Figura 8: Simbologia para diagrama de fluxo de processo Slack (1996, p, 160).
forma mais racional possível. Considera, também, que o arranjo físico acaba por influir na motivação, gerando maior ou menor eficiência no trabalho.
Oliveira (1997) cita alguns indicadores de um mau aproveitamento de espaço:
a) Demora excessiva: a análise de processos pode demonstrar, longe de falhas em seus passos, uma deficiência da distribuição espacial. O gerente deve perceber, na demora, um indicador de que naquele ambiente precisa ser modificado.
Podem ser postos de trabalho, ou deslocamentos de unidades inteiras, ou arquivos.
Enfim, a demora acima de expectativas pode propiciar um indicador de falhas no uso do espaço físico;
b) Fluxo confuso do trabalho: esse fluxo pode ser uma conseqüência de a, mas, às vezes, o fluxo indevido não causa somente demora no andamento burocrático, porém decisões errôneas, consultas desnecessárias a pessoas só pelo fato de estarem próximas e demora excessiva em fluxos secundários;
c) Excessiva acumulação: a má distribuição espacial pode gerar acúmulo de pessoas e documentos.
d) Má projeção de locais de trabalho: essa é uma deficiência ligada especificamente ao layout projetado para os postos ou locais de trabalho. Decorre, na maioria das vezes, do fato de a projeção ter sido elabora por pessoal não qualificado, ou, então ter sido elaborada segundo a vontade da cada grupo de pessoas destinadas a determinado espaço. Como por exemplo: “Eu quero ficar aqui, é melhor; vejo as pessoas passarem no corredor”. “Aqui não fico”. “Não falo com fulano”. E assim por diante;
e) Perda de tempo no deslocamento de uma unidade a outra: relacionado com a demora excessiva, mencionada logo acima. Aqui tratada de uma forma específica, mostra que, também, os desejos pessoais terminam por criar enormes prejuízos á organização, por causa do lapso de tempo decorrido entre unidades da organização. A elaboração e análise de processos, embora não específicas para aproveitamento espacial, podem detectar esse tipo de deficiência.
Alguns dos objetivos do lay-out abordados por Oliveira (1997):
• Proporcionar um fluxo de comunicações entra as unidades organizacionais e maneira eficiente e eficaz;
• Proporcionar a melhor utilização da área disponível da empresa;
• Tornar o fluxo de trabalho eficiente;
• Proporcionar facilidade de coordenação;
• Proporcionar redução de fadiga do empregado no desempenho da tarefa, incluindo o isolamento contra ruídos;
• Proporcionar situações favoráveis aos clientes e visitantes;
• Ter flexibilidade ampla, tendo em vista as variações necessárias com o desenvolvimento dos sistemas relacionados;
• Ter flexibilidade em caso de modificações;
• Ter clima favorável para o trabalho e o aumento da produtividade.
Segundo Oliveira (1997), antes de dar início à série de etapas que resultará na adoção do layout, é importante recolher algumas informações sobre:
• Detalhes do trabalho executado em cada unidade;
• Quantidade de pessoal empregado;
• Necessidade de comunicações entre as pessoas incluídas no campo da análise;
• Necessidade de arquivamento e armazenagem;
• Isolamento auditivo e visual;
• Compartimentação (isolamento físico);
• Intensidade de iluminação;
• Portas e janelas;
• Status obtido pela localização de mesas e cadeiras; e
• Quantidade e tipos de máquinas e equipamentos.
Essas informações permitirão uma primeira visão da problemática da área em que será desenvolvido todo o estudo.
Oliveira (1997) ressalta que de posse das informações preliminares, pose-se dar início ao estudo com uma seqüência de etapas voltadas ao melhor arranjo do ambiente. As etapas são as seguintes:
a) Calcular a área (necessária ou existente): este primeiro passo parece ser simples, mas pelo contrário, o objetivo é evitar estudos baseados no olhar.
b) Fazer a planta baixa: estreitamente vinculada à fase anterior está a busca ou elaboração da planta da situação real da área em análise. O trabalho, então, é o de elaborar a planta com os arquivos, mesas, cadeiras, enfim, tudo o que dá vida, ritmo, aquele espaço. De posse da planta baixa, fica o gerente responsável pelo estudo pronto para dar início ao processo de mudança efetiva do espaço físico;
c) Verificar o fluxo de pessoas e papéis: o correto conhecimento da movimentação de pessoas e papéis garantirá um melhor resultado final. A função
aqui é identificar os vários fluxos existentes, os fluxos principais e secundários e o trânsito de documentos em geral (formulários, correspondência etc).
d) Determinar a quantidade e natureza dos móveis e equipamentos:
praticamente, essa etapa é de mera constatação de existência e das formas de utilização dos móveis e equipamentos.
e) Determinar a extensão e localização das instalações elétricas e hidráulicas:
essa é uma fase simples, pois depende de uma rápida visualização na planta no próprio local onde está sendo realizado o estudo.
f) Preparar e dispor as miniaturas de móveis e equipamentos: o preparo de miniaturas é uma alternativa facilitadora dos processos de análise espacial é de grandes resultados, desta forma não é necessário empurrar um arquivo aqui, uma mesa ali, cadeiras pra lá ou pra cá, e com a vantagem que miniaturas não pesam nada.
g) Apresentar alternativas do novo layout: o novo arranjo físico deverá, necessariamente, ser discutido pelo maior número de pessoas envolvidas no estudo, senão por sua totalidade para que a escolha final do novo arranjo físico possa ser simples;
h) Implantar e acompanhar: nessa etapa é interessante apontar algumas especificações peculiares ao estudo do arranjo físico como, por exemplo: a) o transtorno causado em função de mudanças físicas (pessoas, máquinas, arquivos etc.); b) adaptação do pessoal ao novo espaço; c) adaptação do corpo social (novas relações em virtude de novo posicionamento) no espaço modificado; d) observação dos novos fluxos (principal e secundário) e das repercussões na distribuição do trabalho. Afetado em função das modificações ditadas pelo estudo.
Para se organizar uma empresa é preciso primeiramente conhecer todos os passos necessários para o alcance deste objetivo. É preciso, investigar as causas e analisar os fatores e as circunstâncias da inoperância ou da ineficiência; elaborar as normas, os meios e os métodos para corrigir as falhas e eliminar os defeitos; aplicar essas normas, esses meios e esses métodos; verificar se a aplicação dessas providências está efetivamente corrigindo e propiciando o alcance do objetivo do empreendimento.
Somente na medida em que cumprem satisfatoriamente suas finalidades, de maneira sustentável, é que as organizações garantem sua existência e permanência no mercado.