Metodologias de implementação do ABC/M

Barrett (2005), descreve que entre 20 a 30 por cento das 1000 maiores empresas do mundo já implementaram o ABC.

Anderson (1997) diz mesmo que milhares de empresas já implementaram o ABC. Este autor, realça ainda que a maioria das 1000 maiores empresas mundiais usa o ABC – empresas como IBM, Kraft, Procter & Gamble, Xerox, Shell, Coors Brewing, GTE, Louisiana Pacific, General Electric, e Dow Corning tem sido auxiliadas por empresas de consultoria e de contabilidade especializadas em ABC.

Vários são os autores que escrevem sobre implementação de sistemas ABC/M. Podemos citar as obras e trabalhos de Cooper et al. (1992), Forrest (1995), Miller (1996), Cokins (1996) e (2001), Turney (2005), como também documentos de instituições ligadas a gestão de custos como o IMA e a CAM-I. De notar que a grande maioria destes autores, alem de desenvolverem trabalhos académicos, são consultores especializados na implementação de sistemas ABC/M, com experiencia prática de implementação, em grandes e médias empresas, desde do inicio do aparecimento do método, finais dos anos 80. No âmbito desta dissertação vão ser focados apenas o resumo de alguns trabalhos.

Miller (1996), defende que o modelo de implementação para o ABM deve assentar no desenho de um sistema de informação para melhorar a tomada de decisões e para induzir e apoiar os esforços de melhoria continua. O mesmo autor apresenta um modelo genérico de implementação de quatro passos, que pode ser aplicado em pequena escala, como por exemplo, um departamento ou área específica de uma empresa, ou pode mesmo ser aplicado em grande escala, numa fábrica, numa unidade de negócios ou em várias unidades de negócios simultâneos.

102 1 - Planeamento

2 - Análises da Actividade

3 - Custeio do produto e

actividades 4 - Documentação Final

Propósito Especificar actividades e processos de negócio

Seleccionar ou desenvolver

software Preparar relatórios Objectivos Saídas e medidas de saída Especificar os indutores de

recurso Fazer recomendações Âmbito Análise de valor acrescentado Especificar os indutores de

actividade Desenvolver acções Tempo Identificar os indutores de

custo Distribuir custos Redefinir dados Expectativas Desempenho das actividades

Desenvolver o modelo de

custeio Identificar próximos passos

Recursos Traçar resultados de melhoria

Equipa de desenvolvimento

Análise e recolha dos dados

Desenvolvimento de um sistema de manutenção e de relatórios de dados

Figura 25: Modelo de implementação ABM de quatro passos. Adaptado de Miller (1996).

Segundo Miller (1996), o planeamento é necessário para definir os propósitos, objectivos e as expectativas de cada bloco específico da construção do ABM. Uma significante parte deste planeamento inclui o desenvolvimento de um plano completo do projecto com linhas de tempo e responsabilidades, definindo os recursos necessários e a selecção das pessoas específicas para realizar o trabalho. Deve também documentar o método a ser utilizado na recolha dos dados. Este passo pode consumir entre 5 a 15 por cento dos recursos da implementação.

Miller (1996), afirma que as análises da actividade conforme de específica na Figura 25 são o coração da implementação do ABM e que esta tarefa pode consumir 50 a 55 por cento dos recursos de implementação.

O custeio dos produtos e das actividades é a parte mais mecânica, dos quatros passos de implementação. Envolve documentar toda a metodologia para a distribuição dos custos e grande parte do trabalho necessário para realizar este passo envolve o desenvolvimento ou a utilização de software específico para exportar, importar e assegurar os dados

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necessários para calcular os custos das actividades e dos objectos de custo. A não ser que surgem problemas com o sistema de informação, este passo não deve consumir mais que 25 ou 35 por cento dos recursos do projecto. Empresas que tenham muitos milhares de produtos ou serviços podem necessitar de consumir mais tempo do projecto nesta área de trabalho, Miller (1996).

O último passo dos quatro passos de implementação envolve a documentação final do trabalho realizado, incluído resultados, recomendações e conclusões. Para Miller (1996), este passo é muito importante mas muitas vezes negligenciado. Para serem bem sucedidas, as acções a tomar, devem realizadas com base no conhecimento ganho. No mínimo 10 por cento dos esforços totais do projecto devem ser dedicados neste passo.

A análise e recolha de dados são parte integral de cada um dos quatro passos propostos por Miller (1996). A análise e recolha dos dados podem consumir metade ou um terço dos esforços necessários em cada um dos quatro passos.

A parte final da implementação do ABM, de acordo com Miller (1996), é o

desenvolvimento de um sistema de manutenção e de relatórios de dados. Os quatro

passos do modelo de implementação proposto servem para realizar o projecto a primeira vez, contudo, a informação das actividades para serem importantes na tomada de decisão tem que ser recolhidas e reportadas numa base continua. O mesmo autor propõe dois estágios para implementar a continuidade do sistema ABM. O primeiro estágio será implementar procedimentos, sistemas e métodos necessários para a recolha de dados e o segundo estágio será a manutenção do sistema ABM, que envolve a introdução de novas actividade, a eliminação de actividades sem valor acrescentado e introdução ou a eliminação de objectos de custos. O sistema deve ser actualizado de forma a reflectir essas mudanças, Miller (1996).

Para o IMA (1998), qualquer iniciativa de implementação do ABC, tem 7 passos chave, que incluem a preparação do projecto, plano de trabalho, uma estrutura para formação e

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a estrutura básica para a implementação do ABC/M. a Figura 26 mostra a sequencia dos 7 passos propostos pelo IMA.

Figura 26: Passos da implementação do projecto ABC/M. IMA (1998)