No gabinete de contabilidade Torre, Almeida & Silva, Lda. são executados alguns procedimentos de controlo interno, nomeadamente conferência de contas de terceiros e bancos. A necessidade desta conferência surge pelo facto de serem detectados possíveis erros de lançamento ou classificação e nesse caso, eliminá-los de imediato.
Disponibilidades
De todos os activos de uma empresa, as disponibilidades (sobretudo a nível dos meios monetários) são os mais vulneráveis a ponto de, eventualmente serem objecto de utilização não apropriada por parte das pessoas que, a qualquer nível, trabalhem nessa empresa. Assim, o movimento de caixa deve ser reduzido ao indispensável, devendo as empresas dar prioridade aos movimentos por bancos (ordens de pagamento por cheque, ordens de transferência bancária) e só efectuar pagamentos de pequenas despesas em dinheiro. Para fazer face a essas pequenas despesas a caixa deve funcionar em sistema de fundo fixo.
No Gabinete de Contabilidade todos os extractos bancários, são arquivados por ordem cronológica de datas.
Periodicamente, elaboram-se reconciliações bancárias, com vista à detecção de valores que estão no extracto da empresa e que não se encontram no extracto do bancário ou vice-versa. No entanto, isso nem sempre é possível, ou porque a escrituração das contas correntes se encontra atrasada (devido muitas vezes a excesso de trabalho) ou em alguns casos, porque o cliente negligencia a entrega de documentos, fazendo-os chegar tardiamente.
Compras de Bens e Serviços, Pessoal e Dívidas a Pagar
A correlação entre as operações de compra e as dívidas a pagar é directa e evidente. A maioria das contas a pagar provêm de operações de compras e, até certo ponto a autenticidade da compra indica a autenticidade da obrigação.
Conteúdo
Protegido
Para cada empresa, existem listagens de fornecedores organizadas por ordem alfabética. A cada fornecedor é atribuído um código (subdivisão da conta 22.1 do POC) no qual é classificado todas as suas operações. Este procedimento evita que se abram desnecessariamente, diversas subcontas para o mesmo fornecedor.
Periodicamente realizam-se conferências às contas correntes de fornecedores, solicitando-lhe, eventualmente, os extractos das suas contas correntes, para que em confronto com os registos da Torre, Almeida & Silva, Lda. se detectem possíveis erros de classificação ou de lançamento.
Em algumas entidades clientes foram detectados erros de classificação ou de lançamento, que foram corrigidos posteriormente através de lançamentos de estorno, os quais podem resultar de:
Figura nº3 – Erros de Classificação ou de Lançamento
Fonte: Elaboração Própria
Em relação ao pessoal deve ser constituído uma ficha individual para cada trabalhador onde devem constar todos os dados relativos ao seu cadastro e estar permanentemente actualizada. Deverá estabelecer-se de forma a possibilitar consultas fáceis e minimizando possíveis erros no processamento de salários e ao nível das obrigações declarativas a que as empresas estão sujeitas.
Vendas, Prestações de Serviços e Dívidas a Receber
Trata-se de uma das áreas mais importantes para a empresa, na medida em que é esta que gera a sua riqueza, quer através da venda, quer através das prestações de serviços.
Erros de Classificação ou de Lançamento
Duplicação de Lançamentos Alteração de Quantias Substituição de Contas
Conteúdo
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As dívidas a receber de clientes estão intimamente relacionadas com as operações de venda, que qualquer estudo de uma deve necessariamente incluir a outra.
À semelhança do que acontece com os fornecedores, são também elaboradas, para cada empresa, listagens de clientes que garantem que todas as operações realizadas com determinado cliente sejam apenas classificadas na subconta aberta para o efeito.
Os saldos de clientes também são objecto de conferência regular possibilitando que a informação contabilística reflicta os créditos verdadeiramente existentes, sobre os clientes e se detectem possíveis erros de contabilização ou de lançamento.
No gabinete de contabilidade, foram também detectados alguns erros de classificação ou de lançamento, originados pelas razões observadas na Figura nº 3, tendo sido rectificados posteriormente através de lançamentos de estorno.
Existências
O controlo físico das existências faz-se através da sua inventariação ou contagem a qual é um dos aspectos que deve merecer mais atenção quando se abordam os problemas de controlo interno nesta área.
As existências, para grande maioria das empresas, são contabilizadas segundo o sistema de Inventário Intermitente (o que só por si denota um controlo interno bastante fraco), remetendo para o final do exercício económico a determinação do custo das mercadorias vendidas e das matérias consumidas (CMVMC). A existência do sistema de Inventário Periódico ou Intermitente impossibilita que se tenha conhecimento dos resultados da actividade ao longo do ano a não ser que se efectue uma contagem total das existências quando tal for pretendido.
Imobilizado
A aquisição de bens do imobilizado implica geralmente um assumir de responsabilidades por vezes bastante avultadas pelo que a tomada de decisões sobre a política destes investimentos cabe directamente à gestão da empresa.
Conteúdo
Protegido
Aquando da aquisição de um bem cuja finalidade não seja a sua venda, há que decidir se o mesmo deve ou não ser capitalizado (ou seja, classificado como um imobilizado) ou não capitalizado (classificado como um custo do exercício). O que distingue ambas as situações é o tempo de vida útil que se espera que esse bem vá ter, ou seja, determinado bem deverá ser contabilizado como imobilizado se se espera que ele venha a ter uma vida útil superior a um ano.
Todos os bens do activo imobilizado devem possuir uma ficha de registo, de acordo com o previsto no artigo 51º do CIVA, a qual deverá conter de entre outros, os seguintes elementos:
Numero de código, descrição e localização do bem;
Data de aquisição, nome do fornecedor, numero e data da factura do fornecedor; Data de entrada em funcionamento;
Vida útil estimada, data do início da amortização e taxa anual de amortização8;
Custo de aquisição do bem
Também para efeitos de controlo, todos os bens do imobilizado devem estar seguros contra os riscos mais usuais nomeadamente, incêndio, inundações e roubo. O valor pelo qual os bens foram inicialmente seguros deve ser periodicamente revisto de forma a que o valor coberto seja o mais aproximado possível do valor actual dos mesmos bens.