Relatório submetido à banca examinadora de conclusão do curso de informática para análise e aprovação. Trabalho Final de Curso (Exame em Ciência da Computação) – Centro de Ciências Tecnológicas da Terra e do Mar, Universidade do Vale do Itajaí, Itajaí, 2009. Este trabalho final de curso teve como objetivo desenvolver uma ferramenta de cálculo para auxiliar no gerenciamento do escopo de projetos, seguindo o Guia PMBOK – 3ª Edição ( Corpo de Conhecimento em Gerenciamento de Projetos).
Sublinha a grande importância da gestão de projetos e a necessidade de utilizar uma metodologia de gestão de projetos. A ênfase é colocada no gerenciamento do escopo do projeto, mais especificamente nos processos que fazem parte do gerenciamento do escopo: planejamento do escopo, definição do escopo, criação da estrutura analítica do projeto (EAP), verificação do escopo e controle do escopo. Um dos motivos para a realização deste trabalho foi a dificuldade encontrada em gerenciar o escopo dos projetos utilizando as ferramentas computacionais disponíveis no mercado.
INTRODUÇÃO
- PROBLEMATIZAÇÃO
- Formulação do Problema
- Solução Proposta
- OBJETIVOS
- Objetivo Geral
- Objetivos Específicos
- METODOLOGIA
- ESTRUTURA DO TRABALHO
No entanto, os mesmos estudos mostram uma taxa de sucesso de 75% para projetos que utilizam conceitos modernos de gerenciamento de projetos. Diante desses fatos, pode-se perceber a importância do gerenciamento de projetos e principalmente a importância do gerenciamento do escopo do projeto. Foi realizado um levantamento de requisitos para uma ferramenta de gerenciamento de escopo, também foi desenvolvido um levantamento de ferramentas similares e também foi desenvolvida uma ferramenta de cálculo que fornece ao gerente de projetos e a todos os stakeholders o gerenciamento do escopo do projeto de acordo com as recomendações do terceiro PMBOK. Edição do guia.
Compreender o processo de gerenciamento de projetos conforme recomendações do guia PMBOK, com ênfase na área de Gerenciamento de Escopo; O primeiro capítulo é a introdução, que discute alguns conceitos de projeto, a importância do gerenciamento de projetos e apresenta o problema. São discutidos temas de gerenciamento de projetos, seus processos e principalmente o gerenciamento do escopo do projeto, que é o foco deste trabalho.
FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA
GERENCIAMENTO DE PROJETO
- Processos de Gerenciamento de Projetos
- Áreas do Conhecimento
- Processos de Gerenciamento de Projetos x Áreas do Conhecimento
- Gerenciamento do Escopo
Comunicações Inclui os processos necessários para garantir a geração, coleta, distribuição, armazenamento e controle das informações do projeto. Aquisição Inclui os processos necessários para adquirir bens e serviços externos para cumprir o propósito do projeto. De acordo com o PMBOK (PMI, 2004), o gerenciamento do escopo do projeto inclui os processos necessários para garantir que a equipe execute todo e somente o trabalho necessário para o sucesso do projeto.
O gerenciamento do escopo do projeto preocupa-se principalmente em definir e controlar o que faz ou não parte do projeto” (PMI, 2004, p. 103). Segundo o PMI (2004), a verificação do escopo é o processo de obtenção da aprovação formal do escopo do projeto por parte de seus stakeholders. A verificação do escopo do projeto visa garantir que as entregas do projeto e do trabalho foram concluídas de forma satisfatória.
ANÁLISE DAS FERRAMENTAS PARA GERENCIAMENTO DE
Sistema de Controle de Mudanças: Este sistema define os procedimentos para fazer mudanças no escopo do projeto e no escopo do produto. Análise de Variância: Visa avaliar o escopo da variação, determinar a causa da variação do escopo e decidir se ações corretivas são necessárias. Reprogramação: As solicitações de mudança aprovadas que afetam o escopo podem exigir alterações na EAP e no Dicionário da EAP, na Declaração do Escopo do Projeto e no Plano de Gerenciamento do Escopo do Projeto.
Sistema de gerenciamento de configuração: Fornece procedimentos para obter o status das entregas e garante que as alterações necessárias no escopo do projeto serão documentadas e cuidadosamente consideradas antes de serem processadas pelo Controle Integrado de Mudanças. Segundo o PMI (2004), com o controle do escopo é possível gerenciar as mudanças necessárias e também recomendar ações corretivas para um melhor desenvolvimento do projeto. Criado em 1999, o software auxilia no gerenciamento de projetos corporativos e é baseado em conceitos e melhores práticas compilados pelo PMI (Project Management Institute) e GTZ (Método ZOPP).
