CAPÍTULO V – O PODER PÚBLICO: O SUJEITO EFETIVO DO RECADASTRAMENTO
ANEXO 3: INSTRUÇÕES PARA PREENCHIMENTO DO FORMULÁRIO DE
Instruções para preenchimento do formulário de cadastramento de Óbitos 01. Identificação do Cartório
Tipo de Cadastro: se CNPJ, preencher com o número 1; se matrícula CEI, preencher
com o número 2. (um) dígito.
Número do Cadastro: preencher com o número do respectivo cadastro, sem incluir
barras, pontos, hífens e espaços em branco entre os números do cadastro.
02. Identificação do óbito
Livro. Preencher com o número do livro do cartório onde foi lavrado o óbito. Máximo
de 6 (seis) dígitos.
Folha. Preencher como o número da folha do livro do cartório onde foi lavrado o
óbito. Máximo de 5 (cinco) dígitos.
Termo. Preencher com o número do termo do óbito. Máximo de 10 (dez) dígitos.
Data da Lavratura. Preencher com a data da lavratura da certidão de óbito. Formato
DD.MM.AAAA.
Data do óbito. Preencher com a data do óbito constante da certidão de óbito. Formato
DD.MM.AAAA.
Em caso de desconhecimento desta data, preencher com a data de lavratura da certidão de óbito.
03. Identificação do falecido
Nome do falecido. Preencher o nome completo do falecido, sem abreviaturas e sem
caracteres especiais do tipo cedilha, til, acentos ou pontos. Máximo de 70 (setenta) caracteres. Em caso de indigente, preencher com IGNORADO.
Nome da mãe do falecido. Preencher o nome completo da mãe do falecido, sem
abreviaturas e sem caracteres especiais do tipo cedilha, acentos, til ou pontos. Máximo de 70 (setenta) caracteres. Em caso de desconhecimento, preencher com IGNORADO.
Sexo do falecido. Preencher com a letra inicial do sexo do falecido. Se masculino: M;
79
Data de Nascimento. Informar a data de nascimento do falecido, conforme consta da
certidão. Preencher no formato DD.MM.AAAA.
UF de Nascimento (sigla). Identificar a unidade da federação (Estado ou Distrito
Federal) de acordo com a sigla oficial, onde nasceu o falecido. Atenção: não preencher este campo caso o falecido tenha nascido no exterior.
Município de Nascimento. Identificar a cidade/ município, com o nome por extenso,
onde nasceu o falecido. Não preencher este campo caso o falecido tenha nascido no exterior.
04. Documentos do falecido
NIT (PIS/PASEP/Contribuinte individual ). Informar o nº do PIS ou do PASEP, ou
do contribuinte individual da Previdência Social da pessoa falecida. Atenção, este campo deve ser preenchido sem caracteres especiais do tipo hífens, barras, pontos ou vírgulas. 11 (onze) dígitos.
CPF. Preencher este campo com o nº do Cadastro de Pessoa Física (CPF) do falecido.
11 (onze) dígitos (sem caracteres especiais do tipo hífens, barras, pontos ou vírgulas).
Nº de Identidade. Informar neste campo o número da carteira de identidade (RG) do
falecido. Máximo de 14 (quatorze) posições, sem caracteres especiais do tipo hífens, barras, pontos ou vírgulas.
Emissor. Preencher com o código do órgão emissor da carteira de identidade.
Consultar os códigos dos órgãos emissores no verso do formulário.
UF. Preencher com a sigla da unidade da federação (estado/distrito federal) do órgão
emissor da identidade.
Título de eleitor. Informar o número do título de eleitor da pessoa falecida. Até 12
(doze) dígitos, sem caracteres especiais do tipo hífens, barras, pontos ou vírgulas.
Certidão de Identificação. Identificar qual o tipo de certidão de onde são extraídas as
informações da pessoa falecida. Se for de certidão de nascimento, preencher com N. Se for certidão de casamento, preencher com a letra C.
