SERVIÇOS CONTRATADOS

Com o propósito de levar a efeito a reestruturação pretendida foi realizada Concorrência Pública Internacional para contratar serviços de Consultoria, para a qual foi feito um Termo de Referência, com o objetivo de:

Apresentar as especificações técnicas para contratação de empresa especializada para prestação de serviços técnicos em revisão de processos, com o objetivo de fazer a revisão, o detalhamento, a documentação dos processos e a identificação dos sistemas de informação necessários ao suporte gerencial [...].33

O Termo de Referência ao Edital de Concorrência define três serviços distintos a serem feitos, de acordo com uma rede de precedência a ser obedecida, serviços esses que compõem o PNOVO:

Primeiro Serviço: Modelagem e Revisão dos Processos e Recomendações para a Estrutura Organizacional.34Segundo Serviço: Identificação de Sistemas e Estruturação dos Dados.35Terceiro Serviço: Programa de Avaliação de Conformidade e Certificação dos Sistemas de Informação.36

33 _{(BRASIL, 2001, Anexo I. do Termo de Referência – Projeto BRA/00/0016 – p.B4)} 34 _{(BRASIL, 2001, Anexo I do Termo de Referência – Projeto BRA/00/0016 – p.B-14)} 35 _{(BRASIL, 2001, Anexo I do Termo de Referência – Projeto BRA/00/0016 – p.B-18)} 36

2.2.1 Primeiro Serviço37

Consiste em modelar, reestruturar e otimizar processos de trabalho, para melhorar os indicadores de resultado tais como custos, velocidade e satisfação do cliente. Para alcançar esses resultados, envolve modificações de natureza estratégica, tática e operacional nos diversos mecanismos organizacionais que guardam relação com a arquitetura dos processos de trabalho. Para isso contempla atividades concernentes às análises e proposições de indicadores de desempenho, de modelo de gestão, de política de informações, de estrutura organizacional e de modelos de controle do Estado e da sociedade. E, ainda, métodos e procedimentos, normas e formulários. Define o quadro básico de pessoal, os modelos de alocação e capacitação de recursos humanos, as infra- estruturas físicas e tecnológicas necessárias, os métodos analíticos básicos, as análises de valor e as análises da relação custo x benefício.

O Primeiro Serviço divide-se em três etapas encadeadas. A primeira delas refere-se ao levantamento e à consolidação das definições legais e seu conteúdo mínimo. Deve contemplar a identificação dos instrumentos legais e a identificação dos tópicos considerados fundamentais para o trabalho, bem como a consolidação das definições estratégicas. Essas devem ter um conteúdo mínimo entendido como produtos, serviços, clientelas, formas de atendimento, alternativas de auto-sustentação financeira. Identificação dos agentes intervenientes nos processos de trabalho tanto no nível interno quanto no externo; dos mecanismos de controle do Estado e da sociedade; dos serviços que são prestados pela organização econômica; das competências essenciais do servidor, requeridas para realizar o trabalho; as capacidades consideradas críticas; a gestão do conhecimento; e, finalmente, o sigilo e a segurança das informações.

A segunda etapa respeita à análise e aos estudos de todos os processos de trabalho existentes com o objetivo de classificá-los segundo o grau de intervenção requerido, qual seja: modelagem, reestruturação ou otimização. Para isso é necessário o diagnóstico da situação atual dos processos de trabalho e a identificação das disfunções verificadas e suas possíveis causas; as justificativas da intervenção apontada; a análise dos impactos e dos riscos e a formulação de cenários alternativos. O passo seguinte é a proposta de modelagem e revisão dos processos com os seguintes conteúdos mínimos: classificação

dos processos segundo o grau de intervenção; quais as alternativas de intervenção; que indicadores são críticos para o processo; a relação custo x benefício para as alternativas propostas e os requisitos de ajustes do produto.

Finalmente, a terceira etapa que consiste no trabalho de remodelar e revisar os processos, resultando em um manual de especificação dos processos com os fluxos informacionais de entrada e saída, etapas e operações revistas; a identificação da interfaces com os outros processos; a descrição detalhada das atividades tarefas e rotinas de trabalho e os seus formulários, a sua regulamentação, os requisitos de segurança, de contingência e de auditoria e controle; os critérios e os indicadores de avaliação de desempenho do processo; o suporte logístio e tecnológico necessário; os recursos humanos, seu perfil e que tipo de capacitação é essencial para realizar o trabalho com eficiência, eficácia e efetividade e, os tempos e os volumes estimados. Para cada processo de trabalho deverá haver um manual de especificação que irá subisidiar a certificação de qualidade e atender às diretrizes do Programa de Qualidade no Serviço Público. Para suportar os processos de trabalho é necessário que sejam feitas as recomendações para a estrutura organizacional que focalize os seguintes tópicos: modelo de gestão ─ conjunto de princípios para descrever, alocar e coordenar o trabalho organizacional; o organograma; as competências; as responsabilidades; os sistemas de comunicação; a proposta de ajuste no Regimento Interno da instituição e como será feito o relacionamento com as diversas unidades organizacionais, entendito como os sistemas informacionais que as interligarão. E, ainda, os requisitos para o alinhamento dos recursos humanos e as recomendações para a elaboração de plano de cargos e salários para os servidores; a avaliação funcional; os mecanismos de incentivo e recompensa; a capacitação técnica e gerencial.

2.2.2 Segundo Serviço38

O segundo serviço trata da identificação de sistemas e estruturas de dados. Prevê que sejam feitos os ajustes na Arquitetura de Sistemas e do Modelo Conceitual de Dados apresentados no Plano Diretor de Tecnologia da Informação ─ PDTI e o seu detalhamento, tendo com base as modelagens e revisões dos processos, para elaboração dos anteprojetos

dos sistemas. Os produtos resultantes: o Modelo Lógico de Dados com os seguintes conteúdos mínimos: Diagrama de Fluxo de Informações ─ DFI, Modelo de Entidade e Relacionamento ─ MER, o Dicionário de Dados; e o Diagrama de Fluxo de Dados ─ DFD. O outro produto, a Arquitetura de Sistemas e suas funcionalidades, os requisitos de segurança, o modo de processamento, a matriz de integração dos sistemas e sua respectiva rede de precedência e a estimativa do custo.

2.2.3 Terceiro Serviço39

O terceiro serviço é o programa de avaliação de conformidade e certificação dos sistemas de informação e os produtos resultantes: a Consolidação dos Requisitos Técnicos e da Sistemática de Avaliação ─ identifica e descreve os requisitos técnicos consolidados, as metodologias e sistemáticas para a avaliação de conformidades, as alternativas estratégicas para a condução das ações de avaliação e suas análises de custo x benefício; o Plano de Certificação ─ seus objetivos, sua estrutura, as metodologias utilizadas, os resultados esperados, o cronograma de execução, condições operacionais para sua execução, estimativa de custos, sistemática de acompanhamento e monitoramento.

Os resultados do Primeiro Serviço eram trabalhos denominados produtos, que obedeciam a uma ordem pré-estabelecida ─ a ordem de precedência. Assim como no Primeiro Serviço, a mesma lógica se aplica para os Segundo e Terceiro Serviços. Os quadros a seguir apontam os produtos que deveriam ser produzidos e qual o seu objetivo.

2.3 PRODUTOS 40

2.3.1 Produtos do Primeiro Serviço e seus Objetivos

Quadro nº 01: PRODUTOS DO PRIMEIRO SERVIÇO