A pr esent e pr opost a baseia- se num a selecção efect uada com base nas ent r evist as realizadas, as quais perm it iram dar os dados relevant es para a elaboração de um a análise r ecor r endo à t écnica de SMART. Dessa análise r esult ou a selecção da m elhor hipót ese par a im plem ent ação dest e m odelo114, apr esent ado- se agor a o m odelo global.
Dest a for m a, pr opõe- se que a Dir ecção de Aquisições, quer sej a cr iada no Com ando da Logíst ica, no EME ou no Minist ér io da Defesa115, elabor e, adicionalm ent e às funções par a a qual est iver pr evist a, os pr ocessos de aquisições de Bens de Consum o Cor r ent e ( passo 3) , bens esses que const arão de um a list a elabor ada a par t ir das pr evisões de consum o r ecolhidas pelos CFin j unt o das UEO ( passo 1 e 2) , e cont endo o cader no de encar gos com o condição a ent r ega dir ect a nas UEO.
Deve ser inst alado um sist em a de infor m ação, pr ocedendo- se a um a adapt ação das aplicações do sist em a RRI NG, que per m it a fazer cir cular t oda a infor m ação pelos t rês níveis do Sist em a de Adm inist r ação do Exér cit o, nom eadam ent e que per m it a a infor m ação descendent e, a par t ir da Dir ecção de Aquisições, dos for necedor es
114 Ver Anex o O – Análise SMART par a a escolha do m elhor pr ocesso
115 Nest e caso a desem penhar par a os t r ês Ram os as funções pr evist as nest e m odelo. Apesar de nest e caso ult r apassar os obj ect iv os dest e t r abalho, caso um ór gão equivalent e sej a cr iado no Minist ér io da Defesa, não pr oduz qualquer alt er ação aos fluxos aqui desenhados.
D A CFin UEO For n e ce dor 3 3 8 10 5 4 7 1 6 4 9 2 RGFC/ D SF
adj udicados, que per m it a o r egist o dos docum ent os das UEO nos CFin , a ligação por EDI aos fornecedores por form a a que t odas as requisições feit as sej am por m eio inform át ico e recorrendo a est e sist em a, im plicando t am bém a circulação de docum ent os em for m at o digit al ent r e o for necedor e o CFin, por for m a que nest e o r egist o desses docum ent os sej a aut om át ico após a confir m ação pelas UEO da confor m idade do for necim ent o com as Guias de Rem essa. Adicionalm ent e dever á per m it ir a ligação ent r e os CFin e a RGFC, por for m a a que est a r epar t ição efect ue os pagam ent os.
Após a adj udicação ao for necedor, é infor m ado o CFin e as UEO ( passo 4) de qual o for necedor , par a cada t ipo de bem , a que est as devem efect uar a r equisição. As UEO fazem - no por m eio da em issão do com prom isso, chegando ao for necedor por m eio de EDI ( passo 5) , assim com o o com pr om isso chega ao CFin ( passo 6) , pr ocedendo- se à pr é- cabim ent ação.
O for necedor pr ocede à ent rega na UEO requisit ant e ( passo 7) , acom panhando os ar t igos com Guia de Rem essa e enviando a fact ura para o CFin ( passo 8) por m eio de EDI . Quando a fact ur a chega, é confer ida com o com pr om isso e aguar da confir m ação da UEO da confor m idade da Guia de Rem essa com o for necim ent o ( passo 9) . Após est a confir m ação, feit a por int er m édio do sist em a RRI NG, é feit o o regist o aut om át ico no CFin, ficando a fact ur a pr ont a par a pagam ent o, fact o que o sist em a dá conhecim ent o à RGFC ( passo 10) , a qual paga ao for necedor de acor do com os prazos cont rat uais est abelecidos.
Par a a dist r ibuição dest es bens sur giu com o alt er nat iva um quar t o m odelo que conj ugar ia a ut ilização do DGME, da MM e da ent r ega dir ect a pelo for necedor , em função da dist r ibuição geogr áfica das UEO. No ent ant o essa hipót ese não foi considerada pela com plexidade que t raria ao sist em a, não t r azendo vant agens acr escidas sobr e a hipót ese consider ada, um a vez que qualquer gr ande oper ador logíst ico t em hoj e cober t ur a nacional, não sendo m ais dispendioso dist r ibuir par a a região de Lisboa que para a região do Por t o, sendo ainda de consider ar que se desconhece à par t ida qual a localização geogr áfica do local de pr odução dos ar t igos, v ariáv el m uit o difícil de considerar em qualquer análise e de prever num m odelo de dist ribuição.
