Limitação de dados

Como já dito anteriormente, parte do trabalho era o de realizar pesquisas envolvendo os arquivos da DICON e em seu banco de dados com o objetivo de, além dos levantamentos quantitativos acerca do número de processos tramitados, instrumentos celebrados, também outras informações que se tornavam relevantes para demonstrar como estava a gestão das parcerias na UFLA. Entretanto, foram encontradas várias limitações, apresentadas a seguir.

Cabe aqui lembrar que o autor deste trabalho é membro da Diretoria e ocupa o cargo de Diretor, motivo pelo qual ocorreram ações proativas com vistas a sanar as não-conformidades encontradas durante a pesquisa, o que resultou em resultados imediatos da presente pesquisa.

5.1.2.1 Falta de arquivamento de processos na DICON

Durante a realização do levantamento dos dados nos arquivos da DICON foi verificado que não existia em arquivo nenhum registro de instrumento celebrado com fulcro nos então artigos 23, 24 e 25 do RTL/UFLA, cujo trâmite processual se encontrava disposto no então Anexo III.

Foi analisada a questão e os possíveis motivos que levaram a não- existência de registros, sendo constatado que o Núcleo de Inovação Tecnológica

(NINTEC) não estava cumprindo o disposto no Anexo III, Fase III – Celebração, Passo 4, parte final e Passo 5, os quais conjuntamente ordenava que ao ser celebrado o instrumento, o NINTEC deveria comunicar o fato à DICON e solicitar-lhe o devido registro. Esta o registraria e dataria. Após o NINTEC promoveria a remessa das vias dos instrumentos às demais celebrantes.

Assim, o RTL/UFLA possibilitou ao NINTEC tramitar e arquivar os processos. No entanto, o referido órgão, como já discorrido no Título 4 deste trabalho ao falarmos da Seção II do Capítulo 5 do RTL/UFLA, passou a não registrar os instrumentos celebrados na DICON, bem como a não dar-lhes publicidade.

A comprovação do acima exposto teve como efeito a solicitação pelo Diretor de Contratos e Convênios de que se alterasse a redação dos artigos 23 a 25 do RTL, bem como do Anexo III da mesma norma. O que foi prontamente atendido, como dito alhures, pelo Reitor, tendo sido expedida a Portaria nº 160, em 4/3/2013.

O acima exposto é para demonstrar que a presente pesquisa foi prejudicada por não ter como o autor precisar com exatidão o número de instrumentos legais celebrados pela UFLA, uma vez que o NINTEC até a edição deste não havia cumprido o disposto no RTL/UFLA, com as alterações insertas pela Portaria do Reitor nº 160/2013 e remetido à DICON os processos arquivados naquele órgão.

5.1.2.2 Divergência entre o banco de dados e os arquivos físicos da DICON

Durante a realização do levantamento por amostragem dos processos foi verificada divergências entre os dados constantes do Banco de Dados da Diretoria e os arquivos físicos, uma vez que muitos dados estavam lançados erroneamente em seu sistema computacional. Visto tal ocorrência, foi

determinado pelo Diretor da DICON que um dos membros de sua equipe, juntamente com dois bolsistas fizessem a conferência de todo o banco de dados.

Feito isso foram corrigidos os dados do sistema, fazendo consignar corretamente os dados de cada processo. O que permitiu que o levantamento dos dados básicos dos processos físicos arquivados na DICON espelhasse a realidade.

5.1.2.3 Divergência nas datas constantes dos processos físicos

Uma das finalidades da pesquisa nos arquivos físicos da DICON era mostrar, por amostragem, o tempo gasto para tramitação dos processos no âmbito da UFLA, das fundações de apoio e da Procuradoria Federal na UFLA, a fim de certificar os gargalos existentes no trâmite.

Os dados escolhidos como necessários a demonstrar o lapso temporal do processo e o tempo em que permaneceu em cada órgão eram:

• número do instrumento celebrado; • demais celebrantes;

• data de entrada do processo na DICON; • data de remessa à Procuradoria Federal (AGU); • data de retorno da Procuradoria (AGU) à DICON; • tempo de permanência na Procuradoria (AGU);

• data de remessa das vias para a outra celebrante (empresa); • data de retorno das vias à DICON;

• data da celebração do instrumento;

Com o intuito de dar maior credibilidade à pesquisa, como dito anteriormente neste trabalho, foi feito um sorteio e neste saíram vários processos cujas datas de tramitação são incompatíveis, uma vez que vários de seus dados são incongruentes, como pode ser visto na Tabela 10.

