Segundo Oliveira (1997), na figura 21 a departamentalização funcional apresentada considerou as três áreas funcionais do setor de seguros.
Proposta:
Para o setor de seguros da empresa, a proposta sugerida foi à departamentalização por funções.
Conforme Oliveira (1997) este tipo de departamentalização pode ser utilizado em empresas ou áreas cujas atividades sejam: a) bastante repetitivas b) altamente especializadas.
Para Oliveira (1997), a departamentalização por função oferece muitas vantagens: a) maior segurança, tanto na execução das tarefas, como na relação de colegas, pois cada funcionário tem maior facilidade de saber sobre sua área de atuação; b) orienta pessoas para uma específica atividade, concentrando sua competência de maneira eficaz; c) indicada para circunstâncias estáveis e de pouca mudança que requeiram desempenho de tarefas rotineiras; d) aconselhada para empresas que tenham poucas linhas de produtos ou serviços e que permaneçam inalterados por longo tempo.
O mesmo autor conclui que este tipo de departamentalização pode ser utilizado em empresas ou áreas da empresa cujas atividades sejam: a) bastante repetitivas; b) especializadas.
Segundo Araújo (2001), os objetivos do estudo de layout são: obter um fluxo eficiente de comunicações administrativas, obter um fluxo de trabalho eficiente, facilitar a supervisão, reduzir a fadiga humana, impressionar clientes e visitantes.
Para que isso fosse possível, foi desenvolvida uma planta baixa da imobiliária e um layout das salas para que se obtenham melhores condições de visualização e identificação dos pontos que precisam de melhorias. Depois de levantar as informações necessárias como descreve o Araújo (2001): detalhes das atividades executadas no setor, quantidade de pessoas, necessidade de arquivamento, compartimentação, intensidade de iluminação, portas e janelas, status obtido pela localização de mesas e cadeiras e quantidade e tipos de máquinas e equipamentos.
De posse dessas informações e da visita ao setor, juntamente com o gerente e com o auxílio fundamental de uma Designer industrial foi possível elaborar um projeto de melhorias.
Figura 23: Planta baixa da empresa Claudia Imóveis e Seguros
O estudo do arranjo físico da empresa possibilitou identificar algumas deficiências, e conseqüentemente permitiu a possibilidade de sugerir algumas melhorias. Neste primeiro momento, serão citados os pontos nos ambientes a serem
A
B
C
melhorados, que estão identificados pelas letras: A, B e C, para uma melhor visualização.
O ambiente A, é a entrada e a recepção da imobiliária e corretora, observou- se que o ambiente é um tanto quanto apertado, com muitas poltronas, dando a impressão de se tratar de uma sala de espera, com isso o cliente pode achar de imediato que terá que esperar para ser atendido. Outro ponto destacado é que na recepção não há um computador, isso pode causar mais espera ainda para o cliente, pois se a recepcionista precisar de alguma informação que não está à disposição, ela terá que ir até outra sala utilizar um computador, correndo o risco do mesmo estar ocupado.
O ambiente B possui apenas uma mesa de atendimento ao cliente e uma mesa de apoio. A sala é utilizada por todos na empresa, ou seja, pela imobiliária e pela corretora, a sala contém apenas um computador, dificultando o desempenho das atividades, já que a sala é utilizada por todos da empresa, dando a impressão de quem chegar primeiro tem o direito de ocupá-la.
O ambiente C é semelhante ao ambiente B, é utilizada por todos, a única diferença é que possuem duas mesas de atendimento ao cliente, cada uma com seu computador. O fato de todos os setores da imobiliária: aluguel, vendas e seguros, ocuparem a mesma sala, pode gerar desconforto, pois podem ocorrer ocasiões em que um corretor de imóveis e um corretor de seguros atendam ao mesmo tempo clientes distintos, negociando produtos diferentes, porém em um mesmo ambiente, perdendo a privacidade, gerando talvez desconforto aos clientes, etc. Outro ponto observado foram às paredes, que prejudicam a visualização.