11.
Conclusões
Sabem os que as or ganizações devem const ant em ent e aj ust ar - se a um cont ext o ext er no m ut ável. A m udança das or ganizações é conduzida por pr essões am bient ais, sendo o papel da gest ão est r at égica o de t ent ar assegur ar a adapt ação cont ínua e dinâm ica ent r e a or ganização e o m eio envolvent e. No caso do Exér cit o, podem os afir m ar que a pr essão am bient al que m ais se t em not ado consist e na r edução das dot ações or çam ent ais e num a pr essão par a a r eest r ut uração. Por out r o lado, no m eio am bient e onde se inserem os pot enciais fornecedores do Ex ér cit o, as pr essões no sent ido da r acionalização e r ent abilização de m eios t em sido enorm e, face da concor r ência ex ist ent e no seio da União Europeia, o que os t em levado a gr andes desenvolvim ent os na ár ea da gest ão e no uso de novas t ecnologias de inform ação, o que t em perm it ido enorm es ganhos de rent abilidade e eficiência nas suas cadeias logíst icas.
Sabendo nós que a Logíst ica significa, essencialm ent e, planeam ent o e gest ão de fluxos, quer sej am físicos, quer sej am infor m acionais, é fundam ent al que o Exér cit o se adapt e as est as pr essões am bient ais, explor ando ao m esm o t em po as evoluções obt idas pelos pr ópr ios for necedor es.
Assim , não t endo o Exér cit o os m eios financeir os que per m it am fazer invest im ent os significat iv os em nov as t ecnologias que nos garant am um a cadeia logíst ica int egrada, flex ív el e eficient e, dev em os recorrer àquelas j á m ont adas pelas em presas, obt endo assim por acr éscim o econom ias de escala.
No inicio dest e t r abalho pr opôs- se a ver ificação da viabilidade de ut ilização da Dir ecção de Aquisições num novo m odelo de gest ão dos r ecursos financeir os dest inados à aquisição dos Bens de Consum o Cor r ent e.
Apesar de se desconhecer exact am ent e o que ser á a fut ur a Dir ecção de Aquisições, defendeu- se nest e t r abalho que ser á possível est a Dir ecção desem penhar o papel aqui pr opost o se par a t al for apoiada pelos CFin na r ecolha de infor m ação, um a vez que, quant o à ex ist ência de pessoal qualificado par a desenvolver est a t ar efa, ela est á assegur ada pelo fact o de t am bém ser necessár io par a o lançam ent o dos pr ocessos de aquisições da LPM, m uit o m ais exigent es do pont o de vist a adm inist r at ivo e j ur ídico que os de Bens de Consum os Cor r ent es.
Adicionalm ent e propunha- se ident ificar órgãos de execução e ent idades de gest ão que devem int er vir nest e pr ocesso, e r espect ivas at r ibuições da Dir ecção de Aquisições e alt er ações do Cent r o de Finanças, apr esent ando- se no m odelo pr opost o as funções at r ibuídas à Dir ecção de Aquisições, aos Cent r os de Finanças, às UEO e à Repar t ição de Gest ão Financeira e Cont abilidade da Direcção dos Serv iços de Finanças.
Quant o à ut ilização do Sist em a RRI NG com o v eiculo de requisição e com unicação, ele hoj e j á é ut ilizado com o veiculo de com unicação, est ando t odas as UEO do Exér cit o ligadas em r ede, sendo necessár io apenas proceder às alt erações que lhe perm it am r esponder às t ar efas propost as nest e m odelo, o que se ident ificou com o possível.
Sublinho igualm ent e que o m odelo aqui propost o baseia- se num im port ant e pressupost o, o qual considero de capit al im por t ância em qualquer pr ocesso que envolve a gest ão de r ecur sos financeir os: um a efect iva segr egação de funções.
Assim , pr ocur ou- se alcançar um obj ect ivo da for m ulação do m odelo, o qual consist e em t er ent idades difer ent es a efect uar t r ês procedim ent os com plem ent ar es: a adj udicação, a com pr a e o pagam ent o.
