-se no modelo de formulário de indicador de desempenho, apresentado no Guia de Simplificação proposto pelo Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão; nos indicadores elaborados por Santos (2016) e nas lacunas de desempenho evidenciadas pelos participantes dos grupos focais, durante a etapa de mapeamento do processo e da observação participante, uma vez que a pesquisadora atua na área de patrimônio da instituição estudada, conforme segue:

1. Índice de bens distribuídos

Este índice mede o índice de bens permanentes distribuídos no período (SANTOS, 2016). Está vinculado ao subprocesso 2 que cuida da distribuição de bens novos. Considerando que as aquisições de bens permanentes implicam em altos investimentos em recursos financeiros, não é recomendada a aquisição dos mesmos para estoque, principalmente se forem equipamentos, uma vez que, devido aos avanços tecnológicos, podem ficar ultrapassados ou sair de linha antes mesmo do uso.

O recomendável é a utilização do bem dentro do prazo de garantia e caso o material ou equipamento fique guardado em depósito sem a devida utilização pode prejudicar o acionamento da assistência técnica, e o órgão deverá arcar com as despesas de manutenção ou reparo.

A faixa de aceitação é maior que 90%, sendo que quanto maior o número, mais eficaz é o processo e, por conseguinte, quanto menor o índice, maior será a quantidade de itens estocados no setor de patrimônio, sendo necessária a verificação do motivo dos mesmos estarem parados no depósito e se isso não vai prejudicar as atividades meio e fim da instituição.

A periodicidade de aplicação é semestral; a de avaliação semestral. Este indicador fica a cargo da Coordenação de Almoxarifado e Patrimônio, utilizando a seguinte fórmula de cálculo:

IDbp(t) = It. D./mês x 100

110 Nesse caso:

IDbp (t) = Índice de distribuição de bens patrimoniais It. D./período = Quantidade de itens distribuídos no mês It. Rec./mês = Quantidade de itens recebidos no mês

2. Índice de ordem de serviço atendida

Este indicador mede o índice de ordens de serviços (referentes à movimentação de bens permanentes) atendidas no período (SANTOS, 2016). Associado ao subprocesso 3, que trata das transferências e movimentações que irão gerar ordens de serviços e demandadas ao setor de patrimônio. Caso os bens sejam movimentados sem autorização, as informações ficarão desatualizadas e o controle patrimonial comprometido e por isso, quanto maior o número, mais eficaz é o processo; sendo que a faixa de aceitação deste índice é de maior que 90%.

Para o seu cálculo deverão ser utilizadas as ordens de serviços de transferência e movimentação de bens permanentes solicitadas por mês. Sua aplicação e avaliação é trimestral e fica sob a responsabilidade da Coordenação de Almoxarifado e Patrimônio.

Para melhor verificação desse índice, deve-se comparar as ordens de serviço com os Boletins de Serviço para verificar se todas as movimentações referentes às alterações referentes a desvinculação do cargo, função ou emprego foram solicitadas e realizadas.

Para o cálculo deste índice usa-se a seguinte fórmula:

IOSbp (t) = Mov. /trim. x 100

OS/trim.

Onde se lê:

IOSbp (t) = Índice de ordens de serviços de movimentação de bens patrimoniais OS/trim. = Quantidade de ordem de serviços de movimentação no trimestre Mov./trim. = Quantidade de movimentações no trimestre

111 Segundo a Instrução Normativa nº 205, de 8 de abril de 1988, é obrigatória a emissão dos termos de transferência e de responsabilidade. Dessa forma, o propósito deste indicador é medir o índice de atualização de Termos de Responsabilidade para avaliar o que foi e o que falta ser revisado no período, uma vez que, caso os bens sejam movimentados sem autorização, os termos de responsabilidade ficarão desatualizadas e o controle patrimonial comprometido.

Este índice deve ser utilizado no subprocesso 3, transferências e movimentações, sendo que a faixa de aceitação é de 90% e quanto maior o número, mais eficaz é o processo. A responsabilidade de medir é da Coordenação de Almoxarifado e Patrimônio, sendo que sua aplicação e a avaliação devem ser efetuadas a cada trimestre.

