O
Procedimento Ambiental têm a função de controlar um processo enquanto que a Instrução de Trabalho deve explicar como este processo é realizado.Um método eficaz de controle de um processo é através de sua documentação. Isto significa que a maioria das empresas poderá ter outros Procedimentos Ambientais documentados além dos exigidos pela Norma.
A Norma lhe permite ser flexível na maneira como documenta os processos. Você pode esco-lher não criar um procedimento para tratar cada cláusula ou seção da norma, mas como algumas cláusulas se sobrepõem, estas podem ser tratadas em um único procedimento.
Inversamente, você poderá, também, evidenciar o atendimento a um requisito (cláusula) da Norma em mais de um documento.
Você poderá desenhar um sistema adequado à maneira como sua organização conduz os negócios. Como exemplo dos procedimentos que podem ser utilizados em um Sistema de Gestão da Ambiental, baseado na Norma ISO 14001, apresentamos e descrevemos os procedimentos que foram desenvolvidos por profissionais e testados em milhares de empresas.
Como já afirmado, sua empresa poderá utilizar todos ou apenas alguns, porem desenvolve-mos um para cada item da norma. Você poderá usá-los como um guia para construir seu próprio sistema.
A Norma ISO 14001 estabelece a necessidade de se dispor de procedimentos para seus elementos.
4.3.1 Aspectos ambientais
4.3.2 Requisitos legais e outros requisitos
4.3.3 Objetivos, Metas e Programas 4.3.4 Programas Ambientais
4.4.1 Recursos, Funções, Responsabilidades e Autoridades
4.4.2 Competência, Treinamento e Conscientização 4.4.3 Comunicação Resposta ao Público 4.4.4 Documentação 4.4.5 Controle de documentos 4.4.6 Controle operacional Projeto e Desenvolvimento Terceirização e Compras Manutenção de Equipamentos
4.4.7 Preparação e resposta a emergências 4.5.1 Monitoramento e Medição Evidência a) Informação, registro ou fato, qualitativo ou quantitativo, baseado em entrevistas, exames de documentos, observação de atividades e condições, medição, ensaios ou outros meios inseridos no escopo de uma auditoria. b) Constatação de natureza qualitativa ou quantitativa de
infor-mações, dados ou fatos relativos à qualidade de itens, materiais, produtos, serviços, processos ou sistemas, respaldada em observações, medições e/
ou resultados de testes, ensaios ou outros meios.
Alertas Ambientais
Inspeção e Recebimento
Controle e Calibração de Equipamentos de Medição
4.5.2 Avaliação do atendimento a requisitos legais e outros 4.5.3 Não conformidade, Ação corretiva e Ação preventiva Ações Corretivas
4.5.4 Controle de registros 4.5.5 Auditoria interna
4.6 Análise pela administração
CoMo ConstrUIr UM proCeDIMento AMBIentAl
O primeiro passo é sempre ter uma folha-espelho para o Procedimento Ambiental. Nessa folha deverá estar escrito que o documento é um Procedimento, deverá ter o título desse procedi-mento. Ou a que ele se aplica e ter o número que dê uma ligação ao item da norma. Pense em colocar qual foi o departamento que emitiu este procedimento ou é o responsável por ele, qual a data de sua emissão, qual o número de sua revisão ( sim, porque permanentemente esses pro-cedimentos devem ser melhorados e atualizados às novas realidades da organização), e quantas páginas compõe o documento. Veja abaixo.
Logomarca ou nome da empresa
Procedimento Ambiental PA – A - 423
Título do procedimento ou a que ele se refere
Data de emissão Número da Revisão Quantidade de páginas
Procedimento Ambiental
Departamento que emitiu o procedimento, neste caso A de Administração Número equivalente ao item da norma
Logo abaixo desta tabela de identificação, devemos colocar os itens que serão tratados na parte descritiva deste Procedimento Ambiental. Estes itens terão uma variação segundo o descritivo do procedimento. Abaixo apenas um exemplo.
1. Objetivo
2. Responsabilidades 3. Definições
4. Equipamentos/Softwares 5. Condições Gerais
6. Formulários/ Instruções/ Tarefas/ Documentos 7. Referências
8. Anexos
Inspeção e Recebimento
Inspeção de item, material, produto ou serviço (quando aplicável) no estado e no estágio de recebimento, realizado pelo cliente ou seu representante legal.
Ainda na primeira página-espelho, você deve colocar uma tabela para registro das revisões rea-lizadas nesse documento. Veja como na página-espelho estou colocando todas as informações relevantes que trarão informações essenciais para quem consultará o documento e mesmo para observar se ele esta sendo atualizado, adaptado ou corrigido. Essa é uma evidência real de que sua empresa está levando o programa do Sistema de Gestão Ambiental a sério.
