PRÁTICA
5.1 Follow Up
FOLLOW UP E MAILING LIST
Embora a redação do comunicado de imprensa seja o primeiro passo para o assessor ver publicada a notícia, existem dois passos, igualmente importantes, que me- recem a nossa atenção.
Sem o follow up e a constituição da mailing list o traba- lho do assessor encontra-se incompleto.
Ainda que possa, excecionalmente, haver um follow-up prévio ao comuni- cado de imprensa que serve para apresentar um assunto de forma a cativar o jornalista para o tema, o follow up é uma ferramenta de Assessoria de Imprensa habitualmente desenvolvido depois de um comunicado de im- prensa (pós-envio do press release).
O follow up é usado fundamentalmente para:
·Assegurar o recebimento do comunicado de imprensa. Tal é muito útil para despistar possíveis extravios de comunicados que são erradamente identificados como SPAM;
·Confirmar a presença do jornalista (numa conferência de imprensa ou noutro evento) dando ao assessor uma ideia plena do número de partici- pantes envolvidos;
·Saber a data estimada de publicação do comunicado.
Devemos olhar para o acompanhamento como uma ferramenta de acom- panhamento que complementa os demais instrumentos ao dispor do assessor de imprensa.
Ao manifestar-se sempre presente, o assessor consegue aumentar a taxa de sucesso dos seus comunicados (isto é, uma maior conversão de comunica- dos em notícias).
5.1.1 Quando é bem feito
Quando bem feito, o follow up não é visto pelos jornalistas como um in- cómodo. Afinal, cheios de solicitações e com a caixa de correio cheia de comunicados, pareceria contraproducente importunar o jornalista. Pelo contrário, este pode mesmo valorizar este acompanhamento.
É necessário que o assessor tenha bom senso e discernimento de como fa- zer esse acompanhamento, o qual varia de jornalista para jornalista e de órgão de comunicação para órgão de comunicação social. Pede-se tacto ao assessor que estabeleça o contacto telefónico. O seu trabalho não é “vender”
uma notícia. Isso passaria a ser telemarketing e desgastaria a sua relação.
A verdadeira missão do assessor é ganhar a confiança do jornalista e ajudá- -lo na sua tarefa. Caso o consiga, torna-se muito mais fácil pedir feedback quanto ao recebimento de um dado comunicado de imprensa, aumentando as probabilidades da sua publicação.
É no follow up que o assessor percebe se o comunicado foi bem recebido, se foi bem compreendido e se é necessário fornecer mais alguma informação complementar. O assessor aproveita o acompanhamento para se disponi- bilizar a esclarecer eventuais dúvidas. E não hesita em perguntar se existe alguma previsão de publicação.
Aqui reside a utilidade prática principal para o assessor que, deste modo, pode planear melhor as suas ações reforçando-as, se se considerar necessário.
5.1.2 Erros comuns
O follow up é fácil de executar, mas requer sensibilidade da parte do asses- sor para telefonar no momento apropriado.
Eis alguns dos erros mais comuns, em especial, por assessores principiantes:
·Desconhecer o comunicado de imprensa. Há casos em que ao asses- sor estagiário lhe é pedido para fazer o follow up de um determinado comunicado que ele não redigiu e que ele não conhece de todo. Um acom- panhamento nestas condições está votado ao insucesso. Primeiro, é uma chamada que se limita a “chatear” e interromper a rotina profissional do jornalista. Segundo, o assessor estagiário não saberá responder a qualquer dúvida que o jornalista tenha, anulando, assim, o propósito de benefício mútuo.
Algumas Assessorias de Imprensa só pensam em confirmar a presença do jornalista esquecendo-se de que ele é um parceiro, mais do que um
“cliente”. Fazer um follow up sem conhecer o comunicado de imprensa só pode resultar em frustração para o jornalista.
·Desconhecer a linha editorial do órgão de comunicação social. Outros casos existem em que o assessor pretende fazer um follow up sem qual- quer contacto prévio com o jornalista e, mesmo, sem alguma vez ter lido algum trabalho seu ou do seu órgão de comunicação social. Sem uma relação de credibilidade, alicerçada num esforço conjunto de coprodução noticiosa, de nada serve fazer um acompanhamento, o qual se pautará por ser artificial, anódino e não necessariamente verdadeiro. Sem con- fiança mútua, o jornalista pode ser levado a confirmar a sua presença num evento, sem efetivamente ter a certeza de poder ir.
·Ligar na hora errada. Contactar o jornalista na hora de fecho das redações (a altura mais atarefada do dia) só o irá incomodar. Provavelmente, o jor- nalista nem se preocupará em falar com o assessor. Mais do que ligar na hora conveniente ao assessor, é preciso ligar na hora apropriada ao jorna- lista. De contrário, é a imagem do assessor que fica comprometida dando a ideia de ele não ser profissional suficiente para ter a rotina jornalística em consideração.
·Fazer follow up de um comunicado desarticulado. Não adianta enviar o comunicado para todo o lado. O assessor tem de ter uma perspetiva es- tratégica e apenas enviar o comunicado para os órgãos de comunicação social mais apropriados àquele assunto. De nada adianta confirmar que o email foi recebido se o comunicado de imprensa sobre Economia foi dirigido a um jornalista especializado na área de Política.
·Ser insistente e inconveniente. O acompanhamento do assessor não pode baseado na repetição incessante de chamadas a confirmar, todos os dias,
já não sabe se recebeu aquele comunicado específico, naquele dia e àque- la hora indicada pelo assessor. O assessor deve, como sempre, ter bom senso: não fazer o follow up imediatamente depois do envio nem dema- siado tempo após o envio do comunicado de imprensa. Isso impedi-lo-á de parecer insistente e inconveniente.
Em síntese, o follow up tem de ser um procedimento que (re)acenda o interesse do jornalista e o faça reconsiderar o comunicado. É uma oportu- nidade única de mostrar onde reside o seu interesse público e uma forma pessoal de aproximar assessores e jornalistas. Neste contacto, o assessor deve acrescentar informação ou reapresentá-la de forma a tornar cativante e (re)suscitar o interesse do jornalista em considerar este comunicado de imprensa. Mais do que uma tarefa aborrecida de rotina que se deixa para os assessores estagiários, o follow up deve ser exercido pelos assessores mais experientes. Eles saberão aproveitar o acompanhamento para surpreender e instigar o interesse do jornalista e evitar que seja apenas uma forma fria e impessoal de contacto com as redações.