PLANEJAMENTO DAS AÇÕES DE CONTROLE NA CGU

O planejamento das ações de controle adotado pelo Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Federal segue a regra definida pela Instrução Normativa 01/01 e deve seguir uma seqüência e procedimentos pré-determinados. Por essa regra, a metodologia de trabalho deve abranger as percepções atinentes às ações de cada UA, às áreas de atuação e pauta política específica, ao desempenho dos Programas e Ações, bem como avaliar as unidades responsáveis pelas diferentes etapas do processo gerencial de implementação da Política Pública e o planejamento das ações de controle a ser implementados para avaliação da execução dos programas de governo e da gestão pública.

É um processo permanente de trabalho e permite, por meio da reavaliação, manter o controle sempre atualizado e atuante. Alguns aspectos importantes:

1. hierarquizar cada Programa em nível de ação;

2. elaborar o Relatório de Situação das Ações (RS) selecionadas, identificando: a) os objetivos e as metas;

b) os órgãos responsáveis;

c) a documentação legal que lhes dá suporte;

d) as razões de implementação;

e) as formas de execução e os mecanismos de implementação; f) a clientela e o público alvo;

g) a existência de recursos externos financiando total ou parcialmente as Ações; h) os critérios para a seleção dos beneficiários;

i) as formas de divulgação que serão utilizadas para mobilizar a clientela, quando for o caso;

j) os mecanismos de controle, inclusive de controle social; e

k) as informações a respeito das ações do Sistema de Controle Interno no exercício anterior, bem como sobre o exercício atual.

3. elaborar o Plano Estratégico da Ação (PE) selecionada, incluindo os pontos críticos e frágeis capazes de impactar a execução e a definição da abordagem de controle a ser adotada;

4. elaborar o Plano Operacional (PO) de cada divisão de trabalho definida na abordagem da Ação, com identificação das ações de controle a serem realizadas, definição de instrumentos e do período de realização dos trabalhos.

A norma detalha de forma contundente a atuação do Controle Governamental exercido pelo supervisor do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Federal. Note-se, o detalhamento chega ao nível de ação.

Ao analisar o conteúdo relacionado nesse edito é consistente afirmar que há uma preocupação com a ação administrativa, ênfase nos objetivos e resultado. Logo, observa-se que há um claro interesse em construir uma norma de comportamento administrativo, pragmática, além de priorizar a obtenção de resultados efetivos. Esse contexto remete-se aos postulados intrínsecos concernentes à Teoria Neoclássica da Administração. Cabe frisar que essa teoria está voltada às necessidades administrativas das organizações comerciais. Segundo o entendimento de Chiavenato (1993, p. 234):

Toda organização existe, não para si mesma, mas para alcançar objetivos e produzir resultados. É em função dos objetivos e resultados que a organização deve ser dimensionada, estrutura e orientada. Daí a ênfase colocada nos objetivos organizacionais e nos resultados pretendidos, como meio de avaliar o desempenho das organizações (grifo do autor)

Neste sentido, observa-se que a necessidade de mapear e conhecer o ambiente no qual se insere a política pública é pertinente e essencial para cumprir aquele regramento corporativo. Dessa forma, ao instituir a obrigatoriedade por delinear um RS, onde foi estabelecido um rol de necessidades, imperativo ao contexto do documento, estabeleceu aos responsáveis pela condução dos processos de auditoria priorizar o conhecimento do negócio, como se a auditoria fosse uma transação comercial de uma empresa de personalidade jurídica privada.

O conteúdo do PE está atrelado à identificação dos pontos críticos “capazes de impactar a execução e a definição da abordagem de controle a ser adotada”, bem como o PO está vinculado à conveniência em identificar a ação, em reservar o instrumento e ao momento da execução do trabalho.

