Information Portal Costs and Benefits

(1)

Revista Informatica Economică nr.3(39)/2006 82

Information Portal Costs and Benefits

Asist. Lorena B T GAN

Catedra de Informatic Economic , A.S.E. Bucureşti

All transformations of our society are the product of the large use of Information and Communications Technologies (ICT) and Internet. ICT are technologies which facilitate communication, processing, and transmission of information by electronic means. It is very important to use the new technologies to the correct value because this determinate an in-crease of global benefits. Portal provides a consistent way to select, evaluate, prioritize and plan the right information. In research we point the important costs and benefits for an infor-mational portal. The portal for local administrative determinate for citizens the access to in-formation of interest and on the other hand make easier for employer to manage the docu-ments.

Keywords: information society, ICT, costs, benefits, economical development.

ntroducere

Conform World Information Technology and Services Alliance (WITSA, Digital Pla-net 2006), domeniul tehnologiei informaţiei şi comunicaţiei are o contribuţie esenţial , atât în dezvoltarea economiei globale cât şi în dezvoltarea pieţei forţei de munc , influen-ţând creşterea productivit ţii şi impulsionând inovaţia şi creativitatea în domeniile de baz ale societ ţii actuale.

Conform viziunii Information Society Tehnologies Advisory Group (ISTAG) pen-tru 2010, tehnologiile din noua generaţie vor fi caracterizate prin interconectivitate, mobi-litate şi scalabilitate, oferind consumatorilor posibilitatea de conexiune universal „ori-când, oriunde, la orice”. Tehnologia în socie-tatea cunoaşterii va deveni o parte integral a vieţii oric rui consumator acesta fiind rezul-tatul creşterii exponenţiale a num rului utili-zatorilor.

În viziunea [***1], la baza evoluţiei societ ţi actuale se afl :

- dezvoltarea portalurilor informaţionale şi serviciilor interactive de informare, evaluare şi administrare a datelor;

- integrarea conţinutului digital în noile dis-pozitive mobile (telefoane 3G, Pocket PC-uri, Internet TV), al turi de aplicaţiile GRID; - dezvoltarea de laboratoarelor şcolare virtu-ale, administrate de la distanţ (necesitând investiţii şi costuri de funcţionare minime şi

oferind acces nediscriminatoriu la resurse de cercetare).

Realizat portaluri informaţionale s-a dezvol-tat rapid, 69% din ele fiind utilizate în admi-nistraţie, b nci, societ ţi de asigurare, servicii financiare, industrie, acolo unde exist şi o creştere economic vizibil , aşa cum reiese din datele oferite de WITSA. [***2] Dotarea tehnic superioar a administraţiilor reprezin-t un pas imporreprezin-tanreprezin-t în implemenreprezin-tarea rapid a portalurilor informaţionale, iar costurile pentru realizarea acestora amortizîndu-se în scurt timp prin beneficiile obţinute pe plan local.

Costurile realizării unui portal informaţ i-onal

Pentru a stabili avantajele implement rii por-talului informaţional, atât la nivel de admi-nistraţie local cât şi la nivelul unei localit ţi trebuie, stabilite costurile aferente acestui proiect. Exist o puternic asem nare între costurile necesare realiz rii unui portal in-formaţional la nivelul unei administraţii loca-le şi cele necesare pentru realizarea unui por-tal pentru o localitate.

În literatura economic [***3] [Zaha04], cos-tul este definit ca fiind eforcos-tul depus prin ba-nii, timpul şi resursele folosite pentru a ajun-ge la rezultatul dorit. În cazul acestui proiect, rezultatul dorit este un portal informaţional pentru o mai bun comunicare, stocare şi pre-lucrare a informaţiilor.

(2)

Costurile totale sunt definite în contabilitate ca suma dintre costurile fixe, costurile varia-bile şi costurile semi-variabile, dar din punc-tul de vedere al investitorilor costurile totale reprezint totalitatea cheltuielilor f cute de la momentul debutului proiectului incluzând preţul investiţiei, comisioane, taxe şi alte cos-turi tranzacţionale. [***3]

Determinarea costurilor este o activitate complex şi dificil . Pot fi abordate diverse metode şi metodologii în funcţie de echipa de

proiectare, implementare, întreţinere şi dezvoltare. F r a intra în intimitatea determin -rii cu precizie a elementelor, de cost, propu-nem o structur , cel puţin tematic , a costuri-lor pentru realizarea unui portal informaţ io-nal.