Livro da Certidão de Identificação. Preencher com o número do livro do cartório
que expediu a certidão de nascimento ou de casamento da pessoa falecida. Até 6 (seis) caracteres.
Folha da Certidão de Identificação. Preencher com o número da folha do livro do
80 5 (cinco) caracteres.
Termo da Certidão de Identificação. Preencher com o número do termo do registro
do cartório que expediu a certidão de nascimento ou de casamento da pessoa falecida. Até 10 (dez) dígitos.
Nº da Carteira de Trabalho (CTPS). Informar o número da carteira de trabalho da
pessoa falecida. Até 6 (seis) dígitos.
Série. Informar a série da carteira de trabalho da pessoa falecida. Até 5 (cinco) dígitos. UF. Informar a sigla da unidade da federação onde foi expedida a carteira de trabalho
da pessoa falecida.
Nº do benefício do INSS. Informar o número do benefício (NB) caso o falecido tenha
seu benefício previdenciário ou assistencial pago pelo INSS. Preencher o campo com o número do benefício constante da Carta de Concessão, do cartão magnético, ou de extrato/documento fornecido pelo INSS. Somente preencher este campo se o falecido for beneficiário do INSS. Estão disponíveis três campos para estas informações que serão de grande valia para impedir o recebimento indevido de pagamentos feitos pelo INSS, solicitando-se especial empenho por parte do cartório no preenchimento desta informação. Até 10 (dez) dígitos.
05. Emissor e Oficial do Registro Civil
Emissor / Assinatura e carimbo. Chancelar o formulário com assinatura e o carimbo
do empregado responsável pelo preenchimento do formulário.
Data. Preencher com a data de preenchimento do formulário.
Oficial do Registro Civil / Assinatura e carimbo. Chancelar o formulário com
assinatura e o carimbo do Oficial do Registro Civil ou de seu substituto legal.
Data. Preencher com a data da conferência das informações constantes do formulário. Informações complementares
As informações prestadas no formulário deverão ser obrigatoriamente iguais às constantes dos documentos oficiais (RG e Certidões) consultados.
Em cada formulário deve ser registrado apenas um óbito.
Os itens incluídos nos campos 01, 02, 03, 04 e 05 são de preenchimento obrigatório pelos Serviços de Registro Civil de Pessoas Naturais (cartórios ), nos termos da legislação vigente. As informações constantes do campo 04, especialmente aquelas que identificam o falecido (Pis/Pasep/Contribuinte Individual/CPF/Carteira de Identidade/título de eleitor/certidões ) e o item que identifica eventual benefício pago pelo INSS (pensão, aposentadoria, auxílio doença, etc ) são de grande importância
81 para a Previdência Social, e a legislação obriga que conste do campo 04, pelo menos uma das informações da pessoa falecida. Solicitando-se cumprimento da parte do cartório no preenchimento de pelo menos um dos itens dos documentos de identificação do falecido, além do número de benefício previdenciário do falecido, quando o mesmo for segurado da Previdência Social.
O formulário com erros ou falhas no seu preenchimento será devolvido para o respectivo cartório para as devidas correções.
Quando o óbito for de pessoa estrangeira, os campos (U.F de nascimento- Cod-prev) e (Município de Nascimento Cod-IBGE) não devem ser preenchidos.
O campo com a data do óbito é um campo obrigatório de preenchimento pelo Serviço de Registro Civil, em caso de seu não preenchimento, o sistema rejeita a informação. Assim, na hipótese de o Serviço de Registro Civil não ter a data do óbito, solicita-se indicar neste campo a data de lavratura do óbito, a fim de que a informação possa ser incluída no Banco de dados do SISOBI.
Quando não houver informação do nome da mãe da pessoa falecida, escrever/digitar ignorado, para que o sistema possa ter sequência, a regra vale também quando a pessoa falecida é desconhecida. Caso em que se deve escrever/digitar ignorado no campo do nome da pessoa falecida.