I sso foi conseguido nest e m odelo, o que só por si const it ui um a vant agem acr escida face ao sist em a act ualm ent e em uso em que um a única ent idade execut a os t r ês procedim ent os, pelo fact or de aut o cont r ole que int r oduz no sist em a, t or nando- o assim m ais credív el.
Por out r o lado, per m it e ao Exér cit o cent r ar - se exclusiv am ent e no desenvolvim ent o da sua cadeia de valor116 ent r egando a explor ação da sua cadeia de for necim ent o a ent idades ext er nas m ais eficient es117.
Obser va- se t am bém que, par a que um a or ganização int egre t oda a sua cadeia logíst ica, é fundam ent al que a m esm a or ganização t enha a flex ibilidade suficient e par a alt er ar o seu sist em a logíst ico sem pr e que o am bient e o pr essiona. O sist em a logíst ico deve ser sensível a pequenas m udanças do m eio am bient e envolvent e, o que lhe perm it e ser capaz de enfr ent ar com por t am ent os im pr evisív eis e irr egulares dest e m eio am bient e. Acont ece que a nossa or ganização é m uit o r ígida e pouco pr opensa a m udanças, o que im plicar ia, caso se escolha um m odelo em que se int egraria t oda a cadeia logíst ica, m uit as dificuldades em pr ovocar um a m udança sem pr e que o m eio am bient e envolvent e o ex igisse.
Finalm ent e, o m odelo pr opost o pr opor ciona um a efect iva r edução do pessoal em pr egue no nível infer ior do Sist em a de Adm inist r ação Financeir a118, cont r ibuindo assim par a um a r edução com os cust os de pessoal.
Considera- se por isso que o m odelo aqui propost o é o que m ais serv e os int eresses do Ex ér cit o por que lhe per m it e, sem efect uar gr andes invest im ent os, nem efect uar gr andes m udanças aos seus pr ocedim ent os act uais, beneficiar da flexibilidade dos sist em as logíst icos ex t ernos, quer ao nív el da rent abilidade, quer ao nível da eficácia. Com est e m odelo r espeit a- se t am bém os requisit os a que est ão suj eit as as aut or izações de
116 Ver Anex o P – A Cadeia de Valor do Ex ér cit o
117 Ver Anexo Q – Difer ença ent r e cadeia de for necim ent o e cadeia de v alor 118 Ver Anex o A – Est im at iva de pessoal em pr egue nas UEO na ár ea financeir a.
Despesa, t al com o est abelecido no ar t igo 22º119 do Regim e de Adm inist r ação Financeir a do Est ado120.
O m odelo propost o perm it e t am bém responder de um a form a m ais eficient e ao preceit uado na Lei de Bases da Cont abilidade Pública121, nom eadam ent e o seu ar t igo 10º que est abelece a obr igat or iedade da execução de um cont role sist em át ico e sucessivo da execução or çam ent al, e o seu art igo 15º que est abelece a obr igat or iedade do est abelecim ent o de um a cont abilidade de com pr om issos, o que o Regim e de Adm inist r ação Financeir a do Est ado define clar am ent e no seu ar t igo 10º122, algo j á est abelecido no Exércit o, m as não cum pr ido pela m aior ia das UEO ao cr iarem os com prom issos após a chegada da fact ura do fornecedor, ao inv és de os ut ilizarem com o v eiculo de requisição a est e m esm o fornecedor. Nest e m odelo o problem a é parcialm ent e resolvido ao obrigar as UEO a efect uar em as suas r equisições at r avés do sist em a inform át ico, o qual elabora im ediat am ent e o com prom isso e procede à pré cabim ent ação123, pelo fact o dest as r equisições ser em feit as r ecor r endo ao EDI .
119
A aut or ização de despesas fica suj eit a à ver ificação dos seguint es r equisit os: a) Confor m idade legal;
b) Regular idade financeir a; c) Econom ia, eficiência e eficácia
120 Ver Anexo S – Regim e de Adm inist r ação Financeir a do Est ado 121 Ver Anex o R – Lei de Bases da Cont abilidade Pública
122 Ver Anexo S – Regim e de Adm inist r ação Financeir a do Est ado
VI - Bibliografia
1.
Livros
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Cr espo de Car valho, J.M.; Logíst ica; Silabo Gest ão.
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Ger bier, Jean; Or ganização, m ét odos e t écnicas fundam ent ais; Econom ia e Gest ão, Eur opa Am ér ica, 1990.