A ferramenta é totalmente voltada para WEB e tem como principais funcionalidades: gráfico de Gantt, painel de controle do projeto, estrutura analítica do projeto - EAP (disponível em formato gráfico) e histórico do projeto. Os destaques incluem integração com MS-Project, criação de cronograma de Gantt, cálculo de riscos do projeto, cálculo do valor agregado do projeto e capacidade de comunicação com a equipe do projeto via email. Embora este software possua múltiplas funcionalidades, ele também não oferece gerenciamento do escopo do projeto.
A exceção foi o Project Builder, que é um software pago e não possui versão demo ou teste, portanto sua avaliação foi realizada conforme informações disponíveis no site da empresa desenvolvedora6. Através desta análise foi possível verificar que as ferramentas disponíveis no mercado não abrangem todos os aspectos desejáveis para o gerenciamento do escopo do projeto segundo o PMBOK. O Project Builder foi o software que mais se aproximou de atender aos requisitos desejados, porém, não é gratuito, nem possui versão demo ou de testes, impossibilitando sua utilização sem adquiri-lo.
Além de atender aos requisitos necessários para viabilizar o gerenciamento do escopo do projeto, a ferramenta proposta possui três características distintas: é um software gratuito baseado na web em português.
PROJETO
REQUISITOS DA FERRAMENTA
- Requisitos Funcionais
- Requisitos Não Funcionais
- Regras de Negócio
RF08 - O sistema deve permitir a realização da verificação do escopo, permitindo a determinação do status do projeto e também dos subprodutos do projeto (entregas). RF09 - O sistema deve permitir que solicitações de alterações no escopo do projeto sejam aprovadas ou não. RF10 - O sistema deve permitir que todas as modificações em campo sejam registradas e armazenadas (histórico de modificações) e consultadas.
RF16 – O sistema deve permitir o cadastro dos usuários no sistema, através do Módulo Administrativo. RF17 – O sistema deve permitir o cadastro dos dados da empresa/organização através do Módulo Administrativo. RNF04 - O sistema deve ter um tempo de acesso inferior a 20 segundos para cada função do sistema em situações normais de servidor, rede e conexão.
RNF05 - O sistema deve estar em conformidade com a definição de gerenciamento do escopo apresentada no Guia PMBOK - Terceira Edição, 2004. RN01 - O projeto deve estar autorizado a criar uma declaração de escopo do projeto. RN02 – Uma declaração de escopo deve ser aprovada para produzir um plano de manejo.
RN05 – Para criar um projeto é necessário preencher todos os campos do termo de abertura do projeto. RN06 – Para aprovar um item do projeto, o usuário deve estar entre os responsáveis pela aprovação adequada, definida no plano de gerenciamento do projeto. RN07 – Para aceitar a entrega de um projeto, o usuário deve estar cadastrado como um dos responsáveis por aquela tarefa no plano de gerenciamento do escopo.
RN08 – Para alterar um elemento de gestão de área já aprovado é necessário que haja uma solicitação de alteração aprovada.
DIAGRAMA DE CASOS DE USO
- Módulo Principal
- UC01.01. Carregar Projeto
- UC01.02. Visualizar Projeto
- UC01.03. Visualizar Plano de Gerenciamento
- UC01.04. Visualizar Declaração do Escopo
- UC01.05. Visualizar EAP
- UC01.06. Visualizar Dicionário da EAP
- UC01.07. Criar Solicitação de Mudanças
- UC01.08. Visualizar Solicitações de alterações
- UC01.09. Visualizar Histórico de Modificações
- UC01.10. Criar, Alterar ou Excluir Projeto
- UC01.11. Criar, Alterar a Lista de Aprovadores
- UC01.12. Aprovar Projeto
- UC01.13. Aprovar Plano de Gerenciamento
- UC01.14. Aprovar Declaração do Escopo
- UC01.15. Aprovar EAP
- UC01.16. Aprovar Dicionário da EAP
- UC01.17. Aprovar Solicitação de Mudança
- UC01.18. Criar o Plano de Gerenciamento
- UC01.19 Criar a Declaração do Escopo do Projeto
- UC01.20 Criar a EAP
- UC01.21 Criar o Dicionário da EAP
- UC01.22. Verificar o Escopo do Projeto
- Módulo Administrativo
- UC02.01. Manter Empresa
- UC02.01. Manter Usuário
Pós-condição: o plano de gerenciamento do escopo do projeto é exibido ao usuário apenas para visualização. Este caso de uso tem como cenário principal a aprovação/rejeição de um plano de gerenciamento de projeto. O sistema define o status do plano de gerenciamento do projeto como falhado, o que não permite que o projeto continue.