Un portal informaţional pentru administraţia public local implic urm toarele categorii mari de costuri: de analiz , de proiectare, de dezvoltare, de testare, de implementare şi de întreţinere (figura 1).

Costuri de proiectare

Costurile totale

Costuri de analiz

Costuri de dezvotare

Costuri de testare

Costuri de implementare

Costuri de întreţinere

Fig.1. Costurile totale ale unui portal informaţional

Componentele costurilor aferente fazei de analiză (CA) sunt:

o costurile pentru infrastructura hardware

şi software (Ci)

o costurile resurselor umane existente (Cu) o alte costuri (Calte)

Calte Cu

Ci

CA= + +

Costul de proiectare (CP) este format din costurile fazelor aferente etapei de proiectare şi anume:

o proiectarea arhitectural (Ca), care

stabi-leşte arhitectura general a viitorului portal informaţional în corelaţie cu dorinţele admi-nistraţiei locale;

o specificaţia portalului informaţional (Cp)

– reprezint documentaţia ce o s stea la baza contractului încheiat între beneficiar şi dezvoltatorul portalului informaţional;

o proiectarea de ansamblu (Cpa), care

sta-bileşte structura modular , pe departamente a portalului informaţional;

o proiectarea de detaliu (Cpd), care

stabi-leşte pe fiecare modul/departament, elemen-tele componente;

Calte Cpd

Cpa Cp Ca

CP= + + + +

Costul de dezvoltare (CD) se poate calcula în dou moduri:

a) costul este cel cerut de societatea dezvoltatoare;

b) costul se calculeaz conform etapelor parcurse pentru dezvoltarea portalului infor-maţional, când se folosesc resursele proprii. În cadrul costului pentru dezvoltarea portalu-lui informaţional se identific urm toarele costuri:

- costuri pentru crearea infrastructurii har-dware necesar pentru dezvolt rii portalului informaţional (Cih);

- costuri pentru achiziţionarea şi instalarea software-lui necesar pentru realizarea porta-lului (Cis);

- costuri pentru resursele umane folosite

(3)

- costuri pentru colectarea şi verificarea co-rectitudinii datelor (Ccd);

- costuri pentru integrarea datelor (Cid); Calte Cid

Ccd Cru Cis Cih

CP = + + + + +

Costurile necesare pentru ca echipa de dez-voltare s conving beneficiarul c s-a ajuns la rezultatul dorit sunt reprezentate de costu-rile de testare (CT).

Pentru implementarea unui portal informaţ i-onal se identific urm toarele costuri de im-plementare (CI):

- costuri pentru instalare; - costuri pentru instruire;

Calte Cinstru

Cinstal

CI = + +

Dup ce portalul informaţional a fost imple-mentat, urmeaz s fie întreţinut de c tre echipa dezvoltatoare ceea ce presupune şi co-rectarea anumitelor erori dar şi actualizarea permanent în funcţie de cerinţele beneficia-rului. Se pot identifica astfel şi costurile de întreţinere (CIn), care sunt importante pen-tru buna funcţionalitate a portalului informa-ţional.

Avantajele unui portal informaţional Avantajele existenţei unui portal informaţ io-nal la nivelul administraţiei publice locale trebuie privite din dou puncte de vedere: din partea administraţiei, din parte cet ţenilor (figura 2).

Cet ţeni

Administraţie

Fig.2. Avantajele portalului informaţional

Printre avantajele utiliz rii unui portal infor-maţional la nivelul administraţiei locale se identific :

Simplificarea comunicării. Transmiterea, prelucrarea şi stocarea informaţiilor cu ajuto-rul portalului informaţional se realizeaz mult mai eficient şi mai uşor.

Accesul la surse de informare şi documen-tare. Portalul informaţional asigura suportul necesar pentru o documentare sporit în orice domeniu intern, dar şi extern. În aceast cel mai important este s se realizeze trierea in-formaţiei.