As portas, tanto do ambiente B, como do ambiente C, abrem para dentro e no caso da sala C quase chega a encostar-se na cadeira onde o cliente é atendido, mostrando um mau aproveitamento do espaço.
Segundo o corretor de seguros, um ponto que precisa de muita atenção são os computadores, pois no caso do corretor de seguros, ele ocupa dois programas para realizar suas atividades, só que um programa está instalado no computador da sala B e o outro está instalado no computador da sala C, gerando um total conflito e dificultando o atendimento de clientes. Pode-se imaginar como seria se o corretor estivesse atendendo um cliente na sala B utilizando o programa e de repente precisasse utilizar o programa da sala C, e se por acaso a sala C estivesse sendo ocupada por outro corretor? Seria um problema, como agiria o corretor? Pediria
permissão para usar a sala? O computador? Levaria os clientes para outra sala?
Pode-se imaginar várias situações, mas com certeza todas elas acabariam no mesmo resultado: constrangimento, atraso, passando para o cliente a impressão de desorganização, podendo até perder quem sabe a venda e o cliente.
Figura 24: Proposta de melhoria do arranjo físico da Claudia Imóveis e Seguros
A planta baixa visualizada na figura 24 foi o resultado de melhoria do estudo do arranjo físico da empresa.
A primeira mudança proposta foi da recepção, ou seja, no ambiente A, onde foi diminuído o número de poltronas, tornando o ambiente mais limpo e amplo. Foi sugerido um computador e também uma cadeira na mesa da recepcionista para o cliente, possibilitando o melhor atendimento e um possível cadastro do mesmo.
No ambiente B, foram propostas algumas melhorias também, foi sugerido, que a sala possuísse uma mesa de atendimento ao cliente, pelo fato de que o seguro é uma necessidade mais pessoal do cliente, querendo assim preservar a sua privacidade. A mesa de apoio foi mantida para uso do corretor, e o mais importante, foi à sugestão de que a sala B ficasse exclusivamente para uso da corretora, já com
A
B
C
os dois programas instalados nos dois computadores da mesma, separando assim as atividades e os setores existentes na empresa, evitando maiores transtornos.
Foi proposto que a sala C ficasse de uso exclusivo para as atividades da imobiliária. As duas mesas de atendimento ao cliente foram mantidas, porém, uma de costas para outra, pois se dois corretores estiverem atendendo ao mesmo tempo, os clientes não ficarão um de frente para o outro.
Em relação às portas foi sugerido que ao invés de portas que abrissem, fossem portas de correr, para uma melhor circulação do ambiente.
Outra sugestão foi fazer as divisórias das salas em vidro, para uma melhor visualização e amplitude de todo o ambiente, assim como para as paredes foi sugerida a cor amarelo pastel, pois segundo a designer essa cor estimula o consumo.
Figura 25: Layout da recepção
Neste layout visualiza-se o ambiente A, ou seja, a sala da recepção com vista da mesa da recepcionista.
Figura 26: Layout da recepção
Neste layout visualizá-se novamente o ambiente A, ou seja, a sala da recepção, mas dessa vez com vista da porta de entrada.
Figura 27: Layout do ambiente A e ambiente B
Neste layout visualizá-se em planta baixa o ambiente A (recepção) e o ambiente B (corretora).
Figura 28: Layout do ambiente B
Neste layout visualizá-se novamente o ambiente B (corretora) de um outro ângulo.
Figura 29: Layout do ambiente B
Neste layout visualizá-se o ambiente B (corretora) desta vez de um terceiro ângulo.
Figura 30: Layout do ambiente C
Neste layout visualizá-se em planta baixa do ambiente C (imobiliária).
Figura 31: Layout do ambiente C
Neste layout visualizá-se o ambiente C (imobiliária) em outro ângulo.
Figura 32: Lay-out do ambiente C
Neste layout visualizá-se o ambiente C (imobiliária) em um terceiro ângulo.