Por analogia, depreende-se que estes três instrumentos de planejamento das ações de controle estão fortemente alinhados à hierarquia do planejamento, delineada em três níveis, segundo a Teoria Neoclássica da Administração, quais sejam:

1. planejamento estratégico – mais amplo e abrangente da organização, de longo prazo, onde todos os demais estão subordinados. Este planejamento condiz com o Relatório de Situação proposto na Instrução Normativa 01/01;

2. planejamento tático – nível departamental, de médio prazo, geralmente anual, preocupa-se em atingir os objetivos departamentais. Guarda relação com o Plano Operacional e Planejamento Estratégico da Ação propostos na Instrução Normativa 01/01;

3. plano operacional – planejamento feito para cada atividade, de curto prazo, constituído geralmente pelas metas, programas, procedimentos, métodos e normas. Este planejamento condiz com o Relatório de Situação e Plano Operacional propostos na Instrução Normativa 01/01;

O RS, o PE e o PO das ações, segundo a IN-01/01, é a documentação básica de cada uma das ações controladas sistematicamente. Para o processo de auditoria assistemático não há obrigatoriedade em elaborar a documentação básica.

Cabe frisar que a IN-01/01 ao definir os pontos relevantes (alíneas de “a” até “k”) a serem observados na construção do RS, PE e do PO, de alguma forma, sincronizou esses dados com aqueles tratados na comparabilidade do SIGPLAN com Relatório de Gestão. Dessa forma, o Controle Governamental também possui elementos que possibilitam mensurar

a simetria entre seu instrumento de informação, estabelecido em norma, em confronto com o SIGPLAN e Relatório de Gestão. Assim, incorporando à Tabela 1, o conteúdo do RS, PE e PO, tem-se:

Tabela 1- SIGPLAN x Relatório de Gestão x Planejamento das Ações de Controle RELATÓRIO DO SIGPLAN

x RELATÓRIO DE GESTÃO

PLANEJAMENTO DAS AÇÕES DE CONTROLE

x Item 01 -Dados Gerais x Item 02 - Objetivos e Metas

Indicadores do Programa x

Item 03 - Descrição dos Indicadores

Relatórios de Desempenho da Ação:

a) Análise da Execução x

b) Restrições e Providências por Programa e Ação x c) Execução Física e Financeira por Localizador x

Informações de Situação do Programa x

Restrições e Providências por Programa e Ação x

Item 04 - Avaliação dos Resultados Item 05 - Medidas Implementadas Dados Gerais RS RS - PE - PO RS - PE

Por essa tabela pode observar que existe alto grau de simetria entre a estrutura dos instrumentos que compõem o Planejamento das Ações de Controle com os demais instrumentos de informações gerenciais do governo federal. É preciso lembrar, as ferramentas utilizadas pela Auditoria Governamental para planejar, executar e avaliar os atos de gestão do agente público guarda estreita ligação aos demais instrumentos em análise nesta pesquisa, à exceção do PO, que pode ser considerado como a ferramenta que encerra as “trilhas de auditoria” a serem executadas durante o período de campo em que a auditoria está sendo realizada. Assim, o PO se incorpora ao grupo 3 daquela tabela somente quando comparado ao Relatório de Gestão - “item – 04 – Avaliação dos Resultados” e, consequentemente, no que tange aos “Relatórios de Desempenho da Ação”, formalizados na estrutura das Informações Gerenciais do SIGPLAN.

Por fim, ante a simetria existente entre os grupamentos da Tabela 1, é possível concluir, a CGU já possui estrutura para proceder a trabalhos de auditoria, inclusive com suporte legal que possibilita a análise da estrutura das informações gerenciais do SIGPLAN e Relatório de Gestão, uma vez que o resultado do confronto entre os elementos de composição do RS-PE-PO apontou para alto grau de concordância entre os itens que compõem a estrutura de cada instrumento. Ainda, a partir de 2007, a CGU criou um Relatório de Auditoria Gerencial. Esse documento é uma síntese das principais recomendações de auditoria extraídas do documento intitulado de “Anexo I” ao Relatório de Auditoria.