Esclarecimentos relativos ao preenchimento do formulário para cadastramento de óbito poderão ser prestados pela Gerência Executiva do INSS da área de abrangência do cartório.
83
ANEXO 4: INSTRUÇÕES PARA PREENCHIMENTO DO FORMULÁRIO PARA ATUALIZAÇÃO DE DADOS DE CARTÓRIOS
Instruções para preenchimento do formulário para atualização de dados de cartórios
Para o preenchimento do formulário deverão ser observadas as instruções a seguir:
01. IDENTIFICAÇÃO DO CARTÓRIO
Tipo de cadastro: Deve ser o mesmo adotado pelo INSS para identificar o cartório, dentre as
opções abaixo:
1 - CNPJ - Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas, obtido junto à Secretaria da Receita Federal.
2 - CEI - Cadastro Específico do INSS, obtido junto ao INSS.
Número do Cadastro: preencher com o número do cadastro correspondente, conforme item
anterior, sem hífens e traços.
Nome do Cartório: preencher com o nome do Cartório, até 60 caracteres. O nome não deve
conter caracteres especiais do tipo cedilha, acentos, til ou pontos. Em caso de necessidade, usar a sigla RCPN para abreviar "Registro Civil de Pessoas Naturais". Ex.: RCPN do 1º ofício da comarca de ...
02. DADOS CADASTRAIS
Endereço: rua, número, andar, sala, loja, complementos Bairro: Nome do bairro ou distrito onde se localiza o cartório Município: Nome por extenso do município
UF: Sigla da Unidade da Federação
CEP: Código de endereçamento postal da localização do cartório DDD: Código da cidade para discagem direta à distancia
Telefone: Número de Telefone
Ramal: Informe se o telefone do cartório possui ramal Telefone: Número de um segundo telefone do cartório
Nome do Titular: Preencher o nome completo do titular com até 45 caracteres, sem
caracteres especiais do tipo cedilha, acentos, til ou pontos.
Nome do Substituto: Preencher o nome completo do substituto com até 45 caracteres, sem
84
Forma de entrada de dados: Forma usual de entrega dos dados ao INSS, dentre as opções:
1. entrega por meio de formulário papel;
2. entrega por meio de disquete gerado pelo SISOBI aplicativo SEO-CARTÓRIO; 3. entrega por meio de disquete gerado por sistema próprio do cartório;
4. entrega por meio da INTERNET, registro a registro;
5. entrega por meio de transmissão de arquivos pelo aplicativo SEO-CARTÓRIO.
Automação do cartório
possui ou não computador: Sim ou Não;
usa o equipamento para automação das certidões: Sim ou Não;
tem acesso à INTERNET: Sim ou Não;
e-mail: informar o endereço eletrônico, caso o cartório utilize a internet.
