Realização das Encomendas

Na FVA as encomendas diárias são realizadas aos grossistas preferenciais (OCP e Cooprofar), duas vezes por dia a cada um deles- uma ao final da manhã e outra ao final da tarde para serem recebidas, respetivamente, ao início da tarde e na manhã do dia seguinte. Estas encomendas diárias são geradas automaticamente no Sifarma 2000 e provêm da informação extrapolada dos níveis máximos e mínimos de cada produto. O Sifarma 2000 coloca automaticamente na proposta de encomenda os produtos que atingiram o stock mínimo bem como as suas quantidades. Como referido anteriormente, cabe ao farmacêutico responsável analisar e validar essa proposta gerada pelo software de acordo com as necessidades da farmácia. Este ponto é tanto maior quanto maior tiver sido a rotação no período antecedente ou menor se não ocorreu escoamento dos produtos. Podem ser ainda incluídas referências que não foram lançadas pelo sistema mas que o farmacêutico ache pertinentes. Seguidamente a encomenda é enviada “via modem” aos respetivos fornecedores, transitando do menu “Gestão de Encomendas” para o “Receção de Encomendas”. No decurso da minha atividade na FVA tive oportunidade de acompanhar a realização de várias encomendas diárias juntamente com os farmacêuticos responsáveis.

5.1.2.2. Encomendas Manuais

As encomendas manuais são realizadas quando existe a necessidade pontual de obter um produto que não conste do stock da FVA, que não tenha sido pedido nas encomendas diárias ou que esteja esgotado no seu fornecedor principal. Estas encomendas são realizadas “via telefone”, sendo confirmada a sua disponibilidade em tempo real e qual o timing da sua entrega. Tem como principal vantagem a satisfação das necessidades específicas do utente num relativo curto espaço de tempo. Durante o estágio efetuei inúmeras encomendas diárias por telefone, aos fornecedores, para satisfazer as necessidades dos utentes da FVA.

5.1.2.3. Encomendas Diretas

Estas encomendas são feitas diretamente aos laboratórios farmacêuticos através dos DIM que se deslocavam à FVA ou “via telefone”. Observei a efetivação deste tipo de encomenda a laboratórios como GlaxoSmithKline e Pfizer, para obtenção respetiva de Avamys® e Spiriva® devido à sua constante indisponibilidade nos grossistas e à Omega Pharma (suplementos alimentares, MNSRM e produtos de higiene corporal), entre outras.

5.1.3. Receção e Conferência de Encomendas

Na FVA são rececionadas diariamente um mínimo de 4 encomendas dos fornecedores principais. A receção das encomendas, foi outra das tarefas que realizei diariamente no estágio, essencial para manter o fluxo diário, libertar espaço na farmácia, para conhecer os produtos e para garantir que o stock informático vai de encontro ao stock real e a que as validades se encontram corretas. As encomendas são transportadas em baques fechados com fita termo-selada. Os produtos de frio são transportados em baques de cor diferente e/ou detentores do aviso “Produtos de frio” (dependendo do armazenista), mas sempre dentro de caixas de esferovite com termoacumuladores. Para evitar que a cadeia de frio seja posta em causa, estes produtos devem ser os primeiros a ser armazenados no frigorífico, após anotação do prazo de validade e de outras informações necessárias. As encomendas devem vir acompanhadas das faturas ou guias de remessa, sendo o original imediatamente arquivado para efeitos de contabilidade e o duplicado usado na receção da encomenda. Na fatura devem estar discriminados diversos itens, constantes do Anexo XIV.

Para dar entrada no Sifarma 2000 e no caso das encomendas diárias, basta procurar a sua referência no menu “Receção de Encomendas”, indicar o n.º, data e valor total da fatura e começar a dar entrada através da leitura ótica do código de barras. Para certos produtos e caso só esteja disponível o posto sem sensor de leitura, a entrada é manual. A leitura um-a- um permitiu que avaliasse a integridade (ou a sua ausência) dos produtos, se a quantidade enviada corresponde à pedida, se os bónus vieram corretamente face ao faturado e se os PVPs inscritos nas cartonagens dos MSRM estavam de acordo com os estipulados no sistema. Também era imperativo verificar se a validade dos produtos chegados na encomenda era inferior à dos que se encontravam em stock ou se o stock desses mesmos produtos era zero, para proceder à sua alteração. Caso alguma anomalia fosse detetada, procedia-se à sua

segregação para posterior reclamação. De seguida era feita a comparação do número de embalagens e referências recebidas com as faturadas e, se correto passava-se então à correção dos PVFs e à determinação dos PVPs dos MNSRM e dos produtos de venda livre. O PVP depende do Preço de Venda ao Armazenista (PVA), da taxa de IVA, das margens definidas para o grossista e para o retalhista e ainda da taxa sobre a comercialização de medicamentos (10). Para os produtos sem Preço Inscrito na Cartonagem (PIC) e que necessitem de marcação manual, a FVA estipula um fator de conversão gerador de uma margem, que incide sobre o PVF e é dependente do IVA associado a esse produto. Finalmente, compara-se o valor da fatura com o valor da encomenda a receber (que deve ser o mesmo) e termina-se a receção, rubrica-se o duplicado da fatura para arquivo e inicia-se a impressão automática das etiquetas dos produtos sem preço. Estas etiquetas contêm a designação do produto, o Código Nacional do Produto (CNP) ou código interno, o IVA, o código de barras específico e o preço.

A receção das encomendas manuais difere um pouco das diárias, no sentido de não terem resultado de um pedido no sistema informático. É pois necessário criá-las através do Sifarma 2000 no menu “Gestão de Encomendas”, indicando-se o fornecedor e os produtos. Em seguida procede-se à receção propriamente dita nos mesmos moldes que o disposto anteriormente. No caso das encomendas conterem benzodiazepinas e/ou estupefacientes e/ou psicotrópicos, é pedido automaticamente pelo programa o número da requisição que acompanha a fatura. Esta requisição vem em duplicado e é assinada e carimbada pela diretora técnica ou pelo seu adjunto, sendo o original arquivado na farmácia e o duplicado retornado ao fornecedor. Existe ainda o caso da receção de matérias-primas (MP) e reagentes, que deverão fazer-se acompanhar do boletim de análises e da ficha de segurança que atestem a qualidade do produto em questão. O primeiro deve ir ao encontro das exigências presentes na monografia da farmacopeia em vigor e a segunda contém informações relevantes acerca da segurança do homem e do meio ambiente (11).