Com base na relação de termos de responsabilidade e ordens de serviços de transferências e movimentações este índice é calculado através da seguinte fórmula:

AtTR = TR Rev. x 100

TR Emitidos

Onde se lê:

AtTR= Atualização de Termos de Responsabilidade TR Rev. = Termos de responsabilidade revisados TR Emit. = Termos de responsabilidade emitidos

4. Divergências de Inventário

Este indicador mede o índice de divergências encontradas na realização do inventário e tem o propósito de verificar o desempenho da área patrimonial referente à atualização do cadastro e localização dos bens permanentes (SANTOS, 2016).

A responsabilidade de aplicar este indicador é da Comissão de inventário, e considerando a característica anual do inventário, sua aplicação e avaliação também deverão ser anuais.

A sua faixa de aceitação é de 5%, considerando que quanto menor o número, mais eficaz é o processo. Deve ser calculado tomando como base a relação do acervo e a relação produzida no inventário. Sua fórmula de cálculo é:

112 Div (g) = It. c/Div x 100

It. Inv.

Sendo:

Div (g) = Divergência geral

It. c/ Div. = Quantidade de itens com divergências It. Inv. = Quantidade de itens inventariados

As divergências podem ser provenientes de itens encontrados não cadastrados ou por itens cadastrados não encontrados. Dessa forma, a fórmula anterior poderá ser adaptada para produzir mais dois indicadores de desempenho:

4.1 Divergências de inventário a maior

Segundo Santos (2016), este indicador tem o propósito de medir o índice de divergências referente a itens encontrados no inventário e não cadastrados que podem ser provenientes de: a) problemas na etapa de cadastro e incorporação de bens (Subprocesso de Recebimento); b) exclusão equivocada do item na fase de movimentação ou transferência de bens; c) erro da comissão de inventário na contagem dos bens. Sua faixa de aceitação é menor que 5%, o que significa que quanto menor o índice, mais eficaz é o processo.

Div (>) = It.Enc. ñ Cad. x 100

Tot.It. Cad.

Onde:

Div (>) = Divergências de inventário a maior

It. Enc. ñ Cad. = Quantidade de itens encontrados e não cadastrados Tot.It. Cad. = Quantidade de itens cadastrados (=inventariados)

113 Deve ser usado para medir o índice de divergências referente a itens cadastrados e não encontrados no inventário provenientes de: a) movimentação ou transferência de bens sem a atualização dos termos de responsabilidade; b) erro da comissão na contagem dos bens; c) extravio ou desaparecimento de bens (furto ou roubo) sem a devido registro (SANTOS, 2016).

Conforme os outros índices aplicados ao subprocesso 4, referente ao inventário anual, sua faixa de aceitação é de 5%, onde quanto menor o índice, mais eficaz é o processo. Sua fórmula de cálculo é:

Div (<) = It.Cad. ñ Enc. x 100

Tot.It. Cad.

Sendo:

Div (<) = Divergências de inventário a menor

It. Cad. ñ Enc. = Quantidade de itens cadastrados e não encontrados Tot.It. Cad. = Quantidade de itens cadastrados (=inventariados)

5. Índice de recuperação de bens

Tomando como base Santos (2016), este índice é usado para medir o índice de recuperação de bens defeituosos ou estragados e verificar o desempenho o das ações de manutenção e recuperação de bens móveis relativas ao subprocesso 5.

A recuperação de bens classificados como recuperáveis implica em economia aos cofres públicos uma vez que aumenta seu tempo de vida útil. Além disso, o setor demandante será atendido mais rapidamente do que a elaboração de certame para aquisição de um novo bem.

Dessa forma, a faixa de aceitação proposta é de maior que 90%, indicando que quanto maior o número mais eficaz é o processo.

A responsabilidade de medir esse índice é da área de patrimônio, efetuado anualmente, através de informações extraídas do relatório de bens recuperáveis produzidas pela comissão de inventário anual e de relação de bens consertados ou recuperados no período.

114 IRecup. = It. Recup. X 100

It. OR

Onde temos:

IRecup. = Índice de bens recuperados

It. Recup. = Quantidade de itens recuperados

It. OR= Quantidade de itens ociosos classificados como recuperáveis