Simplificarea proceselor de muncă şi creş -tere eficienţei. Const în simplificarea şi uş u-rarea activit ţilor zilnice privind administra-ţia sau gestiunea informaţiilor. Se lucreaz direct pe calculatorul personal transmiţând date şi texte persoanelor interesate. Docu-mentele sunt mai uşor arhivate, reutilizate în orice moment şi de c tre oricine.

Reducerea costurilor. Un alt aspect este re-prezentat de reducerea costurilor, în mod special al celor privind comunicarea şi cele legate de prelucrarea, gestionarea şi transmi-terea informaţiei şi a datelor.

Lucrul în grup. Societatea actual se ba-zeaz pe lucrul în echip ceea ce face ca re-zultatele s fie cât mai aproape de aştept rile grupului.

Avantajele existenţei şi utiliz rii portalului informaţional în administraţia local din punctul de vedere al cet ţenilor includ:

Mai bună comunicare cu cetăţenii şi un câştig de imagine, prin transparenţa obţ inu-tă. Folosirea portalului informaţional ne duce spre o mai bun comunicare a cet ţenilor cu administraţia local .

Democratizarea informaţiei prin furniza-rea de date coerente, consistente şi actualiza-te. Posibilitatea oferit de portalul informaţ i-onal de a afla toate datele necesare pentru so-luţionarea oric rei probleme presupune o democratizare a nivelului de comunicare.

Reducerea timpului de rezolvare a proble-melor cetăţenilor. Introducerea electronic a datelor reduce mult volumul de munc al funcţionarilor publici şi astfel problemele ce-t ţenilor sunt rezolvate mult mai rapid.

Reducerea erorilor. Rezolvarea electronic a problemelor cet ţenilor reduce erorile care ar fi putut ap rea în modul tradiţional de re-zolvare.

Securitatea mare a informaţilor introduse

şi a tranzacţiilor efectuate.

(4)

locale conduc la amortizarea în timp a cheltu-ielile efectuate.

Concluzii

Evoluţia societ ţi actuale depinde în mare m sur de capacitatea comunit ţii de a încor-pora TIC în toate domeniile, dar şi de modul în care sunt folosite noile tehnologii. TIC are un impact semnificativ asupra societ ţii, a vieţii profesionale şi personale a indivizilor, prin oferirea accesului la informaţie şi la me-tode moderne de comunicare.

Cu cât sunt folosite mai mult noile tehnologii în administraţia public şi mediul de afaceri cu atât ne apropiem tot mai mult de societa-tea cunoaşterii. Pentru a profita cât mai mult de beneficiile TIC, mediul de afaceri şi ad-ministraţia public trebuie, nu numai s ofere angajaţilor şi cet ţenilor acces la noile tehno-logii, dar s le şi încorporeze în activitatea lor de baz . Încorporarea noilor tehnologii în ac-tivitatea de baz a administraţiilor publice presupune existenţa unui portal informaţ io-nal, iar existenţa acestuia presupune costuri.

Bibliografie

[CARA02] Caraiani, Chiriţ , Olimid, Lavi-nia, (coord) – Bazele contabilităţii, Editura ASE, Bucureşti, 2001, ISBN: 9735940027 [Goro03] Goron, Sabin Evaluarea calitativă, eficienţa şi fiabilitatea produselor infor-matice, Ed. Risoprint, Cluj-Napoca, 2003 [MIHA02] Mihalca, Rodica, (coord) – Bazele dezvoltării produselor software , Editura ASE, Bucureşti, 2003, ISBN: 9735943557 [PECI02] Pecican, Eugen, T n soiu, Ovidiu, Iacob Andreea – Modele econometrice, Edi-tura ASE, Bucureşti, 2001, ISBN: 973594037X

[Zaha04] Zaharia, Octavian; Danciu, Aniela;. Roman, Monica Statistica întreprinderii, Bibloteca digital , ASE, 2004

[***1] – http://cordis.europa.eu/ist/istag.htm

[***2] –

http://www.witsa.org/press/index.htm [***3] –

http://www.investorwords.com/1148/cost.ht ml