Mapeamento do processo atual

O Mapeamento do processo é uma ferramenta para construir o detalhamento dos fluxos de trabalho e procedimentos do processo ponta a ponta, identificando o que, onde, quando, por que, como e por quem o trabalho é realizado (GONÇALVES, 2000; CBOK, BPM, 2013; NASCIMENTO et al., 2016)

Dessa forma, para o mapeamento do processo e construção do modelo atual (“AS IS”) utilizou-se da pesquisa documental e observação participante e, para confirmação do mapeamento do processo atual e identificação de propostas de melhoria, utilizou-se a técnica do grupo focal.

 3.3.3.1 Pesquisa documental

O procedimento de pesquisa documental analisa alguns tipos de documentos como registros, publicações, circulares, ofícios, memorandos, comunicações informais, fotografias, dispositivos de armazenamento óptico (VERGARA, 2014). A pesquisa fundamentada em documentos permite uma melhor visualização do problema ou na formulação das hipóteses levantadas para a sua verificação por outros meios (GIL, 2008).

Considerando que este trabalho foi desenvolvido em uma instituição pública federal, foram investigados os documentos originais e cópias, arquivados na instituição, relacionados à gestão patrimonial, tais como: memorandos; ofícios; termos de doação e publicações institucionais como, por exemplo, a Instrução Normativa 01/2016 que trata dos procedimentos de administração patrimonial no órgão. Também foram levantados os formulários internos utilizados para registros e movimentações de bens permanentes

52 utilizados no controle patrimonial. Buscou-se também modelos para mapeamento de processos e que fossem aplicáveis à organização estudada.

 3.3.3.2 Observação participante

Na observação participante há uma interação do pesquisador com as pessoas envolvidas e, portanto, uma pré-disposição para compreender o grupo social pesquisado, seus hábitos, atitudes e outras particularidades vivenciadas no cotidiano (GERHARDT e SILVEIRA, 2009; RICHARDSON, 2012).

A adoção da observação participante será executada durante todo o desenvolvimento da pesquisa uma vez que o estudo será efetuado no Setor de Patrimônio da instituição estudada onde trabalha a autora desta pesquisa. Além da observação dos eventos desencadeados pelo Setor de Patrimônio da instituição pesquisada, serão apreciadas interações com outros setores bem como as características do acervo patrimonial e seu estado de conservação.

Cabe ressaltar que na observação participante o pesquisador tem que ser cauteloso no planejamento das etapas referentes à coleta e análise de dados de forma a reduzir o subjetivismo do trabalho (GIL, 2008; VERGARA 2012 e RICHARDSON, 2012). Neste sentido, para evitar os indesejados vieses ou direcionamentos equivocados da pesquisa, recorre-se aos outros procedimentos metodológicos desenvolvidos no trabalho: pesquisa bibliográfica desenvolvida para elaboração do referencial teórico; o levantamento dos documentos utilizados no processo; à survey com aplicação de questionário aos servidores do campus e a realização de grupo focal com os servidores que atuam na área de gestão patrimonial.

 3.3.3.3 Grupo Focal

Segundo Matias-Pereira (2012), a escolha dos instrumentos para coleta de dados está vinculada aos objetivos pretendidos com a realização da pesquisa. Dessa forma, a técnica do grupo focal foi utilizada com a intenção de confirmar as informações levantadas no mapeamento do processo de gestão patrimonial e colher sugestões de melhoria no processo.

Segundo Michel (2009), a técnica do grupo focal consiste na realização de uma reunião conduzida por um moderador, onde o grupo de pessoas participantes têm

53 características em comum e conhecem o tema abordado, permitindo a troca de experiências e uma discussão mais acurada sobre o assunto, sendo que para sua realização devem ser observados alguns critérios:

a) A escolha dos participantes deve estar alinhada com os objetivos da pesquisa e por isso, a seleção dos membros considerou a experiência dos mesmos no âmbito da gestão patrimonial.

b) O nível sociocultural dos participantes deve ser semelhante. No caso apreciado, os participantes são todos técnicos-administrativos em educação da rede federal de ensino.

c) Elaboração de um roteiro de entrevista. Dessa forma, foi elaborado um roteiro para condução do encontro, estruturado da seguinte forma: atividades a serem desenvolvidas e o tempo disponibilizado para cada etapa, conforme demostrado no Apêndice B.

Para reforçar o diagnóstico do problema, foram realizadas sessões do grupo focal também em outros dois campi que compõem a instituição estudada. A justificativa da escolha das unidades está relacionada à semelhança das mesmas em relação à idade, estrutura organizacional e orçamentária. O propósito é a comparação da percepção dos servidores que atuam na gestão patrimonial de cada unidade para verificar a situação atual, qual a melhor prática de cada campi e propostas de melhoria no processo. Portanto, a Tabela 3 apresenta a relação de grupos focais desenvolvidos na pesquisa.

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Tabela 3 - Relação dos grupos focais

Unidade Grupo focal Quantidade de participantes

Campus 1 A 6

Campus 2 B 2

Campus 3 C 2

Total 10

Fonte: Elaborada pela autora (2018)

O primeiro passo foi solicitar anuência para desenvolvimento da pesquisa e autorização aos diretores dos campi envolvidos tendo em vista a realização de entrevistas com servidores, conforme Apêndice D. O convite aos participantes seguiu os critérios fixados para realização deste tipo de dinâmica, ou seja, alinhado aos objetivos da pesquisa e em relação ao nível técnico compatível. No campus 1, local de atuação da pesquisadora, para seleção dos membros do grupo A, foi verificado quais os setores mais envolvidos no processo atual de gestão patrimonial e enviado convite para participação do evento. Dessa forma os setores

54 representados são: Diretoria de Administração e Planejamento; Coordenação Geral de Administração e Finanças/Orçamento; Coordenação de Almoxarifado e Patrimônio; Coordenação de Serviços Gerais; Coordenação de Tecnologia da Informação e Coordenação de Planejamento, Obras e Manutenção.

Para os demais grupos foi verificado os nomes dos responsáveis pelo setor de patrimônio, através do endereço eletrônico das unidades. Em seguida efetuou-se um contato preliminar com os mesmos, explicando o propósito da pesquisa e solicitando o nome dos servidores que atuam na gestão patrimonial para que fosse formalizado o convite para participação da entrevista do grupo focal via e-mail.

Para os participantes do encontro foi apresentado o objetivo do encontro e colhidas as assinaturas no Termo de Consentimento Livre e Esclarecido - TCLE (para participante maior de idade), informando que seriam resguardadas a identificação dos mesmos. O modelo do documento encontra-se no Apêndice E.

Para otimização dos encontros o processo de gestão patrimonial do campus foi apresentado na planilha de Mapeamento de Processo, elaborado pela empresa Stracta Consultoria (2018), previamente preenchida, para apreciação e opinião dos participantes sobre a situação atual e propostas de melhoria.

Para o tratamento dos dados coletados na pesquisa foi utilizada a análise de conteúdo que, segundo Vergara (2014, p. 5) “refere-se ao estudo de textos, documentos e verbalizações orais. É uma técnica de análise de comunicações, tanto associada aos significados, quanto aos significantes da mensagem”. Este procedimento deve obedecer às seguintes etapas: a) Pré-análise: através de várias leituras, serão selecionados os materiais que serão analisados; b) Exploração do material: neste momento serão efetuadas uma categorização e classificação do material mais acurada e c) Tratamento, inferência e interpretação dos dados obtidos (GIL, 2008).