Gest ão dos Apr ovisionam ent os, Cader no n.º 2, Colecção o Gest or , I APMEI , 1994.
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Mar t in, John D., Pet t y, J. William ; Pet t y, William J.; Value Based Managem ent ; Oxfor d Univer sit y Pr ess; 2000
Rascão, José; Sist em as de I nform ação par a as Or ganizações; 2001; Edições Silabo.
Reis, Car los, Planeam ent o Est r at égico de Sist em as de I nfor m ação, Edit orial Presença, 1ª Edição, 1993.
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2.
Artigos em Revistas
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Logíst ica m ais eficient e, Logíst ica Hoj e n.º 35, Nov/ Dez 2001
Logíst ica farm acêut ica, Logíst ica Hoj e n.º 35, Nov./ Dz 2001
Nest lé Por t ugal – Logíst ica in House, Logíst ica Hoj e n.º 34, Set ./ Out . 2001
Out sor cing, Logíst ica Hoj e n.º 34, Set ./ Out . 2001
Paulo, Jor ge Silva; Defesa Nacional, O t am anho das fat ias do or çam ent o; Econom ia Pur a n.º 47, Junho 2002.
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3.
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Trabalhos
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AAVV, Gr upo de Tr abalho da Logíst ica par a a reest r ut ur ação, I AEM 1998
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Exér cit o, um a per spect iva de evolução; I nst it ut o de Alt os Est udos Milit ar es, TI I na
Disciplina de Em pr ego e Funcionam ent o dos Ser viços, CPOS 98/ 99
Fer nandes, Maj or Fr ancisco Mont eir o, O Cont r olo do Gest ão, Tr abalho de I nvest igaçao de Longa Dur ação do CEM 1999- 2001, I AEM 2001
5.
Outros
Dir ect iva n.º 263/ CEME/ 01 de 19 de Dezem br o de 2001
Regulam ent o do Com ando Logíst ico e Adm inist r at ivo da Força Aér ea
Anexo A – Estimativa de Pessoal empregue nas UEO na área
Financeira
Pr et ende- se apr esent ar aqui um a est im at iva do pessoal que seria possível dispensar na ár ea financeir a caso fosse im plem ent ado o m odelo que se pr opõe nest e t r abalho.
A pr esent e est im at iva é feit a a par t ir da análise do quadr os or gânicos dos r egim ent os, t endo sido est abelecidos alguns pr essupost os, no sent ido de t or nar est a est im at iv a pr óxim a do r eal.
Par a se encont r ar os valor es exact os t er ia de ser analisada cada UEO, sabendo quant as pessoas t r abalham na ár ea financeir a, quant as ser ia possível dispensar , e quais os seus post os, ou cat egor ias, par a encont rar o valor exact o das rem uner ações pagas.
Assim , os pressupost os são os seguint es:
¾ O cargo de Tesour eiro é ocupado por um Sar gent o Aj udant e;
¾ As funções na ár ea de Aquisições são ocupadas da seguint e for m a: o Adj unt o Financeir o – Tenent e;
o Cont abilidade – Funcionário civ il ( Assist ent e Adm inist rat iv o Especializado) ; o Regist o de Cont r olo de Encar gos - 1º Sar gent o;
o Aquisições - 1º Sar gent o.
De acordo com est im at iva da DSF, a m édia são 6 pessoas, e não 5 com o o que aqui se pr essupõe, pr efer indo- se t r abalhar por defeit o para não correr o risco de se inflaccionar os valor es obt idos.
Os v alores de v encim ent os ut ilizados para a est im at iva r efer em - se apenas ao 1º escalão, pelo m esm o m ot ivo124, à ex cepção do funcionário civ il, que se opt ou por 3º escalão.
Ent ende- se que, com aplicação do m odelo propost o, o qual im plica um a significat iv a r edução do t r abalho adm inist r at iv o, ser ia possível elim inar os post os de Tesour eir o, de Regist o de Cont r olo de Encar gos e de Aquisições, passando o Adj unt o Financeir o e o funcionár io da cont abilidade a absor ver algum as das funções dos post os elim inados.
Nest a est im at iva consider am os apenas as UEO com secção de Logíst ica, não se abor dando as dependências adm inist r at ivas, em bor a sej a t am bém de considerar- se a possibilidade de haver igualm ent e dim inuição de pessoal nest a ár ea.
124 Ver Apêndices 1 e 2