03. EMISSOR E OFICIAL DO REGISTRO CIVIL
86
Anexo V
Layout do Arquivo
Tamanho do Registro 318 caracteres Formato Texto
Registro Header (Cabeçalho)
Sequencial * N 05 01-05 00000 (Início da Sequência ) Tipo Registro * N 01 06-06 1 (Registro cabeçalho )
Gerência Executiva * N 05 07-11 Código da Gerência Executiva Competência da Referência * N 06 12-17 AAAAMM
Versão Leiaute * N 01 18-18 (1) Dados da versão 1.0
Tipo de Sistema Gerador * N 01 19-19 (3) Sistema próprio do cartório Data da Geração do arquivo * N 08 20-27 AAAAMMDD
Hora da Geração do arquivo * N 04 28-31 HHMM
Tipo Identificação do Cartório * N 01 32-32 1(CNPJ) ou 2(CEI)
Identificação do Cartório * N 14 33-46 Se CEI completar com zeros à esquerda Nome do Cartório * A 70 47-116 Nome do Cartório
Filler * C 202 117-
318
Brancos
Registro detalhe ("corpo do arquivo")
Sequencial * N 05 01-05 Registro anterior + 1 Tipo Registro * N 01 06-06 2 (Registro detalhe) Marca de erro C 01 07-07 Reservado
Livro do óbito * C 06 08-13 Alinhar à esquerda, não usar hífens e barras Folha do óbito * C 05 14-18 Alinhar à esquerda, não usar hífens e barras Número do Termo * C 10 19-28 Alinhar à esquerda
Data da Lavratura da Certidão * N 08 29-36 AAAAMMDD Data do óbito * N 08 37-44 AAAAMMDD
87 Nome * A 70 45-114 Não abreviar, não usar caracteres especiais
e acentos Nome da mãe * A 70 115-
184
Não abreviar, não usar caracteres especiais e acentos
Sexo * N 01 185-
185
1( Masculino) 2 (Feminino) 3 (Ignorado)
Data de Nascimento N 08 186- 193 AAAAMMDD UF de nascimento C 02 194- 195 Sigla da UF Município de nascimento N 06 196- 201
Código IBGE de Municípios
CPF N 11 202-
212
CPF com DV e sem barras
Nº da Identidade C 14 213- 226
Numero da identidade
Código do Emissor N 02 227- 228
Tabela será fornecida
UF do emissor C 02 229- 230 Sigla da UF Tipo da Certidão de identificação C 01 231- 231 N (Nascimento) C (Casamento) Livro da Certidão de identificação C 06 232- 237
Alinhamento à esquerda, não usar hífens e barras
Folha da Certidão de Identificação
C 05 238- 242
Alinhamento à esquerda, não usar hífens e barras Termo da Certidão de Identificação C 10 243- 252
Alinhamento à esquerda, não usar hífens e barras
88 Nº do Título Eleitoral N 12 253-
264
Nº do título de eleitor sem hífens e barras
N.º da Carteira de Trabalho N 06 265- 270
Série da Carteira de trabalho N 05 271- 275 UF da carteira de trabalho C 02 276- 277 Sigla da UF NIT (Nº de Identificação do Trabalhador) N 11 278- 288
PIS/PASEP/Nº do contribuinte individual
Nº do Benefício N 10 289- 298
Número do benefício
Nº do Benefício N 10 299- 308
Em caso de mais de um benefício
Nº do Benefício N 10 309- 318
Em caso de mais de dois benefícios
Registro Trailler (Rodapé)
Sequencial * N 05 01-05 Total de registros detalhe Tipo Registro * N 01 06-06 3 (Registro rodapé )
Filler * C 312 07-
318
Brancos
Regras de Validação
Erros que provocarão a rejeição de todo o arquivo
Registro fora de sequência
Campo LIVRO em branco
Campo FOLHA em branco
Campo TERMO em branco
Total de registros informados incompatível com o total de registros enviados (contados)
89
Registro tipo 1 ("Header" ou cabeçalho) duplicado
Sequência inicial diferente de ‘00000’
Ano da competência de referência < 2001
Mês da competência de referência fora da faixa (1-12)
Competência de referência anterior a 04/2001
Tipo de Identificação do cartório fora da faixa 1-2 (1=CNPJ, 2=CEI)
Identificação do cartório inválida
Data de geração do arquivo com formato inválido
Data de geração do arquivo maior que a data atual
Hora de geração do arquivo maior que a hora atual na data atual
Versão do arquivo inválida (diferente de 1)
Tipo de Sistema gerador inválido (diferente de 2, 3 ou 5)
Código da Gerência Executiva do INSS inválido ou em branco
Nome do Cartório em branco
Nome do Cartório com caracteres inválidos (acentos, cedilhas e caracteres especiais) Erros que provocarão a rejeição dos registros em que estiver o erro, no caso dos campos estarem preenchidos:
Livro do Registro do óbito contém caracteres inválidos
