Capítulo 7 Conclusões
7.3. Recomendações para a gestão de metadados
Tendo presente a análise aos metadados associados aos vários atos informacionais, e ainda com base nos requisitos identificados na revisão da literatura, é de referir que devem ser efetuados esforços no sentido de garantir uma gestão eficiente dos registos e no sentido de definir uma política de metainformação, destacando-se os seguintes aspetos:
i. Consagrar na política de gestão de informação da instituição a elaboração e revisão periódica de um plano de preservação digital;
que a gestão de informação da instituição possui um perfil de acesso completo aos dados, para leitura, identificando e salvaguardando situações de reservada da confidencialidade;
iii. Manter atualizada a documentação dos modelos de dados das aplicações clínicas no sentido de:
Especificar o papel de cada dado ou metadado do sistema, incluindo a forma de preenchimento, os valores predefinidos ou automáticos, as codificações, as normas e as terminologias usadas para o preenchimento;
Garantir que os esquemas de dados ou terminologias se mantêm documentados e atualizados e que o histórico que corresponda a versões armazenadas dos dados continua acessível;
iv. Documentar as ações de preservação digital efetuadas às aplicações, quer sejam mudanças de suporte, migrações de dados, salvaguardas e restauros de cópias de segurança ou alterações à estrutura dos metadados;
v. Melhorar os processos da instituição no sentido de garantir que os respetivos atos informacionais cumprem cabalmente a função de os documentar, no suporte considerado mais adequado face às recomendações de um plano de preservação digital elaborado e aprovado pela instituição;
vi. Definir um plano de monitorização sistemática de dados relativo à conformidade dos registos de dados clínicos com os procedimentos definidos; vii. Sistematizar, em colaboração com os serviços clínicos, fluxos de trabalho, a
suportar pelas aplicações, que reforcem os procedimentos definidos e registem adequadamente os metadados de contexto, em particular, as responsabilidades dos atos e das decisões relevantes;
viii. Garantir que os registos têm a metainformação descritiva de contexto e de conteúdo necessária para dar resposta às necessidades de recuperação e reutilização da informação e que os respetivos pontos de acesso são do conhecimento dos investigadores;
ix. Garantir que os registos clínicos têm a metainformação necessária para assegurar a integridade e autenticidade:
A metainformação de contexto e auditoria deve ser capturada de forma automática e deve permitir identificar as datas de produção dos registos,
elaboração dos registos;
x. Garantir que exista metainformação técnica necessária à preservação dos registos ou objetos digitais;
xi. Garantir que exista metainformação de gestão do ciclo de vida dos registos necessária à gestão da informação digital;
xii. Garantir que os metadados sejam protegidos contra eliminação não autorizada; xiii. Assegurar no caso de objetos digitais, que os metadados estão associados ao
objeto garantindo a sua gestão conjunta.
Trabalho futuro
A continuação da análise das aplicações clínicas no âmbito do plano de preservação digital permitirá dar um contributo para a gestão da informação, no sentido de auxiliar a tomada de decisão no que concerne à implementação de práticas de preservação digital, e ainda auxiliar na tomada de decisão relativa à adoção de futuras aplicações de registos digitais. As conclusões dessa análise permitirão confirmar e complementar as conclusões do presente estudo.
Embora a informação clínica seja, em geral, considerada de conservação permanente, é importante rever os modelos de avaliação e seleção da informação adaptando-os ao novo paradigma de produção de registos clínicos digitais. O modelo em vigor de avaliação por portaria foi pensado para registos clínicos em papel. Atualmente, com a diversidade de aplicações de apoio à prestação de cuidados de cariz clínico, administrativo e logístico torna-se imprescindível repensar o processo de avaliação e seleção da informação no sentido de possibilitar uma gestão da informação mais eficiente.
É importante continuar o trabalho de permanente avaliação das necessidades de informação dos vários interessados nos sistemas de informação clínicos, apoiando a definição de uma política de informação que defina regras de produção, uso e preservação da informação clínica, com especial enfoque na função de cada sistema.
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