Ao analisar a tabela verifica-se que o Acordo nº 025/2005 tramitou em “– 37” dias, ou seja, teve um prazo de tramitação negativo, conforme os dados apurados no estudo do processo físico, o que é impossível ocorrer no plano real. Tal inconsistência se dá ao fato de assim como muitos outros instrumentos de órgãos públicos darem entrada na UFLA já assinados e datados, tornando impossível fazer seu trâmite dentro do prazo legal. Carecendo de sê-lo feito com datas retroativas, a fim de que a UFLA não seja prejudicada.

Tabela 10 Tempo de Trâmite de Acordos – Ano de 2005.

N ú m er o C el eb ra n te s E n tr a d a n a D IC O N R em es sa à A G U R et o rn o à D IC O N T em p o n a A G U R em es sa à em p r es a R e to rn o à D IC O N D a ta d e ce le b ra çã o T ra m it a çã o T o ta l

001 Emp. Ouro Fino 02/12/04 02/02/04 07/12/04 5 22/12/04 14/01/05 13/01/05 42 011 COCARIVE 07/02/05 14/03/05 15/03/05 1 01/04/05 Sem inf. 16/03/05 37 023 Esc. Agr. Fed. Machado 14/04/05 23/05/05 08/06/05 16 Sem inf. Sem inf. 15/06/05 62 025 IEF-MG 28/04/05 Sem inf. Sem inf. 0 Sem inf. Sem inf. 22/03/05 -37 029 COMBEM 22/06/05 28/06/05 08/07/05 10 Sem inf. Sem inf. 15/07/05 23 033 Minerva Vida Corretora 13/07/05 10/08/05 20/08/05 10 Sem inf. Sem inf. 19/08/05 37 036 SEDESE 30/05/05 16/09/05 21/09/05 5 Sem inf. Sem inf. 23/09/05 116 039 Brax Trade 12/07/05 05/09/05 09/09/05 4 21/10/05 24/10/05 06/10/05 86 040 CEAP 29/08/05 21/09/05 07/10/05 16 Sem inf. Sem inf. 24/10/05 56

Fonte: DICON/UFLA.

O prejuízo não advém somente da perda da execução daquele objeto, mas de muitas outras possíveis parcerias com o referido órgão, uma vez que sua

Administração passa a ter o entendimento de que a UFLA não é uma boa parceria. Lamentável fato, mas que é normal de se ocorrer em órgãos que não possuem um planejamento e/ou uma gestão adequada.

É possível notar também o grande número de instrumentos que não tiveram registro de quando foram levados para serem assinados e quando retornaram da outra celebrante.

Durante a pesquisa foram muitos casos desse tipo, sendo em sua maioria com datas errôneas de remessa à Procuradoria Federal na UFLA, o que obstou precisar onde o trâmite processual está tendo um gargalo.

5.1.2.4 Falta de prestação de contas e/ou apresentação de resultados

Outro tópico da pesquisa seria o de analisar a frequência com que se apresentavam as prestações de contas e ou os resultados das parcerias. Entretanto foi constatado que durante todo o período de vigência do RTL/UFLA somente um coordenador apresentou os resultados da parceria.

A Secretaria da DICON informou que a partir da edição do RTL/UFLA aquele setor passou a enviar correspondência aos coordenadores solicitando a apresentação de resultados ou a prestação de contas. No entanto, passado mais de um ano realizando o trabalho e sem respostas, exceto a acima mencionada, a Secretaria cessou o envio de solicitações.

Durante a pesquisa foi verificado que as fundações de apoio da UFLA quando integrante da parceria enviava a prestação de contas para a Diretoria de Contabilidade, Orçamento e Finanças da UFLA (DCOPI).

Ficou constatado também que a DCOF vinha até então recebendo as prestações de contas e arquivando, sem dar um feedback à fundação ou à DICON de que as contas foram aprovadas, não sendo atendido o disposto no então artigo 34 do RTL/UFLA que ordena àquele órgão emitir “um laudo de

avaliação atestando ou não a regularidade das despesas”, e remetê-lo à DICON para “ser acostado aos autos do competente processo administrativo”.

Conforme já demonstrado, verificada tal inconformidade durante a pesquisa, o Diretor de Contratos e Convênios solicitou ao Reitor a alteração dos artigos 32 a 34 do RTL/UFLA, o que foi atendido por meio da Portaria do Reitor nº 160/2013. Que pode ser considerado como mais um resultado do presente trabalho.