Este caso de uso tem a aprovação/rejeição da declaração do escopo do projeto como cenário principal. O sistema registra o status da declaração do escopo do projeto como aprovada, permitindo que o processo normal do projeto continue. O sistema define o status da declaração do escopo do projeto como falhado e não permite que este projeto continue.
Este caso de uso tem como cenário principal a Aprovação/Rejeição da Estrutura Analítica do Projeto. Permite a criação do plano de gerenciamento do escopo do projeto de acordo com o protótipo da tela.
DIAGRAMA DE CLASSES
O sistema registra e armazena informações em um banco de dados, que permite o acesso ao sistema. Solicitação de Mudança: Contém informações sobre a solicitação de mudança no projeto e o status da solicitação. HistóricoAlterações: Onde ficam armazenadas as alterações no escopo do projeto, bem como a solicitação correspondente à alteração.
Dicionário: Cada fase ou subproduto do projeto possui um dicionário da EAP onde são armazenadas informações sobre cada um dos itens da EAP. Bem como critérios de aceitação de subprodutos, descrição do subproduto, nível de subproduto no EAP e pessoa responsável.
DIAGRAMA DE ATIVIDADES
IMPLEMENTAÇÃO
BANCO DE DADOS
SCRIPTCASE
DRAW2D
APRESENTAÇÃO DA FERRAMENTA
MÓDULO ADMINISTRATIVO
MÓDULO PRINCIPAL
Ao selecionar a opção Criar Novo Projeto, o sistema abre a tela Project Charter para o usuário, conforme Figura 20. Porém, o autor do projeto deve definir quem serão os aprovadores do projeto e também os aprovadores dos demais projetos. Gerenciamento do escopo do projeto. Após definir os aprovadores, o usuário cadastrado como aprovador do projeto deverá aprovar o termo de abertura do projeto que foi cadastrado inicialmente.
Para que após aprovação ou rejeição o fluxo de gerenciamento do escopo do projeto possa continuar normalmente. A Figura 22 mostra a tela de aprovação do projeto, as demais aprovações são feitas de forma semelhante. Após a aprovação do projeto, o usuário nomeado gerente do projeto deverá criar um termo de abertura do projeto.
Para isso, o gerente de projetos deve acessar o sistema através da tela de acesso ao sistema (Figura 18) e fazer o upload do projeto que deseja, conforme Figura 23. Depois que o gerente de projetos tiver selecionado o projeto desejado, ele poderá criar uma declaração de escopo do projeto. , conforme Figura 24. Na tela Declaração do Escopo do Projeto, alguns campos como justificativa do projeto, premissas e restrições do projeto são retirados diretamente do documento do projeto que foi cadastrado anteriormente.
Conforme mencionado acima, a aprovação da declaração do escopo do projeto é feita de forma semelhante à aprovação do projeto e após a aprovação da declaração do escopo do projeto, o gerente do projeto pode criar a estrutura analítica do projeto. Para visualizar a estrutura analítica do projeto - EAP em modo gráfico, o usuário deve clicar no botão localizado na parte inferior da tela da EAP, conforme Figura 25. Após a criação e aprovação da EAP, o gerente do projeto pode criar o projeto EAP dicionário, conforme mostrado na Figura 27.
Ou seja, para cada um dos itens da EAP o gerente do projeto deve criar uma descrição como na Figura 27, e para o usuário “navegar” entre os itens da EAP o usuário deve utilizar os botões superiores da tela.
PRINCIPAIS DIFICULDADES ENCONTRADAS
TESTES E VALIDAÇÃO
CONCLUSÃO
TRABALHOS FUTUROS
O sistema desenvolvido pode ser considerado como o início de uma série de melhorias que podem ser feitas com base nas tecnologias e métodos utilizados neste projeto. Portanto, existem algumas recomendações que podem melhorar ainda mais o sistema, bem como abranger outras áreas do Gerenciamento de Projetos. Uma verdadeira oportunidade de trabalho é a integração com a ferramenta de gerenciamento de riscos de projetos que está sendo desenvolvida pelo acadêmico Mateus Miller Figueiredo em seu trabalho de conclusão de curso.
Além dessas duas áreas de gerenciamento de projetos, novas áreas como custo do projeto, tempo e aquisições podem ser incluídas nesta ferramenta. Porque são áreas que são diretamente afetadas pelo escopo do projeto e também são muito importantes para um bom gerenciamento do projeto. ABNT - ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS, NBR ISO 10006 - Gestão da qualidade - Diretrizes para qualidade na gestão de projetos.
Tese (Doutorado em Ciência da Computação) – Pontifícia Universidade Católica do Rio de Janeiro, Rio de Janeiro, 2005.