Folha do Registro do óbito contém caracteres inválidos
Termo do Registro do óbito contém caracteres inválidos
Nome do falecido em branco ou com informação inválida ou com caracteres especiais (Usar IGNORADO para os indigentes)
Nome da mãe do falecido em branco ou com informação inválida ou com caracteres especiais (Usar IGNORADO para os casos de desconhecimento)
Data do Óbito com formato inválido. Em caso de desconhecimento desta data, usar a data da lavratura do óbito
Data da Lavratura do Óbito com formato inválido
Sexo do falecido fora de faixa (1..3)
Data da Lavratura do óbito menor que 01/01/1970
Data da Lavratura do óbito menor que a data do óbito
Data do óbito maior que a data atual
Data do óbito menor que 24/04/1986
Data de Nascimento com formato inválido
Data de Nascimento maior que a data do óbito
Data de Nascimento menor que 01/01/1880
UF de Nascimento inválida (Não preencher se falecido estrangeiro)
Código (IBGE) de município de nascimento inválido (Não preencher se falecido estrangeiro)
Município de Nascimento incompatível com UF de nascimento
CPF inválido
UF da emissão da identidade inválido
Órgão emissor da identidade inválido (fora da faixa 1...32)
Nº da Identidade em branco (e UF/Órgão emissor preenchidos)
Termo da certidão de identificação (nascimento ou casamento) em branco
Livro da certidão de identificação (nascimento ou casamento) em branco
90
Tipo de certidão de identificação inválido
Título Eleitoral inválido
UF da emissão da carteira de trabalho inválida
Série da carteira de trabalho em branco
Nº da carteira de trabalho em branco (e série/UF preenchidos)
NIT (PIS / PASEP / Nº do Contribuinte Individual) inválido
Nº do Benefício do INSS inválido
Segundo Nº do Benefício do INSS inválido
Terceiro Nº do Benefício do INSS inválido
Erros que provocarão a rejeição de todo o arquivo APÓS A TRANSMISSÃO em caso de transmissão via aplicativo SEO-CARTÓRIO:
Cartório não cadastrado no SISOBINET,
usuário de cartório não cadastrado no SISOBINET,
senha de usuário do cartório divergente da senha cadastrada no SISOBINET,
91
ANEXO 5: Sistema Informatizado de Controlo de Óbitos – SISOBI
Sistema Informatizado de Controlo de Óbitos - SISOBI
SISOBINET - Instruções para utilização da rede INTERNET para cadastro e envio dos óbitos pelos Serviços de Registro Civil de Pessoas Naturais ao INSS.
1. Os Serviços de Registro Civil de Pessoas Naturais que optarem por remeter os dados de óbitos para o INSS, via INTERNET, deverão previamente solicitar cadastramento junto à Previdência Social. Este cadastramento deverá ser feito no seguinte endereço eletrônico: sisobi@dfprevidenciasocial.gov.br Concluído o cadastramento, o respectivo Serviço de Registro Civil de Pessoas Naturais terá acesso, via internet, no endereço http: // www.previdenciasocial.gov.br, ao menu de serviços SISOBINET para incluir e transmitir as informações de óbitos do período de competência mensal diretamente ao Banco de Dados do SISOBI/MPAS
Para o cadastramento são necessárias as seguintes informações:
a) Número de inscrição do Serviço de Registro Civil de Pessoal Naturais (Cartório) no CNPJ (cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas), caso não tenha, informar o nº de matrícula CEI/INSS.
b) Nome completo do Serviço de Registro Civil de Pessoas Naturais (Cartório). c) Caixa Postal eletrônica/E-mail do Serviço de Registro Civil (Cartório) .
d) Nome completo e CPF da(s) pessoa(s) encarregada(s) pelo Titular do Serviço de Registro Civil de Pessoas Naturais pelo preenchimento e transmissão das informações de óbito via Internet. Esta pessoa ou pessoas serão cadastradas e terão uma senha inicial fixa "12345678", a qual permitirá o primeiro acesso ao sistema. A solicitação de troca de senha ocorrerá automaticamente após a digitação do CPF no campo Usuário e da senha inicial no campo Senha. Após a troca da senha inicial será mostrada uma tela de apresentação com informações gerais sobre o sistema. A partir dela, clicando-se em SISOBINET, chega-se ao menu principal, com as opções disponíveis.