Revisão Nº Item Natureza da Alteração Data Autorizado por
Coloque aqui o número da revisão começando por 01 e assim por diante
Mencione aqui qual o item desse
procedimento que este sendo
alterado
Descreva o que foi alterado nesse procedimento
Coloque a data em que essa mudança en-trou em vigor
Nome do respon-sável por esta
alteração
Para finalizar a folha-espelho. Você ainda precisará colocar o nome do responsável superior ao funcionário que fez esta alteração com a menção do seu departamento. E a assinatura final sem-pre deverá ser de um Gerente ou Diretor da Emsem-presa.
Sempre que houver modificação no procedimento Ambiental as áreas envolvidas deverão ser imediatamente comunicadas.
Se o seu Sistema de Gestão Ambiental é mantido com pastas nos departamentos e documen-tação impressa, emita um novo Procedimento Ambiental e substitua o existente em cada pasta interna da empresa, claro que só nos departamentos que têm esse procedimento. Caso o sis-tema seja por meio eletrônico. Emita a correção com comunicado para os departamentos que utilizam o Procedimento Ambiental.
Revisado por:_____________________________Departamento:____________ Aprovado por:_____________________________Cargo:___________________
Coloque aqui a
logomarca de sua empresa
PROCEDIMENTO AMBIENTAL PA-431
Data: 00/00/00 Revisão: 00 Página 1 de 4 Aspectos Ambientais 1. Objetivo 2. Escopo 3. Responsabilidades 4. Procedimento 5. Registros 6. Referência 7. Documentação
Revisão Nº Data Natureza da Alteração Seção Autorizado por
Revisado:_____________________________________Depto:___________________ Aprovado por:_________________________________ Cargo:___________________
Folha Espelho
O importante de uma folha espelho de um Procedimento é mostrar claramente para seu
usuá-rio as informações básicas de um tema tratado por ele e a data da sua última revisão. A data da revisão comparada com a data de emissão mostra se o sistema esta sendo
perma-nentemente aperfeiçoado.
Cada Procedimento Ambiental possui itens diferentes, segundo a aplicação que corresponde ao item da norma. Porem existem termos básicos que se repetem em todos eles e para isto damos a baixo as definições de cada um dos itens mais comuns que serão utilizados nesses procedimentos.
1.0 oBJeTivo
1.1 Escreva aqui o que o Procedimento define. 2.0 resPonsaBilidades
Descreva agora:
2.1 Quais tarefas estão neste Procedimento?
2.2 Qual ou quais funções são responsáveis por executar essas tarefas?
3.0 deFiniÇÕes
É interessante definir apenas:
3.1 Quais definições ajudarão os funcionários a entenderem o Objetivo deste
Procedi-mento?
3.2 As definições são como pequenos dicionários, ou seja, palavras de difícil compre-ensão são aqui explicadas.
4.0 eQUiPaMenTos / soFTWare
4.1 É necessário algum equipamento ou software especial?
4.2 Se a resposta for sim, coloque especificações do equipamento ou software neste espaço.
5.0 condiÇÕes gerais
5.1 Delinear os passos deste Procedimento sempre em ordem da sequência da execu-ção dos mesmos.
5.2 Utilizar marcadores em ordem crescente para esclarecer passos individuais (subdi-visões) do processo, como por exemplo:
5.2.1 Clientes
5.2.1.1 Clientes Internet
5.2.1.2 Clientes externos
5.3 Alertar para os cuidados especiais que devem ser tomados a fim de se evitarem impactos ambientais adversos e acidentes ambientais ao executar as tarefas aqui descritas.
6.0 ForMUlÁrios / regisTros e docUMenTos
6.1 Listar todos os Formulários Ambientais que foram mencionados no texto do item 5.0
6.2 Listar todos os Registros que devem ser feitos e mantidos. Acrescentar esses Re
-gistros à Tabela de Re-gistros da Qualidade.
Condições Gerais
Aqui é a seção mais importante de um Pro-cedimento. É a descrição a partir do passo inicial de como um processo é executado, seja um pro-duto, serviço ou processo. Descrever claramente fará seu entendimento ficar mais fácil para todos os profissionais que utiliza-rem este documento.
6.3 Relacione quais outros Procedimentos / Instruções de Trabalho / Formulários Am -bientais ou Documentos estão relacionados a este documento.
7.0 reFerÊncias
7.1 Quando necessário relacionar este Procedimento com itens da Norma ISO 14001:2008, faça-o aqui neste item.
8.0 aneXos
8.1 Relacione aqui os anexos que fazem parte deste Procedimento, quando houver.