Validação de pesos junto de stakeholders (utilizadores)

Os pesos foram atribuidos numa fase inicial com o apoio de especialistas existindo, ainda, a necessidade de os validar junto dos utilizadores, nomeadamente os colaboradores dos museus envolvidos no projeto.

Por restrições de janelas temporais, tanto do projeto de dissertação, como dos próprios colaboradores, envolvidos em processos de deslocação física de acervos, não seria possível proceder à sua validação junto dos colaboradores de todos os museus e núcleos museológicos, tendo-se optado pela determinação de uma amostra expressiva e que representasse a heterogeneidade das necessidades das várias coleções.

Tendo estes critérios em conta foram escolhidos como grupo de validação, os colaboradores do Museu de História Natural da Faculdade de Ciências, e do Museu de Ciência da Faculdade de Ciência (agora fundidos no Museu de História Natural e Ciência da Faculdade de Ciências da Universidade do Porto). Estes dois museus possuem coleções com tipologias bastante variadas, desde exemplares de instrumentos científicos a espécimes de zoologia, passando ainda pela mineralogia, paleontologia e numismática, entre outras áreas diversificadas o suficiente para serem uma representação fiel das necessidades transversais dos Museus da Universidade.

De forma a validar os pesos junto destes utilizadores, foram definidas duas fases: primeiro o preenchimento de um inquérito/formulário com os pesos que cada um considerava apropriados e em segundo reuniões presenciais com o formato de entrevistas semiestruturadas que permitissem perceber as razões que motivaram as escolhas dos vários colaboradores.

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1ª Fase – Inquéritos

Como foi referido anteriormente, a lista de requisitos e pesos preliminares já tinha sido previamente definida. Para a criação dos inquéritos essa lista foi alterada de maneira a manter toda a informação relevante para o inquérito, mas retirando o preenchimento dos pesos de modo a não influenciar as respostas dos participantes.

O resultado final foi um ficheiro Excel (de modo a facilitar comparações e somatórios) que foi enviado para todos os colaboradores previamente determinados.

Devido às características do projeto e do conhecimento sobre o grupo de validação, o único dado pessoal requerido é o nome do colaborador, que é informação suficiente para identificar o tipo de coleção que gere, enquadrando assim as suas respostas. O inquérito apresenta-se dividido por áreas, seguindo a mesma lógica da lista de requisitos CHIN 37

usada para a construção da lista de requisitos para o Projeto, e apresenta a designação do requisito bem como uma breve descrição do mesmo.

Por fim, o inquérito apresenta duas formas de preenchimento, ou se preenche o Peso (segundo a escala apresentada no inico do documento) com os números exatos, ou então pode-se simplesmente preencher com um “X” a tipologia de requisito que melhor se

37 _{Disponível em http://canada.pch.gc.ca/eng/1443120174242}

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adequa (secundário, primário ou obrigatório). Apesar de o ideal ser o preenchimento do Peso, foi preciso salvaguardar a indisponibilidade de dispensa de tempo suficiente para esse preenchimento por parte do grupo de validação38_.

Foi pedido aos membros do grupo de validação que atribuíssem pesos aos requisitos do grupo 1 (Gestão de Objetos) da lista de requisitos pois é o grupo que mais aborda as necessidades de gestão inerentes à atividade museológica, sendo que os restantes grupos se prendem mais estreitamente com questões técnicas do sistema. Ainda assim, no inquérito constavam todos os grupos para que os colaboradores pudessem dar a sua opinião sobre os restantes requisitos se assim o entendessem.

O objetivo deste inquérito passava por obter as respostas de todos os colaboradores de modo a comparar os resultados com os pesos que tinham sido anteriormente definidos, infelizmente apenas se conseguiu obter as respostas de 4 dos 7 elementos pertencentes ao grupo de verificação.

2ª Fase – Entrevistas

Nesta segunda fase foram agendadas reuniões individuais com os membros do grupo de validação com o objetivo de obter respostas aos elementos que não preencheram aquano do inquérito por questionário, bem como averiguar se existiram problemas na compreensão dos requisitos ou do método de validação que pudessem ter distorcido os resultados. Atendendo à grande extensão da lista de requisitos não seria realista pensar em abordar todos os grupos de requisitos existentes na mesma, pelo que, assim como nos inquéritos, as entrevistas focaram-se apenas no primeiro grupo de requisitos (Gestão de objetos).

A primeira reunião realizada a 6 de maio, foi realizada no Museu de Ciência da Faculdade de Ciência com um elemento integrante do grupo de validação. Nesta reunião tornou-se claro que por um lado existiam problemas de compreensão de alguns requisitos, derivados da própria linguagem ambígua por vezes empregue na lista de requisitos CHIN, e, por outro, era impossível recriar esta reunião individualmente com todos os outros

38 _{É de relembrar que esta validação decorreu em paralelo com o restante trabalho diário nos museus, pelo} que a disponibilidade do grupo de validação era um importante fator a ter em conta

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membros do grupode validação visto que a mesma durou cerca de cinco horas, o que seria incomportável para os horários dos restantes colaboradores e para os prazos do projeto do Museu Digital. Face a estas impossibilidades adotou-se uma nova estratégia que agilizasse as reuniões sem que os seus resultados fossem afetados, para isso procedeu-se a uma análise dos resultados das respostas dos inquéritos que já tinham sido respondidos39_bem

como os resultados da entrevista já realizada, comparando-os com os pesos dados antes desta validação.

Nesta comparação, foi calculado o desvio médio dos pesos atribuídos por cada requisito, sendo que a primeira coluna corresponde aos pesos atribuídos durante a elaboração da lista de requisitos, e as três seguintes decorrentes dos inquéritos já recebidos e da entrevista já realizada.

Pretendia-se com esta comparação reduzir o número de requisitos a rever em cada uma das reuniões individuais, sendo que para isso avaliou-se cada requisito, marcando:

 a azul aqueles cujas respostas demonstravam claramente que os pesos preliminares estavam errados e que estes deveriam de ser alterados de acordo com as respostas;

39 _{Nesta altura ainda só dois dos inquéritos tinham sido preenchidos e entregues}

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 a amarelo aqueles que apresentassem um desvio médio superior a 2 pontos ou suscitassem duvidas de interpretação. Em alguns casos foram marcados a amarelos apenas algumas respostas em determinados requisitos, pois estas eram bastante diferentes do que se previa sendo necessária uma clarificação da resposta junto do inquirido.

Todos os requisitos assinalados a amarelo passaram a integrar o guião das seguintes entrevista.

Durante as entrevistas seguintes foram discutidos os requisitos assinalados, sendo feitas alterações ao mesmos quando justificável. Este processo culminou na criação da tabela do anexo 3, que expõe os resultados dos inquéritos de todos os colaboradores, mas com as alterações decorrentes das entrevistas realizadas, e por fim, na correção dos pesos preliminares, agora atualizados com as contribuições do grupo de validação, e que estão documentados na lista de requisitos final40