2. Esta comunicação, via Internet, também dá cumprimento ao disposto no art. 68 da Lei nº 8.212, de 24 de julho de 1991, e os Serviços de Registro Civil de Pessoas Naturais, já cadastrados e participantes do Projeto Piloto/SISOBINET, nos termos do Oficio Circular MPAS/SE/Ass. n. 17/2000, ficam desobrigados de encaminhar a relação de óbitos por disquete, desde que mantenham o procedimento de transmissão de dados de óbitos via internet.
92 3. A comunicação do óbito via internet poderá ser feita diariamente ou ao final de determinado período (semanal ou mensal). A transmissão é direta para o Banco de Dados do SISOBI/MPAS e com a instalação do aplicativo SEO-CARTÓRIO (CD-ROM do SISOBI) no respectivo equipamento de informática do Serviço de Registro Civil, é possível a transmissão, em um único acesso à INTERNET, de arquivo contendo os óbitos de todo o período.
4. Todos os Serviços de Registro Civil de Pessoas Naturais que já solicitaram e obtiveram o respectivo cadastramento, para participação no Projeto Piloto do SISOBINET, não precisam solicitar novo cadastramento.
5. De acordo com o art. 3º desta Portaria, todos os Serviços de Registro Civil de Pessoas Naturais que optarem por esta alternativa de envio dos dados de óbitos deverão iniciar os procedimentos a partir da competência maio de 2001.
Como informar o óbito pela Internet.
a. O Serviço de Registro Civil previamente cadastrado deve acessar a página do MPAS na Internet no seguinte endereço eletrônico: www.previdenciasocial.gov.br e no menu, clicar o botão serviços, que fica à esquerda, na tela. Uma vez aberta a tela serviços, procurar a palavra SISOBINET, clicar nela para entrar no sistema.
b. Será aberto um formulário para digitação de Usuário e Senha. No campo Usuário informar sempre o CPF previamente fornecido à coordenação do sistema via e-mail. No campo Senha, no primeiro acesso, digitar 12345678. Após a troca de senha - obrigatória após o acesso inicial - digitar sempre a senha escolhida. Em caso de esquecimento da mesma, enviar e-mail à coordenação do sistema solicitando a reinicialização da senha.
c. O SISOBINET mostrará tela de apresentação com orientações sobre as opções disponíveis. Após leitura da apresentação, clicar em SISOBINET para chegar à tela de menu, que tem as opções abaixo :
Cadastrar óbitos. Mostra na tela o formulário para cadastramento de óbito, que
deverá ser preenchido pelo Cartório e transmitido para a Previdência Social após clicar-se em incluir. Em caso de dúvida quanto ao preenchimento, consultar a ajuda, localizada na tela de apresentação. Deve ser preenchido um formulário para cada óbito e transmitido. Caso já esteja instalado no microcomputador do usuário o CD-ROM com aplicativo SEO-CARTÓRIO, os formulários devidamente preenchidos poderão ser arquivados e remetidos, todos juntos, em um único acesso à INTERNET.
Atualizar óbitos. Este comando possibilita fazer correções de informações enviadas
erradamente ou incompletas. Deve-se localizar a certidão de óbito a atualizar fornecendo sua identificação na primeira tela, ou, deixando-a em branco, localizar na lista de todas as certidões que já foram enviadas (segunda tela).
Consultar óbitos. Este comando permite consultar óbitos já informados. Informe os
93 branco para consultar todos eles.
Informa inexistência de óbitos. Este comando permite informar a inexistência de
óbitos, se no período (mês) não houve qualquer registro de óbito feito pelo Cartório.
Emitir recibo. Este comando gera e permite que se imprima um recibo/comprovante